Как известно, решение многих задач упрощается, если известен алгоритм, т. е. последовательность шагов, выполнение каждого из которых приближает нас к поставленной цели. Поэтому сложную задачу автоматизации магазина мы разобьем на отдельные шаги — этапы.

Итак, процесс автоматизации магазина, как правило, проходит следующие этапы:

  • выбор формата торговли;
  • выбор оборудования;
  • выбор информационной системы (ИС);
  • соединение ИС с технологией бизнеса;
  • приобретение оборудования и ПО для ИС;
  • внедрение ИС;
  • эксплуатация и развитие ИС.

Выбор формата торговли

Прежде всего необходимо определить, в каком формате будет торговать ваш магазин. Основные форматы торговли таковы:

  • традиционный формат (“прилавочная” торговля);
  • супермаркет (магазин самообслуживания);
  • торговля по образцам (демонстрационный зал + склад);
  • cash&carry (магазин-склад);
  • дискаунт (магазин самообслуживания с невысокими ценами за счет больших оборотов и предельно низких издержек).

А теперь обсудим особенности автоматизации каждого формата.

Традиционный формат

Основная проблема автоматизации “прилавочной” торговли — донесение информации об отобранном покупателем товаре до кассового аппарата. Здесь возможен ряд вариантов. Первый — кассовый аппарат находится на прилавке, и продавец сам пробивает чек. Второй — продавец выписывает “мягкий” чек на товар, покупатель передает этот чек кассиру, кассир пробивает по кассе все перечисленные в нем товары. Кассовые аппараты при этом располагаются в отдельных кабинках, носитель информации — “мягкий” чек. И наконец, продавец может сканировать терминалом сбора данных все отобранные товары, а также специальную “карточку покупателя”. Покупатель передает карточку кассиру, кассир ее сканирует, и кассовый аппарат автоматически формирует товарную часть чека. При этом кассовые аппараты размещаются в отдельных кабинках, передача информации происходит через карточку покупателя и терминал сбора данных.

Эти варианты, различаясь по затратам на оборудование, по распределению функций и технологии работы, имеют свои плюсы и минусы. Вариант размещения кассовых аппаратов непосредственно на прилавках наиболее технологичен. Вариант с «мягкими» чеками обходится дешевле всего, но он годится только для магазинов с небольшим ассортиментом и низкой проходимостью. Вариант с использованием терминалов сбора данных сложнее всего в реализации.

Супермаркет

Кассовые аппараты расположены на выходе из зала самообслуживания, что уменьшает общую потребность в кассовых аппаратах и увеличивает пропускную способность магазина. В супермаркетах рациональнее всего использовать штриховое кодирование товара — это резко ускоряет обслуживание покупателя в кассовом узле.

Торговля по образцам

При этом формате торговли торговый зал — это фактически демонстрационный зал, в котором продавец-консультант, работая индивидуально с покупателем, помогает ему подобрать товар и оформляет заказ. Покупатель оплачивает заказ и получает отобранный и оплаченный товар на складе или в пункте выдачи, куда он поступает со склада.

Cash&carry

При этом формате торговли максимум товара размещается в торговом зале в транспортной упаковке (в коробках на поддонах-палетах). За счет этого снижаются затраты на отдельные склады и работы по выкладке товара. В остальном этот формат торговли мало отличается от магазина самообслуживания.

Дискаунт

Дискаунты нацелены на снижение всех затрат, включая оформление торгового зала и операционные издержки. За счет этого им удается удерживать низкие цены и соответственно повышать оборот. Успешнее всего дискаунты работают в составе торговых сетей.

Технологически дискаунты похожи на cash&carry, но количество персонала и уровень сервиса сведены к минимуму, а все управленческие и коммерческие функции вынесены в центральный офис.

Выбор оборудования

В зависимости от формата торговли вам понадобится разное электронное торговое оборудование. Но в любом случае вам необходимо принять решение по выбору:

  • кассовых аппаратов;
  • сканеров штрих-кодов;
  • принтеров штрих-кодов;
  • терминалов сбора данных;
  • весов.

Кассовые аппараты

Для розничной торговли можно использовать электронные кассовые аппараты (ECR), компьютерные кассы (POS) или фискальные принтеры.

Электронные кассовые аппараты дешевле всего, но у них меньше объем функций, они менее гибки и, как правило, имеют ограничения по количеству хранимых в памяти товарных позиций.

Компьютерные кассы, или POS-терминалы, сочетают функциональную наполненность, гибкость и мощь профессионального решения. Именно их следует использовать в магазинах с большим ассортиментом и высокой проходимостью.

Фискальные принтеры могут подключаться к любому компьютеру и любому программному комплексу. Тем не менее этот вариант рекомендуется только для специфических технологий торговли, когда невозможно использовать другие варианты.

Необходимо также учитывать конструкцию корпуса кассовых аппаратов. С этой позиции различаются моноблочные, модульные и дисперсные аппараты.

Моноблочные кассовые аппараты поставляются в едином корпусе, объединяющем все основные узлы: клавиатуру, монитор кассира, чековый принтер, дисплей для покупателя.

В модульных кассовых аппаратах эти узлы выполнены в самостоятельных корпусах. Такая компоновка позволяет более свободно размещать составные части кассового аппарата на кассовом столе.

Дисперсные кассовые аппараты похожи на модульные. Но их конструктивные особенности позволяют полностью реализовать концепцию Front-Facing, когда все узлы кассового аппарата размещаются строго между кассиром и покупателем. Эта концепция вкупе с производительным чековым принтером и сканером позволяет максимизировать пропускную способность расчетно-кассового узла.

Чековые принтеры

По методу вывода информации на чековую ленту различают матричные принтеры и термопринтеры. Скорость печати у термопринтера достигает 40 строк в секунду, у матричного — 2—4 строки в секунду. Заменить чековую ленту у термопринтера довольно просто, у матричного — сложнее. Расходные материалы для термопринтера — только бумажная чековая лента, для матричного требуется бумажная чековая лента и картридж с красящей лентой.

Сканеры штрих-кодов

Из всего разнообразия сканеров выделим CCD-, ручные лазерные и стационарные многоплоскостные лазерные сканеры.

CCD-сканеры дешевы, и их можно рекомендовать для магазинов со скромным бюджетом.

Ручные лазерные сканеры несколько дороже, но имеют большую дальность и надежность считывания. Чтобы считать ими штрих-код, надо взять сканер в руки, и на это уходит дополнительное время, поэтому ручные сканеры рекомендуются для складов и магазинов с невысокой проходимостью.

Стационарные многоплоскостные лазерные сканеры лишены этого недостатка. Более того, они не требуют строго параллельной ориентации штрих-кода относительно сканера, что позволяет рекомендовать их для магазинов с высокой проходимостью.

Принтеры штрих-кодов

Выбирая принтер штрих-кодов, необходимо прежде всего ориентироваться на следующие показатели:

  • ресурс печати (количество печатаемых этикеток в месяц);
  • объем памяти принтера (определяет максимальное количество различных этикеток, печатаемых за один раз);
  • производительность принтера (скорость печати).

В зависимости от способа нанесения этикеток на товар и территориального расположения подразделений вы можете выбрать, поставить ли один высокопроизводительный принтер на все подразделения или по небольшому принтеру в каждое подразделение.

Терминалы сбора данных

Терминал сбора данных представляет собой портативное устройство, оборудованное встроенным или подключаемым сканером штрих-кодов. Терминалы могут сохранять в своей памяти разнообразную информацию о товаре и обмениваться данными с информационной системой.

Терминалы сбора данных удобны для проведения инвентаризации. Для этого нужно просто просканировать весь товар (вводя при необходимости его количество), передать собранные данные в информационную систему -- и инвентаризация закончена. Технология использования терминалов сбора данных позволяет не закрывать магазин на учет, проводя инвентаризацию “на ходу”.

Весы

Если вы планируете продажи весового товара, примите решение о способе подключения весов. Можно подключить весы непосредственно к кассовому аппарату или установить весы, снабженные встроенным принтером штрих-кодов, в зале.

Первый способ несколько проще, но заставляет взвешивать товар в процессе оплаты, что может привести к образованию очередей к кассам. Поэтому подключение весов к кассовым аппаратам не рекомендуется для магазинов с высокой проходимостью.

Второй способ позволяет разделить взвешивание товара и его оплату. Но для этого весы нужно соединить с информационной системой, которая будет загружать в них номенклатуру весовых товаров.

Выбор информационной системы

Выбирая информационную систему (ИС), обратите внимание на следующие вопросы: характеристики собственно ИС и особенности и возможности поставщика решения.

При выборе ИС наиболее важны следующие ее характеристики:

  • гибкость, способность перестраиваться под специфическую технологию вашего бизнеса;
  • способность развиваться, изменять свою функциональность с течением времени;
  • адекватность и функциональная полнота, наличие той совокупности функциональных возможностей, которая отвечает вашим потребностям;
  • оперативность, способность обрабатывать информацию в темпе бизнеса;
  • независимость от поставщика решения, возможность настраивать и развивать систему своими силами.

Мы не включили в список такие характеристики, как надежность и безопасность, — не потому, что забыли о них, а просто желая привлечь внимание к наиболее важным аспектам выбора ИС, которые, к сожалению, не всегда принимаются в расчет.

Оценивая поставщика решения, убедитесь в том, что он обладает достаточным опытом и знаниями; рассматривает ваши взаимоотношения не как единичный акт купли-продажи, а как партнерские отношения, нацеленные на решение ваших проблем; способен работать оперативно и качественно и может обеспечить достаточный уровень поддержки.

Соединение ИС с технологией бизнеса

Автоматизация сама по себе не приведет компанию к успеху и не решит ваших проблем. Необходима тесная увязка ИС и вашей технологии управления. Более того, для достижения стратегического успеха эта увязка должна существовать в течение длительного времени и независимо от того, насколько изменяется ваш бизнес и ваше представление об эффективном управлении им.

Чтобы такая увязка сложилась, необходимо провести определенные работы, изменяя ИС и переходя на более эффективные методы управления бизнесом. Конечная цель таких работ — создание целостной системы управления предприятием, неотъемлемой — но не единственной — частью которой станет информационная система. Естественно, для этого ИС должна быть гибкой, а заказчик должен быть готов к инновациям в управлении.

Этап взаимной притирки информационной системы и управления бизнесом имеет смысл начинать до крупномасштабных закупок оборудования.

Внедрение и эксплуатация ИС

Приобретение оборудования

Приобретая оборудование и лицензии на ПО, обратите внимание на совместимость оборудования с информационной системой. Кроме того, предусмотрите возможность поэтапного приобретения и внедрения.

Внедрение

Внедрение информационной системы может происходить либо сразу целиком, либо поэтапно.

Первый вариант, при всей его привлекательности, мало реален для гибких информационных систем. Причем дело здесь не в неспособности поставщика решения сразу внедрить все функции своей ИС, а скорее в том, что само предприятие-заказчик вряд ли сможет полноценно выполнить свою часть работы по постановке задачи и вводу справочников и первичной информации.

Поэтому, если вы сделали выбор в пользу гибкой ИС, планируйте поэтапное ее внедрение. При этом вначале запускаются только самые необходимые функции, а затем функциональное наполнение ИС постепенно расширяется.

Кроме того, планируя внедрение ИС, необходимо оптимизировать затраты и сроки, эффективно распределив обязанности и ответственность между поставщиком решения и вашими специалистами. Но для этого сама ИС должна быть достаточно открытой и обеспечивать определенный уровень независимости от поставщика решения. Иными словами, заказчик должен иметь возможность самостоятельно проводить часть работ по настройке ИС. Преимущества такого решения связаны с тем, что собственный специалист лучше знает свое предприятие, его проще контролировать по срокам и результату. Собственный специалист обходится дешевле. Кроме того, рассчитывая на свои силы, вы меньше зависите от поставщика решения.

Оборотная же сторона опоры на собственные силы — необходимость иметь в своем штате квалифицированных специалистов.

Эксплуатация и развитие

Любая информационная система требует поддержки квалифицированным персоналом. Вы можете полностью взять поддержку на себя, экономя на платежах поставщику решения или, как вариант, взять на себя оперативную поддержку, обращаясь к поставщику решения по сложным вопросам. Можно также полностью поручить поставщику решения или сторонней сервисной организации (аутсорсинг) поддержку вашей ИС, экономя на персонале. Выбор зависит от ваших приоритетов. В любом случае предварительно убедитесь в квалификации тех людей, которые будут поддерживать ИС в ходе эксплуатации.

Неразвивающаяся ИС через некоторое время безнадежно устареет, и ее нужно будет заменить. Стратегически это невыгодно. Поэтому заранее спланируйте, как будет развиваться ваша ИС в ходе эксплуатации и кто будет выполнять соответствующие работы. Здесь подходы те же: можно развивать систему самостоятельно; можно простые вещи делать самим, а за сложными доработками обращаться к поставщику решения; можно поручить все поставщику решения.

Но, прежде чем ставить перед собой эти вопросы, убедитесь, что информационная система в принципе способна к развитию.