Именно такой критерий, определяющий успешность проекта внедрения информационной системы, выбрало для себя руководство "Единой торговой компании" (ЕТК). И пока об этом не пожалело. Молодая фирма, родившаяся два года назад, практически с самого начала связала свою деятельность с системой управления "Галактика". О том, как это происходило и что получилось в результате, рассказывает руководитель ИТ-отдела ЕТК Илья Шершнёв.

"Единая торговая компания"

Достаточно молодое предприятие, занимающееся оптовой торговлей химической продукцией (хлора, каустической и кальцинированной соды, поливинилхлорида и др.). Поставляет продукцию с 13 химических заводов России. Объем ежемесячных поставок — 6—8 тысяч вагонов с химикатами. Около тысячи клиентов, из них около 30% — зарубежные предприятия из Китая, Турции, Финляндии, стран СНГ и пр. Сейчас в компании около 100 сотрудников.

Intelligent Enterprise: Ваша компания возникла сравнительно недавно. А когда родилось решение об ее автоматизации?

Илья Шершнёв: Одновременно с появлением фирмы: руководство с самого начала понимало необходимость привлечения информационных технологий. На начальном этапе развития компании, когда сотрудников в ней было немного, а направление работы - одно (продажа поливинилхлорида, ПВХ), мы обходились системой "1С", в которой были реализованы в основном бухгалтерские задачи и часть логистических. Прошло не более полугода, фирма укрепилась на рынке и готовилась к открытию нового большого направления (по каустической соде). В этот момент руководство приняло решение о переходе на новую систему.

Почему было принято такое решение? Какие рассматривались варианты новых систем?

С одной стороны, топ-менеджерам понадобились функции, которых в имевшейся у нас комплектации "1С" не было (например, получение развернутых отчетов в разрезах грузоотправителей). С другой - руководители компании на прежнем месте работы имели положительные результаты работы с системой "Галактика ERP" и знали о ее возможностях (в том числе и аналитических). Именно отсюда, "из прежней жизни", и выросло это решение. И хотя, на мой взгляд, систему на базе "1С" также можно было развивать для решения подобных задач, но для этого уже не оставалось времени. Мысль о том, что "самый короткий путь - это знакомый путь", и наличие ИТ-специалистов, имевших большой опытом работы с "Галактикой ERP", в итоге привели нашу фирму именно к этой системе. Надо сказать, что дорога к ней действительно оказалась недолгой. Решение о переходе на эту информационную систему было принято 20 ноября 2003 года, а с 1 января 2004 новая система должна была вступить в строй. С учетом праздничных дней на весь проект ушло не более полутора месяцев.

Почему вы пошли на столь быстрый проект по внедрению ERP-системы? Как вам удалось в такой короткий срок провести все работы? Какие при этом встретились сложности?

Собственно, у нас не было другого выхода: начало нового отчетного периода - наилучший момент для перехода на новые инструменты. Разумеется, помогли поддержка руководства компании и уже имевшийся у нас (сотрудников ИТ-отдела) опыт успешного внедрения системы "Галактика ERP": удалось так распланировать обучение сотрудников, настройку системы и операции по переносу данных, что мы уложились в отведенное время. Предыдущий период был закрыт в "1С", затем остатки перенесли в новую базу, и с 1 января (точнее, сразу после новогодних праздников) мы приступили к работе с "Галактикой ERP": все документы оперативного учета (накладные, счета-фактуры, акты сверки) уже с начала года формировались в новой системе. Это было важно еще и потому, что новое направление (по каустической соде), стартовавшее в это время, по объемам отгрузки в несколько раз превышало прежнее (по ПВХ). У нас резко увеличилось количество грузоотправителей и соответственно объем информации.

Из основных трудностей того периода следует отметить проблему со сбором сведений об отгрузках, которые поступали нам с заводов (количество вагонов, объем отгруженной продукции, дополнительные услуги): у каждого предприятия был свой способ представления этой информации, так как уровень технической оснащенности заводов весьма различен. Кто-то присылал нам эти сведения по электронной почте (экспортируя из своей системы или просто набирая на компьютере), у кого-то вся оргтехника сводилась к пишущей машинке и факсу. Нам понадобилось определенное время для унификации формы этой информации: сейчас большинство заводов присылают нам сведения в формате Excel (с заполнением нужных нам полей); у некоторых же (правда, таких уже единицы) мы до сих пор принимаем сведения по факсу. Для консолидации этих данных мы создали объединяющие справочники, и сегодня проблем с введением информации нет.

Но главной сложностью на начальном этапе было соблюдение сроков запуска системы: настройка всех участков учета, полный ввод и обработка данных. Сроки сдачи бухгалтерской отчетности определены законодательством, и их несоблюдение могло повлечь большие штрафы. А нарушение сроков в составлении документов - к потере репутации на рынке.

Что бралось за основу при настройке системы: имеющиеся в компании бизнес-процессы или "эталонные" процедуры, заложенные в системе? Что к чему приспосабливалось: компания к системе или наоборот?

У нас были оба варианта: какие-то бизнес-процессы нам требовались в том виде, как они есть, и тогда система настраивалась под них. В других случаях делали наоборот. Вот простой пример: выдача распоряжений на завод прежде производилась в произвольном виде - либо письмом, либо "по звонку". Реквизиты получателя порой отправлялись позже, как и дополнительные корректировки заказа. В "Галактике ERP" эта процедура сейчас стала более строгой и упорядоченной: распоряжение нельзя отправить без заполнения всех полей, в том числе и сведений о договоре (то есть договор нельзя заключить задним числом, после отгрузки товара). Такой подход позволил существенно упорядочить работу, регламентировать должностные обязанности сотрудников. Нам удалось "прописать" все регламенты прохождения документов, разработать детальные инструкции для каждого рабочего места.

В течение подготовительного периода (в декабре 2003 года) шло интенсивное обучение персонала: вначале специалисты корпорации "Галактика" обучили ключевых сотрудников нашей компании (около 15 человек), имеющих дело со счетами-фактурами; затем с небольшими группами по каждому направлению занимались специалисты ИТ-отдела, помогая им освоить в системе тонкости и специфику каждого направления.

Таким образом, в январе у нас полностью заработал оперативный учет: все счета-фактуры и акты сверки мы получали уже из "Галактики ERP". К 20 февраля мы смогли формировать бухгалтерские и налоговые отчеты. Затем на базе этой информации начали разрабатывать нужные нам управленческие отчеты. Самый важный из них - состояние дебиторско-кредиторской задолженности. Это один из ключевых отчетов, важный для оперативного управления поставками. Информация для него собирается не только из официальных документов (договоров, счетов и пр.) - при оценке состояния дебиторско-кредиторской задолженности руководство учитывает и устные договоренности (например, о границах выхода за пределы оговоренных в договоре условий), и сведения о состоянии производства и складов на заводах-производителях, об условиях хранения и характере продукции и т. д. Такую информацию формализовать практически невозможно, но блок сведений о дебиторско-кредиторской задолженности, который мы получаем из системы, существенно облегчает принятие решений в каждом конкретном случае. Были также разработаны отчеты о затратах, о финансовых результатах и ряд других.

Для создания этих отчетов вы использовали штатные средства "Галактики ERP"?

В некоторых случаях - да. Для большей части отчетов нам пришлось применить "внешние" инструменты (в частности, Delphi). Мы сделали несколько программ, с помощью которых, удается формировать необходимые отчеты, извлекая нужные нам сведения в необходимых разрезах из "Галактики ERP". С помощью "внешних инструментов" нам удается разгрузить систему (полностью используя возможности сервера) и ускорить построение отчетов.

Кроме того, нам как оптовой компании важно сгруппировать данные так, чтобы видеть финансовые результаты по каждой поставке, от самого начала (отгрузки производителем) до конца (приема покупателем), - какова ее рентабельность, прибыльность, какую долю здесь составляют транспортные тарифы, дополнительные услуги и пр. Штатными средствами "Галактики ERP" пока нельзя сделать такое "сквозное" отслеживание эффективности каждой поставки (из-за отсутствия непосредственной связи закупок с продажами*), поэтому здесь нам приходится собирать эти сведения самостоятельно. Но отмечу, что вся исходная информация для этого в системе есть. И нам удается анализировать нашу деятельность в разных разрезах: по грузоотправителям, по рынкам сбыта (внутренний и внешний), по каждому виду продукции, по направлениям, по регионам и т. д. Фактически удается просчитать финансовый результат по каждому договору, что позволяет легко определить эффективность работы с теми или иными поставщиками и партнерами.

Насколько надежно работает система? В каком направлении вы предполагаете ее развивать?

Вообще говоря, "Галактика ERP" работает весьма устойчиво и надежно. Единственный серьезный сбой был связан с энергоаварией, произошедшей в мае. Однако на нашей работе это не отразилось - кроме приостановки работы офиса, никаких фатальных последствий не возникло: данные были сохранены, серверы штатно отключены.

Новый этап в развитии системы мы связываем с "Информационной системой руководителя" ("Галактика BI" - прим. ред.), которая разработана в корпорации "Галактика", и новой графической формой представления данных, создаваемой собственными силами. Информационная система руководителя - это новый проект, предполагающий создание инструмента для анализа и представления данных в форме и разрезах, необходимых руководству (подробнее о системе читайте в статье "Ситуационный центр компании", в этом выпуске - прим. ред). Наша компания была привлечена к этому на этапе составления технического задания, в настоящее время идет разработка.

Расскажите, пожалуйста, подробнее, что он собой представляет?

"Информационная система руководителя (Галактика BI)" - это некая "надстройка" над учетно-управленческой системой, созданная на новой платформе - Microsoft.NET, которая позволит топ-менеджменту видеть основные показатели работы предприятия в определенной форме (табличной и графической). В системе предполагается своя база данных, которая будет сформирована на основе базы данных "Галактики ERP". Показатели деятельности (по отгрузкам, произведенным оплатам и пр.), их отклонения от плановых величин в разрезах грузоотправителей, рынков сбыта, видов продукции - все это представлено в форме графиков, таблиц, также снабженных системой "семафоров", то есть автоматических "тревожных" сигналов.

Бизнес вашей компании расширяется, возникают новые направления. Как система "Галактика ERP" справляется в этих случаях?

У нас нет претензий, тем более что при внедрении системы мы постарались настроить ее немного "на вырост", заранее предусмотрев многое из того, что у нас затем появилось (в частности, новые направления продукции). Хотя возникают и новые бизнес-процессы - например, учет по агентским и комиссионным схемам, которые мы стали использовать недавно. Для него нам пришлось ввести новые поля, были задействованы дополнительные процедуры, но отразить это в системе не составило особого труда.

Ну а расширение бизнеса - это в первую очередь люди, новые сотрудники, процесс обучения которых работе с системой у нас уже налажен: за два года компания выросла почти в два раза. Кстати, количество документов, проходящих через фирму (а следовательно, и через систему) возрастает в два раза ежегодно (!); объем базы данных на сегодняшний день уже превысил 40 Гбайт. Объем документации существенно увеличился, например, когда мы начали делать экспортные поставки: здесь понадобился учет по таможенным декларациям и целый пакет документов для налоговой инспекции по возмещению НДС.

И сегодня нашу очень трудоемкую и объемную бухгалтерию ведет всего пять сотрудников, которые успевают все сделать в срок и с гарантией качества. А ведь ввод первичной информации распределен в соответствии с рабочими местами по всей компании! Это лишний раз подтверждает то, что современный бизнес сейчас немыслим без информационных технологий.

Внедрение ERP-системы за полтора месяца

Евгений Козлов, вице-президент корпорации "Галактика"
Как видно, единая автоматизированная система управления финансово-хозяйственной деятельностью торговой компании на базе системы "Галактика ERP" может быть внедрена всего за 1,5 месяца. Успешность этого проекта обусловлена высоким профессионализмом ИТ-специалистов, волей и верой в конечный результат руководства "Единой торговой компании". В основе используемого ЕТК отраслевого решения лежит опыт успешно проведенных корпорацией "Галактика" проектов по автоматизации процессов сбыта в НК "ЮКОС", НК "Сиданко" и целом ряде других компаний. Разрабатываемая на основе нашего нового продукта "Галактика BI" информационная система руководителя позволит руководству ЕТК облегчить процесс принятия управленческих решений для дальнейшего успешного развития бизнеса.