Руководители проектов по внедрению информационных систем знают, как важна для нового начинания роль спонсора из высших эшелонов руководства компанией. Многие эксперты в один голос заявляют: мощная поддержка со стороны руководства компании - основное условие успеха или поражения проекта по развертыванию информационного хранилища. Наличие так называемого "правильного спонсора" позволяет преодолеть массу трудностей, таких как недостаток финансирования или других ресурсов в том или ином месте проекта. Истинный спонсор заинтересован в успехе проекта. С другой стороны, частая смена спонсора - одна из наиболее частых причин стагнации проекта; проекты по внедрению информационных систем, лишенные поддержки сверху, хиреют и в конечном итоге гибнут. Ясно, что чем эффективнее бизнес-спонсор, тем приятнее работать над проектом внедрения и развития информационной системы.
Установка и вера в успех
Одно из самых главных качеств - установка и вера в успех. Как правило, бизнес-спонсоры, делающие уже не первый проект, понимают, что проект дастся не так уж трудно, если полностью посвятить себя его реализации. Успех придет, если приложить должное количество усилий. Наглядно видимое участие бизнес-спонсора способствует принятию проекта в компании, дает импульс и будит энтузиазм. Имея власть, но не веря в успех по-настоящему, не стоит браться за бизнес-спонсорство, потому что добиться эффективности через силу вряд ли удастся. Спонсоры проектов создания информационных систем должны глубоко понимать причины инициативы и заражать компанию своей убежденностью. Отсутствие подобной взаимосвязи - первейший критический сигнал для ИТ-директора. В этом случае проект не достигнет цели.
Как это определить? Исключительно важно, чтобы бизнес-спонсор проекта на первом же заседании рабочей группы изложил и наглядно объяснил, какие преимущества принесет компании совершенствование поддержки бизнес-процессов. Если сказанное им не вдохновляет сотрудников проектной группы и ИТ-директора, то, скорее всего, ему и проектной команде лучше найти другого спонсора, прежде чем запускать проект в полную силу. В противном случае, продолжая проект, ИТ-директор окажет медвежью услугу проектной команде и всей компании.
Сильная политическая воля
Стандартный подход к управлению богатством накопленных на предприятии данных - управление на уровне отделов, а не в рамках всей организации. Каждый отдел или подразделение имеет собственную информационную систему, но никакой общей картины работы предприятия нет. Именно так построены многие существующие информационные системы. На первый взгляд это кажется разумным: каждый отдел получает именно то, что требуется, избежав сложностей достижения общекорпоративного "консенсуса".
Однако из-за существующих в разных отделах различий в определениях и интерпретациях теряется связь между системами разных подразделений. Результат - анархия. Теряется способность видеть предприятие в целом и упускается возможность перекрестного обмена информацией между подразделениями. Более того, подобная неорганизованность становится черной дырой, в которую уходят средства компании. Частично избыточные базы данных и средства автоматизации выливаются в частично избыточную разработку данных, администрирование и расходы на хранение. Еще один источник затрат - ресурсы, выделенные на разбор и согласование этих разнородных данных.
Работа предприятия должна базироваться на единой системе понятий. Многие ИТ-директора считают стандартизацию ИТ-систем и структуры данных своей первейшей обязанностью. И они правы. Порядок начинается с простой базовой предпосылки: ключевые метрики производительности используются во всех подразделениях предприятия.
Конечно, навести порядок можно, но для этого нужны сильная политическая воля, финансовые средства и готовность к ломке установившихся стереотипов. Нельзя разрешать каждому отделу создавать собственные независимые приложения и базы данных - общекорпоративные информационные активы намного приоритетнее. Но здесь бизнес-спонсор и ИТ-директор столкнутся с ожесточенным сопротивлением спонсоров. В компании, занимающейся страхованием, обработка заявок на выплату является основным бизнес-процессом, хотя одному отделу эти данные нужны для анализа характеристик страхователя, а другому - для более пристального изучения истории страхового случая и параметров страхового договора. Несмотря на различные интересы подразделений, их объединяют данные о заявках. И бизнес-спонсор должен однозначно подталкивать ключевых участников проекта к работе на благо всей компании. Это нелегко, но кто говорил, что будет легко?
Сплочение людей
Бизнес-спонсоры проектов информационных систем должны оказывать влияние на других сотрудников во всех направлениях иерархической лестницы: вверх, вниз и по горизонтали. Бизнес-спонсор - двигатель проекта. Сплочение различных команд - естественная функция спонсора. Бизнес-спонсор должен пробуждать энтузиазм в сотрудниках, связанных с проектом, но ничего не преувеличивать и ни в коем случае не обещать невозможного, чего проектная команда никогда не сможет реализовать. Сплошь и рядом бизнес-спонсор должен прилагать усилия, чтобы заручиться поддержкой проекта и участием ключевых лиц компании. Очевидно, что рядовые менеджеры будут активнее участвовать в процессе сбора и обработки требований к проекту или в итоговых совещаниях, получив четкие указания от своего начальника. В конечном счете, личное участие ключевых менеджеров на этапах проектирования и разработки информационных систем исключительно важно.
Сплочение сил на уровне руководства имеет особенное значение, если в компании идет выбор между двумя подходами: "легким" и "лоскутным" - и ориентацией на общекорпоративные ценности. Понятно, что для реализации всех планов ИТ-директору понадобится поддержка руководителей топ-уровня - и материальная, и организационная. Это есть первейшая и наиглавнейшая роль спонсора ИТ-проекта.
Бизнес-спонсору следует также выработать общее понимание приоритетов проекта с менеджерами своего уровня. Это согласие должно быть достаточно гибким, чтобы учесть мнения других менеджеров. Не всегда удается избежать политических трений. Хороший бизнес-спонсор понимает потребности своих коллег и старается принимать участие в их работе, не отчуждаясь или не снисходя до их проблем. Спонсоры, включившиеся в ИТ-проект на ранних этапах, часто перетягивают на свою сторону коллег, которые становятся своего рода коспонсорами. Тем не менее бизнес-спонсор обязательно почувствует сопротивление организации новому курсу. Оно есть всегда.
Терпение
Успешные информационные системы строились постепенно. Конечные пользователи не получают всего, чего ожидали, на первой же стадии проекта - в это время основное внимание уделяется формулировке общих базовых понятий и соглашений. Поэтому бизнес-спонсору приходится быть терпеливым и сдерживать остальных. Бизнес-спонсор должен контролировать, достигает ли руководитель проекта баланса между содержательностью и управляемостью в процессе определения итераций и временных рамок проекта.
Спонсорство в ИТ-проекте - отнюдь не краткосрочная задача, поэтому нужно настроиться на долгую работу. Наверняка придется побороться, особенно за финансирование и ресурсы. Бизнес-спонсоры должны постоянно обеспечивать финансовую поддержку проекту, по крайней мере на обозримое будущее. Без достаточного финансирования проект внедрения информационной системы обречен на провал. Но опасность грозит и с другой стороны - перерасход средств. Хотя крупный бюджет и вызывает в команде краткосрочную эйфорию, ничто не спасет проект, если затраты превысят получаемую пользу. Поэтому вместе с ИТ-директором бизнес-спонсор должен стремиться к тому, чтобы команда внедренцев и разработчиков информационной системы продолжала работу над ее совершенствованием, своевременно и равномерно предоставляя пользователям новые возможности.
Не забыть о конечной цели
Корпоративные информационные системы призваны существенно улучшить степень информированности при принятии решений в компании. И бизнес-спонсор должен постоянно напоминать всем, что принятие системы менеджерами является ключевым показателем успеха проекта. Все, имеющие хотя бы какое-то отношение к проекту, - как бизнес-пользователи, так и ИТ-специалисты - должны помнить это. Это особенно важно для тех, кто легко увлекается новыми "модными" технологиями. Бизнес-спонсору и ИТ-директору никогда не следует забывать, что в общей формулировке задачи проекта - усовершенствовать процесс принятия решений в компании - ни слова не говорится о технологиях.
Бизнес-спонсору нужно четко понимать, что создание информационной системы, поддерживающей бизнес-процессы компании, - не разовый проект, а непрерывная программа. Интересоваться, когда информационная система будет совсем готова, так же нелепо, как спрашивать: когда мы прекратим разрабатывать новые продукты и расширять производство? Корпоративная информационная система будет развиваться вместе с прогрессом корпоративных бизнес-процессов, связанных оперативных систем и с совершенствованием аналитических процессов.
Бизнес-спонсор информационной системы следит, чтобы программа постоянно корректировалась вместе с развитием бизнеса. По мере развития компании и отдельных направлений ее деятельности должно изменяться и функционирование информационной системы. Команде нельзя останавливаться на достигнутом и почивать на лаврах. Спонсор создает условия, чтобы программа продолжала двигаться по пути к совершенству, но без диктата или назначения нереальных сроков. Стратегия должна ориентироваться на те возможности, которые дают максимальную выгоду для предприятия в целом.
***
Чтобы стать высокоэффективным бизнес-спонсором ИТ-проектов, не надо быть семи пядей во лбу. Такие навыки основаны на здравом смысле, благодаря которому мы эффективно справляемся с повседневными задачами профессиональной и личной жизни. И не нужно забывать, что ИТ-директор и спонсор проекта - игроки одной команды.
