Одна из крупнейших энергетических компаний России — «Новосибирскэнерго» — представляет собой сложную территориально распределенную структуру с большим количеством филиалов и зависимых дочерних предприятий, расположенных как в самом Новосибирске, так и по области. Все эти структурные единицы, а их более тридцати, тесно связаны с аппаратом управления «Новосибирскэнерго», что означает очень серьезную работу в области делопроизводства.
Упорядочить
взаимодействие
Средний объем годового документооборота аппарата управления «Новосибирскэнерго» составляет 80 тысяч документов, исключая договоры и специализированную документацию. Все эти документы нуждались, вопервых, в регистрации, а вовторых, в оперативном доведении до исполнителей. К тому же ряд бизнеспроцессов, связанных с документооборотом, в частности, с вопросами согласования, необходимо было срочно оптимизировать.
Ранее в «Новосибирскэнерго» была введена система сканирования бумажных документов
и их отправки адресатам в электронном виде, установлено оборудование, позволяющее
сканировать материалы всех типов. Таким образом, часть документов уже хранилась
в электронном виде, но общего доступа к документной базе не было.
Исходя из этих задач в компании было решено внедрять систему электронного документооборота
(СЭД). Автоматизация делопроизводства и деловых процессов обработки документов,
управление этими процессами и контроль за исполнением должны были привести к
повышению исполнительской дисциплины и качества выполнения производственных
заданий. СЭД обеспечила бы гарантированную сохранность и целостность документов
и сопроводительной информации к ним, позволила бы формировать оперативную, статистическую
и аналитическую отчетность, контролировать исполнение поручений по обращениям
граждан. Планировалось также создание корпоративного стандарта электронного
документооборота и стандарта взаимодействия с клиентами.
Выбор системы и задачи проекта
Работа по выбору системы началась еще в 2003 году. В «Новосибирскэнерго» изучили системы крупных игроков рынка СЭД — такие, как «БОССРеферент», «Дело», LanDocs и другие. В итоге компания остановилась на продукте OptimaWorkFlow. «Система OptimaWorkFlow оказалась наиболее гибкой, позволяющей реализовать все наши пожелания к документообороту, — комментирует принятое решение Александр Федяев, начальник административного отдела “Новосибирскэнерго”. — Да, она имеет свои недостатки, но другие системы предъявляют жесткие требования к регистрации документов, что нас не устраивает».
В июле 2005 года был заключен договор с компанией UpScale Soft на внедрение этой системы. Был составлен календарный план работ, затем начался подготовительный этап проекта. Совместно с сотрудниками UpScale Soft в «Новосибирскэнерго» проанализировали текущее состояние документооборота и составили техническое задание, после чего разработали проектную документацию.
Окончательно цели проекта были сформулированы таким образом:
- обеспечение централизованного и систематизированного хранения информации;
- снижение производственных затрат на подготовку, согласование и утверждение
документов;
- повышение защиты информации от искажения и несанкционированного доступа;
- вовлечение удаленных филиалов «Новосибирсэнерго» в систему электронного
документооборота с использованием технологии «тонкого клиента»;
- повышение степени контроля исполнения поручений и оперативности принятия управленческих решений.
Новая СЭД должна была охватить процессы обработки входящих и исходящих документов, служебных записок, договоров и дополнительных соглашений к ним, всех видов приказов, а также распоряжений по основной деятельности предприятия.
Проектная группа состояла из сотрудников заказчика — ключевых пользователей системы, технических специалистов (в «Новосибирскэнерго» нет своего ИТотдела, он выделен в самостоятельную компанию «ИТ и связь», технические специалисты которой и участвовали в проекте), бизнесэкспертов, а также из представителей UpScale Soft (руководитель проекта, консультант, специалисты по проектированию и внедрению системы, инструктор). Обучение и сертификацию по системе OptimaWorkFlow прошли два сотрудника компании «ИТ и связь».
Проектирование и настройка системы, а также полуторамесячный этап ее опытной эксплуатации были завершены к маю 2006 года, а в июне она была сдана в промышленную эксплуатацию. В рамках проекта «Новосибирскэнерго» приобрело 95 лицензий OptimaWorkFlow. «Мы понимали, что 95 лицензий обеспечивают одновременную работу 95 пользователей, и начали эксперимент по увеличению числа рабочих мест в системе исходя из того, что потребность в одновременной работе 95 сотрудников будет возникать не часто, — рассказывает Александр Федяев. — Фактически целый день в системе работает только канцелярия, а остальные отделы пользуются ею по мере необходимости, эпизодически». В результате число рабочих мест было увеличено до 140: они установлены во всех подразделениях исполнительного аппарата управления «Новосибирскэнерго» и по одному — в филиалах.
Время перемен
По словам представителей «Новосибирскэнерго», в целом сотрудники компании отнеслись к новой СЭД с большим интересом, противодействия ее внедрению не было. Сложности возникли только с «приобщением» к электронным схемам работы директоров направлений, поэтому доступ в систему с их рабочих мест разрешен также секретарямреферентам.
Однако в ходе проекта не обошлось без сложностей. «На предприятии продолжается активное реформирование, которое закончится только к концу 2007 года, — рассказывает Александр Федяев. — Выделяются и создаются новые дочерние компании. В результате та организационноштатная структура, при которой проводилось предпроектное обследование, анализ документооборота, настройка и опытная эксплуатация системы, фактически полностью изменилась. К сожалению, система OptimaWorkFlow не позволяет адекватно провести эти изменения, и нам пришлось создавать все “поновой”, начиная от структуры хранилищ и справочников, разработки новых маршрутных схем и заканчивая всеми настройками. Это мы делали в июле — августе 2006 года уже своими силами, без участия специалистов UpScale Soft».
Три дня вместо трех недель
В результате работы СЭД серьезно сократились сроки согласования документов. Если раньше с учетом курьерской доставки деловых бумаг на это уходило дветри недели, то теперь документы согласуются за тричетыре дня и оперативно доходят до всех филиалов и структурных единиц «Новосибирскэнерго». Доступ к хранилищу архивов приказов и указаний появился у всех сотрудников аппарата управления, тогда как раньше он был только у персонала канцелярии.
«Люди привыкают к процедуре электронного согласования, к тому, что с помощью соответствующего модуля руководители доводят до них поручения и задания, используя СЭД. Исполнители обязаны их выполнить и сообщить о результатах в соответствии с новыми регламентами. Контроль исполнения поручений также осуществляется с помощью новой системы», — комментирует происходящий процесс Александр Федяев.
С учетом того, что реорганизация продолжается и по сей день — какието подразделения
ликвидируются, какието вновь создаются, — система пока выполняет не все запланированные
функции. Но Александр Федяев настроен оптимистично: «Регистрация документов
идет в полном объеме, часть модулей работает — документы перемещаются в архив,
архив доступен, согласование приказов и распоряжений происходит в электронном
виде. Мы пока технически не можем согласовывать договоры между подразделениями,
но думаю, что скоро этот вопрос будет решён и система сможет полноценно функционировать».
В настоящее время корректируется система хранилищ, проводится мониторинг пользователей,
редактируются маршрутные схемы движения документов, разрабатываются дополнительные
отчеты и шаблоны.
Кроме того, в планах реорганизации «Новосибирскэнерго» — упразднить аппарат
управления как таковой, создав вместо него отдельную управляющую компанию, которая
и будет руководить филиалами. В результате изменятся все функции управляющей
структуры. Однако предполагается, что система OptimaWorkFlow будет работать
в новой управляющей компании, и к моменту ее создания необходимо оптимизировать
бизнеспроцессы в основных филиалах предприятия, в первую очередь в генерирующих
компаниях, где больше всего подразделений и сотрудников. Впоследствии в систему
будут заложены не только функции делопроизводства, как фактически получается
сейчас, но и другие бизнеспроцессы.
