Строительная компания обновляет средства электронного документооборота на базе Hummingbird Enterprise DM & Workflow. Как и зачем это делается, каковы особенности использования СЭД в строительном холдинге, рассказывают заместитель генерального директора по ИТ Сергей Насонов и руководитель департамента ИТ Андрей Костыгин.
Intelligent Enterprise: Почему было решено внедрять СЭД в «Русском монолите»? В каком состоянии находился ваш документооборот на момент начала проекта, что именно вас не устраивало в текущем положении дел и что изменилось сегодня?
Сергей Насонов: По мере роста компании, возрастал объём согласуемых документов и количество ответственных лиц. Всё это привело к резкому увеличению бумажного потока в организации. Тогда мы приняли решение внедрять СЭД. Первая система была написана строго согласно нашему техническому заданию, она отвечала актуальным для нас на тот момент требованиям, но, к сожалению, ее закрытость не позволила развивать систему дальше. Кроме того, в нашей старой системе управление потоком работ (workflow) было реализовано отдельным программным решением. Со временем возникли определенные сложности при работе с новыми продуктами Microsoft, в том числе проблемы с новыми модулями системы безопасности. Такая неустойчивость была для нас совершенно недопустима и желание устранить ее привело к новому проекту внедрения СЭД.
Андрей Костыгин: Несколько лет назад согласование бумажного документа более чем десятью сотрудниками в разных зданиях приводил к потере времени, а иногда и самих документов. При первом внедрении основной проблемой был ввод в базу данных наработанного актуального бумажного архива. На этот раз перенос старого электронного архива в новую базу данных был осуществлен силами специалистов Verysell и сотрудниками нашего отдела. Поскольку обе системы были разработаны на одной платформе, то больших трудностей с конвертацией базы данных не возникло.
На сегодня мы полностью перешли на Open Text Livelink ECM, в которой реализовано и встроенное согласование электронных документов, и управление потоком задач.
Руководители насколько высокого уровня и каким образом реально вовлечены в работу с электронными документами?
Сергей Насонов: В основном это зависит от конкретного человека. Некоторым первым лицам работать с системой помогают либо секретари, либо специалисты договорных отделов. Работа в СЭД идет на уровне руководителей отделов, департаментов и компаний. В крупных подразделениях есть специально выделенный специалист, который ведет документы по маршруту согласования, кроме того в ИТ-отделе есть сотрудник, который отвечает за техническую поддержку программного комплекса
Делегируются ли полномочия на согласование документов и как именно это происходит?
Сергей Насонов: Если согласующий сотрудник ушел в отпуск или заболел, то у него есть заместитель, закрепленный приказом по подразделению, который может временно исполнять обязанности в СЭД.
А как руководство компании просматривает отчеты о работе СЭД?
Сергей Насонов: Отчеты руководители запрашивают в печатном виде у сотрудников отделов, которые являются инициаторами процесса согласования документов, либо у технического администратора системы. Генеральный директор всегда может получить информацию о движении документов и о любых нарушениях регламента согласования документов по всем подразделениям компании.
Как в данном проекте соотносятся изначальные требования к СЭД и реально используемые на сегодня возможности системы? Все ли из того, что было внедрено, реально используется?
Сергей Насонов: Поскольку это наш второй проект, то мы уже точно знали, что нам нужно и никаких лишних компонентов от интеграторов не требовали.
Андрей Костыгин: Основной задачей, которую мы ставили перед разработчиками была простота реализуемой системы - интуитивно понятная среда офисных приложений Microsoft с простыми надстройками и автоматическая авторизация в системе, интегрированная с Active Directory. Детальная история работы с любым документом сохраняется в системе. СЭД интегрирована с корпоративным веб-порталом, на базе UNIX-сервера, который мы разработали своими силами.
Как вы видите дальнейшее развитие СЭД в своей компании?
Сергей Насонов: Новая система полностью удовлетворяет сегодняшним требованиям. Можно отметить недостаточную степень интеграции с системой делопроизводства, а также слаборазвитую систему отчетов новой СЭД.
Андрей Костыгин: К сожалению, при очень высокой степени системной интеграции зависимость компании от ИТ становится весьма значительной, поэтому главная наша задача – найти золотую середину, обеспечив надежность и качество работы с помощью современных технологий.
А какова на ваш взгляд может быть мотивация строительных компаний на внедрение «тяжелых» ERP-систем?
Сергей Насонов: По мере роста предприятия увеличивается количество сотрудников, офисов, проектов, что приводит к усложнению системы документооборота предприятия. Внедрение ERP-систем – это необходимый шаг для любой динамично развивающейся компании
