Огромное количество отчетности, приказов, распоряжений, разобраться в которых порой не может даже исполнитель, только что закончивший работу с документом, — с такой ситуацией рано или поздно сталкивается любая крупная компания. Сотрудники плодят бумагу за бумагой, которые нередко дублируют друг друга, и в результате компания утопает в море документов, среди которых невозможно найти нужный. И говорить о небрежном отношении к работе здесь нельзя — подобные проблемы надо решать на уровне руководства. При современных темпах роста объема информации обойтись без упорядоченного архива и хорошей системы делопроизводства становится невозможно. Именно для решения таких проблем и предназначены корпоративные системы управления контентом — Enterprise Content Management (ECM).

Системы ECM — это корпоративные хранилища неструктурированной информации. ECM как система управления корпоративными информационными ресурсами позволяет превращать информацию, доступную снаружи и внутри организации, в ее интеллектуальные активы, создает дополнительные конкурентные преимущества и позволяет быстрее осуществить возврат инвестиций в ИТ.

Проект внедрения ECM-системы в консорциуме Karachaganak Petroleum Operating (Казахстан), осуществляемый компанией «ТерраЛинк», — крупнейший на сегодня в СНГ. Карачаганак — большое нефтегазоконденсатное месторождение в Казахстане с огромными запасами сырья, представляющее существенный интерес для крупных иностранных компаний. Освоением месторождений нефти и газа в Карачаганаке занимается целая группа компаний, объединенных в консорциум Karachaganak Petroleum Operating (КПО). Участники консорциума — British Gas, Agip, ChevronTexaco и «ЛУКойл». Естественно, в силу масштаба организации и ее территориально распределенной структуры документооборот складывается не только из внутренних документов и внешней переписки с подрядчиками и партнерами, но и из общения с головными компаниями. Поэтому вопрос прозрачности бизнеса при сохранении конфиденциальности информации не менее важен, чем непосредственно повышение эффективности работы с документами.

Профиль клиента

Компания:
Karachaganak Petroleum Operating B.V.

Местонахождение:
Аксай, Казахстан

Руководители проекта:
Джефф Поттер, Стефано Наппи, со-директоры департамента Information Knowledge Management

Проблема:
Создание корпоративной системы управления документами

Профиль партнера

Компания:
«ТерраЛинк»

Местонахождение:
Москва

Руководитель:
Павел Тараканов, Андрей Трещук, менеджеры проекта

Решение:
Внедрение в КПО ECM-системы на платформе Hummingbird

Работа консорциума на каждом этапе требует массы согласований и строго регламентирована различными инструкциями. Необходимость соблюдать технику безопасности, соответствовать стандартам ISO 9000 и доброму десятку других нормативных документов вынуждает сотрудников постоянно сверяться с соответствующими источниками информации. В результате для нормальной работы требуется множество документов, часть из которых может находиться в работе в других подразделениях. Однако несогласованность действий подразделений зачастую приводит к ситуации, когда правая рука не ведает, что творит левая. При этом объемы информации постоянно возрастают, что делает поиск и работу с документами крайне непростым процессом, а файловые хранилища просто не справляются с таким потоком документов. Кроме того, ряд ключевых бизнес-приложений требуют специальной интеграции с ECM-системой — это прежде всего системы управления предприятием (ERP) и CAD-системы.

Отечественные и западные производители предлагают множество разнообразных систем управления документами. К сожалению, несколько первых попыток локального внедрения такой системы в КПО оказались неудачными. Этот опыт показал, что необходимо выбрать одну первичную задачу, строго очертить рамки проекта и очень тщательно определить, каковы ожидания от проекта и реальные перспективы его осуществления.

Проект и его внедрение

Самым сложным для исполнителей проекта, специалистов компании «ТерраЛинк», оказался этап работы над концепцией системы: неверное определение реальных потребностей заказчика и ошибки при работе над архитектурой могли свести на нет все усилия по оптимизации работы с документами. Подробное общение с заказчиком и тщательная проработка схемы движения документов в компании показали, что важнейшая задача на первом этапе — создание электронного архива. Хранилище документов в КПО содержит не только все входящие и исходящие документы, но и важные архивные данные. Именно от удобства доступа к данным зависит, насколько упростится работа с информацией. Поэтому неудивительно, что одним из основных требований к хранилищу стала разработка классификатора и поискового механизма. Не менее важной оказалась и возможность контроля версий, позволяющая определить последний вариант документа и увидеть внесенные в него исправления при одновременной работе с документом сразу нескольких пользователей.

«ТерраЛинк»
http://www.terralink.ru
Компания основана в Канаде в 1989 году, имеет офисы в Канаде, России, Казахстане и США. Специализируется на предоставлении бизнес-структурам инструментов для создания и управления процессом превращения информации в интеллектуальные активы. Предлагаемые «ТерраЛинк» решения включают в себя ИТ-аутсорсинг, корпоративные хранилища неструктурированной информации (Enterprise Content Management), системы поддержки принятия решений, проекты по интеграции (Enterprise Application Integration), оффшорные разработки программного обеспечения.

«ТерраЛинк» — один из старейших партнеров компании Hummingbird в странах СНГ, имеет статус сертифицированного партнера компаний Microsoft и Oracle.

ECM-система, которую внедрила в КПО компания «ТерраЛинк», разработана на платформе Hummingbird, интегрированной системы управления корпоративной информацией и знаниями. В качестве компонентов решения были выбраны сервер бизнес-логики DOCSFusion 3.9, обеспечивающий хранение и поиск документов и связывающий ECM-систему с хранилищем метаданных, построенным на платформе сервера Microsoft SQL; клиент PowerDOCS 3.9, интегрированный со стандартным деревом Windows Explorer и обеспечивающий локальный доступ к хранилищу. Физические образы файлов при этом хранятся на обычном файл-сервере практически любой конфигурации, что позволяет обеспечить необходимый уровень безопасности доступа. Сканирование и ввод бумажных документов в перспективе планируется осуществлять при помощи программного комплекса Kofax и ABBYY.

Кроме функций поиска и извлечения документов, ECM-система поддерживает режим выписки и возврата документов, контроль версий, ведение истории работы с документом, семь уровней разграничения доступа и управление хранением. Помимо продуктов Hummingbird, на базе которых, собственно, и построена ECM-система, для распознавания отсканированных текстов разработчики интегрировали в нее ПО FineReader 6.0. В будущем планируется добавить в систему переводчик PROMT и CadCapture — графический редактор схем печатных плат.

Система объединяет практически все внутрикорпоративные информационные ресурсы и полностью интегрирована с существующей ERP-системой, CAD-приложениями, бухгалтерией, финансовым департаментом и департаментом инженерных разработок.

Немаловажной задачей стала разработка пользовательского интерфейса и удобных средств управления. Не секрет, что многие корпоративные системы для работы с информацией грешат излишней сложностью, а их функциональные возможности не всегда доступны пользователям без предварительного обучения. Поэтому создание интуитивно понятного интерфейса стало одной из приоритетных задач разработчиков — ведь в данном случае эффективность системы зависела от того, насколько быстро служащие разберутся в системе и смогут использовать ее.

Теперь при поступлении нового документа он сразу регистрируется в хранилище. Туда же поступают все вновь создаваемые документы, электронная почта, данные, созданные в приложениях Microsoft Office и CAD. На все внутренние документы заводится специальная карточка, в которой указываются порядковый номер документа, название, автор, отдел и другая информация, которая сделает его поиск более эффективным. Такая процедура полностью исключает ситуацию, когда до начальства или подчиненных документ просто не доходит, затерявшись где-то на столе у секретаря. Все сотрудники компании получают возможность работать с документами при наличии соответствующих прав доступа сразу же после их получения или создания. Таким образом, получив задание, скажем, на подготовку разработки нового месторождения, исполнитель может проверить, что уже было сделано в этом направлении до него или какие документы пришлось подготовить ответственному за эту задачу в предыдущий раз.

Результаты налицо

В настоящий момент из десятков тысяч документов, хранящихся в архивах, в хранилище введено несколько тысяч наиболее важных. Работа по созданию электронного архива рассчитана на несколько лет и сейчас продолжается, но уже очевидно сокращение издержек на работу с документами по сравнению с ситуацией до внедрения.

Полученные компанией выгоды можно разделить на прямые финансовые и косвенные. Первые вполне очевидны: физическое освобождение места, уменьшение затрат на копирование и доставку информации в бумажном виде, экономия на расходных материалах для печатающих устройств. Что касается косвенных выгод, то минимизация времени на поиск нужного документа и оптимизация работы с информацией закономерным образом привели к повышению продуктивности. Улучшение взаимодействия сотрудников за счет совместного использования данных сократило неэффективные трудозатраты на создание одних и тех же документов разными людьми. С помощью стандартизованных процедур доступа и инструментов его контроля для критически важной бизнес-информации удалось расширить информационное пространство и вместе с тем повысить безопасность. Кроме того, возможность оперативного доступа и анализа необходимой информации значительно упростила процессы принятия решений.

Корпоративная система управления документами объединяет не только пользователей локальной сети, но и удаленные офисы, а также позволяет сотрудникам подключаться к корпоративным ресурсам из любого места, где есть компьютер и Интернет. Это значительно упрощает работу компании еще и потому, что теперь все необходимые документы доступны не только сотрудникам удаленных филиалов, но и персоналу во время командировок. Чтобы получить требуемую информацию, служащим компании достаточно авторизоваться в системе — и они моментально получат доступ ко всем информационным ресурсам компании. Естественно, что при создании такой сети были соблюдены высокие стандарты безопасности, чтобы защитить конфиденциальную корпоративную информацию от несанкционированного доступа.

Проект внедрения электронной системы управления документами в КПО охватывал тысячи рабочих мест как в центральном офисе консорциума, так и в регионах. Общее количество автоматизированных рабочих мест на сегодня составляет 600. Но работа на этом не закончена: согласно действующему договору, «ТерраЛинк» не только осуществляет внедрение ECM-системы, но и предоставляет КПО консалтинговые услуги по анализу существующей информационной инфраструктуры, разработке IT-стратегии, планированию непредвиденных ситуаций, управлению проектами.

Karachaganak Petroleum Operating B.V.
http://www.kio.kz
Карачаганак — крупное нефтегазоконденсатное месторождение, расположенное в северо-западном регионе Казахстана. Оно охватывает территорию более 500 км2, его запасы оцениваются в более чем 1200 млн т нефти и конденсата и 1350 млрд м3 газа. Запасы углеводородов расположены на большой глубине, к тому же добыча осложняется высоким пластовым давлением и значительной концентрацией кислых компонентов. Месторождение открыто в 1978 году, в 1984 году было запущено производство с экспортом ограниченного количества газа и конденсата по трубопроводу в НПЗ Оренбурга.

В 1997 году между Республикой Казахстан и четырьмя компаниями — Agip, British Gas, Texaco и "ЛУКойл" было подписано соглашение о разделе продукции на 40-летний период по проекту освоения месторождения Карачаганак, включая его дальнейшую разработку и эксплуатацию. В соответствии с этим документом Казахстану принадлежит 80% продукции месторождения, инвесторам — 20%. Доли инвесторов распределены следующим образом: Agip — 32,5%, British Gas — 32,5%, Texaco — 20%, «ЛУКойл» — 15%. Оператором проекта стала созданная названными компаниями «Карачаганакская интегрированная организация» (КИО), которая в Казахстане работает как консорциум Karachaganak Petroleum Operating B.V. КИО обязалась расширить производственные мощности месторождения, установить новейшее оборудование, улучшить скважины и другие виды производственной инфраструктуры, чтобы способствовать полной реализации потенциала месторождения.