Что первично: потребности пользователей, для удовлетворения которых так или иначе можно применить любые продукты, или удобство решения, подталкивающее к тому, чтобы использовать все новую и новую функциональность? Чаще события развиваются по первому сценарию: худо-бедно, хитроумно преодолевая многочисленные препятствия, ИТ‑служба мужественно видоизменяет свое или чужое ПО до той степени, чтобы им наконец можно было пользоваться. Редко, но бывает и иначе, когда возможности продукта начинают инициировать применение его во все новых и новых функциональных областях. История использования системы EMC Documentum eRoom в «Еврофинанс Моснарбанке» показательна именно с этой точки зрения.

Вначале у специалистов «Еврофинанс Моснарбанка» была частная, но вполне конкретная задача: подыскать средства управления проектами. Речь шла о проектах инвестиционно‑девелоперских, строительных, в которых число и сложность документов велики, сами материалы могут быть весьма специфичны (как чертежи, например), а точность соблюдения сроков критична для бизнеса. При этом желательно было добиться максимальной гибкости и дать пользователям возможность вести дела неформально — так, как они сами сочтут нужным.

В банке уже имелись средства автоматизации документооборота и коллективной работы, в том числе система, поддерживающая организационно-распорядительную документацию (ОРД) на базе портального решения, интранет-портал со справочной информацией и средства учета договоров. Но все эти приложения были разрозненными, никак между собой не связанными и «ручной выделки» — на основе заказных или собственных разработок либо приложений, не имеющих достаточных возможностей по масштабированию и интеграции. Поэтому «был велик соблазн», как говорит Марат Хайретдинов, вице-президент «Еврофинанс Моснарбанка» и директор департамента информационных технологий (ДИТ), разом решить множе­ство проблем с помощью одного продукта.

е-комната

Таким пакетом сочли систему EMC Documentum eRoom — веб-пространство для совместной работы, которое ориентировано на поддержку взаимодействия распределенных проектных групп. По мнению Марата Хайредтинова, в EMC Documentum eRoom много положительного и прежде всего — интерфейс, в котором организовывать комнаты, создавать группы и формировать среду общения может не только программист, а любой менеджер, наделенный соответствующими правами. «Меня поразило в этой системе, что для ее использования требуется минимальное участие ИТ‑службы, организовать работу в состоянии сами менеджеры, — вспоминает Марат Хайредтинов. — Что руководитель считает нужным, то он и может сделать. Ведь ИТ-отдел всегда трансформирует видение бизнеса, причём все же делает немного не то, что необходимо заказчику. А в этой системе менеджеры самостоятельно делают именно то, что им нужно. Конечно, надо приложить усилия, но никаких специальных знаний тут не требуется».

Марат Хайредтинов говорит и о других важных преимуществах:

  • широкие возможности вложения одного элемента в другой вплоть до помещения пользовательского диска C в запись базы данных (в ту же самую базу можно включать обсуждения), причем всё просто, методом drag-and-drop;
  • масштабируемость — базу данных можно размещать на нескольких серверах;
  • хорошие средства защиты, позволяющие удобно и просто регламентировать доступ, ЭЦП не предусмотрена, но есть другой инструмент подобного назначения — электронные сертификаты, дополнительное средство идентификации кроме логина и пароля.

Все эти средства так или иначе находят применение в банке.

Соблазн и необходимость

Со времени выбора системы прошло несколько лет, и в банке в сделанном выборе не разочаровались, напротив, на базе этого приложения постоянно конструируется новая функциональность. Постепенно, шаг за шагом, на базе EMC Documentum eRoom было реализовано документальное взаимодействие в рамках проектных команд и других постоянных или временных рабочих групп, внутри подразделений и между ними (в том числе, например, оформление заявок на доработку ИТ‑систем), а также поддержка ОРД и официального документооборота. Здесь же хранятся хелп‑системы по всем корпоративным ИС. «Практически всё, что раньше лежало в файловых каталогах, теперь находится в EMC Documentum eRoom, — рассказывает Марат Хайретдинов. — Это действующая база знаний, снабженная полнотекстовым поиском. И чтобы всё это реализовать, не потребовалось проекта внедрения как такового». Используется более сотни рабочих мест, в основном в системе работают руководители подразделений, менеджеры среднего звена.

«Работа секретариата сводится к тому, что сотрудники просто работают в своей “комнате”, но доступ на чтение к этой комнате имеют и все остальные подразделения банка, — рассказывает Марат Хайредтинов. — Другие подразделения также имеют свои “комнаты” как для внутренней работы, так и для ведения совместных с другими отделами проектов». Примечательно, что инструмент можно использовать сообразно степени зрелости: каждое подразделение «Еврофинанс Моснарбанка» использует «комнаты» по‑своему, как ему удобно. «Те вещи, которые требуют регламентации, например передача отчетности из филиала в центр, распоряжения, работа с договорами, приказами, у нас формализована, — поясняет Марат Хайретдинов. — Содержание одной части “комнат”, порядок работы в них регламентирован приказами по банку, а другая часть отдается на откуп самим пользователям, в них сотрудники работают по своим правилам, так, как им нравится».

Такой подход к организации труда создает у сотрудников, по мнению Марата Хайретдинова, «соблазн и необходимость» заниматься своей повседневной работой в EMC Documentum eRoom, а потом просто давать доступ к определенным ее разделам тем, кому это нужно. «Конечно, если нет регламентов использования информации, то любая система будет иметь изъяны, недостатки и бреши в безопасности, но это в первую очередь вопрос организационный», — заметил он.

Проблема единственная, но серьезная

Перенос унаследованных приложений из старых систем прошёл довольно быстро и безболезненно. Во многих случаях существовавшие документы были оставлены в прежних базах, а в eRoom лишь даны ссылки на них. «Когда в свое время мы делали наше первое хранилище электронных документов, — вспоминает Марат Хайретдинов, — мы не стали все бумажные документы сканировать и вводить, а заводили только новые документы, но уже в электронном виде. И уже через три года на бумаге практически не осталось никаких нормативных документов, такая миграция происходит естественным образом в процессе обновления нормативной базы предприятия, и это, на мой взгляд, более правильный и недорогой путь, чем форсирование событий».

Специальное обучение пользователей для освоения EMC Documentum eRoom не потребовалось, менеджеры быстро научились делать всё, что хотели, самостоятельно. Сотрудники ИТ‑департамента проводили обзорные лекции о возможностях системы, показывали, как они сами работают в ней, какие инструменты были разработаны ими для собственных нужд.

Единственная, но серьезная, по мнению Хайредтинова, проблема с EMC Documentum eRoom в России — очень слабая поддержка. «Возникающие проблемы и вендор, и его партнеры решают месяцами, а то и годами. Похоже, в EMC вообще не собираются развивать этот пакет, а при таком отношении Microsoft, конечно, одержит еще одну победу, что было бы очень жаль: продукт очень легкий в освоении и работе, действительно дружественный к пользователю, — подчеркивает Марат Хайретдинов. — А вот Documentum, напротив, очень тяжеловесный, поэтому даже имея возможность интеграции, мы на его платформе пока ничего не делаем».

Кроме того, несмотря на удобство системы Марат Хайретдинов полагает, что сложно было бы использовать eRoom для работы всех желающих в компании, поскольку лицензии довольно дороги.

Необычное использование средств коллективной работы

Тем не менее использование системы EMC Documentum eRoom в компании все ширится. Например, соображения безопасности при работе с договорами повлекли интеграцию средства коллективной работы с Microsoft CRM. Потребовалось строго разграничить доступ к информации о наличии договоров и к их содержанию. С помощью тандема EMC Documentum eRoom — Microsoft CRM это удалось в полной мере: информация о договорах, например, лежит в CRM-решении и общедоступна для всех работающих с системой, а текст договоров в EMC Documentum eRoom могут прочесть только те, кто имеет соответствующие права. Таким образом выстраивается иерархия доступа. Некоторые варианты использования eRoom и вовсе необычны. Например, поддержка взаимодействия с внешними компаниями на уровне дирекции информационных технологий. Общение ДИТ с исполнителями ИТ-проектов также организовано на базе EMC Documentum eRoom. «Есть “внеш­няя” комната, и там выкладываются все заявки, проблемы, обсуждения с подрядчиками, — рассказывает Марат Хайретдинов. — Исполнители сразу получают уведомления о том, что появился новый документ, обозначена проблема, и начинают действовать. Вся переписка, общение и форумы хранятся в одном месте. Те, кто хочет с нами работать, используют этот интерфейс. При желании с помощью такого средства можно наладить очень эффективное общение, но этому мешают уже не технические, а организационные проблемы».

Еще один, тоже эффектный и тоже несколько неожиданный пример использования средства коллективной работы — консолидация отчетности. «Еврофинанс Моснарбанк» имеет много филиалов, естественно, возникает задача сбора и консолидации отчетности. Долгое время таблицы, подготовленные в Excel и заверенные подписью управляющего филиалом, передавались в головной офис по факсу, со всеми сопутствующими прелестями процесса. Теперь по предложению ИТ‑департамента от каждого филиала поступают отсканированный образ отчета и файл с данными в формате Excel. По нажатии одной кнопки все полученные файлы собираются в один, и в EMC Documentum eRoom формируется отчет с обобщенными показателями по всему банку. Эта функциональность реализована собственными разработчиками с использованием пакета API.

Одно из направлений, для которых в «Еврофинанс Моснарбанке» планируют использовать средство коллективной работы, — управление бизнес-процессами. «Есть российский продукт eFlow, который вместе с Documentum продвигают российские разработчики, — говорит Марат Хайретдинов. — В нем можно описывать бизнес-процессы, а затем в соответствии с этим описанием в eRoom автоматически организуются нужные комнаты и папки. Возможно, в ближайшем будущем мы применим такой подход к упорядочиванию процессов».

Примеров, когда столь широкий спектр задач решался бы средствами одного продукта, известно немного, но вряд ли такое положение дел можно объяснить лишь любовью ИТ‑службы банка к EMC Documentum eRoom, даже при всех достоинствах этого продукта. В «Еврофинанс Моснарбанке» привыкли любое изменение в ИТ‑системах оценивать с точки зрения эффективности для бизнеса, учитывать экономическую эффективность (см. интервью с Маратом Хайретдиновым здесь же, в рубрике «Человек номера»). Видимо, именно она и подталкивает к использованию разнообразных средств автоматизации коллективной работы, в том числе и для неформальных, не формализованных видов взаимодействия.