Создание архива может быть отдельным проектом, выполнение которого происходит практически независимо от внедрения других информационных систем. Уже в таком виде он приносит реальную пользу, причем довольно быстро. Если он к тому же включен в процессы массового документооборота, значимость электронного архива станет еще выше. Для государственных структур данный тезис, пожалуй, особенно важен.

Большинство проектов, включающих создание электронного архива, пока еще связаны с учреждениями и организациями федерального масштаба. В процессе реализации находятся проекты в Центральном банке России, Государственной Думе, Архиве Президента РФ, Министерстве по налогам и сборам. Часть примененных в них решений вполне могут использоваться и в других организациях, некоторые -уникальны. Но потребности в модернизации архивов испытывают сотни, если не тысячи, организаций более скромного масштаба и для них важен опыт тех заказчиков, чьи архивы сопоставимы с их собственными по объемам и задачам, примеры, которые в значительной степени допускают тиражирование. Один из подобных проектов ведется администрацией г. Северска (Томская обл.).

Северск: где это и что там делают?

Северск — закрытое административно-территориальное образование (ЗАТО) в Томской области и самый большой из закрытых городов системы Федерального агентства по атомной энергии. Основан в 1949 году в связи со строительством Сибирской АЭС и Сибирского химического комбината — первенца атомной промышленности страны.

Постановка задачи

Администрация ЗАТО Северск накопила бумажный архив, насчитывающий несколько миллионов документов (20 млн. страниц, приведенных к формату А4), пятая часть которых постоянно находятся в активном доступе. Архив содержит организационно-распорядительную документацию, личные дела, приватизационные документы и так далее. Темпы роста архива постоянно увеличиваются, что ведет к необходимости увеличения площадей и штата, но принципиальные проблемы не решаются все равно: время на поиск документов постоянно растет, так же как и число ошибок в их размещении. Документы, находящиеся в постоянной эксплуатации, сильно изнашиваются, поэтому приходится постоянно делать их копии. Хотя некий электронный архив в администрации был, его возможности в какой-то момент оказались окончательно исчерпаны.

Рассказывает Александр Кузьмин, начальник отдела информатизации администрации ЗАТО Северск: "Ранее в архиве функционировали программы учета некоторых номенклатур документов, разработанные нашими специалистами. Фактически они содержали только регистрационную карточку документа (ограниченный набор реквизитов), полнотекстовых документов не было. Локальная сеть была одноранговая, без выделенного сервера, отсюда проблемы с разделением доступа к данным, обновлением и т. п. Естественно такое положение нас не устраивало". Была поставлена задача создать такое архивное программно-аппаратное решение, чтобы исключить в дальнейшем проблемы с масштабированием комплекса, сопровождением и поддержкой, системой разграничения прав доступа, резервированием данных, удаленным доступом через прокси сервера.

В результате был объявлен конкурс на поставку аппаратно-программных средств автоматизации работ городского архива, победителем в котором была признана компания "Прософт-М", входящая в корпорацию "Электронный архив".

Обоснования выбора

Почему были выбраны именно эти исполнители и поставляемое ими ПО? На наш традиционный вопрос Александр отвечает, подчеркивая важность комплексности подхода: "Именно эта организация смогла предложить и аппаратуру (специализированные сканеры, сервер с RAID 5-го уровня), и собственно ПО "САПЕРИОН". Плюс у подрядчика большой опыт внедрения таких систем в стране и за рубежом. Сейчас мы не имеем проблем с консультациями и сопровождением по телефону и электронной почте". Выбор ПО аргументирован так: "САПЕРИОН" хранит любые форматы, можно обрабатывать бумагу, микропленки, большие чертежи и т. п. Формат данных закрыт, то есть ничто, кроме специального ПО, не позволит получить доступ к архиву. Тем не менее система весьма гибкая, возможна точная настройка под номенклатуру, специфику архива, создание отчетов, статистическая обработка. Есть развитая система разграничения прав доступа. С системой интегрируются популярные приложения, она стыкуется со многими аппаратными средствами, без проблем расширяется архивными накопителями - роботизированными библиотеками оптических DVD-дисков для увеличения емкости хранилища, установкой специализированных сканеров".

Как все было и что получилось

Принято считать, что серьезный архив - это очень долгосрочный проект. В большинстве случаев так и получается. В крупных структурах иногда год и два уходит на настройку системы и доработку ПО, еще столько же может потребовать ввод в промышленную эксплуатацию. Проект в Северске был не таким длительным. Со стороны заказчиков в проектировании архива принимал участие сам Александр Кузьмин и архивисты администрации. "За два месяца, исходя из наших объемов, финансовых возможностей, количества персонала, была подобрана оптимальная конфигурация, - рассказывает он. - Еще месяц заняла конкурсная процедура. В сентябре прошлого года к нам выехали два специалиста "Прософт-М": системный администратор и специалист по ПО "САПЕРИОН", за четыре дня все было установлено, настроено, и началась эксплуатация комплекса."

Под комплексом понимается центр обработки документов (ЦОД) и система электронного архива под управлением "САПЕРИОН". ЦОД включает универсальный сканер, позволяющий вводить в документы со скоростью до 50 страниц в минуту. В качестве хранилища информационного ресурса на начальном этапе будет использоваться специальный архивный сервер, к которому впоследствии будет добавлена роботизированная библиотека оптических DVD-дисков для обеспечения долговременного хранения всех архивных данных. Комплекс позволяет обрабатывать до 3000 документов в день.

В результате проекта "сотрудники администрации получили оперативный круглосуточный доступ к обработанным документам, в рамках которого можно читать, распечатывать документы, отправлять по электронной почте, получать консолидированные отчеты" - так описывает ситуацию менеджер проекта корпорации "Электронный архив" Виктор Коротков .

Известно, что одно дело - иметь возможность, а совсем другое - действительно ее реализовать. На консерватизм своих пользователей не жалуются только самые оптимистично настроенные ИТ-директора. Но Кузьмин считает, что электронный архив в Северске уже начал давать отдачу. "Сейчас сотрудники, не спускаясь в хранилище, не дыша бумажной пылью, за минуту находят документ, делают на принтере его копию, заверяют, отдают посетителю. Запрос обслуживается в реальном времени за несколько минут. Посетители удивляются: раньше они писали заявку и приходили на следующий день. Одновременно поиском в архиве могут заниматься четыре рабочие станции, в нашем случае этого пока достаточно. Значительно облегчена работа по составлению различных описей, прочей статистики", - говорит он. Все обучение свелось к небольшой лекции и консультациям в рабочем порядке. "Использовать систему управления архивом несложно, особых трудностей пользователи не испытывают" - замечает Александр. Оценка отдачи в данном случае не связана с непосредственным получением прибыли, поскольку городской архив не оказывает платных услуг по выдаче информации.

Отдельный интерес представляет интеграция архива с другими приложениями. В администрации города внедрена система электронного документооборота "Гран-Док" (разработка компании "Гранит-Центр", г. Москва). К ней подключены удаленные организации и подразделения администрации, в том числе городской архив. В системе хранятся полнотекстовые документы в формате приложений, в которых они были подготовлены, в той части номенклатур, которые это позволяют: постановления, распоряжения главы администрации, протоколы заседаний, решения городской думы. Полнотекстовые письменные обращения граждан в администрацию хранить проблематично и нецелесообразно. По словам Кузьмина, с 1997 г. в системе зарегистрировано более 150 тыс. документов, отработана вся отчетность и статистика. "Однако для сотрудников архива файл Word с постановлением на официальном бланке без подписи главы администрации - это не документ, - замечает он, - а вот заверенная копия оригинала с подписью - да. Ее-то они и имеют сейчас возможность благодаря внедрению "САПЕРИОН" быстро найти, распечатать, заверить и отдать гражданину".

Благодаря тому, что серверные платформы канцелярии и архива совпадают, легче будет происходить передача документов. Кроме того, есть планы дать доступ к электронному архиву через Web-клиент заинтересованным службам, например пенсионному фонду или органам социальной защиты, но "здесь больше организационных проблем, чем технических", - замечает Кузьмин.

Наполнение архива

Хотя архивом уже пользуются сотрудники администрации, ясно, что работа по его созданию не только не завершена, а находится в самом начале. Пока только небольшая часть дел помещена в архив - около 130 тыс. листов А4, это примерно 30 тыс. документов. Как организован ввод? Как определяется приоритетность? Заполнять архив своими силами или отдать на аутсорсинг? От того, как решаются эти вопросы, функциональность и стоимость архива зависят в очень большой степени.

Как рассказывает Александр Кузьмин, созданный участок сканирования/индексации способен обработать до 3 тыс. листов в день, но реально силами трех операторов обрабатывается 1,5 тыс. листов в день. Один человек при этом стоит на участке сканирования и два - на индексации. Формальный максимум могут обеспечить только очень хорошо подготовленные люди, считает Александр.

Залповый ввод внешним исполнителем оказывается все же слишком дорогим для Северска. Производственные мощности корпорации "Электронный архив" позволяют обрабатывать до 4 млн. документов в месяц, то есть все наиболее востребованные документы городского архива администрации ЗАТО Северск могут быть введены в течение нескольких месяцев. Компания берется организовать выезд своих людей на место вместе с техникой.

"По самым скромным подсчетам, нам это обходится по 2 руб. за лист А4, - говорит Кузьмин. - Учитывая объем нашего архива в 75 000 дел (в среднем по 250 листов), это получается 37,5 млн. руб. по самому минимуму. Такие деньги нам никто не даст, поэтому решили заниматься вводом самостоятельно". Ситуация достаточно типичная, поскольку оценить стоимость самостоятельного ввода, да еще сильно растянутого по времени, заказчику обычно сложно, а пугающая сумма, которую нужно заплатить уже сейчас, - это очень явный факт.

Самостоятельно заполнять архива продолжат с самой востребованной части, которую определяют работники архива. В Северске это распорядительные документы органов местного самоуправления, приказы предприятий, всего около 800 дел. После окончания обработки этой части архива будут решать, что выгоднее вводить дальше и каким именно образом.

***

Если говорить о далекой перспективе, то неминуемо возникает вопрос о взаимодействии архивов разного уровня и назначения. В Советском Союзе процедуры передачи документов и различные другие архивные функции были достаточно жестко регламентированы. В отношении электронных документов пока ничего подобного нет, и именно эта неопределенность сдерживает развитие архивов и отдельных компаний, и муниципальных. Вдруг введут стандарт, под который придется потом все переделывать?

Александр Кузьмин рассказывает, что по этому поводу уже проводились консультации с архивами субъекта Федерации. "Однако архивы субъекта - государственные, а наш - городской, - напоминает он, - то есть у них разные статусы. Как и когда они будут взаимодействовать, совершенно непонятно. Учитывая, что данный комплекс является специализированным решением для архивов различного назначения, он весьма мощный, масштабируемый, гибко настраиваемый, опробован и внедрен на различных уровнях, есть вероятность, что к нему и придут, если дойдет дело до интеграции", - надеется Кузьмин.

Интересно, что в мире существует около 25 тысяч стандартов, правил, законов, определяющих порядок и требования к хранению документов в электронных архивах, Безусловно, скорейшее появление общих норм работы с электронными документами у нас в стране, особенно в органах муниципального управления, могло бы существенно стимулировать процесс перехода от бумажных носителей к электронным, а значит, и способствовать переходу от схемы "оставьте заявку - приходите завтра" к работе в реальном времени.