Одно из требований, наиболее часто предъявляемых заказчиками к переговорно-презентационным комнатам, — высокий уровень комфортности, который обеспечивается множеством факторов, начиная от дизайна помещения и заканчивая удобством пользования установленной в нем аппаратурой. Другое немаловажное требование — это возможность проведения в таких комнатах как коротких переговоров, так и длительных совещаний.

Система отображения информации

Один из основных факторов, влияющих на выбор системы отображения информации, — высота потолка переговорной комнаты. Если потолок низкий, проектором для вывода информации на экран воспользоваться нельзя — луч будет задевать головы людей, сидящих за переговорным столом. В нашем случае высота помещения в 4 м позволяет применить систему как с прямой (проектор), так и с обратной проекцией (плазменные панели или видеостены).

Если использовать в качестве системы отображения информации проектор и экран, то необходимо нарисовать простую схему, на основании которой можно получить данные о максимальных размерах экрана. Средняя высота стола, который обычно располагается посередине переговорной комнаты, — порядка 80 см. Сидящий за столом человек добавляет еще 70 см к минимальной высоте луча проектора, установленного в торце комнаты. Следующий фактор, который необходимо учесть, — это удаление сидящих людей от экрана. Если предположить, что расстояние от экрана до сидящих людей составляет не менее 1 м, и вспомнить, что высота потолка равна 4 м, получаем размеры экрана 2,5х3,3 м. Мы рекомендуем использовать проекторы фирмы Barco, однако по желанию заказчика можем установить и оборудование других фирм.

Следует отметить, что решение на основе проектора накладывает свои ограничения на продолжительность переговоров или совещаний. Для проектора работа в течение 2—3 ч в день, 10—15 ч в неделю — это нормальный режим эксплуатации. Если же заказчик захочет проводить переговоры, тренинги или семинары по 10—12 ч в день, работа проектора в таком режиме может составить серьезную проблему — ведь лампам проектора необходимо остывать после 2—4 ч непрерывной работы. В таком случае наиболее оправданным решением для отображения информации станет видеостена.

Видеостены могут работать в более жестких режимах, вплоть до 24 ч в сутки 7 дней в неделю. По шумовым характеристикам видеостены, например, той же компании Barco, приближаются к проекторам, но по другим параметрам, таким, как контрастность изображения, значительно превосходят традиционные системы прямой проекции. Кроме того, использование видеостен позволяет выступающему вплотную подходить к экрану и что-то показывать на нем, чего нельзя делать в случае проектора — часть луча обязательно будет перекрыта.

Использование видеостены также снимает проблему освещенности помещения, давая слушателям возможность во время выступления что-то записывать. Высокая контрастность изображения видеостены позволяет не выключать и даже не приглушать свет в комнате.

Единственный недостаток решения на основе видеостены — это резервирование части переговорной (порядка 1,5 м) для размещения видеокубов, системы отвода тепла и обслуживания видеостены. Заказчик обычно решает этот вопрос следующим образом — либо "отрезается" часть переговорной, либо к ней пристраивается дополнительное помещение.

Для конкретного заданного помещения "Оптима" рекомендует использовать видеостену размером 2х3 куба (2,05х4,1 м). Это позволит наиболее эффективно использовать всю доступную площадь под экран системы отображения информации. Мы рекомендуем видеостены Barco, так как они обладают хорошими техническими характеристиками и отлично зарекомендовали себя в аналогичных проектах.

Помимо видеостены или проектора, в переговорную можно поставить второе устройство отображения информации, уже не для всех присутствующих в комнате, а персонально для выступающего — это интерактивный экран c сенсорными датчиками SmartBoard 3000i. Устройство позволяет выступающему не только видеть слайды презентации, но и как бы рисовать поверх них. Соответственно все заметки выступающего на панели SmartBoard 3000i отображаются и на видеостене. Это решение позволяет ведущему презентацию во время выступления не перемещаться по переговорной с целью что-то показать слушателям. К SmartBoard 3000i прилагается клавиатура, которая взаимодействует с панелью по радиоканалу. Это добавляет еще больше свободы выступающему, который в таком случае может сидеть со слушателями за одним столом. Технология, позволяющая рисовать "поверх" изображения, может применяться и в видеостенах — сбоку или снизу от видеостены располагается эргономичная панель с датчиками, фиксирующими перемещение маркера по лицевой поверхности видеокубов.

Система конференц-связи

Для решения задач конференц-связи или, допустим, перевода доклада выступающего на несколько языков необходима специальная система. Во многих современных аудиосистемах микрофон и динамики совмещены. Это позволяет присутствующим не только слышать выступление ведущего, но и задавать свои вопросы. Проблема появляется в том случае, если участники мероприятия не сидят за столом, а располагаются по периметру комнаты. В такой ситуации потребуется дополнительная система озвучивания зала.

Здесь "Оптима" предлагает два варианта: стандартная конференц-система (производства компании Philips) и специальная система, в которой индивидуально регулируется громкость каждого микрофона. Эта функция необходима тогда, когда говорящий в микрофон человек то удаляется от него, то приближается. Автоматическое регулирование уровня громкости позволяет избежать "плавания" звука. Кроме того, говорящий может не задумываться, нажата ли кнопка включения микрофона. Однако при использовании микрофонов с автоматическим усилением уровня громкости приходится оснащать переговорную дополнительной системой устранения обратной акустической связи. Эта система позволяет избежать интерференции звуковых волн от динамиков, расположенных по периметру комнаты. Если во время совещания в комнате находится достаточно много людей, каждому слушателю можно выдать многоканальные ИК-приемники, по нескольким каналам которых можно передавать речь выступающего с переводом на разные языки.

Освещение и видеосъемка

При построении переговорной комнаты немаловажное значение имеет система освещения. При недостаточном освещении лица присутствующих будут затемнены, следовательно, в комнате нельзя будет проводить видеосъемку мероприятия или сеанс видеоконференц-связи. Чтобы решить эту проблему, важно правильно расположить источники света. Опыт компании "Оптима" показывает, что можно добиться равномерного освещения всей комнаты, а также лиц присутствующих, "спрятав" источники света (светильники) в полуквадратных нишах потолка по периметру всего помещения. Расположенные в таких нишах светильники позволяют получить отраженный от потолка рассеянный свет, не отбрасывающий ярких теней.

Необходимо также учитывать размеры и форму стола, за которым проходят переговоры. В большинстве случаев он представляет собой овал. В торце стола располагается ведущий переговоры. Во время сеанса, например, видеоконференц-связи хотелось бы видеть не только председателя, но и всех участников этого мероприятия. В таком случае видеокамеру можно расположить в торцевой стене комнаты рядом с видеостеной. Однако это решение далеко не оптимально, так как объекты и люди на переднем плане могут закрывать тех, кто находится на удалении от видеокамеры. Чтобы избежать этого, мы предлагаем поставить отдельную видеокамеру для председателя, которая, возможно, будет охватывать и выступающего. Обычно эта камера располагается на переговорном столе и немного утоплена в стол. Чтобы охватить остальных участников видеоконференции, ставятся еще несколько видеокамер по бокам видеостены. В выключенном состоянии камеры, расположенные рядом с видеостеной, можно "спрятать" в стены, а ту, что располагается перед ведущим сеанс видеоконференц-связи, — внутрь стола. Наиболее удачные решения здесь предлагает компания Polycom.

Коммутационная система

Очень часто во время переговоров или совещаний люди пользуются дополнительным оборудованием, например, ноутбуками. Чтобы подключать их к электросети, LAN, Интернету и т. д., в переговорной комнате требуется коммутационная система. В таких случаях все необходимые кабели прокладываются внутри стола, а перед каждым рабочим местом на стол выводится набор разъемов. Эти разъемы закрываются специальной панелью, не нарушающей общий дизайн переговорного стола. Доступ в Интернет можно обеспечить и с помощью RadioEthernet. В таком случае всем присутствующим на переговорах выдаются карточки доступа, а ноутбуки физически ни к чему не подключаются.

Чтобы показывать на видеостене не только презентации или изображение, поступающее от видеокамер, в переговорной комнате ставится специальная стойка оператора, позволяющая выводить на видеостену сигналы с DVD-плеера, изображение с документ-камеры, информацию с ноутбуков, цифровых камер и другого оборудования.

Сертификация помещения

Особый вопрос, на который бы нам хотелось обратить внимание, — сертификация помещения в соответствии с определенным классом безопасности. Практически всегда радиоизлучение и аудиосигналы не должны проникать сквозь стены переговорной комнаты, выходя за пределы помещения. С этой целью компания "Оптима" устанавливает специальную подсистему безопасности и решает вопросы ее сертификации.

Дизайн помещения и сроки реализации проекта

Что касается перепланировки и дизайна помещения, мы предлагаем заказчику три варианта решения этой задачи. Первый, самый простой — совместная работа специалистов "Оптимы" с архитекторами заказчика. Второй вариант — это привлечение сторонних организаций, которые выполнят весь комплекс работ по строительству и дизайну. Но в большинстве аналогичных проектов мы предлагаем услуги строительного подразделения, входящего в группу компаний "Оптима".

В большинстве случаев на подготовку и согласование дизайн-проекта уходит от 2 до 4 недель. Самый длительный этап в проекте — это поставка оборудования; так, поставка видеостены в Россию может занять 8—9 недель. Поставки остального оборудования идут быстрее. Следующий этап — монтаж оборудования, на который может потребоваться до 2 недель. В итоге на весь проект уходит как максимум 4 месяца.

Срок службы оборудования, установленного в переговорной комнате, — не менее 10 лет. Однако некоторые компоненты (например, лампы видеостены или проектора) все-таки придется заменить через 1—3 года. Помимо этого можно учитывать и моральное старение оборудования.

Стоимость

При выборе решения для создания переговорных комнат "Оптима" отталкивается от финансовых возможностей заказчика. Так, видеостена из шести кубов стоит от 200 тыс. долл. Проекторы, в зависимости от их технических характеристик, — от 5 тыс. до 60 тыс. долл. Весь проект с видеостеной, комплексом индивидуального звукоусиления, коммутационным оборудованием, системой освещения и системой безопасности обойдется в сумму от 500 тыс. долл., включая сертификацию помещения. Минимальное решение на основе проектора с системой коммутации оборудования, обычным или выдвижным экраном, системой видеоконференц-связи будет стоить заказчику от 100 до 250 тыс. долл.