В начале 2005 года администрация Пермского края запустила проект по внедрению системы электронного документооборота, которая должна ускорить прохождение документов и повысить прозрачность работы органов исполнительной власти.

Понятно, что эффективность документооборота госструктур прямо связана с эффективностью их работы. Ведь документооборот в органах власти и в коммерческой организации — далеко не одно и то же. Основное различие состоит в том, что для коммерческого предприятия документ является вторичным продуктом по отношению к товарам, которые оно производит, а для властных структур — первичным (здесь мы, конечно, не говорим о консалтинговых или юридических компаниях, для которых документы также представляют собой главный продукт деятельности).

Инструмент, позволяющий организовать эффективное взаимодействие на всех уровнях исполнительной власти, и потребовался администрации Пермского края. Причем задача создания такого инструмента стала еще актуальнее после слияния Пермской области и Коми-Пермяцкого автономного округа. «Мы внимательно наблюдали за окружающей обстановкой, изучали мировой опыт и поняли, что следующим этапом повышения эффективности документооборота должен стать переход на новые технологии», — говорит Алексей Ковыев, руководитель аппарата администрации Пермского края, курирующий проект. Путь к автоматизации был, по его словам, долгим. «Но мы видели, что в бизнесе это применяется и дает результат, и решили идти тем же путем», — рассказывает Алексей Ковыев.

Без бумаг

Для достижения максимального эффекта администрация намерена отказаться от большей части бумажных документов и полностью автоматизировать работу с ними в электронном виде. «Мы понимаем, что ряд документов в любом случае должен храниться в бумажном виде, — поясняет Алексей Ковыев. — Но с печатью и подписью на бумаге может быть окончательный вариант документа, а промежуточные согласования и изменения вполне могут проходить как электронные». При этом планируется перевести в электронный вид не только архив уже существующих документов самой администрации, но и весь госархив Пермской области. Одним из наиболее важных элементов проекта является создание «единого окна» — интернет-портала, интегрированного с системой документооборота. Он позволит жителям края подавать документы и заявки в администрацию в электронном виде и в реальном времени получать информацию об их прохождении по инстанциям.

Еще одна важная цель проекта — организовать управление потоками информации, оптимизировать маршруты движения документов. Когда будет организован мониторинг прохождения документа по инстанциям, система позволит автоматически строить соответствующие статистические отчеты. Оптимизация схем движения документов должна упростить многие процессы. Сейчас, по словам Алексея Ковыева, многие операции с документами проводятся последовательно, что сильно увеличивает время их обработки. С внедрением системы электронного документооборота специалисты разных отделов смогут одновременно работать с документами, если это будет нужно.

Выбор решения

Указание от губернатора края приступить к работе над проектом автоматизации документооборота поступило еще в начале 2005 года. Сначала ИТ-специалисты краевой администрации решили ориентироваться на отечественные разработки, но потом стало ясно, что эффективнее будет сразу опираться на лучшую мировую практику, ведь в современных системах документооборота западных поставщиков заложена современная бизнес-логика, основанная на большом опыте. «Мы ознакомились с рейтингом средств автоматизации документооборота, применяющихся во всем мире, узнали, с какими системами работают, например, госорганы США, — рассказывает Алексей Ковыев. — В результате мы выбрали решение на платформе EMC Documentum, это наиболее серьезный с точки зрения многих экспертов продукт. Он гораздо сложнее отечественных аналогов, его внедрение потребует от нас больших усилий, но и результат мы получим качественно иной». В ноябре 2005 года был проведен конкурс по выбору системного интегратора, и выиграла его компания «Крок».

На середине пути

До начала проекта был подготовлен его устав и подробный план ведения, так что все работы ведутся в четком соответствии с ним. «Для коммерческих структур проектный подход привычен, а для нас это новая схема работы», — отмечает Алексей Ковыев. Проект должен завершиться к концу 2006 года, пользователями новой системы станут 1150 человек.

Сейчас подрядчик вместе со специалистами администрации проводит обследование существующих процессов документооборота и их формализацию. Затем «Крок» должен представить рекомендации по оптимизации процессов движения и согласования документов. «Сопротивление сотрудников изменению привычных схем работы — главный риск подобных проектов, поэтому мы ведем популяризацию проекта среди работников администрации, в частности, запланированы ознакомительные семинары, обучение, — говорит Алексей Ковыев. — Ведь люди не станут активно использовать новую систему, пока не оценят те преимущества, которые она дает именно им».

Помимо аудита процессов документооборота компания «Крок» провела аудит существующей ИТ-инфраструктуры администрации Пермского края, в том числе парка ПК и средств телекоммуникации. Сейчас этот этап проекта уже практически завершен. «Должен измениться весь комплекс нашей ИТ-инфраструктуры, — уверен Алексей Ковыев. — Степень информатизации различных органов власти Пермского края пока далеко не однородна. У нас процесс внедрения ИТ шел несколько хаотично, и теперь мы будем приводить все в порядок, стандартизировать наши ИТ-ресурсы и процессы управления ими».

По плану разработка оптимизированных процессов документооборота администрации должна закончиться нынешним летом. Затем будет составлено техническое задание и разработана первая версия программного продукта, после чего начнется отработка отдельных функциональных модулей на опытных участках. В октябре предполагается приступить к опытной эксплуатации новой системы. Результаты каждого этапа реализации проекта будут контролировать эксперты из Пермской ассоциации профессионалов информационных технологий. «Это масштабный и очень важный для края проект, так что независимая оценка его этапов пойдет только на пользу», — комментирует Виталий Шилов, руководитель направления документооборота компании «Крок».

Экономия — не основная цель

Стоимость внедрения системы электронного документооборота составит около 2 млн. долл. «Рассчитав экономию бумаги, снижение трудозатрат на выполнение типовых работ, например, на сортировку документов, и сравнив эти значения с расходами на поддержку системы, мы поняли, что экономический эффект от автоматизации документооборота не очевиден, — говорит Алексей Ковыев. — Но основная цель внедрения системы для нас — не экономия. Главное, что у нас будет четкое понимание того, где в любой момент времени находится документ, мы получим полную ясность движения документов. Это позволит добиться большей прозрачности в принятии решений как для губернатора края и его заместителей, так и для граждан, которые смогут контролировать ход своих обращений».