«Ол!Гуд» — амбициозный розничный проект формата «магазин рядом с домом» (Drogerie), запущенный в 2005 году. Средняя скорость расширения сети — один магазин в неделю. Однако такой рост потребовал адекватной поддерж­ки со стороны корпоративной информационной системы. В результате компания «Ол!Гуд» провела уникальный для России проект, внедрив отраслевое решение для ритейла на базе решений SAP за три с половиной месяца.

Масштабные планы по развитию бизнеса предъявляют соответствующие требования к устойчивости и масштабируемости информационной системы. Исторически сложилось, что в магазинах «Ол!Гуд» использовалось решение фирмы «1С», а в центральном офисе было установлено бизнес-приложение собственной разработки. Однако, как рассказала генеральный директор «Ол!Гуд» Марина Каменская, система, работающая в магазинах сети, в определенный момент перестала справляться с нагрузкой: формирование основных отчетов стало занимать слишком много времени, и поддерживать её в работоспособном состоянии было очень не просто. «Уже в момент открытия тридцатого магазина мы поняли, что если не примем необходимых мер, информационная система станет для нас основным тормозом развития», — говорит Марина Каменская. Зависимость от внутренней команды разработчиков также не устраивала руководство «Ол!Гуд». Поэтому решено было внедрять промышленное решение западного производства.

Серьезным препятствием для внедрения новой системы была ярко выраженная сезонность бизнеса «Ол!Гуд». Пиковые моменты продаж — Новый год и 8 марта — требуют предельного напряжения сил, и в эти периоды ключевые специалисты не могут участвовать в проекте по внедрению ERP-системы. Необходимо было найти возможность внедрить систему и обучить пользователей в период относительного затишья, условно говоря, с середины марта до первого августа. Удачным выходом из ситуации стал выбор отраслевого решения NovaRetail, созданного на базе платформы SAP немецкой компанией Ciber Novasoft.

То, что в настойках системы уже были заложены так называемые «лучшие практики» (best practice) специфических для ритейла процедур, позволяло существенно сократить время внедрения при высокой степени уверенности в успехе. Однако такой подход требует от руководства компании готовности менять привычные схемы работы и процессы обработки информации. «Поскольку для нас внедрение преднастроенного решения было единственной возможностью получить новую работоспособную систему в 2007 году, мы были готовы к изменениям», — объясняет Марина Каменская.

Проект внедрения ERP-системы стартовал 16 апреля и был реализован в рекордно короткие сроки: через три с половиной месяца — с 1 августа — система, включающая в себя модули «Закупки», «Товарная логистика» и «Финансы», работает в режиме промышленной эксплуатации. Важно, что переход на платформу SAP удалось осуществить в штатном режиме. «Процесс внедрения не оказал негативного влияния на работу сети, — подчеркивает директор по организационным вопросам «Ол!Гуд» Сергей Бишир, — не было ни одного дня простоя из-за отсутствия товара или каких-либо других причин ни в Москве, ни в регионах».

Как заявляет руководство сети, система поддер­жи­ва­­ет процессы «Ол!Гуд» и отчетность в налого­вую  инспекцию сдается «без особого форс-ма­­жо­ра». Проанализировав практический опыт эксплуатации, руководство компании «Ол!Гуд» получило возможность сформи­ровать взвешенный подход к дальнейшему развитию системы в соответствии со стратегическими бизнес-задачами.

О компании

Первая в России торговая сеть популярного в Европе формата Drogerie под названием «Ол!Гуд» была создана в 2005 году на базе торгового дома «МакДак». Концепция сети основана на возможности приобрести в одном магазине как товары по уходу за собой (косметику и парфюмерию), так и за своим домом (бытовая химия). Основные факторы успеха бизнеса — быстрое развертывание сети, широкий ассортимент товаров и постоянное наличие на прилавках не менее 98% ассортимента. В настоящее время «Ол!Гуд» владеет 125 магазинами в России — от Москвы до Улан-Удэ, причем сеть продолжает расширяться со скоростью один магазин в неделю.

Все ушли на SAP

Генеральный директор сети «Ол!Гуд» Марина Каменская и директор по организационным вопросам Сергей Бишир раскрывают секреты стремительного и успешного внедрения отраслевого решения для ритейла на базе SAP Business Suite.

Intelligent Enterprise: Какие требования вы предъявляли к информационной системе, и почему было выбрано отраслевое решение на базе SAP Business Suite?

Марина Каменская: В компании «Ол!Гуд» создана команда из профессионалов, обладающих многолетним опытом работы в дистрибуции и ритейле. Приступая к выбору информационной системы, мы хорошо знали все недостатки систем российского производства и поэтому изначально ориентировались на внедрение «проверенной» западной разработки. При этом мы искали систему с успешным опытом эксплуатации в нашей стране, соответствующую нормам российского законодательства и покрывающую все основные бизнес-процессы ритейла. Кроме того, для нас принципиально было иметь возможность вести учет по российским и международным стандартам, а также формировать управленческую отчетность. И наконец, учитывая темпы нашего роста, огромное значение при выборе имела масштабируемость системы.

Мы работаем в формате Drogerie — это «магазин рядом с домом», «экономичный» супермаркет, предлагающий покупателям косметику, средства гигиены, бытовую химию, игрушки и некоторые пищевые продукты. Когда в 2005 году создавалась сеть «Ол!Гуд», в России не существовало розничного бизнеса подобного формата. При выборе информационной системы мы могли бы опереться на опыт автоматизации западноевропейских сетей, являющихся нашими прототипами, например, Schlecker или Rossman. Однако автоматизированные решения, на которых работают эти компании, в России не представлены. Поэтому нам оставалось изучать подходы к внедрению информационных технологий «старших коллег» по отечественному бизнесу: «Евросети», «Копейки», «Техносилы», «Эльдорадо», — а также полагаться на свой собственный опыт.

Из тех компаний, автоматизированные решения которых мы изучали, только SAP на тот момент обладала необходимой нам командой внедренцев в России. Единственное, что нам мешало сделать окончательный выбор, — ограниченный бюджет на внедрение системы. Мы вкладывали значительные средства в развитие сети и не могли позволить себе лишние расходы на автоматизацию. Когда же мы узнали о специализированном решении, позволяющем существенно сэкономить проектные средства, мы поняли, что это наш единственный шанс решить задачу внедрения новой информационной системы до конца 2007 года.

Сергей Бишир: Однако вопрос со сроками при этом оставался откры­тым. Известно, что внедрение такой системы, как SAP, в среднем длится от девяти месяцев до трех лет, но у нас не было другого варианта, как сделать проект вне сезона пиковой деловой активности — с апреля до августа. И хотя многие наши партнеры по бизнесу не верили в успех, мы решили рискнуть.

Планы по внедрению довольно масштабной информационной системы в такой короткий срок действительно выглядят довольно рискованными, и тем не менее они были успешно реализованы. Как это удалось?

Марина Каменская: Мы изначально были настроены на исполнение жестких сроков проекта и поэтому отнеслись к его реализации предельно серьезно. Это было очень тяжелое время для нас. Состояние компании в то время можно описать словами «все ушли на SAP».

Я не видела ни финансистов, ни коммерсантов: все они были заняты во внедрении. Сейчас можно сказать, что все это было не напрасно, — наши усилия увенчались успехом.

Сергей Бишир: Действительно, мы не можем сказать, что пришли суперконсультанты и запросто внедрили суперсистему SAP. Внедрение потребовало напряженной работы всех участников проекта как со стороны исполнителя, так и со стороны заказчика. Жесткое ограничение по времени заставило нас расставить приоритеты: определить, что для бизнеса является в настоящее время жизненно важным и актуальным, и сосредоточиться на этих задачах.

Поскольку внедрялась преднастроенная система, мы сэкономили время на предварительном обсуждении, как должны выглядеть бизнес-процессы: нам предложили выбрать из набора так называемых «лучших практик», и мы выбрали.

Одним из наиболее сложных моментов проекта оказался вопрос взаимодействия с персоналом. Поэтому мы уделили много внимания и потратили больше времени на адаптацию и обучение наших сотрудников. Пользователи изучали процедуры, заложенные в решениях SAP, соотносили действия, которые они привыкли производить, с тем, каким образом аналогичная операция отражается в новой системе. Важно было, чтобы они поняли суть изменений в бизнес-процессах и освоились с новым регламентом работы. Надо сказать, что с переходом на новую систему некоторые процедуры существенно усложнились, но с другой стороны, повысился уровень автоматизации, и некоторые операции, которые раньше приходилось производить вручную, теперь делает «машина».

Конечно, при внедрении преднастроенного решения центр тяжести смещается в сторону коррекции бизнес-процессов, принятых в компании. Однако при этом редко удается обойтись совсем без изменений в настройках системы. Вы могли найти в лучших практиках то, что вам было необходимо, и насколько все-таки перенастраивали отраслевое решение?

Сергей Бишир: Безусловно, ориентируясь на преднастроенное отраслевое решение, мы были готовы к существенным изменениям наших бизнес-процессов. В частности, в результате внедрения серьезно изменились процедуры, поддерживающие управление поставками и формирование заказов. Не всегда просто было найти то, что нам нужно. В стандарт­ную отчетность для ритейла, например, входит более 1500 отчетов, но только некоторые из них оказались совместимыми с нашими внутрикорпоративными стандартами и используются в настоящее время.

Тем не менее если нужно было что-либо изменить в настройках системы, мы меняли. Но для этого надо было привести серьезные аргументы, причем объяснение «потому что мы так делали раньше» не принималось. Основные изменения, которые были сделаны в настройках, касались налогового и бухгалтерского учета. В целом настройки, заложенные в отраслевом решении, сыграли положительную роль и были приняты с коррекцией в 1—2%.

Поскольку с момента завершения проекта прошло уже довольно много времени, у вас уже есть определенный опыт эксплуатации решений SAP. Какие преимущества от внедрения системы вы ощутили и каковы планы по дальнейшему развитию?

Сергей Бишир: Сейчас можно с уверенностью говорить о том, что владеть стандартным решением выгоднее, чем поддерживать и развивать собственную разработку. Мы экономим существенные средства за счет того, что нет необходимости содержать собственный штат программистов. Кроме того, решение SAP содержит инструменты, позволяющие значительно сократить время, которое требуется на коррекцию системы в соответствии с изменениями внешней среды, — и это тоже важный показатель. Мы не отказались полностью от собственных разработок, но те задачи, которые целесообразно решать стандартными средствами, реализуем настройками отраслевого решения.

Марина Каменская: Опыт работы системы позволил нам сформировать новые, более взвешенные требования к оптимизации процессов управления. У ключевых пользователей возникли новые потребности и предложения по развитию функциональных возможностей решения. Думаю, когда мы окончательно убедимся в устойчивости системы и поймем, что привыкли к ней, мы начнём автоматизировать поддержку задач категорийного менеджмента и прогнозирования спроса.