Корпоративный доступ в личных целях. Стоимость нецелевого броузинга

Где сегодня сотрудники компании?

Утро понедельника. Руководитель оглядывает свой отдел и видит, что все напряженно всматриваются в мониторы своих компьютеров. Он удовлетворенно закрывает дверь и садится за работу. Но он и не подозревает, что…

• Александр из производственного отдела напряженно просматривает результаты матчей, состоявшихся в выходные.
• Наталья из бухгалтерии с интересом читает новый рецепт слоеного торта, про который ей в воскресенье рассказала подруга.
• Андрей из отдела рекламы изучает колебания акций и курсов на бирже.
• Олег из его подразделения заряжает помповое ружье и осторожно подкрадывается к Алексею из отдела маркетинга. Надо действовать осторожно, но быстро, пока ребята из ИТ-отдела снова не появятся со своими лазерными пушками.
  

И при этом все напряженно всматриваются в мониторы своих компьютеров, вызывая истинное умиление у руководства…

Статистика

Предоставление сотрудникам компании свободного доступа в Интернет сегодня является практическим стандартом. По результатам опроса, проведенного на сайте www.vault.com только 9,7% никогда не пользуются Интернетом на работе (см. рис. 1). Исследование Nielsen/NetRatings показало, что в июне 2001 года более 42 млрд. интернет-пользователей заходили с рабочих ПК. Причем среднее время, проведенное онлайн этими сотрудниками, составило 1 час в день. Такое активное использование Интернета вполне оправдано. Однако, проблема в том, что открытый доступ к Интернету для части сотрудников является слишком большим искушением, с которым они не способны справиться.

В последние пять лет в мире проводилось достаточно много исследований, ставящих своей целью выяснить размеры этого явления. Вот некоторые данные.

• В опросе, проведенном SurfControl, 100% сотрудников, использующих веб-доступ на работе, сообщили, что они пользовались им в личных целях. А 18% сотрудников ежедневно используют Интерент в личных целях 10 и более раз.
• Исследование, проведенное Yankelovich Partners, показало, что более 62% сотрудников ежедневно используют доступ в Интернет в личных целях хотя бы раз.
• Исследование SANS Institute показало, что от 50 до 70% сайтов, которые посещают сотрудники во время работы не связаны с бизнесом.
• Исследование проведенное в Великобритании показало, что 44% сотрудников, имеющих доступ в Интернет на работе, тратят в среднем по 3 часа в неделю на использование рабочего Интернета в личных целях.
• Исследование Aberdeen Group показало, что сотрудники компаний тратят от 30 мин. до 3 часов ежедневно на нецелевой броузинг.
• Исследование Dataquest показало, что 20% сотрудников используют рабочий Интернет в личных целях более 3 часов ежедневно.
• Исследование SANS Institute показало, что потери времени на броузинг у 100 наиболее активных интернет-пользователей в компании составляют около 14% полного рабочего времени.
• По результатам исследования, проведенного в США, сотрудники с интернет-доступом тратят около 15% своего рабочего времени на просмотр веб-сайтов, не связанных с их бизнесом.

Куда же ходят сотрудники? Интересный опыт, по анализу сетевого трафика провели системные инженеры одной из компаний. Оказалось, что пропускная способность интернет-каналов сильнее всего используется в дневное время. Как правило, утром в первый час работы показатель использования пропускной способности ненадолго взлетал до 80%, но вскоре скатывался до 20% или даже ниже. Ближе к обеду наблюдался новый, более широкий пик использования пропускной способности интернет-каналов, который длиться дольше - 35-40 минут. Следующий пик наблюдался непосредственно перед тем, как сотрудники отправляются по домам.

Проводя такой анализ использования трафика можно понять, для чего сотрудники используют интернет. Так, выяснилось, что в вышеприведенной компании, когда сотрудники только приходят на работу, они первым делом прочитывают свою веб-почту и посещают новостные сайты. Затем они начинают работать, и перед тем, как отправиться на обед некоторые сотрудники снова выходят в Интернет и занимаются там своими делами - кто-то посещает спортивные сайты, просматривая результаты игр, кто-то изучает колебания курсов и ставок или просто бессмысленно бродит по разным страницам. В основном с целью отдохнуть и развеяться. Ну и, естественно, перед тем как отправиться домой, сотрудники также активно посещают различные сайты, связанные с личными планами на этот вечер или на следующие дни. Причем, инженеры этой компании заметили, что эти пики загруженности не исчезают, а остаются постоянными, независимо от того, какова пропускная способность интернет-каналов. Очевидно, проблема возвращается, поскольку она связана с моделями поведения сотрудников. Отслеживание таких моделей может помочь лучше понять особенности ситуации, которая наблюдается в вашей компании.

Результаты такого анализа могут стать ошеломляющими. Так, в одной из австралийских компаний со 180 сотрудниками оказалось, что более 2/3 трафика, от 70 до 80%, связаны с сайтами "для взрослых". Другой пример: 26 сотрудников небольшого предприятия проводили 276 часов в неделю в Интернет, но оказалось, что 85% этого времени (236 часов) никак не связаны со сферой деятельности компании. Подавляющее большинство - 54% времени сотрудники проводили на сайтах "для взрослых", 10.2% - на сайтах, связанных с различными экстремальнымим движениями, по 7.3% времени сотрудники отдавали развлекательным и спортивным сайтам и 6.8% времени проводили на компьютерных сайтах.

Другие исследования дают аналогичную удручающую картину:

• По данным Websense 70% трафика на веб-сайтах для взрослых приходится на рабочее время (с 9 до 17 часов) и 30%-40% всей активности в онлайне в эти часы совершенно не связано с бизнесом. Кроме того, более 60% онлайновых покупок также совершается в рабочие часы.
• Исследование Nielsen/NetRatings показало, что 60% сотрудников имеющих Интернет на рабочем месте посещают электронные магазины, а 54% - развлекательные сайты (см. рис. 2)

Естественно, такая статистика серьезно беспокоит руководство компаний. Исследование проведенное SurfControl показывает, что 66% опрошенных руководителей среднего и высшего звена беспокоятся по поводу затрат компании на броузинг, не имеющей отношения к бизнесу. То же исследование показало, что 59% руководителей полагают, что сотрудникам необходимо полностью запретить пользоваться Интернетом в личных целях. По данным опроса на www.vault.com 31% руководителей считают необходимым ограничивать использование Интернета.

Проблемы

Но беспокойство - беспокойством, а какие реальные проблемы несет за собой неконтролируемое использование Интернета в компаниях. Что с того, что некоторые сотрудники потратят немного времени на просмотр результатов последних футбольных матчей или новостей? Однако это может привести к серьезным последствиям для бизнеса. "Просмотр в Интернете контента, который не связан с работой имеет различные последствия, - говорит Рай Панесар, менеджер компании Clearswift. Использование сотрудниками пропускной способности и сетевых функций для доступа к сайтам, несвязанным с их работой, снижает скорость доступа к критической бизнес-информации. Кроме этого, увеличивается время простоя систем в результате скачивания большого объема файлов и сбоев, связанных с недостатком системных ресурсов. Более того, простой систем и деятельность, не связанная с бизнесом, приводят к снижению производительности сотрудников".

Проблемы, связанные с использованием сотрудниками Интернета для личных нужд в целом достаточно очевидны. Как правило, они распадаются на 3 категории: снижение продуктивности, ограничения пропускной способности каналов компании и снижению производительности сетей, а также повышает риск утечки конфиденциальной информации за пределы firewall-защиты компаний, или проникновения внутрь компании материалов, которые могут служить поводом для потенциальных судебных исков (см. таблицу 1). Причем, один из опросов (на www.vault.com) показал, что 56,7% сотрудников согласны с тем, что использование Интернета и обмен электронными сообщениями, не связанными с работой, снижают их продуктивность. Эксперты отмечают, что в целом, использование Интернета в целях, не имеющих отношения к бизнесу, отрицательно сказывается на производственных показателях предприятия, снижая доходы и/или повышая расходы. Причем последняя категория проблем - юридическая - отнюдь не надумана. Так, на Citibank был подан иск на сумму $2 млн. из-за того, что его сотрудники скачивали из Интернета "содержание для взрослых", а в результате иска, связаного с аналогичным контентом в электронной почте нефтяная компания Chevron выплатила 1,3 млн. фунтов стерлингов.

Таблица 1. Проблемы, связанные с использованием сотрудниками Интернета для различных нужд.

Стоимость

Подобные юридические иски - это все-таки достаточно экзотическая ситуация. Давайте посмотрим на оценки реального ущерба компаниям. Основные затраты лежат в области снижения производительности сотрудников. Методики такого рода подсчетов очень просты и основываются на том, что компании оплачивают рабочее время сотрудников, которое они расходуют в личных целях. Надо взять полную почасовую оплату для одного сотрудника, умножить ее на ежедневное количество часов использования интернета в личных целях, а затем умножить это число на количество сотрудников, имеющих Интернет-доступ.

Например, сотрудник с заработной платой $50 тыс. в год, который тратит всего 15 минут в день на использование доступа в интернет в личных целях, будет стоить организации $1600 в год (из расчета 48 рабочих недель в году). А 20 минут просмотра развлекательных сайтов в день, при зарплате сотрудника $50 в час, может стоить компании со 100 сотрудниками $8 тыс. в неделю. "Если сотрудники будут использовать Интернет в целях, не связанных с их работой в среднем 30 минут в день, то компания из 10 сотрудников со средней зарплатой 19,5 тыс. фунтов стерлингов в год, ежегодно будет терять из-за этого более 12 тыс. фунтов стерлингов" - говорит Боб Джонс, управляющий директор Equnnet. Для предприятия в 1000сотрудников, оценка дает годовую стоимость $730 тыс.

Единственное, при такой оценке важно не забывать, что зарплата сотрудника - это еще не полная стоимость его рабочего времени. Так, специалисты рекомендуют для оценки стоимости потерь от нецелевого броузинга взять среднюю плату сотрудника предприятия, рассчитать почасовую оплату, а затем удвоить эту сумму, чтобы получить полную стоимость рабочего времени с учетом всех налогов и льгот для сотрудников. Более строгую методику сформулировали специалисты Saratoga Institute. В исследовании, выполненном еще в 1998 году, для определения стоимости сотрудника используется показатель Expense Factor (фактор расхода), который вычисляется следующим образом:

Expense Factor = Operating Expense (операционные расходы) / Total Full Time Equivalents (общее число сотрудников с эквивалентной полной занятостью)

При этом, показатель Total Full Time Equivalents рассчитывается исходя из нормы один сотрудник, работающий 40 часов в неделю и 2080 часов в год.

Не так принципиально, какую зарплату сотрудника брать в качестве базовой. Если обобщить этот подход, то один час в день использования интернета в личных целях каждым сотрудником компании, будет стоить 12,5% от всех расходов компании на заработную плату (при том предположении, что все сотрудники имеют доступ в Интернет). Важно понимать, что использование доступа в личных целях может приводить к потере тысяч долларов в год на каждого такого сотрудника. А это уже значительные суммы в масштабе всего предприятия. Для пущей убедительности приведем еще несколько оценок:

• по оценкам государственных органов США, предприятия теряют более $3 млн. в год на 1000 сотрудников, имеющих доступ в интернет;
• по оценкам Saratoga Institute средняя стоимость не связанного с бизнесом использования сети для предприятия с 1000 сотрудников превышает $35 млн. в год;
• Американская ассоциация менеджмента утверждает, что использование Интернета в личных целях обходится средней американской компании в примерно в $200 млн. в год;
• в целом по Великобритании потери компаний вследствие использования Интернета на работе в личных целях составляют 9,6 млрд фунтов стерлингов;
• в целом по США потери от использования Интернета в личных целях составляют $54 млрд. и потери от 30 до 40% продуктивности ежегодно.

Таблица 2. Оценка стоимости использования сотрудником доступа в Интернет в личных целях в условиях России.

Меры

Цифры совершенно сумасшедшие. Однако это не значит, что нежно ограничивать подключение предприятий к Интернету или не стремится реализовывать бизнес-потенциал Интернета. Мы привели эти цифры и оценки, чтобы проиллюстрировать тот факт, что это еще одна проблема управления, которая требует внимания. И эта проблема может быть эффективно решена в результате реализации четких политик и рационального использования инструментов фильтрации, мониторинга и отчетности.

Ограничение - не любит никто, в том числе и системные администраторы. Но, к сожалению, для сотрудников, такое "ограничение" должно быть. Если только ограничение позволяет защитить свои бизнес-интересы, и при этом обеспечить надежную работу имнтернет-доступа, значит так тому и быть. Классический пример тому - случай с Charles Schwab. Когда биржевая интернет-компания Charles Schwab впервые запустила свои веб-услуги, она решила не реализовывать систему мониторинга за деятельности сотрудников, решив относится к своим сотрудникам с доверием. Однако, такая утопическая ситуация продолжалась очень недолго только до конца пилотного периода проекта. Уже в ходе пилотного проекта компания заметила, что значительная часть сетевого трафика не имела отношения к ее бизнесу. "Учитывая потенциальные угрозы для пропускной способности и увеличение числа сотрудников, имеющих веб-доступ, мы пришли к выводу, что нам необходимо повысить структурированность нашей среды", - комментирует Дон Лепор, ИТ-директор Charles Schwab. Компания приобрела ПО, которое позволяет администраторам отслеживать пользователей, использующих доступ в Интернет в недозволенных целях, предупреждать их о недопустимости таких действий и, при необходимости, сообщать об этом их менеджерам. Как только сотрудники узнали о предпринятых мерах, ситуация с нецелевым серфингом мгновенно изменилась. "Мы добились в наших системах значительного снижения трафика, не имеющего отношения к бизнесу", - комментирует Лепор.

"Мы не хотим вводить слишком уж драконовские порядки, - говорит Рассел Гудман, инженер по сетевым службам компании Thomas Cook Holidays, которая реализовала систему, позволяющую создавать еженедельные отчеты, в которых указывается, какой сотрудник компании какие сайты посещал.- Пусть менеджеры сами решают, насколько терпимыми им быть по отношению к деятельности своих сотрудников".

Другой пример - медицинская компания Cornwall NHS, насчитывающая 6000 сотрудников. В результате мониторинга сети ИТ-директору Cornwall NHS удалось выяснить, что от 5% до 8% пользователей использовали интернет для просмотра сайтов, не имеющих отношения к медицине. Однако когда он представил полученные им данные совету директоров компании, с целью выделения инвестиций на соответствующее ПО, его члены усомнились в подлинности представленных им цифр. Тогда ИТ-директор более строго подошел к определению сайтов не имеющих отношения к бизнес-деятельности сотрудников. Это позволило снизить показатель нецелевого использования до 2%. Даже при такой оценке экономия достигла бы ?288 тыс. в год и поэтому совет директоров одобрил инвестиции в новое ПО, которое поможет контролировать использование интернета сотрудниками в рабочее время. В результате, за год использование пропускной способности каналов доступа компании снизилось на 40%-50%. И по мнению ИТ-директора экономия оказалась вдвое большей, чем те цифры, которые он изначально представил совету директоров.

В заключении, приведем статистику. По данным Institute of Personnel за последние три года процент британских компаний, осуществляющих мониторинг интернет-деятельности своих сотрудников, возрос с 17% до 45%.