ОАО «Гродноавтосервис» создано в 1994 году. Официальный дилер Volkswagen, Skoda, АвтоВАЗ в г. Гродно, Республика Беларусь. Предприятие продает автомобили, оказывает услуги по гарантийному ремонту и обслуживанию, оптом и в розницу реализует более 90 000 наименований запасных частей и комплектующих.
Компания ежедневно получает около 50 заявок на сервисное обслуживание и ремонт автомобилей. Для эффективной работы необходимо быстро обрабатывать входящие обращения, поддерживать на складе постоянное наличие необходимых запчастей и комплектующих, оперативно формировать сопроводительные документы, фиксировать выполненные работы для того чтобы при следующем обращении клиента иметь полную информацию об автомобиле.
Ранее заказ-наряды на ремонт и обслуживание автомобилей заполнялись вручную на основании данных электронных каталогов. На поиск информации о нормативах выполнения работ и требуемых запчастях уходило много времени. История обслуживания автомобиля и рекомендации мастера не фиксировались, что не давало возможности предложить клиенту при следующем обращении дополнительные услуги. Это вело к потере дополнительной выручки.
Для контроля остатков на складе и анализа потребностей в запчастях и комплектующих использовались электронные таблицы. Возникало большое количество ошибок при планировании закупок, что негативно влияло на финансовые результаты работы — недостаток востребованных запчастей на складе снижал выручку и увеличивал время выполнения сервисных работ, поставка неликвидных наименований замораживала оборотные средства предприятия.
Руководство компании приняло решении о внедрении информационной системы, которая позволила бы ускорить обработку входящих заявок, сократить время на оформление заказ-нарядов и сопроводительных документов, обеспечить постоянное наличие на складе требуемых запчастей и расходных материалов. Кроме того, нужно было автоматизировать подготовку отчетов о результатах работы: импортер автомобилей обязал предприятие ежемесячно предоставлять отчеты по 30 показателям эффективности — количеству сервисных циклов, выполненным работам, продажам запчастей, финансовым показатели деятельности и т. д. Сотрудники компании подсчитали, что на ручной сбор данных и формирование отчетов уходило бы не менее 2 рабочих дней в месяц.
Для решения поставленных задач была выбрана система «Альфа-Авто: Автосалон+Автосервис+Автозапчасти» на платформе «1С: Предприятие 8». Партнером по внедрению стала компания «СофтСервис».
Богуслав Ромуальдович Гробицкий, директор ОАО «Гродноавтосервис»: «Подводя итоги проекта, хотелось бы опустить такие вопросы формального характера как подготовка отчетов, создание цепочки документооборота, связь программы с каталогами работ, автозапчастей, автоматический перенос данных, наличие аналитического аппарата — все они успешно решены. Главное, что внедрение системы на платформе „1С: Предприятие 8“ позволило нашей компании без увеличения штата сотрудников обслуживать на 20% клиентов больше и получать на 10% больше прибыли без задействования дополнительных ресурсов».
