Коллективная работа в корпоративном секторе на Западе подверглась автоматизации гораздо раньше, чем об этом стали задумываться в России, и это факт. Но если раньше подобный вид информационного взаимодействия в англоязычном мире определялся терминами «collaboration» и «groupwork», то сейчас к ним добавился еще один: «social software» (социальное ПО) — словосочетание, которого в российских корпорациях пока не услышишь. Поэтому мы решили рассмотреть опыт западных коллег в этом нелегком деле — автоматизировать в едином ПОрыве не только формальное, но и неформальное (или слабоформальное) взаимодействие людей в корпорациях.

Сколько бы западные политики ни говорили о победе капитализма над социализмом, но именно с Запада началась социализация внутри Сети. Конечно, ни о какой коллективизации имущества в данном случае речи не идет — в информационном сообществе наиболее ценным ресурсом является информация, и именно ею люди хотят делиться, причем добровольно; в её использовании они желают объединить свои усилия, чтобы выработать наиболее эффективное и правильное решение. Если сейчас информация — это один из основных ресурсов компании, то резонно предположить, что инструменты, центрирующиеся на ней, будут востребованы и в бизнесе. Вот эта деталь — информация во главе угла — и составляет главное отличие ПО для коллективной работы от систем типа worklow, BPM и других, в центре которых находится процесс. При этом интеграция этих двух типов систем дает существенные преимущества.

Кому это надо?

Отвечая на этот вопрос, вендоры в один голос утверждают, что необходимость использования средств коллективной работы возрастает с ростом глобализации и развитием сетей передачи данных. Действительно, чем более территориально разнесены подразделения организации, чем больше в ней сотрудников, тем сложнее координировать их работу, поддерживать «единую версию правды». Кроме того, рост платы за аренду офисных площадей наряду с удешевлением сетей широкополосного доступа и улучшением их качества заставляет работодателей все чаще задумываться о том, чтобы предоставить сотрудникам возможность работы на дому. Еще более очевидный вариант — «мобильный офис», когда представитель компании постоянно находится в разъездах. Сегодня мобильный клиент для решений в классе collaboration также становится нормой. Но на практике, изучая компании, наиболее активно использующие средства коллективной работы, обнаруживаешь, что часто таковыми бывают небольшие творческие коллективы энтузиастов, часто даже работающих в пределах одной комнаты. Они же стараются подключить к использованию таких систем и своих внешних партнеров. Так происходит, например, в дизайнерском и рекламном бизнесе, где несколько людей активно работают над одним макетом и при этом нужно предоставить клиенту возможность часто просматривать текущую версию макета, чтобы выяснить, соответствует ли она его ожиданиям.

Разные вендоры, разные подходы и возможности

Интересно рассмотреть функционал подобных систем, так как инструментами для коллективной работы различные вендоры называют совершенно разные продукты. Понятно, что это прежде всего зависит от специализации вендора. Шума вокруг «социализации корпораций» много, рынок велик, и отхватить свою долю на нем хочется многим. Вот и появляются «скосы» систем коллективной работы в сторону, скажем, коммуникаций или работы с документами. Последнее, кстати, наиболее характерно для российских ИТ-компаний, которые на вопрос, внедряют ли они такие системы, часто без раздумий указывают на системы электронного документооборота. Однако следует напомнить, что и СЭД — система, ориентированная на прохождение документом определенного маршрута, то есть на процесс. В collaboration же если и имеется в виду работа с документами, то это скорее «онлайновый офис» — многопользовательская работа с документами, хранящимися на сервере, с поддержкой версионности. Это понятие так называемого «Office 2.0», где наиболее показательными игроками являются Google и Microsoft. Хотя первая шла от сетевых сервисов, а вторая — от локальных офисных приложений, в итоге их продукты частично встретились примерно в одной точке. Microsoft, конечно, имеет гораздо более многофункциональное решение для коллективной работы, куда включены портал SharePoint, Unified Communications и другие средства.

Еще одна дорога, ведущая к корпоративным инструментам для коллективной работы, — решения от компаний, изначально специализировавшихся на «социальном ПО» — блогах и т. д. В последнее время такие фирмы, добавив некоторый функционал вроде «календарей» для создания «todo-листов» и назначения встреч, а также предусмотрев интеграцию с другими корпоративными сервисами, активно выходят на бизнес-уровень. Наиболее показательным примером здесь будет, пожалуй, компания Six Apart, бывший владелец небезызве­стного Livejournal, объявивший пару лет назад о выпуске ПО для корпоративного сектора. Инструмент поддерживает авторизацию через LDAP, интеграцию с корпоративными базами данных, а также различные виды уведомлений об активности пользователей. Оттуда же вышел и SocialText — один из лидеров в квадранте «visioners». Легко догадаться, что центр таких систем — это блог, Wiki и другие «социальные функции». Еще одним новшеством, привнесенным в компьютеры корпоративных пользователей создателями блогов, являются «виджеты» — небольшие подвижные окна-приложения, в которых может отражаться самая разная информация, как графическая, так и текстовая.

Wiki для банка

Dresdner Kleinwort Wasserstein — банк, в восьми представительствах которого по всему миру трудится около 6000 работников. Чтобы развить коммуникации, взаимодействие и повысить доступность ключевой информации, банк решил внедрить у себя Wiki, выбрав для этого продукт компании SocialText. При этом во взаимодействие были вовлечены не только сотрудники ИТ-отдела, но и бизнес-пользователи.

В результате решение включало в себя следующие функции.

1. Управление совещаниями. Со­­труд­ники стали использовать Wiki для того, чтобы формировать свое расписание, уведомлять других о событиях, согласовывать время встреч. Помимо того, что эти функции стали исполняться намного эффективнее, использование данного модуля значительно сократило объем сообщений, отправляемых по электронной почте.

2. Генерация и обсуждение идей, публикация информации. Модуль позволяет проследить, как идея превращается в официальный документ. Кроме того, с помощью Wiki стало возможным публиковать документы компании и другую информацию.

3. Создание презентаций. Быстрое создание презентаций в традиционно сложных офисных приложениях и публикация их на портале часто представляет немалую трудность для пользователя. Wiki же позволила им концентрироваться не на компоновке слайдов, а непосредственно на контенте.

Можно увидеть, что в данном случае инструмент коллективной работы частично взял на себя функции традиционных систем электронного документооборота, корпоративного портала, а также офисных редакторов. Сейчас с Wiki работает около 2500 сотрудников банка, и их количество продолжает расти.

Другой крайний случай — голосовые коммуникации. В последние пару лет к функционалу collaboration‑систем стали относить и Unified Communications, и тут активно подключились такие вендоры, как, например, Cisco. В выпущенной недавно collaboration-платформе этой компании, кроме традиционных для нее средств голосового общения и организации телеконференций, присутствуют средства работы с мгновенными сообщениями, электронной почтой и документами. Кроме того, многие сервисы могут предоставляться по модели SaaS. Вообще надо заметить, что использование подобной модели для такого рода ПО далеко не ново, ведь инструменты коллективной работы по сути представляют собой именно сетевые сервисы, и дилемма, размещать ли их у себя на сервере и платить за ПО или же арендовать подобные услуги у внешних компаний, — всего лишь вопрос доверия к этим последним.

Нельзя обойти стороной и участие в данной сфере таких «китов» рынка корпоративного ПО, как IBM и Oracle. Обе компании также не так давно выпустили не просто инструменты, а целые платформы для коллективной работы. Первая предложила очередную версию Lotus Connections, куда были включены самые разные функции для «социализации», вторая же представила совершенно новый продукт — Oracle Beehive, по всей видимости пришедший на замену старому, Oracle Collaboration Suite, и включивший в себя богатые наработки поглощенной BEA.

Кроме вышеперечисленного функционала, который уже практически «прописался» в разделе, именуемом «приложения для коллективной работы», есть и такие инструменты, которые многие склонны туда записывать, но их принадлежность к этому классу ПО остается сомнительной. Такими средствами являются, например, программы для управления проектом, порталы для взаимодействия с клиентами (CRM) или же системы управления контентом (CMS). В отдельный класс можно выделить и средства коллективной работы, специфические для различных отраслей. Так, например, в строительной отрасли (о чем мы подробно писали в статье «Новорожденный BIM, “зеленые” технологии» в № 5/2008) практически все перечисленные функции могут быть привязаны к модели здания.

Взаимодействие в биотехнической компании

Для компании «Монсанто» коллективное взаимодействие является насущной необходимостью: создание биотехнических продуктов и их вывод на рынок требуют самых разнообразных знаний и навыков. Поэтому фирма использует средства коммуникации и взаимодействия весьма широкого диапазона — Unified Communications, системы обмена мгновенными сообщениями, портал Microsoft SharePoint и Office Communications Server. Учитывая, что 19  000 сотрудников компании распределены по 63 странам, ей приходится прикладывать немало усилий для обеспечения их совме­стной работы. Поэтому первейшей задачей, которую пришлось решить руководству, стал контроль за потоками информации. Необходимо было четко разграничить доступ к записям и выработать критерии их полезности. Когда эта задача была решена, у «Монсанто» еще восемь месяцев ушло на развертывание инструментов коллективной работы на базе Microsoft SharePoint. Задача состояла в том, чтобы дать сотрудникам единое средство коммуникации и без необходимости изучения многих технологий обеспечить максимальную простоту его использования. При создании портала компании пришлось консолидировать документы из многих разрозненных баз данных, обеспечив доступ к ним и его контроль.

Задача коммуникаций в реальном времени была решена с помощью Unified Communications, включающих в себя средства общения через VoIP, проведения веб-конференций и обмена мгновенными сообщениями. При этом последние стали очень критичными для компании: их объем вырос до 400 000 сообщений в день, и когда по какой‑то причине сервис был недоступен в течение очень короткого времени, работа просто встала. Следующим шагом стало внедрение Wiki и блогов. Сейчас компания использует их для того, чтобы делиться лучшими практиками, вовлекать новых работников в корпоративную культуру и решать другие задачи социального взаимодействия. В планах компании — использовать и мобильные клиенты для коллективного взаимодействия.

«Низы» хотят, вендоры не могут, «верхи» не понимают

В целом же надо отметить, что эта область автоматизации еще довольно «сырая» как с точки зрения доступных решений, так и в смысле готовности корпораций к их использованию, пониманию их реальной пользы. Следует признать, что пока вокруг корпоративных средств коллективной работы больше шумихи, чем информации о действительно интересных проектах. По публикациям в западных изданиях складывается впечатление, что поговорить хочется, а не о чем. Эта тема очень популярна среди рядовых сотрудников и не слишком серьезно воспринимается высшим руководством. Люди привыкли пользоваться плодами «сетевой коллективизации» дома, в повседневной жизни, и им хочется иметь столь же удобные инструменты и на рабочем месте. То есть это, можно сказать, «революция от низов».

И при этом, как уже говорилось, пока здесь практически нет четкого портрета «идеального ПО», нет стандартов. В 2007 году аналитическая компания Gartner опубликовала свой «магический квадрант» с исследованием этой области, назвав его «Team Collaboration and Social Software», в то время как предыдущий именовался «Integrated Collaboration». Интересно, что в этом квадранте лидеров нет вообще, то есть вендоров с действительно зрелым ПО на данном рынке сегодня не существует. В то же время, по мнению аналитиков из Gartner, за всем этим шумом просматривается и возможность для бизнеса извлечь дополнительную прибыль. Посмотрим, какая картина будет нарисована по нынешнему году.