Пик публикаций, посвященных технологии корпоративных порталов, пришелся где-то на середину прошлого года, когда эта технология фактически была представлена российскому пользователю. Утолив первый информационный голод читателей, отечественные издания несколько охладели к этой теме. А сейчас, спустя некоторое время, интерес к ней ощущается уже в кругах пользователей, которых интересует практический аспект данной проблемы.
Выступая по сути как часть направления, связанного с интеграцией корпоративных приложений (EAI - Enterprise Application Integration), концепция корпоративного портала заставляет несколько по-новому взглянуть на проблему использования многих других корпоративных продуктов - от ERP-систем и САПР до документооборота и Web-серверов. Поэтому, чтобы подходить к поставленной цели планомерно, наверное, имеет смысл начинать с ограниченных по масштабам и функциональности внедрений, тем более что в настоящее время у нас в стране вряд ли возможно отыскать примеры развертывания корпоративных порталов, которые в полной мере раскрывали бы заложенные в них возможности. В российском представительстве фармацевтической компании Janssen Pharmaceutica (входящей в состав фирмы Johnson & Johnson) сейчас активно тестируется продукт SharePoint (Evaluation Version) компании Microsoft (http://www.microsoft.com/rus), представляющий функциональность корпоративного портала. И несмотря на то, что фирма еще не приступила к фазе коммерческой эксплуатации Sharepoint, уже имеется определенный практический опыт работы с этим продуктом, который, хотя бы в силу своей новизны, заслуживает того, чтобы о нем рассказать.
Профиль партнера |
| Компания: Российское представительство Janssen Pharmaceutica Местонахождение: Руководитель: Проблема: |
Решение для “тренированных” пользователей
Microsoft SharePoint Portal Server 2001 - это гибкое решение в области корпоративных порталов, предназначенное для сотрудников, занимающихся интеллектуальной деятельностью (knowledge workers), и позволяющее легко находить нужную информацию, публиковать ее, а также эффективно разделять процесс работы с ней между множеством различных пользователей. В данном продукте, как следует из материалов Microsoft, интегрированы мощный поисковый сервис, функции управления документами и платформа построения приложений совместного использования информации. Кроме того, особенности архитектуры SharePoint делают его особенно эффективным для использования в тесной интеграции с ОС семейства Windows, пакетом Microsoft Office и браузером Internet Explorer. Таковы некоторые выборочные положения, присутствующие в материалах на сайте Microsoft.
Теперь обратимся непосредственно к проекту, ведущемуся в Janssen Pharmaceutica. Как утверждает ИТ-менеджер российского представительства компании Владислав Попов, одной из основных целей, поставленных компанией уже на этапе тестирования, было совершенствование технологий электронного обмена информацией между сотрудниками предприятия. Необходимо было сделать информацию более доступной, а процесс ее использования - более удобным и оперативным. При этом следует сразу подчеркнуть несколько моментов, характеризующих традиции работы с информационными технологиями в самой компании Janssen Pharmaceutica. В контексте рассматриваемого нами проекта мы не будем затрагивать транзакционных систем управления бизнес-процессами, которые безусловно могли бы быть вовлечены в процесс “порталостроительства”. Речь идет лишь о повышении эффективности работы с документарной информацией. На момент начала работы с бета-версией продукта SharePoint в декабре прошлого года пользователи в компании имели достаточно высокую культуру применения продуктов Microsoft. Поясним - и в данном случае это очень важно, - что под культурой понимается не столько распространенность в организации серверных платформ Microsoft или наличие внушительного штата сертифицированных специалистов поддержки, сколько степень массового освоения клиентских продуктов Microsoft и прежде всего семейства Microsoft Office. Уровень пользователей - а в подавляющем большинстве это менеджеры того или иного направления бизнеса компании - по крайней мере, таков, что самостоятельное создание любого отчета, например в Excel, вряд ли представляет для них сколько-нибудь серьезную проблему. Следствием данной культуры становятся и некоторые принципиальные взгляды на развитие информационных систем, исповедуемые специалистами ИТ-подразделения представительства Janssen Pharmaceutica. “Задачи, решаемые специалистами ИТ в нашей компании, строго ориентированы на текущие задачи бизнеса, а бизнес, в свою очередь, постоянно меняется, - утверждает Владислав Попов. - Мы считаем, что лучше потратить собственные ресурсы на то, чтобы объяснить пользователю его задачи, но при этом дать ему в руки максимум гибкости для самостоятельной работы”.
Это мнение заслуживает особого внимания, если учесть некоторые современные тенденции развития ИТ. Дело в том, что получающие все большее распространение концепции совместного доступа к данным в сочетании с повсеместным использованием Интернет-технологий создают предпосылки для возрастания роли пользователя в процессах информационного обмена. Теперь последнему все чаще вместо самой информации предоставляются открытые ресурсы для ее активного поиска. Это видно на примере целого ряда появляющихся классов корпоративных продуктов, среди которых, конечно же, и корпоративные порталы. Данное обстоятельство, разумеется, предполагает и некоторый уровень квалификации основной части пользователей. И раз уж это становится необходимым условием, у предприятий появляется реальная возможность, по крайней мере в определенных областях информационной поддержки бизнеса, не навязывать пользователю готовые решения. На их место приходят базовые технологии, рассчитанные на постоянное эволюционное развитие и тонкую настройку скорее под конкретного сотрудника, чем под бизнес-процессы в целом.
Складывается впечатление, что компания Janssen Pharmaceutica в информационной политике также придерживается подобного подхода. “При выборе программной платформы для реализации проекта мы рассматривали целый ряд продуктов, среди которых были отечественные системы фирмы «1C», сервер для работы с документами фирмы Adobe и некоторые другие, - говорит Владислав Попов. - Что касается SharePoint, то по сравнению с другими решениями нам понравилась его открытость, а также тесная интеграция с продуктами Office 2000, использование которых в нашей организации очень развито”.
Отметим еще, что ключевой тезис о приоритете гибкости системы в определенной мере повлиял как на процесс внедрения системы, так и на технологию ее последующей эксплуатации.
Что вместо реинжиниринга
SharePoint используется в Janssen Pharmaceutica в виде оценочной версии (Evaluation Version), и к этому случаю нельзя применить термин «внедрение» в строгом смысле этого слова (хотя мы все же будем его употреблять). Однако некоторые выводы можно сделать уже сейчас.
Инициатива обращения к современным концепциям, позволяющим повысить эффективность совместного использования информации в представительстве Janssen Pharmaceutica, принадлежала финансовому директору представительства, и это лишний раз подчеркивает тот факт, что отправной точкой для начала внедрения SharePoint послужили именно бизнес-задачи. Если попытаться сопоставить процесс постепенного развертывания системы в организации со стандартными этапами, типичными для корпоративных проектов, то получается следующая картина. Той фазы, которую сейчас принято называть реинжинирингом бизнес-процессов, в классическом понимании в данном проекте не существовало. Однако стоит отметить, что организации пришлось все-таки пройти через некоторое переосмысление привычных концепций работы с информацией, что в определенной степени ассоциируется с реинжинирингом.
Если не касаться деталей, то речь здесь идет о реорганизации принципов подготовки, представления и использования информации, которая так или иначе требуется при построении любого портала, в результате чего подача информации конечному пользователю становится более явно ориентирована на бизнес-задачи. Сама компания Microsoft выделяет в подготовительной стадии проекта по внедрению SharePoint следующие моменты: планирование файловой структуры, определение ролей пользователей и первичных информационных ресурсов, создание категорий и некоторые другие. В данном списке подзадач в целом просматривается скорее бизнес-контекст, чем технологические проблемы; и больше того, эти бизнес-задачи, в отличие от задач оптимизации управленческих процедур, значительно более прозрачны для работников самого предприятия, а следовательно, в меньшей степени требуют привлечения внешних консультантов. Целесообразность самостоятельной проработки таких вопросов подтверждают и специалисты информационного подразделения Janssen Pharmaceutica.
Что касается нашего проекта, то все вышеперечисленные проблемы реально решались и здесь. Ради определенности скажем, что в качестве информационного контента использовались в основном документы, подготовленные с помощью Microsoft Office, HTML-страницы, почтовые сообщения, в изобилии накапливаемые в процессе ежедневной деятельности представительства. В качестве категорий (под которыми в стандартном определении Microsoft понимается система классификации, позволяющая пользователям ориентироваться в информационном наполнении портала через привычные для них концепции) использовались такие понятия, как маркетинговые исследования, отчеты о продажах, финансовые показатели и т.д.
Что касается технологической стороны внедрения, если снова возвращаться к базовым концепциям Microsoft, то развитие функциональности и кастомизация портала во многом связаны с объектной технологией доступа к разнородным источникам информации (ADO - Active Data Objects), технологией скриптов, а также - как, впрочем, и в случае любого другого портала - с языком XML. “Мы не привлекали к проекту сторонних программистов, - говорит Владислав Попов. - Что же касается собственных разработок, нужно сказать, что они ведутся на достаточно высоком уровне абстракции. Я не являюсь профессиональным Web-программистом, и тем не менее определенные задачи, связанные с использованием языка XML, мне удавалось решать по ходу проекта даже без использования специальной документации”.
По словам г-на Попова, при наличии опыта концептуальной разработки портала подобная работа, если бы ее пришлось выполнять вновь с тем же самым продуктом, включая вопросы программной настройки при помощи скриптов, заняла бы всего несколько дней. Кстати, одной из особенностей SharePoint, отличающих его от других подобных решений, Владислав Попов считает то, что его поддержание в актуализированном “живом” состоянии не требует присутствия в штате организации профессионального Web-программиста.
Как можно заключить из вышеизложенного, внедрением программного продукта SharePoint подразделение IT, в котором работает всего три человека, занималось самостоятельно совместно с некоторыми специалистами бизнес-подразделений, не привлекая ни сторонних программистов, ни бизнес-консультантов. Это, в свою очередь, позволило сделать процесс развертывания системы в организации эволюционным. “Мы получали мгновенную обратную связь с будущими пользователями, позволяющую оперативно отследить все детали необходимой настройки. В конце концов это дало возможность сделать систему удобной в использовании для всех”, - утверждает Владислав Попов. К слову сказать, Microsoft в своих материалах также придает большое значение вопросам коллективного обсуждения подобных проектов сотрудниками организации, рекомендуя создавать во время работ по внедрению электронный дискуссионный форум. В качестве основных идеологов работ по подбору информационных ресурсов портала Microsoft видит ведущих менеджеров бизнес-подразделений компании. Иными словами, приоритет внутренних специалистов фирмы, внедряющей портал, похоже, признается всеми.
О финансовых аспектах внедрения на нынешней стадии, представляющей собой по сути фазу тестирования продукта в условиях промышленной эксплуатации, говорить, безусловно, рано, однако то, что затраты на данный процесс не слишком велики, можно констатировать уже сейчас. В настоящее время SharePoint работает даже не на промышленном сервере, а на рабочей станции с несколько увеличенными ресурсами оперативной и дисковой памяти. О простоте установки, эксплуатации, а также возможности обходиться без привлечения внешних специалистов мы уже сказали. А эти факты имеют вполне конкретный денежный эквивалент. Качественно финансовую сторону проекта хорошо прокомментировал ИТ-менеджер представительства Janssen Pharmaceutica: “С самого начала проекта в декабре прошлого года, приступая к оценке SharePoint (на тот момент бета-версии), мы, естественно, не хотели вкладывать в него сколько-нибудь значительные средства. А потом оказалось, что это вовсе и не нужно”.
Сами внедряем, сами и эксплуатируем
Эксплуатация тестовой версии портала SharePoint в представительстве Janssen Pharmaceutica также имеет свои особенности, которые, если посмотреть внимательно, непосредственно вытекают из поставленных целей внедрения. Напомним, что система создается в расчете на достаточно опытных пользователей и создается полностью внутри компании. Важно подчеркнуть, что при этом, как часто бывает при развертывании на предприятиях информационной поддержки управленческих технологий, не ставится задача реорганизовать деятельность фирмы таким образом, чтобы она, по представлениям внешних консультантов, соответствовала некоему оптимуму. Соответственно не ставится и другая часто встречающаяся задача: научить пользователя работать с абсолютно новой для него системой по заданным извне шаблонам. Пользователи по сути продолжают работать с теми же программными продуктами и во многом теми же методами, что и раньше. Необходимо лишь дать им в руки новый инструмент, чтобы они сами могли организовывать собственную работу наиболее эффективно. Как утверждает Владислав Попов, практическое использование портала, в отличие от эксплуатации многих систем, не представляется пользователю “черным ящиком”.
Вернемся опять к теоретическим материалам компании Microsoft, посвященным технологиям использования SharePoint. Согласно им, в процессе эксплуатации портала можно выделить три категории пользователей: подписчики на информацию, ее авторы и координаторы. Если посмотреть на распределение ролей в конкретном проекте Janssen Pharmaceutica, можно отметить следующие моменты. Роль координаторов, которые присутствуют в каждом профильном отделе компании, выполняют отнюдь не профессиональные администраторы, а обычные пользователи, права которых просто несколько расширены. В частности, они могут управлять политикой доступа к системе для остальных клиентов, редактировать файлы, изменять некоторые настройки интерфейса и т.д. Подавляющее большинство этих операций делается просто щелчками кнопок мыши.
Подписчики на информацию (readers) и ее авторы (authors) в системе - это в основном бизнес-менеджеры различных направлений. В информационной системе представительства Janssen Pharmaceutica система используется на всех рабочих местах пользователей, в обязанности которых - как и до внедрения SharePoint Portal Server - входит подготовка и просмотр документации средствами Microsoft Word и Excel, а также ее анализ. И тем не менее технология работы с информацией претерпела некоторые изменения.
Прежде всего разбиение информации по категориям, что в принципе больше соответствует идеологии продуктов класса DMS (Document Management Systems), создает более бизнес-ориентированную информационную среду и одновременно упорядочивает процесс ввода данных. Иными словами, независимо от физического местоположения информации в системе, ее всегда возможно найти в соответствии с той или иной категорией, вне которых документы просто не публикуются. Одной из достаточно простых и вместе с тем эффективных инноваций, связанных с развертыванием SharePoint в организации, стала замена технологии рассылки информации подпиской на нее. Это, в свою очередь, избавило пользователей от необходимости постоянно обращаться к администратору с просьбой инициировать или отменить ту или иную рассылку. Значительно интенсивнее, по словам сотрудников информационного подразделения представительства Janssen Pharmaceutica, стал использоваться и Web-интерфейс, тем более что работа мобильных сотрудников, находящихся в командировках, с размещенными на корпоративном портале данными - вполне обычное дело.
В ближайших планах компании - рассмотреть возможность коммерческого внедрения SharePoint. А кроме того, специалисты Janssen Pharmaceutica намерены обсуждать эту платформу со своими ближайшими российскими партнерами, имея в виду создание решений для совместного использования информации и знаний.
| Janssen Pharmaceutica http://www.janssen.com |
| Janssen Pharmaceutica - ведущая фармацевтическая компания, являющаяся подразделением Johnson & Johnson и выполняющая собственные исследования в области фармацевтики. С момента своего образования Janssen Pharmaceutica начала вести серьезные научные исследования и поиск инновационных решений. Компания обеспечивает базу для различных исследований в области здравоохранения и поддерживает медицинские организации и благотворительные фонды. |
