Компания Herman Miller Inc. (http://www.hermanmiller.com) специализируется на розничных продажах через Интернет (clicks-and-bricks) собранной офисной мебели класса high-end. Для обеспечения процесса продаж компания развернула портал электронного бизнеса MySIGN (Supplier Information Global Network — глобальная сеть информации о поставщиках) с целью создать цепочку добавления стоимости для поставщиков. Портал MySIGN действует как персональный «рабочий Web-стол», в реальном времени предоставляющий каждому участнику цепочки информацию из корпоративных ERP-приложений и баз данных. Совместное использование этой информации обеспечивает Herman Miller Inc. и ее поставщикам конкурентное преимущество, позволяя постоянно быть в курсе запросов клиентов, изменений во внутренних графиках и межкорпоративных поступлений и платежей.

Из каких шагов состоит планирование и разработка корпоративного портала? Мы расскажем о семи ключевых моментах, которые следует иметь в виду, приступая к проекту создания портала, — надеюсь, эта информация послужит вам хорошей отправной точкой. В качестве примера везде использован проект компании Herman Miller Inc. Эта компания вместе с Top Tier Software Inc. (компания-разработчик ПО, теперь часть подразделения SAP Portals Inc.) в 2001 году завоевала награду DCI Portal Excellence Awards в категории порталов электронного бизнеса. Ее спонсором выступил журнал Intelligent Enterprise (американское издание); представители журнала также вошли в состав жюри.

1. Разработка сценария бизнес-использования портала и плана проекта. Ключ к разработке сценария бизнес-использования портала в том, чтобы определить «болевые точки» организации, которые портал поможет устранить, и найти бизнес-спонсоров проекта — лиц, наиболее заинтересованных в устранении указанных проблем. Важно также выработать перечень параметров для оценки окупаемости (ROI — return on investment) и совокупной стоимости владения (TCO) портала в процессе его работы.

Для успешного выполнения этого шага необходимо определить «ответственного спонсора» проекта, а также сформировать и обучить группу разработки портала, в том числе специалистов в предметных областях. Менеджеры компании Herman Miller Inc., от старших до находящихся на нижних уровнях иерархии, определили, что требуется решение, которое обеспечит поставщикам конкурентное преимущество, позволяя быть в курсе запросов клиентов, изменений во внутренних графиках и корпоративных поступлений и платежей. Иначе говоря, проект стал четким выражением корпоративной стратегии. В компании также назначили группу сотрудников, ответственных за разработку и поддержку проекта.

Нужно также определить бизнес-цели и требования к проекту портала и ключевые параметры для измерения ROI и TCO. У Herman Miller было два основных требования к создаваемому порталу. Первое — наличие двусторонней связи с поставщиками. Второе — предоставить поставщикам доступ к информации о бизнесе Herman Miller Inc. в реальном времени. Портал должен был помочь поставщикам в двух областях. В финансовом отношении поставщики получат возможность видеть актуальные цены и счета. В планировании поставщики получат доступ к информации о сроках реализации заказов в Herman Miller Inc. и к техническим данным — таким, как требования к материалам, чертежам и уведомлениям об изменениях.

Важный элемент планирования в подобном проекте — определение потенциальных рисков, способных повлиять на график реализации или стоимость проекта. Некоторые сотрудники Herman Miller Inc. опасались, что поставщикам покажется, будто компания перекладывает основное бремя на них. Однако проект был воспринят очень хорошо, так как преимущества для поставщиков заметно перевесили издержки. Ранее поставщикам приходилось принимать решения на основании очень ограниченных данных, поэтому при поставке материалов им приходилось делать какие-то допущения. Портал устранил потребность обзванивать троих сотрудников Herman Miller Inc. в поисках информации, что позволило сэкономить массу времени.

Когда вы разработали сценарий бизнес-использования портала и получили одобрение, следует перейти к плану реализации проекта.

2. Изучение требований к бизнес-контенту и бизнес-службам. Ключевые задачи на этом этапе — определение пользователей портала и их роли в организации; типов бизнес-контента, необходимого пользователям портала для работы; выявление бизнес-решений и действий, которые определяют порядок перемещения бизнес-контента между пользователями портала внутри компании. Имея эти сведения, вы можете начать разработку стратегии системы управления контентом, исходной таксономии портала, схем работы пользователей и сценариев (scripts), которые потребуются для создания прототипа портала.

В компании Herman Miller развернули портал как для внутреннего, так и для внешнего использования. В число внутренних пользователей портала вошли сотрудники с самыми разными ролями — персонал отдела управления поставками, планировщики материалов и специалисты по качеству. Извне портал используют поставщики, причем пользователи относятся к самым разным отделам, например, управление, отдел по работе с клиентами, отделы планирования, качества и финансов.

3. Выбор, установка и интеграция технологий и ПО портала. Чтобы сформулировать критерии выбора ПО портала, используются собранные на втором этапе требования пользователей к функциональности, а также перечень технологических требований, необходимых для интеграции портала в общекорпоративную ИТ-среду. К последним относится понимание существующей ИТ-инфраструктуры и ее требований к интеграции и развитию, а также определение необходимой масштабируемости и производительности портала. На основании этого определяются возможности, которыми должно обладать ПО портала. Далее, исходя из архитектуры портала и критериев выбора ПО, составляют предварительный перечень поставщиков. После этого можно переходить к оценке, выбору и установке ПО портала.

В процессе выбора портала в Herman Miller искали перспективное и простое в реализации решение, которое позволило бы увеличить производительность и сократить производственные циклы и при этом повысило бы надежность и усовершенствовало отношения с клиентами и поставщиками в масштабах всего предприятия. Требовалось устранить лишние затраты на связь с поставщиками. Предыдущая попытка решить эту задачу средствами EDI (electronic data interchange) оказалась неудачной из-за недостаточной технической оснащенности и отсутствия ресурсов у многих поставщиков компании.

Поэтому чтобы избежать сложностей EDI и все же воспользоваться преимуществами быстрой и надежной связи с поставщиками, в Herman Miller пригласили компанию Top Tier для внедрения MySIGN. Поскольку большинство материалов Herman Miller приобретала у 600 поставщиков, разбросанных по всему миру, ей крайне необходимо было упростить процедуры связи с ними и оплаты. MySIGN обеспечивает виртуальную цепочку добавления стоимости, которая замыкает петлю обратной связи между прогнозом спроса и управляемыми поставщиками складскими запасами, предоставляя поставщикам интерактивный источник актуальной информации о спросе, поставках, ошибочных заказах, счетах, графиках поставки и задержках. Все эти критически важные бизнес-сведения можно совместить в одной экранной форме.

4. Настройка пользовательского интерфейса и создание или настройка нужных адаптеров контента портала. На этом этапе интерфейс портала конфигурируется в соответствии с корпоративными требованиями к пользовательскому интерфейсу, а также настраиваются различные Web-устройства, поддерживаемые порталом. Кроме того, нужно настроить портал так, чтобы он поддерживал все типы бизнес-контента, к которому предполагается предоставить доступ.

5. Разработка и реализация служб, необходимых пользователям портала. Различные порталы существенно отличаются по своим возможностям и поддерживаемым службам. Пользователям и разработчикам могут понадобиться персонализация, категоризация и публикация, поиск и навигация, уведомления и доставка информации, поддержка групповой работы и организации документооборота (workflow), управление контентом, каталог портала и управление метаданными, администрирование портала.

6. Проектирование и реализация службы безопасности портала. По мере роста объема размещенного на портале бизнес-контента растет и роль безопасности, особенно когда доступ к этой информации предоставляется внешним пользователям. Важно также интегрировать службу безопасности портала в общую инфраструктуру безопасности организации. Для этого следует четко определить в организации стратегию единой процедуры входа в систему и требования к авторизации пользователей. Обязательно обеспечить следующие службы безопасности:

  • Web-устройств и браузера;
  • пересылаемых данных;
  • Web-сервера и сервера портала;
  • метаданных портала;
  • контента;
  • механизмы аутентификации пользователей и привилегии.

7. Внедрение и развертывание портала. В процессе разработки портала важно проверять адекватность структуры, сверяя ее с пользовательским прототипом и предоставляя пользователям доступ к порталу поэтапно. Обучение пользователей и маркетинг — это тоже ключевые факторы успеха проекта, особенно если предполагается, что с порталом будет работать широкий круг внешних пользователей, например, поставщиков.

На разработку портала Herman Miller ушло три месяца; он был запущен в сентябре 1999 года. Компания выбрала поэтапный вариант развертывания, и новые функции реализовывались постепенно. Сначала портал был доступен лишь сотрудникам, а затем расширен за пределы предприятия, охватив поставщиков.

Результатом для бизнеса стало то, что поставщики изменили свой пассивный, непрогнозируемый подход к поставкам. Компания Herman Miller стала работать в единой среде поддержки коллективной работы со своими поставщиками, совместно с ними выявляя проблемы и добиваясь предсказуемости поставок.

После появления портала компания обнаружила, что ее поставщики стали намного надежнее, так как они начали получать больше информации о спросе и запасах. Таким образом, результат для Herman Miller Inc. — это более надежный механизм поставок, а для поставщиков — рост числа повторных закупок и увеличение общего объема продаж.

Колин Уайт (Colin White) — основатель Intelligent Business, президент DataBase Associates Inc. и председатель конференции DCI по корпоративным порталам и порталам электронного бизнеса.

Clive Finkelstein (Клайв Финкелстайн) — международный консультант и преподаватель. Исполнительный директор компании Information Engineering Services Pty. Ltd. (Австралия) и член международной консультационной комиссии в DAMA International — ассоциации по управлению данными.