Современному российскому руководителю зачастую приходится принимать решения в условиях неопределенности и риска, что требует от него постоянно держать под контролем различные аспекты финансово-экономической деятельности своего предприятия. Информация, вовремя поданная, грамотно обработанная и систематизированная, в определенной степени гарантирует эффективное управление производством. И наоборот, отсутствие достоверных данных может привести к неверному управленческому решению и, как следствие, - к серьезным убыткам. В начале 90-х годов пользователи корпоративных программных комплексов в некотором роде пребывали в эйфории. Многим тогда казалось, что достаточно поставить на стол компьютер и жизнь значительно улучшится. Несколько позже эта эйфория сменилась иной: считалось, что достаточно купить готовую систему управления предприятием и развитие бизнеса станет легким и быстрым. Сейчас времена эйфории прошли.

От автоматизации бухучета к управлению предприятием

Стадию автоматизации бухгалтерского учета российские предприятия прошли сравнительно быстро: за 5-6 лет, а потом процесс замедлился. Дело в том, что хорошие бухгалтерские системы обеспечивают в первую очередь качественное ведение учета - безошибочно проводят расчеты, подготовку, заполнение, проверку и распечатку первичных и отчетных документов, переносят данные из одной печатной формы в другую, выполняют накопление итогов и исчисление процентов произвольной степени сложности, обращение к данным и отчетам за прошлые периоды. Однако набора бухгалтерских проводок сегодня недостаточно - это дает лишь статическую картину реальной ситуации, причем с запаздыванием по времени.

Современная информационная система должна обеспечивать создание и своевременную обработку всего необходимого набора документов, чтобы руководитель в любой момент времени получал реальную картину в динамике. На данном этапе речь идет не о системах принятия решений, а лишь о программных продуктах, позволяющих руководителю видеть и контролировать ситуацию. Такие программы фиксируют каждый выписанный счет, каждую отгрузку и т.п. В результате руководство предприятия, высший и средний менеджмент представляют себе реальную ситуацию и видят, откуда появилась та или иная цифра. В целом - при разумном руководителе и добротном программном комплексе - человеко-машинная система вполне способна эффективно управлять.

Значимость типовых моделей

Для минимизации затрат, связанных с разработкой специализированного ПО, крайне желательно, чтобы компания, выполняющая проект автоматизации, обладала готовой моделью-прототипом. Такую модель следует рассматривать как квинтэссенцию управленческого опыта в данной отрасли, и она значительно сокращает время описания рутинных процессов (которые составляют большинство бизнес-процессов в любой компании).

Однако не стоит питать иллюзий: "готовое решение" - это отнюдь не панацея. Это всего лишь база для начала настоящей работы. Так, в перечне основных компонентов бизнес-модели вы не найдете конкретных данных - справочника изделий, плана счетов, перечня складов и т.п. Готовое решение обязательно нуждается в настройке и доводке, которые включают разработку и описание действительно индивидуальных, "эксклюзивных" процедур бизнес-процесса заказчика.

Проблема "прошлого" и "настоящего"

Технология внедрения интегрированной системы управления предприятия состоит, по большому счету, из двух основных этапов: это разработка бизнес-модели и развертывание системы.

При классическом подходе к внедрению бизнес-модель формируется в целях усовершенствования процесса управления, когда руководство понимает, что предприятие должно перейти на новую ступень развития. Создание модели - процесс не быстрый и занимает обычно от четырех до девяти месяцев. При этом формируются две бизнес-модели: исходная («как есть») и целевая («как будет»). Описание исходной модели помогает выявить проблемы и недостатки в существующей системе управления предприятием.

Главный недостаток такого подхода к созданию бизнес-модели - разработка требует времени. Чем динамичнее развивается предприятие, тем меньше времени остается на описание ситуации «как есть». При несостыковке систем моделирования и системы автоматизации соответствия приходится обеспечивать «вручную», что не всегда эффективно и влечет за собой существенные затраты времени, сил и денег. Для постоянного поддержания бизнес-модели в актуальном состоянии требуются соответствующие условия: например, чтобы ее разработка и поддержка были возложены на некое специализированное подразделение, которое до начала проекта занималось разработкой организационной структуры компании, положений об отделах, должностных инструкций сотрудников. В реальности же такие отделы просто превращаются в хранилища документов. Происходит постепенное «отмирание» бизнес-модели, так как она перестает отражать реальное и ожидаемое состояние предприятия, и это сводит на нет все усилия по ее созданию.

Динамическое моделирование бизнес-процессов

В оптимальном случае среда бизнес-моделирования - это неотъемлемая часть системы. Идеально, если система содержит в себе встроенные средства динамического моделирования деятельности предприятия. Однако, не умаляя достоинств ПО, не стоит недооценивать и роль самого заказчика. Нельзя просто заказать автоматизацию -- необходимо принимать в ней самое деятельное участие. Только в этом случае предприятие-заказчик получает в итоге информационную систему управления масштаба предприятия.

С чего начать автоматизацию

Из числа сотрудников предприятия-заказчика следует сформировать рабочую группу, каждый сотрудник которой будет отвечать за свой участок работ по автоматизации со стороны заказчика. Сотрудники группы будут принимать участие во всех этапах работы и должны получить полное представление об идеологии функционирования системы. Руководителем группы должен стать сотрудник высшего звена управления предприятия-заказчика, который обязан четко представлять себе возможности программного продукта, схему действующего на предприятии документооборота и возможные его изменения в зависимости от того, как он будет реализован с помощью выбранного ПО.

Исследование

В рамках работ по подробному описанию бизнес-процессов и документооборота прорабатываются функции каждого рабочего места, конкретно определяются входящие и исходящие документы и все их взаимосвязи.

При описании технологии учета проводится практическое моделирование документооборота в рамках базовых разделов, подлежащих настройке под специфику предприятия. Описывается принятая на предприятии методология планирования и учета, технология работы на каждом конкретном участке в естественных для бухгалтера, финансиста, плановика понятиях объектов аналитического учета, отношений между ними и хозяйственными операциями. Определяется влияние документов одного раздела на документы других, оценивается удобство интерфейса, наличие того или иного типа документа; устанавливается последовательность внедрения рабочих мест, чтобы для каждого следующего автоматизируемого рабочего места первичные документы уже были сформированы.

Постановка задачи

На основании проведенных исследований определяются участки, подлежащие автоматизации, формулируются задачи, решаемые системой на каждом участке, устанавливаются сроки и стоимость работ. Утверждается техническое задание и календарный план работ.

Настройка

На этом этапе разрабатываются новые и дорабатываются имеющиеся базовые разделы. По мере поэтапной настройки разделов разработчик устанавливает готовые к производственной эксплуатации модули на компьютеры заказчика, а рабочая группа проводит приемку работ в объеме всех функциональных возможностей и требований.

Пусконаладка и обучение

Когда настройка и испытания системы в комплексе закончены, устанавливается рабочая версия системы и проводятся пусконаладочные работы. На этом этапе система настраивается для эффективной работы с аппаратными средствами, выполняются конвертация и импорт в систему ранее накопленных данных, если таковые имеются.

Особое внимание уделяется мероприятиям, направленным на дальнейшую поддержку системы в рабочем состоянии силами специалистов заказчика. Чтобы обеспечить разработку, доработку и настройку системы в период эксплуатации, разработчик должен обучить специалистов заказчика работе с универсальным инструментом моделирования. В результате заказчик будет способен самостоятельно поддерживать, а также развивать и совершенствовать систему автоматизации независимо от разработчика.

Что в итоге?

В итоге, имея на предприятии систему автоматизации, разработанную, установленную и настроенную в соответствии с параграфами технического задания, пользователь в любой момент, непосредственно в процессе эксплуатации системы, может скорректировать ее в ответ на изменения в реальной жизни: изменить описание объекта, установить необходимые связи, добавить новое понятие… Таким образом заказчик получает реальное внедрение системы - обеспечение ее функционирования с реальными данными в реальных производственных условиях.

Следует отметить, что внедрение системы автоматизации по описанной выше технологии не ограничивается жесткими временными рамками и не сводится к подмене персонала заказчика специалистами разработчика. Штатную работу с системой ведет персонал заказчика на реальных документах и данных. Разработчик поставляет систему, контролирует действия персонала заказчика, консультирует его по выполнению операций в системе, исключает возможное появление аварийных ситуаций. Тем самым разработчик не отстраняется от ситуации "после внедрения", а постоянно ощущает ответственность за состояние дел на предприятии.

Так что у заказчика остается выбор: купить систему у разработчика и потом "разбежаться" либо завязать с ним партнерские отношения.

Сергей Скибин - сотрудник компании "Омега" (http://www.omega.ru). С ним можно связаться по e-mail: market@omega.ru.