Когда в крупном территориально распределенном холдинге принимаются управленческие решения, консолидация данных может стать важнейшей проблемой для руководства. О том, как эта проблема решалась у одного из ведущих мировых перевозчиков энергоносителей, мы побеседовали с Ильей Молодовым, начальником отдела ИТ ОАО «Совкомфлот».

Intelligent Enterprise: Проект внедрения BI‑системы в «Совкомфлоте» начался через несколько месяцев после начала кризиса. Почему он был столь важен для компании, кто был его инициатором и как происходил выбор решения?

Илья Молодов: «Совкомфлот» является крупным холдингом, и если раньше мы занимались только перевозкой энергоносителей — газа и нефтепродуктов, то теперь наш бизнес приближается к источнику самой энергии, вплоть до разработки месторождений. Соответственно в нашу структуру входит несколько территориально распределенных представительств, занимающихся различными аспектами бизнеса. Причем такая структура не была заложена изначально, а дополнялась посредством слияний и поглощений.

Понятно, что у каждой компании исторически были свои информационные системы, и видеть общую картину бизнеса, опираясь только на них, со временем стало крайне затруднительно. Внедрение единой информационной системы потребовало бы слишком много времени, средств и сил. В то же время, чтобы наладить управленческий учет, необходимо было обеспечить консолидацию формируемых данных. Особенно очевидно это стало после присоединения в 2007 году ОАО «Новошип» — крупной судоходной компании, базирующейся в Новороссийске. На консолидацию данных из разных компаний уходило слишком много времени, а управленческие решения нужно принимать быстро. Поэтому требовалось получать актуальную информацию в режиме «онлайн». Соответствующая задача была поручена ИТ‑департаменту, и встал вопрос о построении Management Information System (MIS). Стали исследовать, какие инструменты для этого есть на рынке, искать варианты. Но это процесс не быстрый, к тому же мы понимали, что сначала нужно провести аудит текущего состояния информационных систем в холдинге, выявить проблемы, связанные с автоматизацией, навести порядок внутри отдельных компаний. Поэтому параллельно с выполнением текущих задач развивалось собственное решение на базе нашего Web‑сайта, который с «внутренней стороны» представляет собой серьезный корпоративный портал. С его помощью мы произвели интеграцию многих информационных систем группы компаний, то есть, используя технологию .NET, создали дополнительные внешние приложения, позволяющие вести сбор данных и их анализ. При этом вид отчетов можно динамично настраивать, задав определенный набор параметров. Но разработка решения в нужном нам виде требовала больших трудозатрат, а штат ИТ‑специалистов довольно компактен — три немногочисленных подразделения на всю группу компаний. Поэтому необходимо было внедрение системы, обладающей широким функционалом в области BI и требующей минимальных доработок.

При выборе системы и подрядчика мы исходили из соображений, что нам нужно не просто внедрить комплекс ПО, а достичь заданного заранее набора целей. Условия ставились достаточно жесткие, и не многие ИТ-компании на них бы согласились. В итоге была выбрана компания SAP и ее BI-инструмент Business Objects. При этом все риски, связанные с выбором ПО, количества лицензий и так далее, исполнитель брал на себя. Нас интересовал лишь конечный результат. Да, за время подготовки к началу проекта внешние экономические условия существенно ухудшились, но поставленные задачи от этого не утратили свою актуальность. Финансовые потери, неизбежные, когда компания не может оперативно реагировать на изменяющиеся условия, гораздо выше затрат на этот проект, поэтому он имел очень высокий приоритет.

О компании «Совкомфлот»

ОАО «Современный коммерческий флот» — российская судоходная компания, один из ведущих мировых энергетических перевозчиков. «Совкомфлот» является крупнейшим российским морским перевозчиком. Имеет представительства, дочерние предприятия и офисы в нескольких городах России и за рубежом.

Расскажите о ходе проекта и о проблемах, возникших при внедрении системы…

Наше взаимодействие с SAP началось осенью 2008 года. До подписания контракта, конечно, был довольно долгий этап переговоров, когда специалисты исполнителя изучали наши нужды и пытались оценить свои трудозатраты. В ноябре была достигнута договоренность о проведении пилотного проекта, в рамках которого мы более подробно познакомились с функционалом предлагаемого решения и точнее оценили объем работ. В результате в первоначальный проект внесли необходимые коррективы, и в декабре был подписан договор.

Конечно, в проекте, согласно методологии, закладывалась определенная этапность с достижением конкретных значимых результатов. Однако реальность, как это обычно бывает, оказалась несколько иной. Ход проекта несколько менялся, но даже не из‑за исполнителя, а в связи с организацией собственных процессов или систем компании. Приходилось сдвигать сроки, договариваться, что решение некоторых задач будет перенесено. Но в итоге все поставленные цели были достигнуты.

Так, например, в рамках первого этапа планировалось обеспечить консолидацию данных по определенному бизнес-процессу. Мы начали с компании, в которой, как нам казалось, меньше всего проблем с представлением отчетности, так как она исторически входит в «Совкомфлот» и отделена от головной компании лишь территориально. Но оказалось, что теперь форма отчетности устарела, а на ее обновление, по причине жесткой организационной структуры дочерней компании, требуется затратить большие усилия. В итоге сроки выполнения подпроекта затягивались, а стоять на месте мы не могли, поэтому параллельно стали решаться другие задачи. Реальность оказалась такова, что ощутимые результаты появились лишь в мае, но уже в июне, как планировалось, основной проект по внедрению системы был завершен. Важно, что в ходе проекта у нас не возникало конфликтов с исполнителем, хотя их возникновение было вполне возможно, учитывая, что не все детали были оговорены до его начала.

Как известно, BI‑система может иметь довольно широкий круг потребителей — от узкоспециализированных аналитиков до самого высшего руководства. Кто стал пользователем вашей системы?

Конечно, изначально система ориентирована и на руководство, и на аналитиков. Мы приобрели практически весь функционал. В ней есть информационные панели для топ-менеджмента, предоставляющие информацию в интуитивно понятном виде и позволяющие при необходимости посмотреть более детально причины тех или иных показателей. Существует также аналитический блок с более сложным инструментарием и большими возможностями детализации. Для самостоятельного построения самых разнообразных отчетов пользователи с соответствующими правами могут использовать портальное средство Web Intelligence. Причем последнее, по нашему мнению, в будущем станет наиболее востребованным аналитическим инструментом в компании, так как именно сами аналитики должны понимать, в каком разрезе им нужно видеть информацию.

Но сейчас идет этап активного исследования системы пользователями, и еще не все понимают, как ею пользоваться, поэтому пока нужные отчеты формируются сотрудниками ИТ‑службы.

Некоторое время назад мы запустили журнал, отслеживающий действия пользователей в системе, и сейчас собираем статистику. Это позволит понять, как эффективней распределить права, какой функционал наиболее востребован.

Каковы итоги проекта? Каких действительно важных для бизнеса результатов удалось достигнуть?

Конечно, результаты есть, и хотя система все еще находится в тестовой эксплуатации, мы уже добились больших успехов. Сейчас мы видим информацию о большей части группы компаний в одном месте, и на фоне этого нам становятся хорошо видны многие изъяны в информационных системах или в бизнес-процессах. Все это «шлифуется», приводится в порядок. Базой для системы является семантический слой, основанный на хранилище, которое содержит агрегированные данные информационных систем группы компаний. На этом уровне все данные должны быть упорядочены и верны.

Пока у нас есть проблема с прогнозированием показателей рейсов. Это связано с множеством причин — из области как информационных технологий, так и организации процессов. Если раньше, скажем, судовладелец требовал выдавать бухгалтерские отчеты довольно редко, с определенной периодичностью, то теперь нужно, чтобы видны были результаты работы за каждый день. Ведь многие данные уже известны, и на их основе можно делать прогноз и до конца года, и даже на несколько лет вперед. Нужно лишь уметь эти данные собирать, а для этого, в свою очередь, требуется, чтобы все участники процесса вносили нужные данные в систему, причем делали это правильно. Флот большой, подразделений много, и каждую проблему приходится рассматривать с разных точек зрения. Сейчас все участники бизнес-процессов с помощью аналитической системы могут взглянуть на бизнес под своим углом, и каждый выявляет какие‑то недостатки в представлении информации, что позволяет нам в итоге сформировать целостную картину, исправить системы и процессы. Для нас сейчас это главный результат. Потому что даже незначительные ошибки на данном этапе могут привести к самым печальным последствиям.

И только когда все недочеты будут выявлены и все данные будут верны, мы сможем расширять области применения системы. Так, например, мы рассчитываем только за счет оптимизации рейсового планирования сократить потребление бункерного топлива судами группы компаний на 10—12% уже в 2009 году.

Кому нужна BI в организации

Леонов Игорь,
заместитель директора департамента по работе с корпоративными заказчиками ЗАО «НЦИТ “ИНТЕРТЕХ”»

Программные продукты для BI‑систем появились на российском рынке относительно недавно. С их помощью можно строить аналитику любого уровня и сложности. Это зависит от зрелости информационных систем предприятия и глубины функциональных задач, которые планируется решать с помощью BI‑систем.

Прежде всего BI‑системы — это основной инструмент для топ-менеджеров предприятий. Парадокс заключается в том, что на рынке практически не было профессиональных программных продуктов для высших руководителей предприятий, и появление ПО для BI‑систем от ведущих мировых вендоров открыло новые возможности для более эффективного управления предприятием. Теперь с помощью, например, SAP Business Objects можно легко работать в удобной программной среде, занимаясь стратегическим планированием, моделированием бизнес-процессов, анализом KPI и т.п. Наша практика показала, что в период экономического кризиса, когда вертикаль управления концентрируется практически на самом верху, спрос на ПО для BI‑систем не только не уменьшается, а, наоборот, возрастает.

В последнее время все чаще поднимается вопрос о предоставлении удобного ПО для аналитических систем в распоряжение менеджеров среднего звена. Это руководители, которым необходимо принимать обоснованные решения, контролировать эффективность работы своего подразделения — с одной стороны. А с другой стороны, в их обязанности входит подготовка разнообразной отчетности для вышестоящего руководства. Топ-менеджер при принятии решений руководствуется, как правило, укрупненными показателями. А вот детальный анализ ложится на плечи менеджеров среднего уровня.

Стоит отметить, что ПО для BI‑систем — удобный, быстровнедряемый и быстроокупаемый инструмент, позволяющий решать задачи управления территориально распределенным предприятием с разнородным информационным ландшафтом. С помощью интеграционных инструментов и единой НСИ мы можем консолидировать данные в рамках всего предприятия, а с помощью BI‑систем — получать в удобном виде и разрезе необходимую финансово‑экономическую и производственную информацию. В этом случае пользователями информации будут очень многие сотрудники, от узкоспециализированных аналитиков и руководителей подразделений до высшего руководства предприятия.