Intelligent Enterprise: Сколь бы похожими не казались цели внедрения ERP-систем на различных предприятиях, ключевые стимулы у каждого из них свои. Каковы они у вас?
Виктор Шеловских: Специфика нашего предприятия
в том, что мы обрабатываем груз, который не принадлежит компании, - клиентский
груз. В этом и заключается наша основная деятельность. Говоря несколько упрощенно,
мы получаем деньги только за перевалку груза с одного вида транспорта на другой
и за операции, сопряженные с этим перемещением. В этой ситуации главный критерий
успешности нашей коммерческой деятельности - то, насколько мы в состоянии строить
эффективные схемы движения груза, пересекающего границу "суша-море",
и насколько оперативно мы это делаем. Это, по сути, и есть основной тезис, которым
мы должны руководствоваться в нашей деятельности по автоматизации бизнеса.
Перед тем как мы приступили к внедрению единой системы, исходная ситуация в данной области была у нас не уникальной, По крайней мере, в том, что касается морских портов. На предприятии существовало достаточно много "самописных" систем, каждая из которых покрывала какое-то одно направление деятельности Ванинского морского порта - учет персонала, основного или вспомогательного производства и т. д. Были и остаются в строю и готовые продукты, в частности "Заработная плата". Некоторые ключевые области деятельности (например, управление материально-техническим снабжением или управление ремонтами) не были автоматизированы вообще. Относительно столь же известного тезиса о причинах неудовлетворенности современных предприятий "лоскутной" автоматизацией могу сказать, что этих причин много. Большинство их, я думаю, одинаковы для всех, хотя особые болевые точки могут порождаться и спецификой деятельности предприятия. Например, мы, наверное, могли бы еще некоторое время оставаться на таком уровне, но пришло понимание несоответствия возможностей ИТ-технологий, существующих на предприятии, требованиям бизнеса. Мы поняли, что бездействие - путь в тупик. Перед началом внедрения Oracle E-Business Suite меня уже постоянно атаковали руководители профильных подразделений с просьбой "подкрутить" функционал того или иного программного комплекса. Причем вовсе не потому, что он не работал, а просто постоянно требовались те или иные модификации. Численность ИТ-службы - всего 10 человек, включая сотрудников, занимающихся сервисным обслуживанием компьютерной техники, и я при всем желании не могу выделить каждому подразделению такого специалиста. Более того, информация требовалась интегрированная, обрабатываемая в разных системах. Словом, неудовлетворенность бизнес-подразделений нарастала.
То есть новая единая система должна была при этом стать чрезвычайно гибкой. Это и было одним из основных критериев выбора?
Да. Но прежде чем говорить о гибкости системы, давайте снова вернемся к особенностям бизнеса. Я уже сказал о том, что в основе нашей эффективной работы лежит оптимизация работы с грузопотоком. Оптимизация эта многокритериальная. Кроме того, она должна часто производиться фактически в режиме реального времени, поскольку четкое планирование у нас на транспорте сильно затруднено. На практике, к сожалению, часто получается так, что груз приходит не вовремя, а когда приходит, может оказаться, например, в другой упаковке. Случается, и вовсе не поступают декларируемые объемы, не говоря уже о том, что можно увидеть совсем не тот груз, который заявлен в перевозочных документах. Мы же должны постоянно отслеживать весьма сложные и многовариантные цепочки перемещения груза, чтобы обеспечивать прибыльность собственного бизнеса на основе точных и достоверных расчетов. Перегрузка через портовый склад - это одни деньги, погрузка из железнодорожного состава непосредственно на судно - другие. То, с помощью каких механизмов осуществлялась погрузка, также влияет на себестоимость и стоимость наших услуг. Кроме того, партии груза могут консолидироваться или разбиваться, менять владельца, находясь на нашем складе, и т. д. Понятно, что учет всех этих факторов, да еще в условиях постоянной неопределенности прибытия партий груза, представляет собой сложную, емкую с точки зрения возможностей привлечения информационных технологий задачу оперативного планирования основной производственной деятельности.
Далее не следует забывать, что логистический бизнес вообще и наш в частности работает в условиях постоянного контакта с партнерами и по этой причине должен быть прозрачен. Если мы смогли загрузить на судно два вагона из партии пиломатериалов, привезенной нашим клиентом в порт, а третий вагон пока находится у нас на площадке, клиент имеет право знать об этом в любой момент времени.
Такие ситуации - одна из причин, по которой мы никогда не имеем дело с обезличенным грузом. Абсолютно одинаковые пиломатериалы (кирпичи, алюминиевые болванки или другой товар) могут прибывать в порт от разных поставщиков, но мы обязаны следить именно за конкретными партиями - чтобы нашему партнеру было комфортно работать самому и вести собственный учет.
И в решении каждой из подобных задач должна помогать вполне определенная информационная система с конкретным набором функциональных характеристик?
Не буду безоговорочно утверждать, что решение, которое мы выбрали, и только оно, является единственно верным. Однако примем во внимание следующие обстоятельства. Наша компания, в которой работает около 2000 человек, вовсе не гигантская по размерам. Вместе с тем, чтобы обеспечить поддержку решения вышеназванных задач за счет информационных технологий, нам потребовался достаточно широкий набор функций ИТ-поддержки бизнеса, в том числе тех, которые вообще присутствуют далеко не в каждой ERP-системе, а тем более в нужном нам объеме. И одно это уже сильно ограничивает возможности выбора. Параллельно мы занимались внедрением сразу 14 модулей системы E-Business Suite, и это в свою очередь диктовало необходимость работы с грамотным консультантом, имеющим, что немаловажно, значительный опыт на российском рынке. В нашем случае в качестве такового выступала консалтинговая группа "Борлас". Выбор консультанта - тоже фактор, ограничивающий потенциальный выбор до небольшого количества ERP-систем. Он делает, в общем, не слишком актуальной процедуру подробной оценки большинства имеющихся на рынке решений. Выбор в итоге вовсе не велик.
Следующий фактор, возможность реализации которого, кстати, также относится и к самой системе, и к качеству работы внедряющей ее компании, - это способность продукта адаптироваться под нужды бизнеса. Я имею в виду специфическую отчетность, которую нам пришлось создавать в системе "под себя", хотя, конечно, проблема ее формирования успешно решается очень многими предприятиями, внедряющими не только E-Business Suite. Простота доработки штатных интерфейсов системы путем кастомизации и создания форм уже более характерна именно для данного продукта. Он, с нашей точки зрения, более других систем аналогичного класса терпим к вмешательству со стороны пользователя. Для нас данное свойство адаптируемости продукта было существенным. Поэтому важную роль во внедрении сыграла созданная консультантами добавочная функциональность, позволяющая делать достаточно важные и интересные вещи на основе стандартных функций внедряемых нами модулей.
В принципе E-Business Suite в моем понимании - система точного и детального учета, управления и планирования. В идеале именно такая нам и нужна. Вместе с тем она с трудом воспринимает сценарии, когда приходит не ожидаемый, а иной груз, или же он не приходит вовсе. А пока у нас подобные ситуации являются практически штатными, и реагировать на них надо очень быстро. Тут продукт имеет все шансы доказать свою адаптируемость (а консультант - квалификацию в отношении доработки). В частности, доработки коснулись ИТ-поддержки формирования заказов на продажу наших услуг для последующего создания счетов на оплату нашим контрагентам.
Далее, как я уже отметил, для нас важно полностью уйти от обезличивания груза. И, казалось бы, отнюдь не экзотическое требование учета конкретного груза в тесной привязке к конкретному поставщику приводит к проблемам ИТ-поддержки. В Oracle отгрузка в обязательном порядке строится на информации о местоположении груза, в то время как у нас она формируется исходя из самого факта существования конкретного груза, вне зависимости от того, на каких складах он в данный момент находится. Это хороший пример ситуации, когда небольшие доработки системы позволяют получить именно то, что требуется.
Мы упомянули, что к нашему бизнесу со всех сторон тесно "примыкают" другие - связанные с морскими, железнодорожными и автоперевозками, производством, оптовой торговлей и пр. Не все они имеют равный уровень автоматизации, а некоторые практически незнакомы с этим понятием вообще. Соответственно у всех различная дисциплина формирования документов, которые могут заполняться без классификаторов груза, а иногда включать название, вовсе не соответствующее никакому на практике. Это тоже не экзотика. Имея в собственном арсенале ERP-систему с относительно широким диапазоном возможностей кастомизации, чувствуешь себя значительно увереннее.
И наконец, выбор Oracle E-Business Suite - это, отчасти, выбор инфраструктурных решений. Оперативное управление производством из-за многовариантности потенциально возможных решений, которые надо принимать очень быстро, сопряжено с использованием аналитики. Пока исторических данных у нас немного, и поле для анализа еще ограничено. Однако в дальнейшем все это понадобится. Oracle располагает соответствующим инструментарием, вовсе не обязательно входящим в ERP-систему. То же самое можно сказать в отношении актуальнейшей для нас проблемы взаимодействия с бизнес-партнерами. Пока интерфейсную часть сервиса по отслеживанию груза наших контрагентов целесообразно осуществлять традиционными средствами - факс, телефон, электронная почта (при этом черпая данные, конечно же, из системы). В дальнейшем для ряда партнеров может оказаться более удобной работа через витрину данных, и мы должны будем данный сервис быстро предоставить. Это опять-таки можно сделать средствами Oracle, не имеющими прямого отношения к E-Business Suite. Хотя в этой ситуации правильнее будет рассматривать комплексные решения.
Если уж мы заговорили о будущем - каковы, по-вашему, перспективы использования Oracle E-Business Suite на вашем предприятии?
Видя, как развивается деятельность нашего предприятия в настоящее время, а также заглядывая вперед, я делаю вывод, что переход на данную платформу даст нам возможность расширять информационную поддержку в течение по крайней мере лет семи. И при этом чувствовать себя совершенно спокойно вне зависимости от того, какие конкретные акценты будут поставлены бизнесом в обозримой перспективе. В ближайшее время нам, наверное, предстоит активно использовать именно тот функционал, который мы развернули у себя совместно с компанией "Борлас". Попутно, конечно же, будут накапливаться исторические данные. Накопление данных должно привести к тому, что будут востребованы инфраструктурные программные решения, а также, возможно, другие модули E-Business Suite. Безусловно, в ближайшее же время появятся "Табель" и "Персонал". Мы считаем возможным переход на систему штрих-кодирования контейнеров и партий груза, внедрение долговременного планирования ресурсов и мощностей. Прогнозировать абсолютно точно, какие именно решения будут востребованы, сейчас вряд ли можно.
Надо отметить, что перспективы применения единых систем, подобных внедряемой нами, не замыкаются только на расширении поддержки бизнес-процессов. Всем известны капризы нашего законодателя, и это, кстати, касается не только постоянных изменений формальных моментов в бухгалтерском или налоговом учете. Существенно, что изменения норм законодательства могут вводиться в текущем периоде, а распространяться на правовые и налоговые отношения - начиная с 1 января отчетного года. Например, отнести те или иные виды работ к категории вредных и потребовать от предприятия данные, кто из сотрудников и сколько с начала текущего года работал на перегрузке, предположим, определенного вещества.
Подобную задачу практически невозможно решить за счет "лоскутных" систем, когда время и работники учитываются в одной системе, а груз с его характеристиками - в другой, в отрыве от персонала. Ее трудно решить даже в единой системе, если внедренный функционал существенно ограничен. Но все же в последнем случае всегда есть перспективы и возможность заранее предусмотреть необходимые системные связи. Кстати, я считаю, что прогнозировать подобные ситуации и соответственно превентивно предлагать решения подобных проблем - это задача ИТ-директора. И действия со своей стороны он должен предпринимать еще до того момента, как проблема со всей очевидностью встает перед бизнес-руководством.
На вашем предприятии, находящемся явно не в центре сосредоточения интеллектуальных ресурсов в области ИТ, проходило полнофункциональное внедрение достаточно сложной системы. Есть у вас какие-то личные, отчасти, быть может, неформальные ноу-хау, как снизить риски проекта в подобной ситуации?
Для успеха проекта в нашем случае безусловно важен и опыт консультанта, и формальные методологии ведения ERP-проекта. Впрочем, это вещи, которые, наверное, могли бы утверждать практически все заказчики. Что касается действий по снижению проектных рисков в нашем случае, могу сказать следующее. Внедрение E-Business Suite мы начали с финансово-бухгалтерской службы, потому что данное подразделение наиболее всего было готово к этому, хорошо организовано и имеет опыт работы в системах коллективного пользования, а не потому, что это было первоочередной задачей. Как раз нет. Таковой была автоматизация основного и вспомогательного производств. Но за счет приоритета бухгалтерии удалось быстро "поднять" проект. Что касается "информационного кругозора" сотрудников профильных подразделений, то он, безусловно, оставлял желать лучшего. И тут помимо формального обучения (в том числе и на элементарном уровне) пришлось применять методы убеждения и пропаганды.
Важно было убедить рядовых сотрудников в буквальном смысле слова не бояться компьютера, донести до них, что это устройство гораздо проще в эксплуатации, чем их подержанная иномарка с "правым" рулем и документацией на японском языке, которую любой из них тем не менее с успехом эксплуатирует. Эти действия с нашей стороны никак нельзя назвать обучением, они вне классических методологических рекомендаций, но в то же время очень существенны.
Нельзя недооценивать и пропаганду возможностей системы среди сотрудников, которую также вряд ли можно отнести к той или иной форме обучения персонала. Все мы знаем, что грамотно спроектированные системы очень гибки, и любим повторять этот тезис. Гибкость в моем профессиональном понимании - это возможность легко настраивать систему под конкретный бизнес с последующей эксплуатацией ее в этом режиме. Если необходимо, это возможность перенастройки два, три, двадцать три раза… Пусть на сложный, но конечный и объяснимый алгоритм работы. Объяснимый в первую очередь для клиента. Клиент должен убедиться, что наши правила открыты и предсказуемы, и понять, как образуется цена наших услуг. Но когда программный продукт дает возможность выполнять любую функцию в любой момент времени, не следуя вообще никаким правилам, - это уже бессистемность. К сожалению, часто пользователи склонны путать эти два понятия, требуя от системы всего и одновременно. Если не заниматься "воспитательной работой", то это может обернуться ощущением неоправданных ожиданий пользователей, расколом в коллективе и неуспехом проекта. Обо все этим, опять-таки во многом превентивно, должны заботиться мы - сотрудники ИТ-подразделения.
Впрочем, уже внедренная система со своей стороны пропагандирует прогрессивные методы работы. Реальное ощущение взаимозависимости операций в различных подразделениях до внедрения единой системы никогда не проявлялось столь явно, как сейчас, причем на уровне рядового персонала. Хотя сама эта зависимость, конечно же, существовала всегда.
