Задача компании "Эталон-Авто" - предоставление услуг талонной системы обеспечения топливом автотранспорта. Иными словами, она распространяет талоны на бензин и дизельное топливо и гарантирует, что их обязательно примут на любой автозаправочной станции, входящей в список АЗС, сотрудничающих с фирмой "Эталон-Авто".

Вообще-то понятие "талоны" несет в себе существенно большую смысловую нагрузку, чем это может показаться на первый взгляд. Чтобы потребитель обменял определенное количество дензнаков на определенное количество талонов, он должен быть уверен в том, что эти талоны послужат адекватным платежным средством. А для этого нужно не только, чтобы талоны были защищены от подделывания (талоны "Эталон-Авто" печатаются в "Н.Т. Граф - одной из двух компаний, имеющих лицензию Министерства финансов на печать ценных бумаг, и имеют не меньше степеней защиты, чем билеты банка России) и принимались на как можно большем количестве АЗС (на октябрь 1999 г. таких станций в Москве и Московской области было уже около пятидесяти, а предварительные договоренности существовали уже с двумя сотнями станций).

Важно, чтобы был налажен учет и контроль талонов. Чтобы каждый талон был обеспечен реально существующим топливом и чтобы был своевременно учтен каждый проданный и каждый погашенный талон. Представить себе, как все это будет работать без соответствующей ИТ-инфраструктуры, невозможно. Забегая вперед, процитируем слова директора по развитию бизнеса компании "Эталон-Авто" Максима Крымского: "Без автоматизации не было бы и нашего бизнеса. Я бы еще согласился на неавтоматизированный бухгалтерский учет, но работа с талонной системой без системы автоматизации была бы невозможна".

В марте 1999 г. новообразованная компания "Эталон-Авто" начала работать с консалтинговой компанией R-Style Trust (http://www.trust.softlab.ru). В качестве субподрядчика была привлечена компания R-Style Software Lab. (http://www.softlab.ru), разработчик "Универсальной Бухгалтерии", которая и легла в основу системы автоматизации оперативного учета продаж ГСМ по талонам.

"Мы довольно долго корректировали постановку задачи, - говорит Максим Крымский. - Сначала мы автоматизировали только расчеты с дилерами, затем, по мере развития компании, пришли к выводу, что нам необходимо иметь в каждом регионе дистрибьютора, у которого будут собственные дилеры. Таким образом, в каждом регионе, например в Москве, у нас есть генеральный дистрибьютор, который заключает дилерские договоры, дилеры работают с конечными потребителями. Потребителями являются только юридические лица. Дистрибьюторы работают с дилерами, дилеры - с конечными потребителями, а мы имеем процессинговый центр и обеспечиваем взаиморасчеты".

"Перед R-Style Trust была поставлена задача по проектированию схемы организации бизнеса в организации заказчика, разработке пакета типовых договоров, построению оптимальной схемы налогооблажения при продаже ГСМ по талонам, постановке бухгалтерского учета, разработке и внедрении системы автоматизации оперативного учета, - рассказывает генеральный директор компании R-Style Trust Александр Ашкинадзе. - Поиск возможных вариантов автоматизации оперативного учета привел к заключению о целесообразности использования для этих целей специализированных планов счетов, отражающих движение бензина, талонов и денежных средств. Инструментом по обработке таких планов счетов была выбрана "Универсальная Бухгалтерия" версии 1.10, как отвечающая всем требованиям разработчиков и заказчика. Специально для автоматизации оперативного учета талонов была разработана подсистема FuelCupon (клиент - Windows 95/98/NT, сервер - Microsoft SQL Server). Она взаимодействует со сканером штрих-кодов с одной стороны, и с "Универсальной Бухгалтерией" в плане подготовки проводок - с другой".

Система автоматизации оперативного учета продаж ГСМ по талонам, разработанная усилиями R-Style Trust и R-Style Software Lab., состоит из учетного ядра, АРМ'ов сотрудников "Эталон-Авто" и аналитической системы. Учетное ядро ведет учет талонов, учет бензина, финансовый учет и дает возможность строить прогнозные балансы по всем трем учетным планам. Состав АРМ'ов сотрудников "Эталон-Авто" соответствует оргштатной структуре компании. Аналитическая система работает на основе информации из учетного ядра и оперативных данных АРМ'ов, и предназначена для тех сотрудников компании, от которых зависит принятие решений - аналитиков, специалистов по развитию бизнеса и руководства компании.

После изготовления талонов в типографии их привозят на склад компании "Эталон-Авто" и приходуют. Строго учитываются талоны, отпущенные со склада заказчикам, при этом обязательным условием является знание того, кому отпущено сколько талонов и с какими серийными номерами - по этим данным определяется количество топлива, которое потребуется для отпуска бензина по этим талонам. Это топливо заказывают на нефтебазе и доставляют на АЗС.

Для своевременного учета погашенных талонов курьеры-инкассаторы ежедневно посещают офисы всех компаний - партнеров "Эталон-Авто", и собирают погашенные талоны. В процессинговом центре "Эталон-Авто" номера талонов вводятся в учетную систему посредством автоматического сканера штрих-кодов. Процедура ввода сотни талонов занимает меньше минуты, а на ввод дневной порции талонов уходит примерно полчаса. Учетная система "знает" путь каждого талона. Она может ответить на любые запросы менеджеров, как элементарные ("Сколько всего талонов принято из типографии?"), так и не очень ("Хватит ли нам 20-литровых талонов на бензин АИ80 на все текущие заказы?"). "С тех пор, как система введена в действие, у нас все сходится до литра", - говорит г-н Крымский.

"Компания "Эталон-Авто" работает на рынке сравнительно недавно, но уже успела очень хорошо зарекомендовать себя, - говорит Николай Андреев, начальник отдела снабжения ОАО "Московский трубный завод" (клиент "Эталон-Авто"). - Благодаря внедренной у нее системе учета талонов мгновенно удовлетворяются любые наши информационные запросы".

Как будет развиваться учетная система "Эталон-Авто"? "Мы думаем о возможности учета оперативных данных посредством телекоммуникаций. Кроме того, сегодня многие наши клиенты уже начали интересоваться возможностью оплаты по смарт-картам, и мы начинаем работы в этом направлении", - говорит Максим Крымский.