Однажды президенту некоей крупной российской компании принесли на утверждение проект автоматизации деятельности его фирмы. Внимательно изучив предложение, он решил, что проще создать еще несколько новых фирм, чем заниматься внедрением предлагаемой информационной системы. Пикантная деталь: компания, о которой идет речь, специализируется в области системной интеграции... Ситуация, увы, не уникальна - не зря ходит в народе выражение "сапожник без сапог". А еще говорят: "За одного битого двух небитых дают". Так что если вы решились внедрить на своем предприятии современную солидную информационную систему, то ищите такого интегратора, который на своем личном опыте прочувствовал все ухабы и неровности этого непростого пути.
Предлагаем вниманию читателей невыдуманную историю о том, как компания Sterling Group изучила "на себе" все особенности внедрения ПО SAP R/3, прежде чем начать выполнять такие проекты для своих заказчиков.
Профиль клиента/партнера |
| Компания: Стерлинг Груп С.А. Местонахождение: Руководитель: Проблема/решение: |
Что? Где? Когда?
С поиском ответа на вопрос "Что?" у Sterling Group особых проблем не было. Выполняя крупные интеграционные проекты с 1993 года, отслеживая тенденции развития рынка информационных систем предприятий, специалисты компании с течением времени пришли к выводу, что наилучшим претендентом на роль системы управления ресурсами предприятия является SAP R/3.
Ответ на вопрос "Когда?" подсказала сама жизнь или логика развития бизнеса предприятия. Шел 1997 год. Вспомните это время: тогда самым серьезным образом стали меняться финансовые взаимоотношения системных интеграторов и заказчиков. Оплата работ стала проводиться как минимум в два этапа: предоплата составляла 20-30% от стоимости поставок, а остальную сумму заказчик выплачивал по завершении работ. При этом поставщики техники предпочитали получить всю сумму сразу, причем еще до поставки оборудования. "Перед системным интегратором стояла насущная проблема: откуда взять деньги, чтобы вовремя заплатить поставщику? - вспоминает директор Sterling Group Сергей Токмаков. - Можно взять кредит в банке. Но процент был настолько высок, что пользоваться им было попросту невыгодно. Можно использовать краткосрочные ссуды. Это решение проблемы, если ваша компания выполняет один-два небольших проекта. А если десяток? И весьма крупных, cо сложной системой поставок и схемой оплат? Можно разработать гениальную финансовую схему, но каким образом гарантировать четкое исполнение всех ее деталей?"
Сложная структура отношений с партнерами по бизнесу - это только одна сторона проблемы. "Это было время бума системной интеграции, - продолжает Сергей Токмаков. - Предприятия, которые смогли наладить работу в условиях рыночной экономики, стремились к внедрению новых технологий, справедливо полагая, что это станет одним из оплотов устойчивого развития их бизнеса. И мы развивались вместе с ними: компания росла, одним за другим открывались региональные филиалы". Финансовые потоки внутри фирмы усложнялись в геометрической прогрессии - уровень развития, на который вышла компания, требовал строгого учета финансовых ресурсов и их планирования. Внутрикорпоративные коммуникации уже не могли оставаться на прежнем уровне: в любой момент времени могла возникнуть острая потребность в оперативном принятии решения. Упущенное время - упущенная прибыль.
Таким образом, Sterling Group идеально подходила под определение предприятия, которому пора внедрять серьезную систему управления корпоративными ресурсами: крупная компания с непростой внутренней структурой и разнообразными связями с партнерами по бизнесу, влияющими на финансовые показатели результативности бизнеса. "Понятно, что при годовом обороте на уровне 1 млн. долл. внедрять систему, которая обойдется компании в четверть миллиона долларов, смысла нет, - отметил Сергей Токмаков. - Но если годовой оборот достиг хотя бы 10 млн. долл., внедрение такой системы становится жизненно необходимым".
Осталось найти правильный ответ на последний вопрос: "Где?", то есть какие модули SAP R/3 внедрять и в каком порядке.
Бурное развитие компании привело к тому, что имевшиеся в то время различные программы учета не соответствовали новым условиям. Причем дело было вовсе не в программах - они могут прекрасно работать... но в других условиях. Руководству Sterling Group пришлось "почувствовать разницу". Вот реальный пример.
Бухгалтерский учет в Sterling Group осуществлялся, конечно, не вручную. Компания, между прочим, была первым заказчиком, которому фирма "1С" поставила тогда еще новую систему "1С:Торговля". "Эта система, по крайней мере, ее первая версия, была очень хороша для небольшой компании, - поясняет Сергей Токмаков, - а Sterling Group уже переросла эти рамки". То же произошло и со складским учетом - количество поставок и сложность логистических цепочек оказались "не по зубам" программной системе, не рассчитанной на задачи такого масштаба и сложности.
Однажды после проведения тщательной инвентаризации оказалось, что на складе накопилось нереализованных материальных ценностей на сумму, превышающую 200 тыс. долл.! Обнаружилось, что подчас у производителей заказывается оборудование, которое уже имеется на складе. Нашлись там и безнадежно устаревшие компьютеры - к сожалению, компьютерная техника устаревает сегодня за полгода.
Было еще одно немаловажное обстоятельство: компания Sterling Group работает и на зарубежных рынках. Образ солидного делового партнера там неразрывно связан с финансовой прозрачностью его деятельности. Общепринятая мировая практика в этом отношении основывается на применении стандартных схем финансового аудита и стандартных показателей. Исторически сложилось, что система SAP R/3 стала стандартом "де-факто", который позволяет внешним партнерам осуществлять объективную экспертизу деятельности предприятия, основываясь на используемых в системе показателях.
Итак, давление внутренних проблем роста компании и внешних условий бизнеса привел руководство Sterling Group к твердому решению: "Пора!"
Вы все еще думаете, что это быстро и просто?
Выполнение работ по внедрению R/3 в Sterling Group было поручено одному из подразделений компании, которое стало исполнителем работ, а остальные подразделения "вошли в роль" заказчика. В то время - 1996-97 годы - опыта реальных проектов такого характера у отечественных системных интеграторов было крайне мало, а миф о легкости данного процесса был весьма распространен. Поэтому, приступив к работе в начале 1997 года, компания ожидала увидеть результаты успешного внедрения месяца через три. "Конечно, завершить внедрение R/3 к исходу третьего месяца после начала проекта мы не смогли, но это стало для нас прекрасным уроком, - вспоминает Сергей Токмаков. - Мы самым тщательным образом проанализировали причины срыва сроков завершения проекта, пересмотрели его этапы и учли все возникшие проблемы с выделением ресурсов".
Преодоление заблуждений
Какие собственные заблуждения преодолели специалисты Sterling Group, занимаясь внедрением R/3?
Заблуждение 1. Модули системы с установками "по умолчанию" будут работать с нужным уровнем качества.
В ходе проекта стало ясно, что тщательная детальная настройка системы - дело обязательное. Поскольку R/3 - универсальная система, то доля ненужной информации, предоставляемой системой с настройками "по умолчанию", может доходить до 90%! В результате может случиться так, что для выполнения одной несложной операции, например, занесения поступления на счет (нужно указать дату, сумму и откуда пришел платеж), сотруднику потребуется пройти 10 -- 15 экранов.
Заблуждение 2. Сотрудники компании работают в области информационных технологий, следовательно, их практически не надо обучать и они с удовольствием приступят к работе в новой системе.
Для всех сотрудников Sterling Group переход на новую систему оказался лишней головной болью: не потому, что они были против нововведений; просто каждый сотрудник до предела загружен своей основной деятельностью и с трудом выкраивает время для освоения еще одной процедуры.
Наблюдение сотрудников Sterling Group: R/3 требует от исполнителя более ответственного подхода к делу. Для того чтобы исправить ошибку, нужно выполнить операцию "уничтожить документ", на что требуется решение высшего руководства. Иными словами, каждая ошибка исполнителя на виду. Стало понятно, что слова о психологического свойства трудностях внедрения систем, подобных R/3, - не шутка.
Еще раз в Sterling Group убедились в правильности этого тезиса, когда оказалось, что люди с трудом привыкают к необходимости четко выполнять все правила электронного документооборота. А если кто-то один из цепочки не выполнил необходимое действие над документом, то следующий не может приступить к совершению своей операции. На то, чтобы осознать и психологически принять новые правила, сотрудникам понадобилась пара месяцев.
Заблуждение 3. Для успешного внедрения системы не нужно "давления" по административной линии.
Систему R/3 можно внедрить на предприятии лишь при твердом желании руководства довести эту работу до успешного завершения и при заинтересованном его участии в этом процессе. Необходимо четко видеть цель и жестко идти к ней, не сворачивая, даже применяя "тяжелые" административные меры. SAP R/3 - это в первую очередь система для руководства, и без его настоящей заинтересованности полноценного внедрения не получится.
Когда в Sterling Group в одном подразделении не могли "справиться" с новым модулем, то работа компании была приостановлена до разрешения проблемы. При этом готовить какие-то документы в обход системы не допускалось. С одной стороны, директора и начальники отделов оказались в трудном положении: им нужно было объяснить заказчику, почему остановлена отгрузка. С другой стороны, у них появилась побудительная причина ускорить внедрение.
Замечания очевидцев
Замечание 1. Процесс внедрения R/3 сопровождался в Sterling Group процессом модернизации компьютерного парка и замены программного обеспечения. Для обеспечения работы системы был закуплен кластер на основе серверов НР 8500, на базе которого в компании был создан вычислительный центр. Сегодня он обслуживает разнообразные информационные потребности компаний, входящих в Sterling Group, и ее заказчиков. Часть серверных мощностей используется для разработки и тестирования проектных решений. Всего в вычислительном центре 12 серверов, а в ближайшее время их число увеличится в связи с возросшим кругом задач.
Замечание 2. Процесс внедрения системы - пошаговый и многоэтапный. В связи с этим стоимость внедрения R/3 нельзя описать одним числом, характеризующим единовременные затраты. Система имеет модульную структуру. Каждый модуль приобретается отдельно, что позволяет, с одной стороны, вкладывать деньги в систему постепенно, а с другой -- обеспечивает ее масштабируемость, способность последовательно наращивать ее функциональные возможности в соответствии с потребностями бизнеса.
В настоящий момент в рамках системы R/3 реализованы перекрестные связи, касающиеся передачи потока товаров между компаниями, входящими в группу Sterling Group. Внедрены и действуют следующие модули: "Главная книга", "Финансы", модуль сбыта и "Управление кадрами". Заканчивается внедрение еще двух модулей - "Контроллинг" (аналитика, касающаяся учета затрат и учета прибыли) и "Казначейство" (управление сводными финансовыми потоками). Кроме того, так как в Sterling Group в связи с получением заказа на сборку промышленной автоматики появилось производство, к запуску готовится модуль "Производство".
Общие затраты на внедрение системы составили в Sterling Group приблизительно 500 тыс. долл. При этом стоимость аппаратной части - около 100 тыс. долл., остальное приходится на стоимость лицензий.
Собственно внедрением занималась группа из 8 человек. Сегодня сопровождают систему трое специалистов.
Замечание 3. Одновременно с внедрением R/3 происходят изменения и в самой организации бизнес-процессов Sterling Group. В первую очередь реструктуризации подверглась система закупок. Раньше отдельно существовали системы учета закупок в России и за ее территорией, а также для АСУТП. Теперь во всей компании действует единая система закупок. "Можно сказать, - отметил Сергей Токмаков, - что R/3 заставила нас переосмыслить, что и как организовано внутри компании, что нужно изменить, а что следует оставить в неприкосновенности".
Сейчас в компании постепенно реорганизуется система заказов - с помощью системы R/3 убираются лишние звенья. Это не очень просто сделать, так как в цепочке участвует несколько компаний.
Замечание 4. При работе нескольких человек с одним документом обеспечивается его идентичность для всех исполнителей.
Замечание 5. В R/3 все этапы бизнес-процессов контролируются таким образом, что система сама подсказывает человеку, что и в какие сроки тот должен сделать. Имеется механизм динамического установления всех нужных связей. Существует взаимный контроль всех, кто участвует в одном процессе, что снимает часть контролирующей нагрузки с руководства компании. Предусмотрена и система мониторинга исполнительской дисциплины: если определенное действие исполнителя не подтверждено в системе, то на экране персонального компьютера руководителя появляется соответствующий "флажок".
Замечание 6. С помощью средств R/3 в Sterling Group выстраивают схемы и цепочки сквозных бизнес-процессов. При этом изменяется организационная структура подразделений, занимающихся обеспечением деятельности компании: бухгалтерии, склада, договорных отделов. Эти отделы будут сведены в одно-два подразделения с взаимозаменяемостью работников. Для этого требуется перепрофилирование ряда специалистов.
Замечание 7. Для воплощения проекта внедрения SAP R/3 необходимо плотное сотрудничество заказчика и системного интегратора. Как заказчик не может все работы выполнить только своими силами, так и кто-то со стороны, даже очень опытный, не может прийти и сделать проект "под ключ".
Замечание 8. Сергей Токмаков: "Процесс внедрения R/3 будет продолжаться. Это связано, во-первых, с совершенствованием бизнес-процессов компании, а во-вторых, с тем, что в процессе развития могут появиться новые направления деятельности, которые потребуют внедрения новых модулей R/3".
Ощутите эффект
В документации к SAP R/3 говорится, что система предоставляет "широкий набор средств для организации управления и анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия". Аналитика - одно из весьма ощутимых преимуществ R/3. Правда, данных в систему приходится вводить больше, чем если пользоваться, например, продуктом "1С", но зато можно оперативно в течение рабочего дня получать сводные таблицы данных, собранных по сложным критериям, связанным с клиентской базой, направлениями деятельности компании, результатами реализации услуг и т.п. Это значительно облегчает анализ состояния бухгалтерских счетов и выявление всех критически важных элементов. Такие данные ценны не только для бухгалтерии, но, возможно, (даже в первую очередь) и для дирекции, которая на основе этих данных может корректировать свои дальнейшие действия.
По словам финансового директора Sterling Group Любови Мехедовой, в бухгалтерском учете система R/3 имеет очень важное преимущество: позволяет вести учет в двух валютах. Это нужно при наличии контрактов, заключенных в условных единицах, когда оплата производится частями через разные промежутки времени, а отгрузка делается партиями, независимо от размеров и сроков оплаты. Ведение и обработка таких сложных контрактов значительно упрощается.
Другие удобства системы - автоматическое начисление амортизационных отчислений, возможность организации сквозного учета во всех отделах и структурах фирмы. То, что бухгалтерия и склад входят в единую учетную цепочку, исключает появление ошибок, которые имеют место при разрозненном учете. К тому же становятся ненужными такие операции, как периодическая "выверка" отчетных документов различных подразделений.
Легким стал процесс начисления зарплаты. Для сравнения: до внедрения SAP R/3 для расчета заработной платы использовалась отдельная программа, после чего суммарные данные (в графу "итого начислено по фирме") переносились в систему "1С". Для того чтобы представить в налоговые органы данные по каждому работнику, сотрудники бухгалтерии готовили соответствующие документы вручную. "Это был титанический труд, - вспоминает Любовь Мехедова. - Сейчас все налоги начисляются автоматически, достаточно выбрать фамилию работника из списка и нажать одну кнопку. Получить требуемую отчетность также не составляет труда: эта функция реализована программно".
Помимо удобных механизмов расчета в бухгалтерском модуле можно выделить отдельные стандартные операции, которые могут выполнять бухгалтеры не очень высокой квалификации. Это позволяет компании экономить на бухгалтерском учете, имея в штате лишь несколько высококвалифицированных бухгалтеров.
Кроме того, R/3 позволяет узнать, кто выполнял ту или иную операцию, что облегчает как процесс контроля, так и проведение некоторых видов анализа (процент автоматизированных операций, процент исправлений, занятость сотрудников и др.).
| Sterling Group http://www.sterling.ru |
| Компания Sterling Group входит в "Группу Стерлинг", включающую четыре самостоятельных предприятия: "Стерлинг Груп Петербург", "Стерлинг Груп Украина", "Стерлинг (Р.) Групп С.А.", "Интеркомсервис Компьютерные Сети", а также сеть из 10 филиалов в европейской части России (Воронеж, Санкт-Петербург, Калининград, Нижний Новгород, Уфа).
Sterling Group работает на рынке системной интеграции с 1992 года. Основное направление деятельности -- поставка решений и услуг в области информационных и телекоммуникационных технологий: разработка, создание и внедрение информационных и управляющих систем, а также средств промышленной автоматизации. |
Общую оценку результативности внедрения R/3 дал Сергей Токмаков: "Затраты компании Sterling Group на приобретение лицензий, техники и внедрение системы SAP R/3 оправдались. В 2000 году компания смогла заключать и вести работы по 300 контрактам на различные виды услуг. Это возможно лишь при абсолютно четкой системе контроля за всеми ресурсами предприятия, когда каждый сотрудник на своем рабочем месте видит эффективность и результативность своей работы".
Говоря о перспективах развития R/3 в компании, г-н Токмаков отметил также, что сегодня Sterling Group предлагает не только услуги по внедрению систем, подобных SAP R/3, но и услуги предоставления их в аренду в качестве ASP (Application Service Provider). Благодаря этому с реальной работой R/3 могут ознакомиться не только крупные, но и небольшие предприятия, причем оплата аренды приложения, естественно, гораздо ниже стоимости модулей. При этом за короткое время потенциальный потребитель сможет оценить возможности системы непосредственно на своих реальных задачах.
