Сергей Лосев

Рост бизнеса и появление новых подразделений финансовой группы "ИФД КапиталЪ" привели к необходимости унифицировать информационную систему для HR-отделов входящих в нее компаний. Прежде различные бизнес-подразделения группы пользовались разными средствами автоматизации HR-функций, такими как Oracle HRMS, "HRB/Зарплата" компании Roberson&Blums и ПО "1С". Естественно, что поддержка и администрирование нескольких (зачастую несовместимых между собой) HR-систем требовала повышенных затрат.

Выбор HR-системы

По итогам проведенного исследования выбор руководства "ИФД КапиталЪ" пал на систему автоматизации HR-служб "БОСС-Кадровик" компании "БОСС. Кадровые системы". "Когда мы рассмотрели вопрос внедрения новой процедуры в управлении персоналом, для которой требовалась консолидированная информация по сотрудникам нескольких подразделений, -- рассказывает Сергей Сычкар, директор по ИТ-развитию компании "ИФД КапиталЪ", -- то решение данной задачи в "БОСС-Кадровике" оказалось в пять раз дешевле, чем в конкурирующих системах, что позволяет судить о стоимости владения всеми этими продуктами.
С помощью "БОСС-Кадровика" стало возможным управлять хранилищами HR-данных и разграничивать права доступа, в том числе и удаленного. Кроме того, HR-система позволила решить такие потребности кадровых подразделений финансовой группы "ИФД КапиталЪ", как формирование базы показателей по кадровым процессам, настройка источников данных для получения формул расчета показателей на их основе, подбор вариантов управленческих решений по кризисным состояниям, генерация аналитических отчетов по произвольному набору показателей. Кроме того, удалось ужесточить контроль над численностью и стоимостью кадров и над соблюдением политик по управлению персоналом, появилась возможность формирования разнообразной отчетности по кадровым вопросам и была обеспечена корректность государственной и налоговой отчетности при соблюдении правил кадрового учета и расчета зарплаты.

Особенности проекта

В сфере кадрового учета и расчета заработной платы в финансовых организациях существует целый ряд особенностей. Например, для банков характерен расчет зарплаты в последний день месяца, а также использование 20-разрядных номеров счетов и специального плана счетов. В страховых компаниях, как правило, актуален вопрос поддержки многофилиальной структуры, и, кроме того, свои особенности имеет работа со страховыми агентами и аварийными комиссарами. "Все эти моменты, -- поясняет Дмитрий Таксер, руководитель отдела маркетинга компании "БОСС. Кадровые системы", -- учтены в решении "БОСС-Кадровик", внедренном в ИФД".

При автоматизации HR-службы "ИФД КапиталЪ" были последовательно реализованы предметная, учетно-технологическая и информационная компоненты системы. На первом этапе разработана единая кадровая политика в области управления персоналом, планирования и учета затрат в кадровой сфере. Затем созданы единые корпоративные справочники и классификаторы, настроены правила обновления справочников и учетных данных по труду, персоналу и принципам расчета оплаты. На завершающем этапе с помощью информационно-аналитической HR-системы "БОСС-Кадровик" были автоматизированы расчет зарплаты, кадровый учет, а также отчетность и анализ.

Особенность созданной в финансовой группе информационной HR-системы заключается в том, что различные бизнес-подразделения "ИФД КапиталЪ" для некоторых задач по-прежнему используют Oracle HRMS и "Roberson&Blums HRB/Зарплату". "Эти системы, -- уточняет Сергей Сычкар, -- сохранились лишь в тех подразделениях, где они включены в устоявшийся бизнес-процесс, не связанный исключительно с управлением персоналом. Например, расчет комиссионных, которые являются необходимой информацией для расчета страховых резервов. Дешевле было надстроить дополнительные процессы, касающиеся стратегического управления персоналом, чем ломать давно устоявшиеся процессы бизнеса".

Проблемы, которые возникли при внедрении, связаны с подготовкой тестовой среды и телекоммуникационных каналов. "Для их решения, -- комментирует Сергей Сычкар, -- мы сами придумывали обходные пути, например, создание оптимизированной частной сети, процедуры тестирования и т. п. Когда же возникали такие проблемы, как сопротивление новым процессам,
мы действовали путем переговоров, убеждения и информирования".

Работа из центра

C помощью разработанных компанией "БОСС. Кадровые системы" программных интерфейсов данные поступают в основное централизованное HR-хранилище на основе СУБД Oracle 9i. "Стоит особо отметить проблему интеграции программного средства в уже существовавшую в "ИФД КапиталЪ" информационную среду, -- говорит Дмитрий Таксер. -- В условиях бурного развития парадигмы SOA особое значение приобретает интеграция специализированных систем: универсальный независимый интерфейс, реализованный в HR-системе, пригоден для стыковки практически с любыми внешними решениями".

Созданная в "ИФД КапиталЪ" HR-система обслуживает, в частности, работников финансовой группы, предоставляя средства защиты от несанкционированного доступа и позволяя создавать разнородные отчеты в форматах Word, Excel, а при необходимости -- выгружать данные в другие информационные базы. Кроме того, форматы данных выходных документов, формируемых "БОСС-Кадровиком", полностью соответствуют требованиям Госкомстата, МНС и ПФР.

Решение используется 21 сотрудником отделов кадров финансовой группы и поддерживается централизованно, включая поддержку справочников, классификаторов и форм отчетности. Его параметры абсолютно стандартизированы, что позволяет соблюдать общие принципы кадровой политики и корректность сравнения параметров различных предприятий группы.

Внедрение кадровой базы данных, унификация и контроль процедур позволили не только контролировать численность и существенно минимизировать риски, связанные с соблюдением трудового законодательства, но и дали возможность постоянно анализировать движение персонала, акцентируясь на его причинах. Данная информация является основой для своевременного внесения изменений в существующие в "ИФД КапиталЪ" мотивационные программы для сотрудников.

Дальнейшее развитие HR-системы

В ходе реализации проекта финансовая группа "ИФД КапиталЪ" вынесла ряд полезных уроков и на их основе выработала новые принципы организации ИТ-отдела. В частности, был назначен ответственный за HR-систему - на этапе внедрения эти функции взял на себя менеджер проекта, а на этапе эксплуатации - координатор и аналитик. Для обслуживания СУБД Oracle нужен и системный администратор, который на эти цели расходует до 50% рабочего времени на этапе внедрения и около 30% -- при ее эксплуатации.
Кроме того, HR-система должна находиться в постоянной доработке с учетом меняющегося законодательства, изменений в штатном расписании и кадровой политике. Многое в этой работе, включая обновление дополнительных форм отчетности, сотрудникам ИФД приходится делать самостоятельно. Следовательно, необходимы процедуры для установки изменений в тестовую среду, проведения непосредственного тестирования и разъяснения изменений пользователям системы. Учитывая, что подобные тестовые процедуры могут вызывать блокировку данных, необходим агент для высвобождения заблокированных пользовательских сессий. При этом HR-система должна быть централизована и иметь консолидированную базу для анализа.

Развитие проекта после ввода "БОСС-Кадровика" в промышленную эксплуатацию не остановилось. Связано это, во-первых, с ростом бизнеса "ИФД КапиталЪ" и, во-вторых, с дальнейшим совершенствованием архитектуры и инфраструктуры HR-системы. Так, в самое ближайшее время планируется переход на Oracle 10g - это повлечет за собой задачи переноса данных и разработки бизнес-процедур с учетом возможностей новой версии СУБД.

"Как продолжение кадрового модуля, -- рассказывает Сергей Сычкар, -- в настоящий момент мы разрабатываем бюджетный модуль "БОСС-Кадровика", который не только обеспечит управление затратами на персонал в текущем режиме, но и решит проблему контроля за результативностью деятельности и позволит менеджменту своевременно принимать необходимые для повышения эффективности бизнеса решения."