В дистрибуции огромное внимание уделяется управлению материальными потоками. В то же время сложные схемы товародвижения заставляют не менее серьезно относиться к контролю финансовых показателей деятельности предприятия. Об этих проблемах мы беседуем с ИТ-директором компании «Кофидек Рус» Николаем Гегамовым.

Intelligent Enterprise: Прежде всего хотелось бы узнать, какие ИТ‑системы используются для того, чтобы автоматизация контроля как за материальными, так и за финансовыми потоками была хорошо налажена и чтобы по результатам развития этих двух направлений можно было говорить о некой целостной системе управления движением товаров в дистрибьюторской компании.

Николай Гегамов: Здесь мы в определенной степени исповеду­ем классические принципы, которых скорее всего придерживаются и многие другие дистрибьюторы. Высо­ко­уров­невые управленческие задачи призвана решать эксплуатируемая у нас ERP‑система на базе небезызвест­ного продукта Microsoft Dynamics AX. Вся же бухгалтерия работает на «1С», причем стандартной. Более того, полагаю, что возможны еще прослойки между управленческой и бухгалтерской системами — например, некий модуль для оформления сопроводительной документации. Несмотря на отсутствие концептуального единства информационной поддержки, совсем не обязательно стараться объединить решение задач бухгалтерского и управленческого блоков в пределах одной системы. Хотя бы потому, что на функциональные требования, предъявляемые к системе нижнего уровня иерархии (бухгалтерской системе), существенное влияние оказывают периодические изменения в законодательстве. При этом вряд ли открою секрет, если скажу, что программирование в среде «1С» дешевле, чем в Microsoft Dynamics AX. Более того, множество меняющихся форм и отчетов, требуемых по законодательству, отслеживается и благополучно поддерживается самой фирмой «1С». При такой организации важно понимать, что движение информации должно быть однонаправленным — из систем более высокого уровня иерархии в системы с более низким.

Далее следует сказать, что материальные потоки, которыми мы управляем, на пути к конечному потребителю проходят и через независимые организации, например, склады ответственного хранения. Они имеют свои информационные системы. Для компаний, непосредственно занимающихся складской логистикой, в последнее время весьма популярным и эффективным инструментом автоматизации являются WMS‑системы, функции которых обычно ограничены поддержкой материальных операций, производимых с товаром на складе или на прискладской территории. Более того, у логистичесого оператора может быть несколько складов и несколько WMS‑систем, управляемых посредством некоего центрального ПО. Наконец, современные логистические операторы нередко не только занимаются складской логистикой, но являются еще и таможенными брокерами, и перевозчиками.

Последние, например, в своем развитии рано или поздно приходят к некоему ПО, поддер­живающему блок SCM (цепочки поставок). Товародвижение между логистическим оператором и его клиентом, как правило, автоматизировано в максимальной степени. Совсем удобно бывает, когда максимально автоматизировано и финансовое взаимодействие. Финансовые моменты отражаются в системах 3pl-операторов прежде всего в виде складского биллинга или подсистемы выставления счетов за выполненные услуги поклажедателям. Для компании-поклажедателя (то есть клиента 3pl-оператора) важно, чтобы оператор в значительной мере опирался на электронный сбор информации. Поэтому предоставляемые им услуги должны быть предельно формализуемы и четко тарифицируемы. Ровно настолько, чтобы их запрограммировать. В таком случае сама суть договора между логистическим оператором и его клиентом фактически выливается в банальную распечатку тарифицируемых услуг и самих тарифов. А выставление счетов за услуги на управленческом уровне приравнивается к периодической отправке электронного документа, в котором собран весь объем тарифицируемых операций за этот период. При желании результаты расчетов услуг по этим тарифам компания-поклажедатель может распределять на себестоимость переработанных товаров.

Отмечу, что даже в том случае, когда у оптового продавца есть собственные склады, далеко не всегда проблемы автоматизации товародвижения решаются в одной системе. Такие виды деятельности, как торговля и складская переработка, чаще всего разделяются содержательно и территориально.

Надо также сказать, что еще одной категорией информационных систем, стоящей несколько в стороне от названных раннее, является аналитическое программное обеспечение. В отличие от транзакционных ERP-решений аналитические системы, как правило, базируются на BI-технологиях, и при развитии компаний в них постепенно «перекочевывают» все отчеты, которые являются аналити­ческими, а не оперативными. Происходит так потому, что, с одной стороны, это тяжеловесные отчеты, «отъедающие» добрую толику быстродействия системы, а с другой — им не нужны данные онлайн, они вполне «обойдутся» информацией, полученной вплоть до вчерашнего, скажем, дня. Связью между ERP- и аналитической системами, как правило, является хранилище данных, пополняемое в одностороннем порядке первой из них и используемое в качестве информационного источника второй.

Если говорить о финансовой стороне управления товародвижением в дистрибуции, на что нужно обращать внимание в первую очередь?

Я считаю, что одной из ключевых и своего рода системообразующих характеристик является себе­стоимость товаров. Значимость ее, я думаю, понимают все, кто занимается торговлей. Это самый важный показатель для многих сотрудников компании независимо от того, решают ли они вопросы финансовой отчетности или же следят за коммерческими результатами. Другое дело, что финансисты и коммерсанты зачастую по‑разному подходят к этой проблеме, что безусловно создает дополнительные сложности. А иногда и информационная система по умолчанию (то есть если не предпринимать специальных мер) может, образно говоря, смотреть то в сторону бухгалтеров, то в сторону коммерсантов.

Сложностью, обусловленной конкретно нашим бизнесом, пожалуй, является то, что товар от закупки у поставщика до продажи может двигаться по сложной, многоступенчатой цепи, причём двигаться довольно долго, и на протяжении всего этого времени себестоимость нередко корректируется. Но несмотря на все сложности подсчета, а также на то, что на себестоимость, как я уже сказал, различные категории сотрудников могут смотреть по‑разному, однозначно понимаемый конечный результат здесь обязательно должен быть.

Хотелось бы, чтобы вы более подробно остановились на сложностях расчета себестоимости.

Несколько лет назад мы в компании столкнулись с проблемой недоверия к себестоимости остатка ряда товарных позиций, что, надо сказать, послужило толчком к введению целого ряда усовершенствований как в управленческом плане, так и в плане автоматизации. Я уже говорил, что путь товара у нас может быть сложным и весьма растянутым во времени. Те или иные методы расчета себестоимости при этом бывают весьма наглядными и убедительными в том случае, если мы, образно говоря, следим за этим показателем, глядя вперед. Но вот в час «Ч» мы видим на складе некий товар, себестоимость которого вызывает недоумение. Мы хотим проверить — т. е. «раскрутить» историю вспять, и тут возникает масса нюансов. Где‑то система усреднила накладные расходы в партии, где‑то «схлопнула» их, и по прошествии недель и месяцев практически невозможно понять, из чего сложилась себестоимость остатка конкретного товара. А это, надо сказать, весьма актуальная и отнюдь не экзотическая задача. Мы решили данную проблему, введя (как содержательно, так и в информационной системе) новую складскую аналитику — инвойс. Инвойс однозначно связан с закупкой, а следовательно, и первоначальное появление товара в компании связано с тем или иным инвойсом. Так у партии появляется первый кирпичик себестоимости — закупочная цена. Новая методика (инвойс в качестве партиеобразующего элемента) позволяет легко и быстро проверить себестоимость списания (по цене инвойса плюс накладные расходы) и оперативно провести детальный анализ себестоимости остатка. Вот вам и ответ на вопрос, зачем надо было изменять стандартные механизмы — контроль и анализ.

Хочу рассказать о единственном случае, который заставляет несколько напрягаться при новой методике расчета. Привожу его специально, потому как при старой стандартной методике таких случаев было множество и именно от них мы пытались уйти. Допустим, товар на склад С2 по одному и тому же инвойсу приходит не весь целиком, а частями, причем один и тот же товар А из этого инвойса также приходит частями. Например, был приход на склад С1, а потом товар по этому приходу переместили на склад С2, но не единовременно, а несколькими фурами. Мало того, некоторые части товара А попали не в одну, а в разные фуры. Так вот, пусть при движении на склад С2 на себестоимость товара «накручиваются» накладные расходы. Тогда в общем случае себестоимость прихода на склад С2 одного и того же товара А по одному и тому же инвойсу будет разной. Как следствие, стоимость единицы в остатке товара А по этому инвойсу на складе С2 получится усредненной. Но при этом списываться товар по этому инвойсу будет по ФИФО, т. е. приходы на С2 (в рамках этого инвойса) выстраиваются по дате прихода на данный склад по возрастанию и себестоимость первого списания будет равна себестоимости первого прихода на С2. При этом одно списание может «выбирать» товар частично из одной партии, частично из другой, если под одно списание не хватает остатка одной партии прихода. Тогда себестоимость списания будет некой средневзвешенной. Это «микро» та ситуация, какую мы имели раньше. Но, во‑первых, она встречается крайне редко, а во‑вторых, ее всегда легко будет «раскрутить», потому что «копаться» надо будет только в одном инвойсе.

Хочу подчеркнуть, что и в первом и во втором случаях мы использовали метод расчета себестоимости по ФИФО. Это говорит о том, что термины «метод расчета по ФИФО» или «метод расчета по ЛИФО», которые для несведущего человека являются исчерпывающими, на деле крайне малоинформативны. Например, при методе подборки инвойса по ФИФО по дате регистрации не обеспечивается метод ФИФО по партиям прихода на склад (в рамках одного склада), поскольку порядок прихода на склад может отличаться от порядка входа инвойсов в компанию. С другой стороны, при межскладских перемещениях порядок входа инвойсов в компанию не изменяется, а следовательно, не изменяется и порядок списания. То есть здесь ФИФО работает не в разрезе склада, а в разрезе компании. И еще один пример. Если при отгрузке подбор инвойсов по методу ФИФО осуществляется при резервировании, то соответственно ФИФО обеспечен в момент резервирования. Если списание (разноска расходов) будет проводиться в порядке, отличном от порядка резервирования, то порядок списания инвойсов будет уже отличаться от ФИФО. Таким образом, в этих двух примерах при списании используется метод ФИФО по дате регистрации инвойса на момент резервирования заказа. Важно, чтобы все ключевые сотрудники компании, которые занимаются вопросами себестоимости, понимали и были согласны с принятым в данной компании алгоритмом её расчета.

В ряде случаев особенности работы конкретной информационной системы, а также специфика отношения к расчету себестоимости со стороны от­дельных департаментов, если можно так выразиться, сами уводят нас от корректного и однозначно понимаемого результата. Классическим примером тут является расчет корректировок себестоимости, которые могут относиться либо на дату самой корректировки, либо на дату изначальной проводки. В первом случае мы на любую дату видим одну себестоимость, во втором — на различные даты разные её значения. Однако в первом случае мы меняем себестоимость «задним числом», а во втором — видна история изменений. То есть два отчета, построенных на конкретную дату, но с разницей в несколько дней, в первом случае могут выдать разные результаты, а во втором это исключено. Я говорю о чисто формальных и понятных различиях. Сложность в том, что бухгалтеры однозначно хотят видеть корректировки на текущую дату, а коммерсанты — часто наоборот. Более того, бухгалтерские и коммерческие отчеты одной и той же информационной системы (опять‑таки по умолчанию) в первом случае как бы становятся на сторону бухгалтеров, а во втором — на сторону коммерсантов, в известном смысле еще больше углубляя имеющуюся двусмысленность. Потом по этим расхождениям может возникать масса вопросов.

Насколько вообще критична для бизнеса не просто корректность, но и абсолютная прозрачность, то есть прослеживаемость в обоих временных направлениях расчета себестоимости?

Как я уже говорил, очень важен анализ себестоимости того или иного товара. А это всегда движение назад по временной шкале. Кроме того, вообще говоря, «прозрачность» алгоритмов и простота контроля может пригодиться для внешнего аудита систем с целью, скажем, получения неких сертификатов. Напрашивается еще один пример, когда нужна простота аудита со стороны. Как дистрибьюторы, так и складские операторы при развитии и укрупнении своего бизнеса могут выйти на уровень работы с клиентами в соответствии с принципами 5pl. В этом случае мы фактически переходим к схеме закупки товаров по поручению клиента, и все принципы работы в конкурентной среде, в соответствии с которыми мы скорее скрываем свои расходы, тут же меняются на фактически противоположные. Прозрачность становится конкурентным преимуществом: клиент всегда может провести аудит себестоимости товара в системе оператора, что весьма способствует доверительным отношениям. Пока мы не работаем по такой схеме, но как ситуация сложится завтра, никто не знает.