Управление контентом значительно изменилось за последние год-два, причем как сами задачи, так и инструменты. Американские аналитики (в частности, портал SearchDataManagement.com) выделяют несколько тенденций. Некоторые из них уже намечаются и на российском рынке. Как и в большинстве областей ИТ, отечественная реальность управления контентом отстает от положения в мире на несколько лет, что дает шанс не наступать на чужие грабли или хотя бы своевременно представить будущее.

Прежняя практика управления контентом в основном сводилась к тому, чтобы как‑то разумно организовать его хранение. Теперь она решена большинством компаний (американских — возможно, но, безусловно, не российских), и на повестке дня следующий шаг: распорядиться имеющимся с максимальной выгодой. В этом играют заметную роль интеграция ECM (систем управления контентом) с другими бизнес-приложениями, в том числе с BI, CRM, BPM, анализ более сложных, чем документы, видов данных: аудиозаписей, видео- и фотоматериалов. Стремительно растут архивы мобильного контента, да и других его видов, в том числе картографической информации. Работа с социальными сетями, как внутренними ресурсами компаний, так и внешними, становится действительно актуальной. Американский ретейлер заказывает аутсорсинговой компании софт, способный не просто найти и учесть все упоминания о компании в блогосфере и социальных сетях, но и указать, какие упоминания были позитивными, а какие — негативными. Именно такой проект выполняла недавно Epam Systems, и английский вариант оказался настолько полезным, что разработчики сделали такое же средство и для русского языка. Вот только пока не слышно о заказчиках из России.

Необходимый уровень анализа текстов таков: американским юристам необходимо знать факты, способные повлиять на исход конкретного судебного дела. Системы этого типа уже действуют, и адекватность их признана. Неюридическим компаниям необходимо отслеживать правовые риски. Такого рода исследования получили название eDiscovery. Это направление развивается бурно, в том числе в сторону реального времени: полезные факты надо знать прямо в суде, а не когда‑нибудь потом.

Раньше для таких специфических задач обычно использовали специализированные приложения: и для работы с разными видами контента, и для особых функций. Теперь же заказчики стремятся объединить всю обработку единой платформой.

Растет потребность в развитых средствах поиска, в основном неструктурированной информации. Этот тезис справедлив и для России, но в значи­тельно меньшей степени: у нас и более простые виды поиска применяются далеко не везде. Требования клиентов к функциональности ECM‑систем быстро увеличиваются: как только все данные удается упорядоченно накапливать, выясняется, что среди них многое утеряно или испорчено, дублируется и совершенно не защищено.

Вопросы защиты тесно переплетаются с требованиями регуляторов. Известно, каким сильным было влияние на американский ИТ-рынок принятия ряда законодательных актов, в том числе SOX и стандарта HIPPA. Влияние это все еще продолжается и дает себя знать и в области управления контентом, хотя прошло уже более пяти лет их применения. Управление цифровыми записями, в первую очередь медицинскими, меняет практику взаимодействия всех, кто связан в США со здравоохранением: медиков, государства, юристов. Персональные данные пациентов должны передаваться между ними надежно защищенными, в стандартных форматах и быть точными. Разработанная для этого технология была быстро взята на во­оружение и далекими от медицины областями, поскольку подобные взаимодействия, их скорость и точность важны во многих отраслях. В России стандарты межведомственного и межотраслевого взаимодействия ИТ‑систем только складываются. Нужда в них острейшая. Государство — со своей стороны, отраслевые ассоциации — с другой так или иначе пытаются решать этот вопрос.

В России пока еще идет активное накопление цифрового контента, в том числе через сканирование входящих документов и ретроконверсию накопленных. Уходить от ручного ввода форм, в том числе платежных документов, многие российские холдинги заставил кризис и необходимость снижать издержки. Анализ недокументальных материалов уже востребован, но пока в скромных масштабах.

Зато требования регуляторов оказываются не менее судьбоносными, чем за океаном. В частности, изменения закона № 94‑ФЗ о госзакупках, вступающие в силу с января, и официальное не просто разрешение, а требование всем проверяющим органам использовать цифровые документы тоже существенно изменят рынок. Закон о персональных данных во многом остается пока фикцией с точки зрения управления контентом, и многие компании подходят к его реализации чисто формально. Однако это именно тот путь, которым уже прошли западные товарищи: сначала государство в надзорных целях заставляет тебя хранить все что угодно, а затем выясняется, что таким образом сформировалась база ценнейшей для конкурентной борьбы информации, которую стоит анализировать любым возможным образом.

Абстрактно управлять невозможно

Игорь Леонов,
заместитель директора департамента по работе с корпоративными заказчиками ЗАО «НЦИТ “ИНТЕРТЕХ”»

Стоит заметить, что история управления контентом началась с управления документами — текстовыми файлами. По мере развития понятия «документ» системы управления документами стали называть системами управления контентом. Что позволило подчеркнуть способность таких систем управлять информацией независимо от формы ее представления, а также отделить информацию-контент от документа-формы. Однако абстрактно управлять информацией невозможно — она обязательно должна быть представлена в какой‑либо форме. Пытаясь управлять контентом, мы неизбежно приходим к управлению документами. Системы управления контентом, действительно, «научились» разделять управление документами (хранение, изменение и т. п.) и их представление конечному пользователю. Но они все‑таки управляют документами в какой‑то форме, а не информацией. Само понятие «управление контентом» первоначально прочно ассоциировалось с процессом публикации и обновления информации на Web‑сайтах — требовалась технология, позволяющая следить за ее актуальностью. Применительно к организациям, оперирующим огромным количеством информации, следует говорить уже о системах управления информационными ресурсами предприятия ECM.

Автоматизация ввода: то, что окупается быстро

Дмитрий Шушкин,
директор по корпоративным проектам компании «ABBYY Россия»

Действительно, в период кризиса многие компании стали уходить от ручного ввода форм. Это относится, прежде всего, к тем организациям, у которых большое количество финансовых документов и документов по работе с клиентами, физическими и юридическими лицами. Среди них компании, работающие в области сетевых продаж, страховые организации, банки и другие. Работа с бумажными документами по вводу данных, их обработка, занесение данных в информационную систему — это очень трудоемкие задачи, которые для среднего размера компаний могут измеряться сотнями специалистов, работающих централизованно или распределенно. В кризисный и пост-кризисный периоды все больше компаний стали задумываться о необходимость сокращать издержки и не случайно уделяют больше внимания системам автоматизации таких рутинных операций, как обработка документов. Автоматизация этих процессов приводит к значительному сокращению издержек и персонала по широкому спектру задач. Все это позволяет системе окупиться менее чем за год, а порой и за полгода. Таким образом, компания получает выигрыш за один финансовый год.