Начиная со стандартов де-факто

АО "Евросиб - СПб", основанное в 1992 году как небольшая экспедиторская компания, сегодня объединяет предприятия, работающие в области железнодорожных перевозок, продажи и обслуживания автомобилей, строительства и управления недвижимостью. Вместе с бизнесом совершенствуется и политика корпоративных закупок ИТ-оборудования. О том, что она представляет собой сейчас и как будет развиваться, мы беседуем с Павлом Федоровым, директором по ИТ группы компаний "Евросиб".

Intelligent Enterprise: Есть ли в вашей компании корпоративный стандарт для закупок ИТ?

Павел Федоров: Около года назад в группе компаний "Евросиб" было принято решение о централизации управления ИТ. Раньше было несколько ИТ-отделов в разных структурных подразделениях, а с 1 марта 2005 года создан единый ИТ-департамент. Одна из целей его формирования - централизация управления ИТ, в том числе и закупок. Мы поставили себе задачу построить управление ИТ на базе стандарта ITIL/ITSM. Однако непосредственно вопрос управления закупками ИТ-оборудования там не регламентируется, поэтому сейчас мы разрабатываем свой собственный стандарт. Фактически у нас уже есть стандарты для части ИТ-оборудования - например, для серверного и сетевого оборудования, для рабочих станций. При этом некоторые стандарты - по рабочим станциям, например, - в разных компаниях группы отличаются. Это связано с тем, что несмотря на централизацию управления ИТ затраты на информационные технологии несет каждое предприятие по отдельности. На серверном и сетевом оборудовании мы стараемся не экономить, поэтому здесь у нас централизованные стандарты и одинаковое оборудование, а рабочие станции могут быть разными. То есть пока мы идем по пути стандартизации де-факто, а стандарты как утвержденный корпоративный документ у нас уже скоро появятся.

Каковы, на ваш взгляд, преимущества и недостатки корпоративного стандарта на ИТ-оборудование?

Я считаю наличие корпоративного стандарта обязательным для компании. Оборудование мало купить. Его еще надо обслуживать, и совершенно очевидно, что обслуживание техники, в том случае если она однотипна, будет стоить дешевле. При этом проще готовить сотрудников - можно сертифицировать несколько специалистов по оборудованию определенного вендора, и они будут обслуживать и поддерживать весь парк техники данного бренда. Кроме того, хотя у нас и разные направления бизнеса, есть нить управления, которая протянута через всю группу, поэтому многие корпоративные приложения используются во всех наших компаниях. И здесь просто необходимы единые стандарты сетевого оборудования, иначе мы не сможем обеспечить доступ к приложениям для пользователей из различных офисов. А площадок у нас много, как по Санкт-Петербургу, так и за его пределами. Например, у транспортного блока 21 представительство в России и за рубежом.

Когда вы говорите о корпоративном стандарте, то подразумеваете стандарт спецификации оборудования или бренд?

Для нас это в первую очередь вендор, а во вторую очередь - конкретные модели. Для ряда устройств - например, принтеров, маршрутизаторов, коммутаторов, - это скорее линейки определенного бренда. Скажем, был принтер модели 1300, завтра появился новый модели 1320 и т. д. Хотя сейчас у нас уже создаются корпоративные регламенты и политика закупок ИТ. Там в качестве приложения будут указываться данные по конкретным моделям устройств, которые, впрочем, мы будем постоянно обновлять. Таким образом, несмотря на работу с разными поставщиками, круг оборудования, которое мы в принципе можем приобрести, достаточно четко очерчен. Например, при планировании закупки серверов мы обычно сначала точно решаем, какую модель мы будем закупать у вендора, а затем, если все четко спланировано, нам остается только определиться с ценой и выбрать поставщика, учитывая, конечно, возможности поддержки, наличие сервисного центра, квалифицированных инженеров.

Как организованы закупки ИТ-оборудования? Это осуществляется централизованно?

Мы знаем, что западные компании очень часто предпочитают создавать централизованные службы, которые занимаются всеми закупками для компании. В "Евросибе" такого нет. У нас закупками по ИТ занимается отдел ИТ. Процесс централизации закупок ИТ-оборудования сейчас отстраивается. Пока все работает на уровне согласований - то есть ИТ-специалисты на местах согласовывают в обязательном порядке спецификацию закупаемого оборудования с центральной ИТ-службой. Без этого они ничего не могут приобрести самостоятельно. Мы планируем провести полную централизацию закупок в ближайшее время, но на сегодняшний день эта задача пока не решена.

Какова процедура организации тендера и утверждения его результатов в компании? Отличаются ли закупки ИТ-оборудования от закупок компанией других товаров?

Тендеры в классическом понимании (с созданием тендерной комиссии, положения о тендерах и т. п.) - это очень большая работа, очень сложная методология, что влечет за собой немалые издержки. ГК "Евросиб" проводит такие тендеры на крупные инвестиционные проекты. В области ИТ это случается достаточно редко. Тем не менее мы, конечно, производим выбор среди поставщиков, и обычно это происходит под каждую конкретную закупку. У нас есть несколько поставщиков, с которыми мы работаем по определенному оборудованию. К тому же мы постоянно проводим мониторинг - кто еще появился в интересующем нас сегменте. Кроме цен, мы отслеживаем, кто из поставщиков в состоянии обеспечить требуемое нам обслуживание оборудования в дальнейшем.

Есть компании, с которыми мы работаем довольно давно. Но это не значит, что в дальнейшем мы будем покупать только у этих компаний. Ситуации бывают разные, мы не заключаем долгосрочные контракты, не подписываем сразу ни с кем договоры о намерениях на год. Все-таки рынок очень динамично развивается, поэтому наряду со "знакомыми" компаниями мы иногда находим и приобретаем ИТ-оборудование и у новых поставщиков, принимая во внимание, например, скорость поставок и цену. Так же мы поступаем в случае отсутствия у наших традиционных партнеров оборудования нужной нам конфигурации. Например, нам нужны новые ПК, а у них есть только мультимедийные варианты. Но мы не будем тратить деньги на дорогую звуковую плату и колонки, поэтому лучше обратимся в другую компанию. В целом мы стремимся к тому, чтобы работать с определенным кругом поставщиков, когда есть и выбор, и в то же время опыт работы с этими компаниями, и какие-то сложившиеся отношения. Этот круг формируется с учетом информации из разных источников - и старых контактов, и выставок, и Интернета, и советов коллег.

Как руководство группы компаний подходит к вопросу выделения средств на закупку ИТ-оборудования? Случалось ли, что при закупках дорогостоящего оборудования от вас требовали больше экономии в расходовании средств?

Таких проблем никогда не возникало. Руководство компании с самого начала принципиально уделяло очень много внимания информационным технологиям, понимая высокую степень зависимости бизнеса от непрерывности предоставления услуг в области ИТ. Конечно, никто не дает нам возможности покупать что угодно за любые деньги, но упреков, что "можно было купить сервер и попроще", мы никогда не слышали. У нас, как и везде, есть требования по регламентированию затрат, адекватный бюджет, за рамки которого мы не имеем права выходить. При этом я хотел бы отметить, что закупочная цена оборудования не является единственным критерием выбора, главное - совокупная стоимость владения.

Какие еще критерии вы используете при выборе оборудования и поставщиков?

Сначала мы определяем ценовой диапазон, который для нас приемлем. С этого момента мы начинаем рассматривать определенную линейку оборудования, принимая во внимание критерий функциональности. Поскольку у нас есть корпоративный стандарт, то сложного выбора между вендорами, как правило, не требуется, надо просто выбрать из нескольких поставщиков, предлагающих нужное нам оборудование. И чем оно сложнее, тем уже этот круг поставщиков.

Сама по себе цена как критерий появляется только тогда, когда мы выбираем поставщика при прочих равных условия - сроках поставок и так далее. Конечно, поставщик, предлагающий лучшую цену, всегда предпочтителен, хотя в определенных случаях выгодой можно и пожертвовать. Иначе сэкономишь пять копеек, а потом окажется, что, например, нет нужного сервиса.

Прибегаете ли вы к консультациям и помощи самих вендоров в процессе переговоров с поставщиками и в момент выбора оборудования для закупок?

Это бывает достаточно редко, только когда речь идет об очень сложных моделях устройств. Проблема состоит еще и в том, что хотя представительства ведущих компаний-производителей ИТ-оборудования в Петербурге существуют, в основном вся серьезная поддержка сосредоточена в Москве. Поэтому обычно нам достаточно консультаций поставщиков, с которыми мы работаем. Они способны ответить на все вопросы, поскольку имеют реальный опыт. Кроме того, у них есть свои демонстрационные залы и тестовые полигоны.

Если технику мы собираемся приобрести впервые, то стараемся изучать опыт наших коллег с других предприятий, у которых уже установлено то или иное оборудование. Мы приезжаем и смотрим, как все это у них работает. Это взаимная практика - точно так же наши поставщики иногда просят нас показать оборудование другим своим клиентам.

Как осуществляется бюджетирование ИТ-закупок на год вперед? Как считаются эти потенциальные затраты?

"Евросиб" очень серьезно относится к формированию бюджетов. Сейчас идет подготовка бюджета на 2006 год, разрабатывается перспектива до 2008 года. Существует положение о бюджетировании. Согласно ему и другим регламентирующим документам ИТ-департамент отвечает за планирование и исполнение бюджетов по оборудованию, сопровождению, программному обеспечению и так далее во всех компаниях "Евросиба". Для этого планирования существует несколько источников. Первый - это планы бизнеса, то есть количество новых площадок, планы создания новых подразделений, новых направлений работы, набора персонала, аренды и возведения новых офисных помещений. Группа компаний "Евросиб" быстро растет, и поэтому мы все время строим и покупаем что-то новое. Все это требует закупок нового ИТ-оборудования. Вторая составляющая планов на обслуживание ИТ - это наши экспертные оценки и результаты анализа предыдущих периодов. Ведь можно более-менее точно посчитать, сколько принтеру потребуется картриджей в год. Прогнозам поддаются договорные условия - например, работа с Интернет-провайдером, коммуникационные услуги. Мы примерно знаем, каковы объемы нашего трафика, и можем достаточно точно посчитать, сколько это будет стоить.

Кроме того, при планировании бюджета на закупки ИТ-оборудования мы принимаем во внимание планы по развитию, приобретению и внедрению новых информационных систем и бизнес-приложений. Изучая бизнес "Евросиба", мы стараемся предлагать ему технологичные решения на базе ИТ. Также, естественно, мы учитываем необходимость собственных плановых обновлений парка ИТ-оборудования. Но главным приоритетом все же остаются планы бизнеса.