Сократите число поставщиков тонера, покупайте меньше принтеров - и ваша компания существенно снизит расходы на печать, так?
Эти меры могут принести некоторую пользу, однако не решат всей проблемы. Избрать такой подход при оценке общих затрат на печать - все равно что смотреть на эти затраты через перевернутый бинокль. И напротив, осознание реальных расходов компании на печать, многие из которых скрыты, а также поиск путей их снижения или устранения могут оказать самое благотворное влияние на итоговые показатели компании.
"Вместе с реальными клиентами мы изучали формирование полной стоимости владения ИС и "послойно" рассмотрели все процессы, - сказал Джим Херст, директор компании Ashburnham Group. - Большинство людей думает только о принтерах, тонере, бумаге, обслуживании и электроэнергии. А так можно учесть лишь около 10% расходов компаний на печать".
В число клиентов Херста входят такие компании, как Xerox, Lexmark International и IBM. Согласно его оценкам, типичная компания тратит на печать от 6 до 15% общего дохода.
Трудность заключается отнюдь не в сокращении видимых затрат на печать, составляющих лишь около 0,07 долл./стр., говорит Херст. Главная проблема - выявление скрытых расходов, которые могут доходить до 0,63 долл./стр. Именно эти скрытые затраты определяют общую картину, считает он. Расходы на одну только техническую поддержку информационных систем доходят до 0,035 долл./стр. "20-30% всех звонков в службы технической поддержки касаются принтеров, - говорит он. - Каждый такой звонок стоит компании не менее 20 долл., а если потребуется прислать специалиста - до 120 долл. А еще есть стоимость установки нового принтера...".
Херст указывает, что в сумму других скрытых расходов, которые следует учесть в уравнении общей стоимости печати, входят 0,035 долл./стр. за системную инфраструктуру (оборудование и программное обеспечение, требуемые для подключения принтера в сеть), 0,035 долл./стр. административных расходов, относящихся к покупке принтеров и расходных материалов, а также 0,196 долл./стр. за время, потраченное пользователями на то, чтобы распечатать документы, собрать их, откопировать и скрепить.
И наконец, самую большую статью расходов, около 0,329 долл./стр., составляют затраты на процессы, относящиеся к жизненному циклу документов. Сюда входят траты на систематизацию, хранение и переплет документов, а также их поиск, пересылку по почте, упаковку для отправки, бланки и утилизацию отходов. Оказывается, компания может немало сэкономить, снизив действительную стоимость печати!
Чтобы устранить все лишнее, консультанты и их компании-партнеры должны внимательно изучить документооборот своего клиента, говорит Херст. К примеру, анализ крупных расходов на сетевую печать помог компании Princess Cruises найти пути сокращения количества печатных материалов, говорит Марина де Гевара, менеджер по обработке данных. "Мы стараемся убедить пользователей печатать только то, что им необходимо", - пояснила она.
Раньше Princess Cruises отправляла на свои круизные суда так много бумаг, что для этого приходилось использовать палубные контейнеры, говорит де Гевара. "Теперь мы передаем большую часть информации через спутник, - сказала она. - Команда сама выбирает, что печатать".
Интеграторы нашли немало путей сокращения расходов своих корпоративных клиентов на печать. К примеру, Интернет является прекрасным средством снижения затрат на печать в системах, основанных на мэйнфреймах, говорит Аннетт Рейнор, специалист по принтерам и совладелец реселлерской фирмы XSI. Перенеся печать с мейнфреймов в Интернет, говорит Рейнор, корпорации избавятся от дорогостоящего сопровождения старого оборудования и дорогих специальных линий связи, часто требуемых для дистанционной печати.
Для компаний, в которых еще используются системы на мейнфреймах, такие поставщики как Xerox и Solimar Systems предлагают программные пакеты, которые преобразуют потоки данных в формат, пригодный для вывода на лазерный принтер, сказала Рейнор. Значительную экономию затрат способны дать сетевые принтеры, способные принять документ по электронной почте и напечатать его без участия ПК, говорит Рейнор. "В рамках использования Интернета клиенты могут посылать документы в виде PDF-файлов. Получатель может выбрать для печати лишь то, что ему нужно, а не печатать весь 1000-страничный отчет".
Даже простое сокращение числа используемых компанией принтеров может вылиться в немалую экономию, говорят некоторые интеграторы. "Лучше оставить ограниченное число принтеров, каждый из которых обслуживает несколько сетевых пользователей, чем держать множество принтеров, разбросанных по всей компании, - считает Джерри Гейллард, вице-президент по услугам интеграции из компании BMC Solutions, реселлера принтеров фирмы QMS. - Это снижает расходы на обслуживание, позволяет централизовать закупки расходных материалов и уменьшает трафик в сети".
"Иногда удаленные филиалы и центральный офис используют разные марки принтеров, а это увеличивает затраты клиентов на расходные материалы", - говорит Рейнор.
В других случаях снизить общие расходы на печать может, наоборот, увеличение числа принтеров, говорит Дженнифер Стефаникс, менеджер по интеллектуальным решениям для печати из компании Standard Register, реселлера принтеров фирмы Lexmark.
