Для многих промышленных предприятий документооборот в первую очередь связан с технической документацией. С учетом того, что к ее созданию и хранению предъявляются жесткие требования, автоматизация архив технической документации становится задачей нетривиальной. Ленинградскому Оптико-Механическому Объединению удалось осуществить именно такой непростой проект.

ОАО "ЛОМО" - первая и одна из крупнейших российских компаний, занимающихся разработкой, производством и реализацией оптико-механических и оптико-электронных приборов. Сегодня фирма выпускает медицинскую технику, наблюдательные приборы, метеорологическое оборудование, лазеры и специальную военную технику. На ЛОМО работает около 4 тысяч сотрудников. Предприятие производит 150 видов серийной продукции. Примерно половина продаж компании - экспортные поставки более чем в 30 стран.

Александр Аронов Специфика ЛОМО в том, что предприятие производит только продукцию, которую само разрабатывает. У ЛОМО очень большой объем инженерного документооборота. При этом многие разработки предприятия продаются за рубеж, и продажа лицензии предполагает формирование пакета документации объемом до нескольких сот тысяч документов. Эти документы нельзя получить из базового комплекта оригиналов путем "слепого" копирования, так как на чертежах-оригиналах часто встречаются внесенные исправления, пометки. В результате для изготовления одной копии нужно учесть эти изменения и, кроме того, перевести документ на нужный иностранный язык. По словам Александра Аронова, председателя совета директоров ЛОМО, изготовление такого пакета лицензионной документации, во-первых, занимало очень много времени (ведь каждый документ изготавливался вручную), а во-вторых, обходилось предприятию достаточно дорого.

"Но главная проблема даже не в деньгах, а во времени, - говорит Аронов, - есть ведь такие лицензии, где может быть, например, 700 тысяч документов. И из-за огромного объема работы мы просто физически не могли увеличить количество продажи лицензий. А лицензия - вещь дорогая, она стоит миллионы долларов". Именно поэтому возникла идея создания интеллектуального электронного архива. Ставились такие задачи: создание современной технической базы для разработки, тиражирования и хранения документации, формирование электронного архива документов, интеграция с системами автоматизированного проектирования и внедрение системы управления электронными документами (PDM).

Создание единого информационного пространства, объединяющего множественные архивы (основной технический архив, а также архивы подразделений - оптических технологий, оснастки, кадров, административный, канцелярии, строительно-монтажный и отдела недвижимости), позволило бы более оперативно и точно получать требуемую документацию, устранить проблемы дублирования и потери архивных документов. При этом объем хранения должен был составить более десяти миллионов единиц. Кроме того, автоматизация технического документооборота дает возможность обеспечить оперативное внесение изменений в документы и согласование конструкторской и технической документации. "Электронный архив практически сводит проблему подготовки лицензионной документации к нулю - если мы можем автоматически получить конструкторский документ уже с последними изменениями и на нужном языке, то нам хватит недели на подготовку лицензии", - говорит Александр Аронов.

Вместо типографии

Первым этапом проекта в 1997 году стала автоматизация множительных и полиграфических работ. Фактически было создано новое современное подразделение оперативной обработки и выпуска технической и представительской документации. Выпускаемая документация соответствует стандарту ISO 9000. Типография, выполнявшая ранее эти задачи, была ликвидирована. Вместо прежней копировально-множительной техники установлены аналоговые, а затем цифровые аппараты Xerox - инженерные машины 3050 и 3060, плоттер 8830, полиграфический комплекс 5790 и другое оборудование. Оборудование закупалось ЛОМО по лизинговой схеме. Таких промышленных копировально-множительных комплексов на базе оборудования Xerox в России раньше не создавалось.

В результате ЛОМО избавилось от экологически вредного производства, новое оборудование позволило добиться экономии электроэнергии на данном участке на 30%, количество персонала подразделения сократилось на 40 человек. Освободилось целое здание площадью в 2 тыс. кв. м. Только за счет его продажи другому собственнику предприятие полностью окупило все затраты на первый этап проекта. Из-за снижения количества брака сократились на 20% расходы на бумагу. Увеличилась не только скорость, но и качество копирования.

К PDM-системе

"Мы поняли, что владеем достаточно хорошей аппаратной частью, и решили, что надо докупить хорошую программную часть управления данными и сделать возможными чтение и работу с архивной документацией в рамках конструкторских и технологических задач", - говорит Марина Зверева, заместитель генерального директора ЛОМО. Так в 2002 году стала актуальной задача создания электронного архива.

Далее началось обследование существующей системы документооборота. Изучались процессы создания и прохождения документации. В частности, проводились опросы на рабочих местах. Все подразделения, участвующие в прохождении документации на уровне начальников подразделений, выделили сотрудников для участия в этом процессе. В январе 2003 года после анализа потока документов, сложившегося к тому времени на ЛОМО, был выявлен ряд проблем. Во-первых, недостаточная техническая база и несогласованность обращения электронных и бумажных документов сильно задерживали прохождение документации. Во-вторых, подразделения, связанные с прохождением документации, не были подключены к локальной сети предприятия. Кроме того, архив документации обрабатывался преимущественно вручную. Аппаратная база для внедрения автоматизированной системы управления потоком документации была технически слабой.

Анализ позволил поставить следующие задачи: структурирование номенклатуры документации и полный перевод имеющейся документации в электронный формат; повышение производительности, в том числе большая оперативность прохождения документации и снижение вероятности ошибки в этом процессе; функциональная модернизация оборудования.

Было принято решение о поэтапном внедрении системы управления информацией об изделии и проектными данными (PDM), включающей электронный архив и систему электронного документооборота, с одновременным программным и аппаратным переоснащением технической базы ввода, обработки, производства и тиражирования документации. В качестве PDM-системы была выбрана система PartyPlus. После формирования и утверждения технического задания начали создавать структуру электронного архива, разработали маршруты прохождения электронных документов. Проводилось обучение работе в системе PartyPlus (организовано 25 рабочих мест).

Эта часть проекта была реализована в несколько этапов общей продолжительностью около года. Автоматизация охватила не только отдел технической документации и ИТ-службу, но и центральное конструкторское бюро, отдел главного технолога, плановые службы, отдел снабжения и другие подразделения ЛОМО.

Непрерывное формирование архива

Первыми создавались электронный архив технической документации и электронная библиотека типовых документов. На предприятии признаются, что наполнение архива документацией стало титаническим трудом. Процесс длится уже два года, и хотя начали его с тех изделий, которые в первую очередь нужны для работы на экспорт, необходимо внести в систему и все остальные. Этот процесс пока не завершен. По словам Александра Аронова, дело еще и в том, что, пока наполняется архив, формируются новые бумажные документы. Новая документация создается на 40% в электронном виде и на 60% в бумажном. Значит, пока ввод документов в архив остается непрерывным процессом. "С одной стороны, мы вводим информацию, а с другой, множим количество бумаг", - говорит Аронов.

Большие объемы бумажной документации, несмотря на внедренные CAD-системы, связаны с тем, что, в частности, военные стандарты, требуют документирования на кальке. По своим правилам происходит и получение лицензий. На уровне PDM новая документация тоже попадает в архив через этап сканирования. Напрямую из CAD-систем это сделать нельзя, так как CAD-форматы позволяют редактировать документ, изменять масштаб или шрифты. Для технической документации это категорически запрещено. Даже то, что создается конструктором в CAD, распечатывается, визируется и на правах оригинала сканируется в файл типа TIF. Формируется соответствующая архивная карточка. Здесь возникает следующая сложность - сканировать документы можно достаточно быстро, но распознавать их гораздо сложнее. Так называемое "очищение" отсканированных документов идет, как показывает мировой опыт, со скоростью всего 300 документов в день.

Архив и недвижимость

Технические возможности электронного архива было решено использовать еще и для управления недвижимостью. В архив внесли документы, связанные с недвижимостью: с земельными участками, со строительством и реконструкцией. Именно управление имуществом оказалось наиболее подготовленным к автоматизации документооборота, так как, например, земельные кадастры, с которыми оно работает, сейчас существуют в электронном виде.

Модернизация печати

Отдельной частью проекта была модернизация комплексов промышленной и широкоформатной печати и тиражирования документов до системы поточного сканирования и печати. Кроме того, планировались оптимизированное переоснащение подразделений ЛОМО цифровыми комплексами ввода, обработки и печати документации, а также интеграция данных подразделений через локальную сеть в общую корпоративную систему управления документами. В результате сейчас комплекс промышленной печати и тиражирования документов модернизирован до системы поточного сканирования Xerox DigiPath и печати Docutech 6135, а комплекс широкоформатной печати и тиражирования документов - до системы поточного сканирования Xerox 8830DDS. Эти комплексы объединены в корпоративную информационную сеть предприятия для обеспечения оперативной печати информации. Управленческие структуры ЛОМО также оснащены цифровыми комплексами типа копир-принтер-сканер и интегрированы в КИС.

Результаты

Уже к началу 2004 года был создан новый электронный архив с четко организованной структурой, документация стала быстрее проходить между подразделениями. "Если раньше время передачи конструкторской документации на серийный завод составляло три недели, то теперь - полторы недели, то есть в два раза меньше. А время предоставления документации конструкторам для внесения изменений сократилось на 25%. Кроме того, выработана культура работы с документацией, которая позволила снизить вероятность появления ошибок в документах и уменьшить количество сверхурочных работ, связанных с обработкой документации. Повысилось качество планирования таких работ", - говорит Леонид Коновалов, старший руководитель проектов компании "Ксерокс Евразия".

Александр Аронов делится своим мнением о результатах проекта: "Главный результат на первом этапе был всем понятен. Имелась типография (вредное производство) с десятками сотрудников и большим помещением. Эффективность ликвидации старой типографии посчитать можно. А вот второй этап оценить сложней. И вопрос не в том, что мы платили 60 рублей за лист в пакетах в сотни тысяч документов, а теперь архив позволяет сделать это намного быстрее и эффективнее. Теперь мы можем ставить перед предприятием задачи, которые раньше вообще были неосуществимы. Это дает ЛОМО возможности для развития. Мы готовы, наполнив архив и получив систему управления данными, ставить перед собой новые задачи".

"Сегодня у нас сформировалась система обучения персонала. Завтра будет система планирования, управления качеством. Важно, что, имея очень консервативный подход, жесткие стандарты работы, мы смогли провести серьезную автоматизацию технического документооборота предприятия", - говорит Марина Зверева.

"Этот проект по-своему уникален тем, что полностью изменил систему функционирования одного из российских промышленных лидеров - ЛОМО, способствуя его переходу на качественно иной уровень ведения бизнеса", - прокомментировал Леонид Коновалов.

Планы

Дальнейшее развитие проекта предполагает количественное наполнение созданного архива - ввод примерно 1 млн. документов. Завершить ввод планируется к концу 2005 года. После этого ЛОМО собирается перейти на полное использование электронного архива всех приборов, которые находятся в плане выпуска, а также расширить количество автоматизированных рабочих мест сотрудников ОАО "ЛОМО".

Сейчас на предприятии функционирует АСУ, разработанная еще в советское время. Автоматизация была лоскутной - технологическая часть отдельно, кадры и бухгалтерия отдельно. Такие типовые АСУ, решавшие все задачи управленческого и экономического учета предприятий, связанных с военным заказом, предоставлялись по указанию Минобороны. Но система была приспособлена для работы в советское время, и хотя имела серьезные функции - например, оперативное планирование, - тем не менее с трудом позволяла вносить какие-либо изменения. Поэтому сейчас в ЛОМО считают, что на нынешнем этапе развития предприятию уже нужна полноценная ERP-система, и готовятся к ее выбору и внедрению.