Вы — администратор информационного хранилища? Ждите — скоро в вашу дверь постучат сотрудники бухгалтерии. Вот немного фактов: самым популярным ответом на вопрос интерактивного опроса журнала Intelligent Enterprise «Какая из перечисленных областей является наиболее вероятной целью развертывания аналитического решения в 2002 году?» стал вариант «Производительность бизнеса/управление финансами». Хотя опрос и проводился вскоре после скандала с компанией Enron, я не думаю, что результат явился лишь реакцией на эти события и не отражает более глубоких закономерностей. Существуют мощные внутренние и внешние движущие силы, требующие большей поддержки финансов со стороны BI-решений.
Чем занимается бухгалтерия
Вообще говоря, к функциям финансовых подразделений относится все, что связано с управлением финансовыми ресурсами предприятия. Составление бюджета и прогнозирование необходимы для того, чтобы планировать жизнь предприятия. Управление наличностью и казначейством обеспечивает предприятие деньгами в нужный момент. Ведение счетов дебиторов и кредиторов помогает отслеживать получение выплат по долгам и вовремя оплачивать собственные задолженности. Финансовые подразделения должны также следить за выполнением требований регулирующих органов — вести налоговый учет, планирование и отчетность. Управление рисками гарантирует, что организация не столкнется с непредвиденными неприятностями, а внешняя и внутренняя отчетность позволяет предоставлять информацию о предприятии тем, кому это нужно.
Я не стану вдаваться в детали, но, надеюсь, вы поняли, что контекст финансовых задач весьма широк. Под руководством директора по финансам (CFO) или финансового контролера бухгалтерия предоставляет информацию, которую топ-менеджмент использует для управления предприятием.
Аналитические потребности бухгалтерии
Какие аналитические возможности необходимы бухгалтерам? Финансы охватывают очень большую предметную область, кроме того, ныне существует великое множество корпоративных бизнес-cтратегий, поэтому я ограничусь рассмотрением стандартных типов финансового анализа, связанных с наиболее распространенными финансовыми показателями предприятия — балансом и отчетом о результатах хозяйственной деятельности (income statement).
Балансовый отчет — это «снимок» финансового положения предприятия на определенный момент времени (обычно это конец отчетного периода). В балансе перечислены активы, пассивы и капитал учредителей или акционеров. Отчет о результатах хозяйственной деятельности — это итоговая информация о прибылях или убытках компании за определенный период времени, например, за месяц, квартал или год. В нем отражаются все доходы и расходы за конкретный период.
На большинстве предприятий требуется знать, как балансовые отчеты и отчеты о прибылях и убытках изменяются со временем, — это самый очевидный тип анализа. Обычно показатели сравнивают помесячно. В отчете о прибылях и убытках приходится внимательно анализировать источники тех или иных доходов и расходов: какие подразделения предприятия производят и потребляют финансовые ресурсы? как различные отделы соотносятся друг с другом с точки зрения финансового производства/потребления? как выполняются планы (бюджет/прогноз)? Как видите, возможности аналитического исследования доходной части весьма широки и важны для руководства предприятия.
Некоторым организациям приходится особым образом анализировать характер баланса. Например, финансовым учреждениям нужно знать, насколько баланс подвержен изменениям процентных ставок или обменного курса валюты. Еще одно большое поле для анализа баланса — дебиторская и кредиторская задолженность: кто должен нам и кому должны мы? не растягивается ли цикл возврата средств дебиторами?
Четыре подводных камня
Итак, вы узнали о некоторых типах анализа, которые потребуются вашим бизнес-пользователям. Какие же задачи вам придется решать при создании информационных хранилищ, помимо типичных для таких случаев проблем? Я думаю, стоит поговорить о четырех из них. Возможно, эти задачи вас удивят, так как все они не-технического свойства.
Идеальное соответствие данных. Люди важнее всего. Бухгалтеров часто изображают очень консервативными, дотошными людьми, делающими лишь то, что работает. Часто они такие и есть — иначе они просто не смогли бы выполнять свою работу. Для вас это и хорошо, и плохо. Хорошо — потому что у бухгалтеров аналитический склад ума, и с ними можно общаться на понятном вам языке. Эта аудитория хорошо понимает, что ей нужно, и с нетерпением ждет предложенных вами решений. С другой стороны — цифры финансовой витрины данных должны до копеечки совпадать с цифрами Главной книги, иначе грош цена такому решению — вашу витрину данных можно выбросить на помойку. Действительно, плохая витрина данных хуже, чем никакая, потому что приходится сверять данные в еще одной системе. Я пытаюсь объяснить, насколько важно обеспечить высокое качество процессов загрузки, преобразования и выгрузки данных еще до первого испытания. И после запуска системы в рабочем режиме каждый месяц данные должны идеально сходиться, иначе ваша репутация погибнет безвозвратно.
Проклятие цикличности. Финансовые операции цикличны. Любой, кто участвовал или просто наблюдал за процессом закрытия месяца, поймет, через какие испытания приходится проходить финансистам в конце каждого месяца. Трудовая жизнь бухгалтера выглядит примерно так: сбор информации, загрузка ее в систему, ожидание дополнительной информации из подразделения, которое всегда опаздывает с ней, загрузка в систему, в конце месяца бухгалтер вкалывает, как раб на плантации, выверяя все цифры, после чего следует день-два передышки (если повезет), и снова все сначала. Конец квартала и того хуже, а о закрытии года и вспоминать не хочется.
Что это означает для администратора информационного хранилища? Прежде всего то, что вы обязаны учитывать этот цикл при планировании и выполнении своей работы. Не намечайте внесение серьезных изменений на конец и начало месяца. Не надоедайте бухгалтерам в это время — у них на носу закрытие месяца. Если вы поймете это и станете уважать их труд, они поддержат вас и ваш проект.
Сбор данных с предприятия. Большая часть информации, необходимой для анализа, собирается со всего предприятия — только так можно получить общую картину всей организации. Некоторые сведения можно получить из Главной и подчиненных ей книг и из ERP-системы. Однако проблема заключается в том, что многого там нет. Вам придется извлекать данные из большого числа оперативных систем предприятия.
На это уходит намного больше времени, чем кажется сначала. Сегодня большая часть этого анализа выполняется в Excel — бухгалтеры собирают данные от подразделений в этом формате или используют фрагменты Главной книги. Хотя такой процесс чреват ошибками и практически не позволяет проводить сравнительный анализ во времени (данные отдельных месяцев хранятся в изолированных электронных таблицах), именно так это и делается в настоящее время. Бухгалтеры не в состоянии понять, почему на получение информации из других систем вам нужно полгода.
Усугубляет проблему тот факт, что рано или поздно в поиске нужной внешней информации вы обнаружите, что часть данных, без которых анализ невозможен, хранится не в красивой современной реляционной СУБД, а в электронных таблицах Excel или базе данных Access где-то на файловом сервере в корпоративной сети. Все, что в такой ситуации можно сделать, — честно с самого начала сообщить о неизбежности задержки. Объясняйте это снова и снова на каждом совещании по планированию, пока вам не предложат помолчать и не повторяться.
Если для загрузки ключевой информации используются печально известные таблицы Excel, у вас есть несколько возможных вариантов действий. Самый простой и разумный способ заключается в том, чтобы определить для бизнес-пользователей порядок размещения файлов в указанном месте, откуда его можно легко скопировать во временный каталог для обработки. Намного лучший, но более сложный способ — провести расследование, почему ключевая информация не попадает в имеющуюся регистрационную систему. В качестве промежуточного решения можно воспользоваться первым способом, а затем со временем перейти на второй.
Сложность решения. Я уже говорил, что бухгалтеры — это люди, делающие лишь то, что выполнимо. «Проклятие конца месяца» не позволяет им полагаться на непроверенное решение — они предпочитают пользоваться надежно работающей системой, даже если этот вариант неоптимален. Бухгалтеры не чураются непрерывного улучшения, но оно должно выполняться постепенно. Допустим, вы сумели удачно реализовать проект, обеспечить получение нужной информации со всего предприятия и соответствие цифр до копейки. Однако, если новое решение более сложно в освоении, чем используемое в настоящее время, попытки заставить людей работать с ним — сизифов труд.
Ваше решение должно быть простым в работе. Подумайте, может лучше представлять информацию в финансовой витрине данных в формате Excel. Сводные таблицы очень просты в использовании, но достаточно мощны для удовлетворения большинства потребностей. Если реализовать другой вариант представления, пользователи не раз поинтересуются у вас: «Ну и как мне теперь выгрузить данные в Excel?». Не следует слишком умничать с пользовательским интерфейсом — он должен быть знакомым и простым.
***
Надеюсь, мне удалось убедить вас, что рано или поздно в вашу дверь постучат. Когда это произойдет, не нужно пугаться, — спокойно, ведь вы уже знаете, как обойти четыре самых крупных подводных камня на пути к успеху. Удачи!
| Кен Джонс (Ken Jones) — партнер группы Claritee Group LLC, которая занимается разработкой BI-приложений и решений для оценки производительности в финансовых подразделениях клиентов. С ним можно связаться по e-mail: kjones@clariteegroup.com. |
Четыре подводных камня
|
