Результаты оправдывают затраты

В Северном управлении строительства завершена автоматизация критически важных бизнес-процессов. Более того, CRM-модуль стал основой для системы делопроизводства и архива.

Компас вместо паруса

Решение задач автоматизации управления строительно-монтажного холдинга "Северное управление строительства" (СУС) начиналось, как это бывает обычно, с автоматизации бухгалтерского учета. На предприятии на базе управляющей компании был создан отдел информационных технологий, ответственный за внедрение и обслуживание всей вычислительной техники. Силами сотрудников ИТ-отдела построена небольшая вычислительная сеть, объединившая файл-сервер и несколько компьютеров бухгалтерии. Затем совместно со специалистами бухгалтерии и программистами ИТ-подразделения была внедрена DOS-версия отдельных модулей программы "Парус". Она позволяла автоматизировать бухгалтерский учет и расчет зарплаты для каждого предприятия компании. Внедрение "Паруса" показало явные преимущества информационных систем перед устаревшими методами ведения бухгалтерского учета.

В 2002 году в СУС пришли к выводу, что предприятию нужна новая единая информационная система, поддерживающая современные технологии. "ИТ-отдел доказывал необходимость перехода на новую систему, так как прежняя морально устарела и не позволяла готовить данные для руководства компании, -- говорит Сергей Иванов, заместитель финансового директора СУС по ИТ. -- Понимая это, нас поддерживал и высший менеджмент". Использовавшийся на тот момент функционал "Паруса" перестал удовлетворять потребностям компании, а вычислительная сеть достигла тех пределов, при которых становится необходимым применение клиент-серверных технологий. "Перед нами была поставлена задача предоставить руководству возможность с помощью единой информационной системы, в режиме реального времени видеть состояние финансовых, людских и материальных ресурсов всех предприятий компании, -- рассказывает Сергей Иванов. -- А в перспективе - еще и автоматизировать управление этими ресурсами, просчитывая оптимальные варианты. Менеджерам нужно было не только видеть состояние бухгалтерского учета, но и планировать бизнес".

Основной задачей внедрения системы являлось создание единого информационного пространства для всех предприятий компании, которое давало бы перспективы для развития системы. "Имея единую базу данных, можно делать всё", -- уверены сотрудники ИТ-отдела СУС, -- от простых сводов и отчетов до автоматизации управления ресурсами всей компании". Выбор программного продукта для автоматизации управления предприятием проводился в течение 2002 года. Рассматривались информационные системы "1С:Предприятие", "Парус", "Галактика", "Монолит" и "Компас". Выбор ERP-системы "Компас" был предопределен несколькими факторами. По мнению Сергея Иванова, в данной системе полноценно реализована технология клиент -- сервер, а стандартно поставляемые подсистемы имеют хорошее качество. Дополнительным преимуществом такого решения стала возможность связи ERP-системы с системой управления проектами.

Ход работ

Внедрение ERP-системы "Компас" в СУС началось в 2003 году и проводилось силами рабочей группы, состоящей из консультантов компании-поставщика, аналитиков СУС и представителей ИТ-отдела предприятия. Со стороны руководства проект курировали директор по учету и финансовый директор. Первоначально внедрялось четыре основных модуля системы - бухгалтерия, кадры, зарплата и склад. Первые два месяца проходила настройка модулей: модуль "Бухгалтерский учет" был внедрен только для управляющей компании, а модуль "Склад" -- на одном из складов. После пробной эксплуатации в компании началось полномасштабное внедрение системы.

Складской модуль был особенно важен для СУС, именно с него и началось внедрение. "Видеть с помощью информационной системы материальные остатки было для нас главной задачей. Расчет зарплаты и бухгалтерия были уже автоматизировали с помощью "Паруса", а склады считались на бумаге, после чего результаты вручную заносилось в "Парус"", -- рассказывает Сергей Иванов. Строительное предприятие подразумевает большое количество складов и имеющихся там материалов, так, у каждого предприятия СУС по нескольку складов. Внедрение складских модулей начиналось с организации выделенного вычислительного канала связи склада и управляющей компании. Затем на складе устанавливалось рабочее место системы "Компас". После установки "Компаса" на всех складах директор СУС по производству со своего рабочего компьютера может видеть все материальные остатки. Специфика строительной деятельности предполагает строгий учет всех материалов не только по отдельным объектам, но и по каждому прорабу с оформлением документов на передачу материалов в строительство и на возврат остатков.

Когда все офисы предприятий компании через выделенные каналы связи были объединены единой вычислительной сетью, там были установлены рабочие места системы. Для оперативного получения сводной информации по всем предприятиям фирмы программисты СУС написали модули по созданию консолидированной отчетности, так как система "Компас" такой возможности не предоставляла.

Первый (основной) этап проекта длился около года и был завершен к началу 2004-го. На следующих этапах расширялась функциональность корпоративной информационной системы. К январю 2005-го она охватывала все 12 предприятий компании, использующие в совокупности 125 лицензий на различные модули комплекса. На данный момент средствами ERP-системы "Компас" решаются задачи управления финансами (в том числе бухгалтерский и налоговый учет), персоналом (включая расчет заработной платы), управления закупками и запасами, учет основных фондов и управление затратами.

Особенности и трудности проекта

Одной из интересных особенностей проекта стало необычное использование CRM-подсистемы "Компас: Маркетинг и менеджмент". CRM-модуль не является модулем для работы с клиентами как таковыми, поскольку СУС не торговая, а производственная организация. Он стал основой для системы делопроизводства и архива. С помощью этой CRM-системы руководство СУС может посмотреть все документы, имеющие отношение к тому или иному поставщику либо субподрядчику, и соответствующую бухгалтерскую документацию. Создано единое хранилище документов (скан-копий), так что менеджер всегда может посмотреть любой документ "в оригинале". В электронном виде документы сохраняются в соответствующих журналах учета; таким образом, создано единое хранилище документов, привязанное к справочнику партнеров в системе "Компас".

Все удаленные площадки СУС работают с единой СУБД, физически расположенной на сервере управляющей компании холдинга, по технологии "терминал - сервер". Часть функционала используется на удаленных площадках в полном объеме, а часть - только для ввода исходных данных. Например, в области учета труда и заработной платы это означает, что на удаленных площадках ведется табельный учет, а непосредственный расчет зарплаты осуществляется в локальной сети центрального офиса компании.

Большой объем работ был связан с внедрением автоматического расчета заработной платы - в ходе проекта было настроено более 120 кодов для начислений и удержаний. Кроме того, в СУС используется такая форма расчета, когда зарплата, начисленная за какой-либо месяц, выплачивается только в следующем. Для реализации этой тактики консультанты компании "Компас" настроили специальный код начисления "невыплаченная зарплата", суммы по которому автоматически передаются в расчетную ведомость следующего месяца.

Не обошлось и без сложностей. Сергей Иванов обращает внимание на недостаточную задокументированность продукта "Компас". "В системе есть свои нюансы, но о них знает только разработчик, -- поясняет он. -- Нам приходилось разбираться с ними самостоятельно, что требовало и времени, и высокой квалификации наших ИТ-специалистов. Мы во многом сами донастраивали систему, правда на встроенном инструменте "Мастера Компаса". Конечно, это связано и с тем, что мы крупное предприятие со своей спецификой. Если бы мы были небольшой компанией со стандартной структурой и управлением, может быть, таких проблем у нас и не возникло бы ".
Кроме того, по словам Сергея Иванова, "Компас" представляет собой развивающуюся, сложную ERP-систему, которая требует постоянной технической настройки и поддержки. Тем не менее работой с компанией "Компас" в СУС довольны - несмотря на сложности, наладить взаимодействие заказчика с поставщиком удалось.

Итоги и перспективы

С вводом в эксплуатацию системы "Компас" создано единое информационное пространство для решения разных задач управления. В системе 125 полноценных лицензий, а рабочих мест, позволяющих просто видеть информацию, намного больше. Появилась поддержка автоматизированной связи и взаимодействия всех отделов и дирекций, введена единая система автоматизации документооборота предприятия. Все это создает расширенные возможности для ведения бизнеса в целом.

По словам Сергея Иванова, это было бы невыполнимо без "идеологической" поддержки инноваций в компании. "Сейчас выделяются средства на прокладку оптоволоконных кабелей для связи с удаленными субподрядчиками, -- говорит он. -- И наше руководство идет на эти затраты, чтобы ERP-система работала быстро и надежно. Ведь своевременно видеть состояние предприятия для строительной отрасли особенно актуально - на стройке необходимо учитывать всё".

В дальнейшие планы СУС входит полное внедрение всего функционала системы "Компас", в частности, начато внедрение модуля "Компас: Управление производством". От учета с помощью автоматизированной системы СУС будет переходить к планированию-- предстоит автоматизация работы планово-экономического отдела. Кроме того, планируется описание типовых маршрутов документооборота и внедрение модуля "Компас: Бюджетирование".

Что касается исчислимого эфекта, то в компании признают, что посчитать эффективность от внедрения такой информационной системы весьма сложно. "Мы просто изучали, какие новые возможности "Компас" даст предприятию в области управления, - рассказал Сергей Иванов. - У нас уже был опыт внедрения нескольких поколений информационной системы, и поэтому мы представляли, что мы хотим получить. Результаты оправдывают затраты! Теперь и налоговые инспекторы отмечают, что проверять нашу деятельность стало намного проще -- в любой момент мы можем предоставить полную и прозрачную информацию. И мне кажется, каждый руководитель будет рад возможности во время деловых переговоров увидеть, скажем, состояние расчетов с партнером на экране мобильного телефона или ноутбука".