Для проектного института, каким является «Нижегороджелдорпроект», вся работа связана с документами, они же представляют и его основной товар. Институт в основном работает для Горьковской железной дороги, создавая документацию на строительство и модернизацию практически всего, что связано с железнодорожным транспортом, — зданий и сооружений, путевого хозяйства, подвижного состава, связи и электрификации; ведет геодезические и геологические изыскания.

Документов множество, причём самых разнообразных: сметы, чертежи, расчеты, пояснительные записки, письма заказчиков… Сроки исполнения как проектов в целом, так и их отдельных этапов считаются важнейшими ключевыми параметрами. И основная цель проекта внедрения СЭД состояла в том, чтобы повысить прозрачность процессов проектирования. Кроме того, есть общая для таких учреждений проблема — архив. Сооружения живут десятилетиями, и относящаяся к ним документация должна быть доступна в любой момент. «Нижегороджелдорпроект» — институт с историей, его архиву более полувека, и работать с ним нужно по возможности оперативно.

Задачу выбора адекватного средства решал ИТ-отдел института. Рынок систем электронного документооборота был проанализирован по следующим критериям:

  • минимальный бюджет пилотного этапа внедрения;
  • простота освоения программного продукта — возможность продолжить внедрение основных функций собственными силами;
  • богатый начальный функционал — возможность приступить к работе в системе с первых дней внедрения;
  • открытая платформа — возможность последующей интеграции с существующими информационными системами и базами данных;
  • СЭД как «генератор порядка» — возможность формализовать бизнес-процессы на ее основе;
  • присутствие компетентного партнера в Нижегородской области.

Всем этим требованиям удовлетворила система электронного документооборота DocsVision; нашёлся и партнер в Нижнем Новгороде — компания «Кродо». Свою роль сыграла и совместимость системы с основной технологической платформой заказчика — продуктами Microsoft: в качестве серверной ОС используется Microsoft Windows Server 2003, СУБД — Microsoft SQL Server 2005 Standard, средство разработки — Visual Basic 6.0.

Надо заметить, что сформулированные требования весьма типичны и естественны для некрупных российских предприятий. Расстановка приоритетов проекта тоже была традиционной: начали с ОРД. Первостепенными были признаны эффективная система регистрации входящих-исходящих документов, единый архив всей организационно-распорядительной документации, системы контроля исполнения поручений и согласования документов. Вторым этапом решили создавать электронный архив проектной документации. Для него требовалось единое защищенное хранилище электронных образов документов, единое унифицированное «окно» доступа, а также система учета движения проектной документации в архиве и за его пределами.

В процессе внедрения была создана дополнительная библиотека карточек «Проектный документооборот» — карточки «Проект института», «Типовой проект», «Тендер», «Договор» и т. д. Разработаны технология и регламент ввода в систему отсканированных образов проектных документов. В канцелярии организовано рабочее место секретаря, оборудованное поточным сканером. Для ключевых сотрудников института — директора и его заместителей, главного инженера, начальников отделов — настроены рабочие места руководителей, включающие отчеты о ходе работ по проектам, выборки документации по объектам и т. д.

По мнению заместителя директора института по ИТ Дмитрия Чилина, очень коротко отзыв о проекте можно сформулировать фразой «что хотели, то и получили». «Поскольку мы много времени потратили на изучение и сравнение разных систем, неожиданностей для нас не было, — говорит он. — Мы хорошо представляли, чего стоит ждать от собственно платформы и её функционала, и при этом не питали иллюзий по поводу сроков разработки дополнительных модулей». Одним из самых сильных впечатлений Дмитрий считает то, что развертывание, внедрение системы и её вывод на «минимально контролируемый уровень» удалось произвести самостоятельно, силами одного человека, в течение двух дней. Речь при этом идет о самой платформе и модуле делопроизводства. «Как ни странно, этого оказалось достаточно для того, чтобы запустить процесс сквозной регистрации входящих, исходящих и внутренних документов, формирования отчетов, соответствующих бумажным журналам регистрации, выдачи заданий и получения отчетов о выполнении. Не так уж мало для двух дней», — подчеркивает Дмитрий Чилин.

Обычно при внедрении делового ПО заказчики, особенно небольшие компании, всеми силами стараются сэкономить на услугах консультантов, привлекать их как можно меньше. Иногда это приводит к не очень хорошим результатам, иногда хватает и собственной компетенции. В данном проекте была выбрана оптимальная, как считает руководитель проекта Андрей Непрель, схема взаимодействия с подрядчиком. Специалисты «Кродо» установили и настроили систему на рабочих местах сотрудников ИТ-отдела и секретаря. Параллельно с этим на основе технического задания проектировались и разрабатывались дополнительные модули, необходимые для автоматизации проектного документооборота. После разработки и установки три сотрудника института (двое из ИТ-отдела и секретарь) прошли обучение, и далее внедрение шло силами специалистов «Нижегороджелдорпроекта» при технической и консультационной поддержке со стороны подрядчика. Андрей Непрель отмечает: «Сложности при внедрении конечно же были, но в основном по организационным моментам, так как с технической точки зрения выбранную платформу можно назвать совершенной. Многое удалось сделать одними лишь настройками существующего функционала, без разработки дополнительных модулей. Например, канцелярию мы смогли запустить в промышленную эксплуатацию через неделю после старта проекта. Специально же разработанные модули, такие как “Учет движения архивных документов” и “Проекты института”, также не заставили себя долго ждать — уже через месяц архивариус начала переносить данные картотеки проектной документации в систему документооборота».

Дальнейшая деятельность по созданию дополнительных модулей показала, что результаты адекватны приложенным усилиям. К настоящему времени работа по их внедрению поставлена на поток, и, что важно, её плоды видны всё большему кругу специалистов, считает Дмитрий Чилин и замечает: «Здесь очень подходит поговорка “аппетит приходит во время еды”. Количество идей по автоматизации процессов значительно превысило первоначальное. Причем и степень автоматизации оказывается выше той, что планировалась на ранних этапах. Всё чаще возникает желание выбраться из рамок документориентированности и вовлечь в оборот данные».

Cистема документооборота используется уже почти два года, на ее базе реализовано немало дополнительных решений, и стало ясно, что этот продукт представляет собой не только систему автоматизации делопроизводства и контроля исполнения, но и инструмент консолидации и обработки данных всего парка программных средств, полагает Андрей Непрель. Механизм шлюзов модуля управления бизнес-процессами пришелся, по его мнению, как нельзя кстати в условиях использования множества разнородных продуктов, таких как расчетно-сметные приложения, системы автоматизированного проектирования, программы обработки данных инженерных изысканий, планово-экономические расчетные модули и т. д. Например, идет внедрение системы управления предприятием на платформе «1С», и специалисты ИТ-отдела совместно с консультантами из компании «Кродо» проектируют схему интеграции; реализованы система автоматизации учета хозяйственных договоров, а также система учета программного обеспечения на базе существующего с 1997 года подобного Paradox-решения; ведётся работа по сопряжению системы управления бизнес-процессами и САПР института. Механизм Windows Workflow Foundation, поддерж­ка которого встроена в последнюю версию DocsVision 4.0, позволит сделать это максимально эффективно. Дмитрий Чилин полагает, что широкие возможности интеграции DocsVision с различными приложениями пока ещё раскрыты не в полной мере, но у него есть уверенность, что с помощью этой системы удастся объединить и на уровне документов, и на уровне данных все бизнес-приложения, которые используются в институте. «Кроме того, мы планируем в ближайшее время завершить работы по объединению организационно-распорядительного документооборота с производственно-технологическим на уровне значимых данных, причем как атрибутивных данных карточек, так и данных приложений», — подчеркивает он и добавляет: «Теперь трудно представить работу института без нашей системы документооборота».

Не удивительно, что планов по развитию системы много. Намечено как качественное, так и количественное увеличение масштабов ее использования: заканчивается внедрение контура управления договорами, на очереди — интеграция системы электронного документооборота с интранет-порталом института на базе Microsoft SharePoint Server 2007. Параллельно идут работы по наполнению электронного архива: в базу данных уже загружены электронные образы чертежей за период с 1976 по 2000 годы. Первыми на очереди стоят наиболее часто используемые документы — сметы, пояснительные записки, генпланы и прочая проектная документация периода 1976 — 2004 годов. Сейчас размер базы данных архива составляет более 40 000 единиц, что равняется 50 Гбайт, однако ввод данных будет продолжаться и дальше.

В целом проект примечателен именно своей типичностью: часто встречающиеся проблемы, вполне традиционный подход, цели, актуальные для множества российских предприятий и организаций. Вот только СЭД за пару дней способны развернуть далеко не все.