В процессе роста и развития своего бизнеса компания столкнулась с новыми задачами в области управления. В частности, различные направления бизнеса и дочерние компании имели собственные системы управления, из-за чего существенно отличались финансово-экономические процессы, не существовало целостной финансовой структуры и методологии управленческого учета. Действовавшие учетные системы обеспечивали только учет по РСБУ и налоговый учет, в то время как подготовка консолидированной отчетности по МСФО требовала больших трудозатрат и времени. Кроме того, компанию не устраивала эффективность бюджетного процесса и контроля над расходами.
Для оптимизации и стандартизации процессов планирования, учета, контроля и анализа, повышения прозрачности и надежности финансовой информации, сокращения сроков подготовки консолидированной отчетности и организации эффективного бюджетного контроля было принято решение о внедрении единой информационной системы финансово-экономического блока компании. В качестве платформы для построения системы был выбран комплекс решений SAP (включая SAP ERP, SAP BPC и SAP BO FC) как наиболее соответствующих целям, задачам и масштабу проекта. Среди ключевых преимуществ решений SAP — унификация и оптимизация бизнес-процессов и возможность использования международного опыта (Best Practices), интегрированного в систему. Более 600 компаний по всему миру оценили возможности решений SAP для управления бизнесом в условиях непрерывных изменений медиа-отрасли, вызванных переходом на цифровые технологии, появлением новых форматов и моделей бизнеса. Эти изменения ставят перед бизнесом множество новых задач, но также дают неограниченные возможности.
В результате закрытого тендера исполнителем проекта была выбрана Группа IBS, которая сделала наилучшее предложение по критериям цены и сроков внедрения, качества услуг и наличия опытной проектной команды. Являясь партнером SAP с 1998 года, Группа IBS обладает одной из крупнейших на российском рынке практик по внедрению SAP ERP. Группа IBS реализовала более 150 проектов по внедрению решений SAP и имеет уникальный опыт по внедрению решений SAP для международных компаний, в том числе развертывания систем в России и других странах с учетом международных корпоративных стандартов заказчика при соблюдении локальных правил и требований в учете. Созданная командой специалистов Mail. Ru Group и IBS система охватывает все основные процессы финансово-экономического блока компании и состоит из трех полнофункциональных решений: «Оперативный учет», «Бюджетирование» и «Отчетность». Первое решение поддерживает процессы оперативного учета хозяйственных операций, контроля закупок, осуществления исходящих платежей. При этом его транзакционная часть тесно интегрирована с технологическими системами Mail. Ru Group, такими как система учета продаж онлайн-игр и система управления продажей рекламы. Подсистема бюджетирования позволяет формировать годовые планы в разрезе бизнес-единиц, а затем контролировать их исполнение на основе данных оперативного учета. Подсистема отчетности отвечает за подготовку различной управленческой и финансовой отчетности. Система позволяет вести учет и создавать бухгалтерскую отчетность в стандартах РСБУ и МСФО, налоговую отчетность, консолидированную отчетность по МСФО и консолидированную управленческую отчетность.
На сегодняшний день в единой системе операционного финансового управления Mail. Ru Group уже работают шесть российских юридических лиц группы, в частности, Mail. Ru, Одноклассники, подразделения on-line игр. Также в контур системы включены порядка 10 зарубежных компаний Mail. Ru Group, для которых реализованы контроль бюджетных лимитов и управление денежными потоками. Сбор и консолидация отчетности на базе решений SAP BPC, SAP BO FC реализованы для всех компаний. Несмотря на широкий охват проекта, систему удалось запустить в эксплуатацию всего за 7 месяцев.
Внедрение новой системы финансового управления на базе решений SAP позволило Mail. Ru Group перейти на единый операционный учет для решения всех учетных задач (управленческий учет, бухучет по РСБУ, финансовый учет по МСФО, налоговый учет). В компании введена унифицированная учетная политика, единый план счетов. Существенно улучшилась бюджетная дисциплина благодаря введению бюджетного контроля. Автоматизация позволила практически полностью отказаться от использования таблиц MS Excel и другого учетного ПО. По оценкам компании, важнейшим результатом проекта стало сокращение в 3 раза времени подготовки консолидированной отчетности (с 3 до 1 месяца), что особенно важно, учитывая жесткие требования регуляторов и Лондонской биржи (LSE), где торгуются акции группы, к срокам подачи и качеству отчетности.
«Учитывая амбициозные бизнес-задачи, а также повышенные требования к нам как публичной компании, для нас важно обеспечить высокую прозрачность и управляемость всех финансовых процессов в компании. Новая система финансового управления, созданная нами с помощью специалистов IBS, позволила вывести качество наших финансовых бизнес-процессов на уровень лучших международных компаний», — сказал Руслан Аксяитов, заместитель финансового директора Mail. Ru Group.
