В большинство организаций PDA проникли нелегально - первая волна этих устройств попала в компании "через заднюю дверь" в виде личных устройств на волне интереса к ним. Не заметить этого было просто невозможно. Очевидно, это трудно было считать положительным изменением в жизни ИТ-отделов. Поддержка и обслуживание этих устройств на рынке была в то время минимальной. Однако что за последнее десятилетие PDA прошли добрую половину кривой зрелости информационных технологий. Они достигли пика интереса и необоснованных ожиданий, затем, стали предметом острого разочарования и пессимистичных прогнозов и теперь находятся на пути к умеренным ожиданиям, технологическому созреванию и действительно функциональному и стратегическому использованию. На этом пути как сами устройства, так и инфраструктура и средства, необходимые для их поддержки, прошли испытание реальными проблемами и сейчас в большинстве случаев действительно готовы для использования на предприятии. Сейчас многие вопросы позади, и распространение мобильных устройств уже не ставит ИТ-отделы компании на острие ножа.
А нужны ли они?
Прежде всего ИТ-директору предстоит ответить на вопрос: а нужны ли нам PDA? Очевидно, основная потребность, которая может способствовать использованию PDA, заключается в необходимости пересылать информацию в отдаленные места. Нуждаются ли ваши пользователи в немедленном доступе к базе данных и ресурсам предприятия, когда они находятся вне своих обычных рабочих мест? Если нет, то, несмотря на крикливую рекламу, вы, возможно, не нуждаетесь в PDA. Если же вы имеете насущную необходимость в немедленном доступе к критическим данным, то устройства PDA могут быть эффективны с точки зрения стоимости и обеспечивать большую мобильность.
Решая этот вопрос, нельзя забывать, что форм-фактор налагает значительные физические ограничения, которые существуют наряду с преимуществами мобильности. Первое ограничение - размер экрана. Несмотря на усовершенствованные цветные экраны с высоким разрешением, вы вряд ли захотите использовать PDA для сложной визуализации данных или даже для обычного просмотра Web. Но для некоторых деловых операций устройства с большим экраном более-менее удобны. Другой проблемой окажется удобство ввода информации. Независимо от того, имеют ли ваши пользователи устройства с сенсорными клавишными панелями, набирают ли они информацию на переносных откидных клавиатурах или же пользуются для ввода данных пером, они не захотят вводить в PDA большие объемы информации в свободной форме. Если же они будут это делать, то частота ошибок будет высокой. Хотя некоторые талантливые наборщики могут совершать подвиги виртуозности на своих мини-клавиатурах, большинство из нас, простых смертных, лучше чувствуют себя, используя PDA в основном только для считывания данных или таких задач с ограниченными или строго определенными требованиями к вводу данных. Этот пробел могут заполнить планшетные ПК, но, несмотря на большее удобство пользования, такие гибридные устройства, как планшеты, до сих пор оказываются всего лишь очередным компромиссом, так как они слишком велики, чтобы быть действительно переносными.
Затраты зависят от степени важности
Итак, если вам необходимы PDA, то стоит вспомнить: как в случае с любым устройством обработки данных, наибольшая часть общих затрат на владение все еще приходится на стоимость долгосрочного обслуживания и поддержки. За последние 10 лет PDA прошли путь от маломощных PIM-устройств до достаточно мощных вычислительных систем: а с высокими возможностями приходят высокая стоимость поддержки и головная боль, связанная с управлением. Такие признаки, как увеличенный объем памяти, поддержка внешних устройств и WI-FI/Bluetooth, не только расширяют функциональность устройств, но и в несколько раз усложняют вопросы поддержки. Gartner Group оценивает затраты на использование типичного PDA в 3000 долл. Это почти в 10 раз превышает цену базового PDA.
Однако опыт показывает, что эта цифра на самом деле может быть невысокой. Все зависит от того, что вы делаете с PDA. Несомненно, обеспечение беспроводной поддержки и доступа к данным в реальном масштабе времени будут стоить дороже, чем основные функции PIM'а. Чем проще вы будете использовать ваше PDA, тем меньше вам это будет стоить.
Анализ опыта многих сотен организаций позволяет заключить, что с этой точки зрения, компании могут находиться в одной из трех различных стадий использования PDA. Первая стадия - когда для работы используются личные устройства, которые сотрудники приносят с собой. Вторая стадия - применение PDA, закупленных компанией-работодателем, исключительно для электронной почты и функциональности PIM'ов. Третья стадия - это существенное для бизнес-процессов компании применение PDA или же использование данных, находящиеся в их мобильных устройствах для решения серьезных вопросов по бизнесу. Типично, но не обязательно, чтобы эти три стадии проходились компанией последовательно - исключение составляют организации, имеющие историческую необходимость в промышленных или других вертикальных применениях мобильных устройств, например, торговые представительства экспедиторы, кладовщики и так далее. Эти организации часто оказываются на переднем крае использования мобильных устройств для обработки данных на третьей стадии, не рассматривая до этого вопрос об их использовании для PIM'ов и электронной почты. В любом случае сложность и стоимость поддержки имеют тенденцию значительно возрастать по мере продвижения через эти три стадии.
Стадия 1: первое знакомство
Появившись на сцене информационных технологий в конце 90-х, маленькие (как некоторые домашние насекомые) личные PDA довольно быстро проникли в компании, которые даже не заметили этого. Первые пользователи - а ими часто были администраторы или персонал ИТ-отделов - приносили собственные устройства, подсоединяли их к своим ПК, и осуществляли собственную поддержку, до тех пор пока не случалась какая-нибудь неприятность. Тогда на "справочный стол" поступали отчаянные просьбы помочь в решении проблем эксплуатации. Часто они были первым признаком того, что новые устройства наконец-то замечены компанией. Ответные меры после случившегося факта - не лучший способ управления, но многие организации не имели другого выбора, как пойти именно этим путем. Как правило, предприятия быстро вырабатывали линию поведения относительно использования PDA на предприятии. Ключевым вопросом стало изменение ИТ-инфраструктуры предприятия таким образом, чтобы решить две главные задачи: обеспечить безопасность данных и синхронизацию электронной почты и календарей пользователей. При этом, как правило, синхронизация почты и календарей не поддерживалась официально ИТ-политикой компании, но тем не менее требовала изменений в ИТ-инфраструктуре.
Стадия 2: только как PIM
Многие организации находятся в настоящий момент на стадии 2, для которой характерно использование PDA для PIM-операций - в основном для электронной почты и работы с календарем. Как правило, компании, находящиеся на этой стадии, сделали несколько пилотных проектов по применению PDA и синхронизации почты и календарей. Затем они решили в какой-то мере централизованно использовать PDA в качестве средств, специально предназначенных для дистанционного доступа к электронной почте, возможно, к календарю или для других применений PIM.
Несмотря на то, что Palm Pilot создал это PDA-пространство, а платформа WinCe/PocketPC имитировала, а затем и расширила то, что сделала Palm, наилучшим для стадии 2 является другое устройство - Blackberry. Так уж случилось, что несколько лет тому назад на эти мобильные устройства свалилась огромная популярность. Да, на второй стадии некоторые организации используют PDA на основе PalmOS и PocketPC. Но более приемлемыми для большинства компаний оказались именно устройства Blackberry. В результате для многих менеджеров компаний доступ в любое время к электронной почте через Blackberry стал так же необходим, как сотовый телефон.
Основные вопросы, которые предстоит здесь решать ИТ-отделу: инвентаризация и управление PDA, безопасность данных и синхронизация устройств - в основном в отношении электронной почты и календарей. Естественно, ИТ-директорам потребовалось непрерывно обслуживать PDA и вырабатывать политику управления этими устройствами. Заметим здесь, что чего нельзя найти в случае использования Blackberry, так это изобилия сторонних программ и даже хорошего набора PIM-средств, кроме электронной почты и календарей (они существуют, но не так эффективны, как те, которые используются для более отработанных PDA).
Для того, чтобы грамотно принять решение о типе устройств, ИТ-директору надо определиться со стратегией. Если впоследствии он видит необходимость в переходе на следующую стадию, возможно, лучше будет обратить внимание на системы PalmOS и PocketPC, которые обеспечивают больший набор возможностей для расширения и прикладных программ.
Стадия 3: деловые данные
Третья стадия распространения PDA подразумевает работу на PDA c бизнес-критическими данными и внедрение специальных приложений, чтобы обеспечить доступ пользователей PDA к деловой информации. Безусловно, на третьей стадии основное внимание должно уделяться безопасности данных. С портативностью увеличилась вероятность того, что устройство может быть потеряно или украдено. А ведь мобильное устройство может содержать важнейшую информацию, например, техническую документацию, списки клиентов и т. д. Если вы находитесь на первой стадии, безопасность обеспечить трудно; но даже здесь вам следует требовать шифрования и контролировать доступ к данным. PDA, которые сейчас присутствуют на рынке, обеспечивают возможность автоматического шифрования данных, что может уберечь вашу информацию от недружественного использования. Компания Hewlett-Packard, и некоторые другие продавцы, начала помещать в iPaq средства биометрической идентификации.
Такую политику будет трудно провести в отношении устройств, которые вы не имеете в собственности или не контролируете. Однако на второй и третьей стадиях обеспечить безопасность легче, так как закупку и конфигурацию устройств осуществляет сама организация. Но обычно устройства PDA чрезвычайно открыты для реконфигурации пользователями, которые любят устанавливать самые разные сторонние программы. Здесь один из выходов: обязательное использование на PDA программных средств дистанционного управления конфигурацией и правил работы с различными вариантами конфигурации PDA. На многих предприятиях эта мера обязательна.
Вторая техническая проблема - это синхронизация данных. В прошлом осуществить в дороге синхронизацию данных было почти неразрешимой задачей. Очень часто стандартный метод заключался в использовании выделенной телефонной линии и модема. Сегодняшнее поколение PDA обычно имеет намного более широкий набор опций, как проводных, так и беспроводных, чем это было в старые времена. Но по-прежнему базовая идея состоит в том, чтобы для прикладных задач использовались данные, которые можно было бы обновлять только время от времени. Это значит, что чаще всего пользователям следует рассматривать данные в PDA отнюдь не как предназначенные для работы в реальном масштабе времени, но как обновляемые от случая к случаю. Большинство специалистов вообще сходятся во мнении, что не стоит говорить о постоянном доступе пользователей PDA к деловой информации. И ИТ-отделу не стоит пытаться это реализовать. Лучше всего начинать с предположения, что PDA будут синхронизировать с перерывами и что информация может быть устаревшей на день или два.
***
Мир связи и мир обработки данных быстро сходятся. Повсеместное распространение беспроводных сетей и таких мобильных устройств, как PDA, могут скоро склонить чашу весов, торопя большинство организаций достигнуть третьей стадии. Стратегический интерес в совершенствовании доступа к данным в реальном масштабе времени и в поддержке автоматизированных бизнес-процессов также подогреет интерес к более сложным архитектурам, включающим PDA и мобильность. Тем не менее на практике стоит обратить внимание на потребности бизнеса - уже достаточно основательно базирующегося на использовании устройств, находящихся в личной собственности, - и удовлетворить эту потребность технологически. В отношении мобильных устройств и PDA нужно особенно трезво оценивать технологические инициативы.
