Для создания в строительно-ремонтной компании системы электронного документооборота ее руководство объявило конкурс, победителем которого стала компания «Первый БИТ», имеющая опыт реализации подобных проектов. Перед специалистами Первого БИТа была поставлена задача создать такую систему, в которой были бы автоматизированы процессы учета, эффективного контроля, стандартизации и унификации управления документами, а также имелось бы общее хранилище для входящей и исходящей документации.
В ходе работы представители Первого БИТа установили и необходимым образом настроили и доработали на 140 рабочих местах программу «1С: Документооборот 8», положенную ими в основу внедряемой системы. Так, была реализована возможность проставления регистрационного штампа в PDF-документы. Также специалисты Первого БИТа провели обучение руководителей и сотрудников «Нефтегазкомплектмонтажа» работе в новой системе и подготовили соответствующие инструкции.
Введенная в эксплуатацию автоматизированная система документооборота взяла на себя обеспечение процессов полного цикла работы с документами, были автоматизированы учет и регистрация документов. В результате время обработки и маркировки входящих документов, а также время, затрачиваемое на поиск содержащейся в документах информации, сократилось втрое. Использование системы документооборота позволило осуществлять анализ временных затрат по видам работ и подразделениям компании.
