Проблемы
На этот раз мы решили не выделять для “Панорамы ИТ-решений» какую-то одну конкретную задачу. Скорее мы ставили себе целью показать, для решения каких задач и каким образом сегодня в России используются КПК и индустриальные терминалы, каковы особенности построения информационных систем на их основе.
КПК против ноутбуков
Исследования показывают, что в ряде случаев КПК могут служить вполне достойной альтернативой ноутбукам. Согласно отчету «PDA-устройства врываются на предприятия», опубликованному компанией Goldman Sachs, результаты замены ноутбуков на КПК просто невероятны. Goldman Sachs опросила 175 пользователей ноутбуков, которым в дополнение были выданы КПК BlackBerry. Выяснилось, что через шесть месяцев использование ноутбуков снизилось на 45% — с 12,3 ч до 6,8 ч в месяц. Наиболее активные пользователи в этой группе (25% опрошенных, использующих устройства чаще всего) стали обращаться к ноутбукам на 70% реже — их показатели снизились с 23,9 ч до 7,3 ч в месяц. Более того, 19% опрошенных вообще прекратили пользоваться ноутбуками.
Более того, не только пользователи, но и ИТ-менеджмент компании довольны работой КПК. По оценкам Goldman Sachs, общая стоимость владения КПК BlackBerry составляет 2 тыс. долл. на пользователя в год, что в 4,5 раза ниже, чем у ноутбука (см. статью «Сколько стоит ноутбук?”). До начала использования BlackBerry 18 месяцев назад компания поддерживала около 300 ноутбуков для 400 своих сотрудников, при этом их приходилось обновлять примерно раз в 12—15 месяцев. Сегодня лишь 25% сотрудников компании имеют личные ноутбуки. Остальные 75% берут с собой в поездки КПК BlackBerry или в крайнем случае выписывают себе ноутбук из небольшого парка машин, который есть в компании. Goldman Sachs, кроме того, сообщает, что применение BlackBerry позволило значительно снизить показатели использования другого оборудования, например, сотовых телефонов, факсовых аппаратов и голосовой почты.
Gartner Group также говорит о меньшей стоимости использования КПК в целом. Согласно исследованию Gartner, общая стоимость владения карманным устройством составляет 1870 фунтов (2970 долл.) за одно устройство. По словам Кена Дилэни, вице-президента Gartner Group по мобильным технологиям, при внедрении КПК в информационную структуру для решения части задач, которые ранее решались с помощью ноутбуков, в компаниях, где число служащих превышает 5000 человек, ежегодная экономия расходов может составить от 300 тыс. до 500 тыс. долл.
Автоматизация прямой доставки и сбора информации
Проблемы заказчика
В условиях жесткой конкурентной борьбы в сфере оптовых поставок табачных изделий одна из ведущих европейских компаний отрасли поставила перед собой непростую задачу — существенно увеличить свою долю на рынке табачных изделий на территории Москвы и Московской области, а также России в целом. Для решения задачи была намечена специальная стратегия, ключевым элементом которой стало широкомасштабное исследование потребительского рынка. Главная цель этого исследования — сбор информации о наличии конкретных марок сигарет в торговой розничной сети города Москвы и о соответствующих розничных ценах; для анализа потребительского рынка были также организованы пилотные продажи в торговые точки. Сбором информации занимались 12 специально выделенных торговых представителей, разделивших между собой районы Москвы.
Однако вскоре табачная компания столкнулась с серьезными трудностями, связанными с движением информации. Дело в том, что данные собирались на бумажных бланках, переносились в электронную базу данных и подвергались последующей обработке. Этот процесс имел много недостатков — работу торговых представителей было сложно контролировать, вносить изменения в их задания также оказалось весьма непросто. Между сбором информации и формированием результатов анализа проходило слишком много времени, а обработка собранной информации была трудоемкой, к тому же при переносе информации с бумажных носителей в электронную базу данных возникали ошибки. На обслуживание одного клиента уходило много времени, что негативно сказывалось на ассортименте продуктов и на динамике клиентской базы, обслуживаемой торговыми представителями.
Решение
Современный подход к построению системы прямой доставки, по убеждению руководства табачной компании, подразумевает обязательную автоматизацию, и для решения этой проблемы к проекту была привлечена компания «Системные технологии». Ее специалисты создали автоматизированную систему прямой доставки и сбора информации, использующую принцип мобильных автоматизированных рабочих мест (АРМ) торговых представителей. АРМ оснащаются карманными компьютерами, обеспечивающими электронный обмен информацией с базой данных, находящейся в главном офисе компании-клиента. Мобильные рабочие места торговых представителей были построены на основе КПК Compaq Aero 1500 толщиной всего 1,27 см с монохромным дисплеем и операционной системой Windows CE. Этот массовый КПК был выбран из-за его низкой цены — Aero 1500 в два-три раза дешевле моделей индустриальных терминалов Psion, отличающихся особой прочностью и другими техническими особенностями. К тому же монохромный Aero 1500 работал без перезарядки аккумулятора дольше цветных аналогов, а время автономной работы было одним из главных критериев при выборе устройства. Сейчас Aero уже сняты с производства, и компания «Системные технологии» использует в новых проектах устройства HP Jornada 568 Pocket PC.
Для распечатки накладных, счетов-фактур и других документов, необходимых торговым представителям, мобильное рабочее место оснащалось узкоформатным матричным принтером Star DP8340, обладающим, по оценке специалистов «Системных технологий», достаточной надежностью. Принтер имеет небольшие размеры, его питание обеспечивает бортовая электрическая система автомобиля (напряжение 12 В), а кроме того, он может использовать самокопирующуюся бумагу шириной 114 мм. Применение такой двухслойной бумаги позволяет получать два экземпляра документов при печати одной копии. Связь между КПК и принтером осуществляется через инфракрасное соединение.
Но важнейший функциональный компонент решения — программное обеспечение «ST-МобильнаяТорговля», которое было разработано в компании «Системные технологии». Именно это ПО служило основной рабочей средой для торговых представителей. Табачной компании требовалась полная поддержка деятельности торгового представителя, соответственно, в клиентском ПО реализованы следующие функции:
- хранение информации о полной клиентской базе, дневном маршруте и порядке исполнения маршрута торгового представителя;
- хранение информации о товарном ассортименте, текущем количестве товара в автомобиле торгового представителя, ценах на имеющийся товар, в том числе и ценах, применяемых к каждой торговой точке;
- хранение и обновление информации о каждой торговой точке;
- фиксация времени посещения каждой торговой точки и пробега автомобиля за день (в том числе отдельно рабочего пробега и поездок для собственных нужд, таким образом контролируется исполнение дневного маршрута и время начала работы на маршруте);
- ввод информации, необходимой для исследования рынка (розничные цены на товар в каждой торговой точке, оформление торговых точек рекламной продукцией и соблюдение правил оформления витрин в соответствии с требованиями производителя, наличие и остатки товара в розничной торговой сети).
При этом разработка позволила автоматизировать и часто исполняемые рутинные операции, с которыми сталкиваются разъездные торговые представители, такие, как:
- фиксация финансовых взаиморасчетов, производимых представителем с торговой точкой, непосредственно на маршруте (оплата при отгрузке, предоплата или отсроченный платеж), автоматический подбор цен в зависимости от условий оплаты;
- оформление движения товара с помощью печатных документов (счет-фактура, накладная, товарный чек);
- контроль задолженности покупателей за отгруженный ранее товар;
- учет и оформление отгрузки рекламной продукции в торговые точки;
- учет перемещения товара между автомобилями торговых представителей, оформление заявок на дозагрузку автомобиля со склада компании.
Для подведения общих итогов работы торговых представителей информация обо всех операциях, выполняемых торговыми представителями на маршруте, в конце дня выгружается в базу данных. Новый маршрут загружается в КПК следующим утром на день вперед.
Для обмена с сервером БД была использована бесконтактная связь через инфракрасный порт, что позволило исключить механические повреждения разъемов КПК и ускорить процесс соединения и обмена. В результате время выгрузки и полной обработки информации об одном дне работы торгового представителя составило примерно 2—5 мин. Полная обработка включает получение отчетов об исполнении маршрута, продажах, кассовых операциях, наличии товара и ценах на него в розничной торговой сети, а также обработку заявки на дозагрузку с контролем текущего состояния остатков в автомобиле. Время обмена данными в большей степени зависит от наличия у покупателей индивидуальных цен на товар. В любом случае один оператор БД выполняет полное обслуживание и обработку информации от 12 торговых представителей в течение часа.
Внедрение автоматизированной системы «ST-Мобильная торговля» потребовало построения четкой организационной структуры в табачной компании. Заметим, что решение подразумевало не только создание службы прямой доставки, но и максимальное повышение эффективности работы торговых представителей. Разработчики из компании «Системные технологии» провели необходимые доработки в ПО «ST-МобильнаяТорговля» в связи со спецификой деятельности табачной компании.
В рамках проекта торговые представители и операторы базы данных прошли обучение по работе с ПО (впрочем, это заняло наименьшее время), а также по ведению качественного оперативного учета, построению взаимоотношений сотрудников компании с клиентами и друг с другом. Кроме того, по мере реализации проекта специалисты компании «Системные технологии» передали заказчику собственный опыт в организации и техническом обеспечении выездной торговли.
Результаты
Все основные проблемы, возникавшие в ходе исследования рынка, были решены в результате внедрения автоматизированной системы прямой доставки и сбора информации. Время обслуживания каждой торговой точки сократилось, а число клиентов, обслуживаемых каждым торговым представителем в течение рабочего дня, увеличилось в среднем на 25—35%. Ошибки, связанные с вводом информации о торговых и финансовых операциях, были практически сведены к нулю. Время анализа собранной одним представителем информации сократилось до 5 мин.
С первого дня функционирования службы прямой доставки компании-заказчику удалось наладить контроль над деятельностью торговых представителей на маршруте, оптимально распределить торговые точки города между представителями, построить планы посещений, сведя лишний пробег автомобилей к минимуму (в условиях большого города качественное построение маршрутов крайне важно).
Информация, оформляемая и собираемая торговыми представителями, позволила проанализировать рынок табачных изделий и в короткие сроки сделать количественный и качественный расчет необходимых поставок товара в торговые точки города. В процессе эксплуатации системы табачная компания начала активную торговую деятельность с использованием сложного ценообразования, при этом увеличение числа торговых представителей до 22 не потребовало расширения штата операторов базы данных.
За год эксплуатации автоматизированной системы компания получила возможность не только удовлетворять собственные потребности в сборе и учете информации, но и предоставлять услуги своих торговых представителей дружественным компаниям, заинтересованным в сборе и обработке информации о состоянии рынков. При этом интенсивность собственных исследований рынка у компании не снижалась.
СтоимостьСтоимость одного рабочего места представителя включает: карманный компьютер с принтером — от 675 долл., клиентское ПО на одно рабочее место — от 300 до 600 долл.; серверная часть — 1000—6000 долл. Кроме того, потребовались затраты на внедрение системы и обучение торговых представителей (500—5000 долл.). При этом срок службы КПК составляет 2—4 года. |
Автоматизация мобильной торговли
Проблемы заказчика
“Айс продукт” — одна из крупных российских оптовых компаний, специализирующаяся на продуктах питания. Компания ежедневно осуществляет прямую поставку товаров в точки розничной продажи 15 грузовыми автомобилями (количество обслуживаемых магазинов — около 800, номенклатура товара — более 1000 наименований). В результате расширения бизнеса компания столкнулась с определенными трудностями. Каждый торговый представитель объезжал в день 10—15 торговых точек и вынужден был вручную оформлять все финансовые документы на месте (выписать накладную, поставить цены, количество, сумму, составить счет-фактуру, посчитать все налоги и вычислить НДС). Конечно, можно впоследствии в бухгалтерии провести все расчеты и финансовые документы с курьером доставить в торговую точку, но этот вариант в компании признан нецелесообразным. Оформление же документов вручную требует много времени, при этом, естественно, допускаются ошибки, приходится что-то переделывать, бухгалтерия получает накладную, написанную от руки, и при вводе в бухгалтерскую систему снова появляются ошибки. В результате на одну торговую точку тратится неоправданно много времени.
Решение
Для решения этой задачи специалисты “Айс продукт” обратились в компанию “Галакси Техлоджикс”, имеющую опыт разработки и внедрения систем мобильной торговли. Каждый автомобиль экспедитора теперь оснащен комплектом оборудования, состоящим из портативного индустриального компьютера Psion WorkAbout MX, портативного принтера и коммуникационных устройств. По оценкам специалистов “Галакси Техлоджикс”, компьютер Psion WorkAbout MX — сейчас оптимальный выбор для такого рода задач. С одной стороны, это индустриальный компьютер, следовательно, он практичен при интенсивном ежедневном использовании, имеет ударопрочный корпус, может работать на улице при отрицательных температурах воздуха, имеет длительное время (до 60 ч) работы на аккумуляторах; с другой стороны, эта модель недорога. Терминалы Psion WorkAbout имеют небольшие размеры, удобны в работе и обладают мощной операционной системой. Возможная альтернатива — массовые не индустриальные модели КПК, но при этом возникают ограничения на их долговременное использование и надежность. По наблюдениям специалистов “Галакси Техлоджикс”, при интенсивном режиме работы такие КПК через 2—3 месяца выходят из строя и их приходится менять.
Что касается использования ноутбука, то оно не очень экономично. Цена ноутбука составляет порядка 1500—2000 долл., с ним возникают проблемы питания и ресурса автономной работы, аккуратности в обращении (торговые представители — чаще всего по совместительству и водители, не всегда это люди с высшим образованием и не всегда они умеют правильно обращаться с вычислительной техникой), частых поломок вследствие использования вне офиса. Кроме того, ноутбук перенасыщен возможностями, такие ресурсы торговым представителям просто не нужны.
Конечно, существуют другие индустриальные терминалы, использующиеся в некоторых компаниях на Западе: на платформах Palm и Windows CE. Однако, по мнению специалистов “Галакси Техлоджикс”, операционная система Palm OS достаточно слаба, и создать хорошую систему мобильной торговли на ней невозможно. На платформе Windows CE такие решения существуют, это достаточно мощная платформа, но индустриальные компьютеры на ней стали появляться совсем недавно, и они значительно дороже.
Кроме компьютера, каждый торговый представитель оснащается портативным принтером и аксессуарами для работы на автомобиле. В зависимости от исполнения комплектация оборудования бывает переносной (компьютер, принтер и кабели умещаются в кейсе) либо стационарной (принтер, автомобильная базовая станция для терминала и кабели закреплены в автомобиле). При выборе принтера стоит обращать внимание на портативность, надежность и цену. По опыту работы “Галакси Техлоджикс” имеет смысл говорить о трех моделях принтеров: портативный, но не индустриальный струйный принтер Сanon BJC85, матричный принтер Epson LX300 (он дешевле в эксплуатации, чем Сanon BJC85, но больше по размеру) и индустриальный принтер Oneil-8i, который специально предназначен для работы в автомобиле, не боится вибрации, перепадов температуры (последний вариант значительно дороже, около 1500 долл.). Заказчик может сам выбрать наиболее подходящий принтер.
В компьютер экспедитора устанавливается ПО M-Trade, разработанное компанией “Галакси Техлоджикс”. Система мобильной торговли M-Trade состоит из модуля оператора и модуля экспедитора. Каждое утро в компьютеры экспедиторов из центральной базы данных загружаются входные данные о маршруте следования, торговых точках, номенклатуре товаров, ценах, состоянии склада и т. д. Таким образом, приезжая в магазин, экспедитор имеет в своем терминале всю информацию для быстрого и качественного обслуживания клиента. Система сразу формирует и распечатывает все необходимые стандартные бухгалтерские документы.
В конце дня торговый представитель переходит в режим отчетов, распечатывает информацию о своих визитах, продажах, заказах и затем, подключив свой компьютер к офисной системе, автоматически передает в центральную базу данных компании все выходные файлы. Администратор базы данных, не дожидаясь, пока все данные в автоматическом режиме поступят в центральную базу данных компании, по его распечатке сверяет деньги, состояние его склада. Далее система централизованно по всем торговым представителям сделает отчет за день работы. Для осуществления контроля за работой торговых представителей M-Trade учитывает маршрут движения и время, затраченное на обслуживание каждой торговой точки.
Хотя технология работы торговых представителей достаточно стандартная, у каждой компании есть своя специфика работы и достаточно много тонкостей: различное количество прайс-листов, продажи только за наличный или безналичный расчет, возможность передачи товара на реализацию, сбор заказов и мгновенная передача их по GSM-сети в офис и т. д. Поэтому практически всегда необходима настройка ПО под конкретного заказчика. Кроме того, у каждой торговой компании своя торгово-складская учетная программа, и, следовательно, встает задача интеграции ее с системой M-Trade. Обмен данными между торгово-складской программой и M-Trade осуществляется в стандартных, описанных форматах файлов, поддерживающихся любой базой данных; соответственно такая интеграция не вызывает никаких трудностей. Более того, для программ фирмы «1С» существует готовый модуль интеграции.
Пользовательский интерфейс M-Trade изначально написан в расчете на работника, не всегда имеющего компьютерные навыки. Он предельно прост, предлагает систему меню с подсказками и просто не реагирует, если пользователь делает что-то неправильное. Торговый представитель всегда находится «внутри программы”, и выйти из нее, чтобы, например, посмотреть файлы или выполнить нестандартные действия, можно только по паролю, известному администратору.
Результаты
Предложенное решение позволило полностью автоматизировать систему доставки товаров. При этом практически полностью исключены ошибки, упростилась работа экспедиторов по передаче товаров и выписке финансовых документов. Отпала необходимость в операторах, прежде вручную вводивших в компьютер документы по приезде торгового представителя. Сократилось время обслуживания одной точки и тем самым увеличилось количество магазинов, обслуживаемых одним экспедитором. Введен полный контроль за движением товара и денежных средств. Менеджеры компании, имея ежедневную и точную картину состояния дел, могут более эффективно управлять торговым процессом.
Время на обслуживание одного клиента, по оценкам компании “Айс продукт”, сократилось в среднем с 50 до 10 мин. Уже один подсчет сокращения времени обслуживания может использоваться для оценки окупаемости системы. Но это будет неполная оценка, необходимо учитывать множество других моментов. При сокращении времени на обслуживание одной точки перед менеджментом компании возникает альтернатива — либо расширить бизнес, увеличив количество обслуживаемых точек, либо сократить штат представителей, уменьшив затраты на транспорт и сотрудников. По словам генерального директора “Айс продукт” Игоря Кобзаря, «быстрое и качественное обслуживание позволило увеличить количество клиентов и объем продаж, а компьютерный контроль за движением товара и денежных средств дал возможность более точно планировать и развивать бизнес».
Кроме того, торговые точки, куда приезжает торговый представитель, сразу получают вместе с товаром все документы (накладную, приходно-расчетный ордер, счет-фактуру, протокол, доверенность — весь комплект документов). И этим торговым точкам становится выгодно работать с теми фирмами, у которых есть автоматизированная система.
По оценкам специалистов “Галакси Техлоджикс”, срок полной окупаемости внедрения системы M-Trade в разных фирмах — от 3 до 6 месяцев, при этом средний срок безотказной работы компьютеров Psion WorkAbout MX составляет 3—5 лет.
СтоимостьПредложенное компании решение укладывается в сумму около 1000 долл. за одно рабочее место. В качестве принтеров использовалась модель Canon BJC85. Стоимость решения на индустриальных терминалах Windows CE (например, на Netpad) получается в среднем в два раза выше. |
Автоматизация учета основных средств
Проблемы заказчика
Все, что находится в офисе, требует учета и контроля. Эта проблема углубляется по мере разрастания фирмы и увеличения количества предметов учета. В частности, крупная международная консалтинговая фирма, имеющая большой офис и обширный штат сотрудников, была вынуждена выделять немалые ресурсы на проведение учета основных средств. База данных материальных ценностей насчитывала порядка 20 тыс. записей. В нее входили компьютерная и оргтехника, мебель, техника, выданная разъездным сотрудникам, библиотеки и архивы документов. Для учета основных фондов фирмы существовала программная система собственной разработки, однако процесс сбора и ввода информации в ней осуществлялся вручную.
При проведении инвентаризации в определенную форму записывались сведения о каждом предмете, а затем по ведомостям, заполненным от руки, оператор вводил в базу данных новые записи или редактировал существующие. Если делать инвентаризацию по такой «бумажной» технологии, как принято во многих организациях, то требуется большой штат сотрудников, которые в поисках нанесенных краской инвентарных номеров начинают «переворот» в офисе. «Люди в синих халатах», не церемонясь, сгоняют сотрудников со стульев, чтобы посмотреть, что написано на этих стульях, и даже начальникам не удается избежать этой процедуры. Затем в течение следующей недели другие сотрудники занимаются расшифровкой и сличением сделанных записей с картотекой. Расхождения бывают разные: что-то могли просто переместить из одной комнаты в другую, обнаруживается и отсутствие техники, в том числе сломанной, которую отдали в ремонт. После этого еще несколько дней тратится на поиск ошибок и ненайденного оборудования. Так что результаты инвентаризации можно получить в лучшем случае через неделю.
Проблема усугубляется и тем, что компьютер лучше учитывать не как единое целое, а как набор составных частей: монитор, клавиатура, системный блок, мышь и т. д. Если в организации всего 150 ПК, то уже набирается 600—700 единиц учета, а вместе с мебелью — около 1000. Кроме того, по положению о бухгалтерской отчетности раз в год все средства, стоящие на балансе, должны быть учтены. Поэтому через год все начинается сначала. Много трудностей возникает с поиском ответственных лиц и нахождением инвентаря при увольнении сотрудников или принятии на работу новых.
Соответственно компании необходимо было сократить время сбора и ввода данных и максимально исключить ошибки ввода, привлекая минимальное количество персонала. Кроме того, сегодня, как правило, номера на единицы учета наносятся просто краской, а это портит внешний вид и не соответствует стилю дорогого презентабельного офиса.
Решение
Для решения задачи сбора и передачи данных в систему учета основных фондов компания «Пилот» предложила использовать технологию штрихового кодирования и устройства автоматической идентификации. Для проведения инвентаризации компания приобрела 12 терминалов сбора данных Symbol SPT 1500, два однослотовых коммутационных устройства и пакет программ «ОмниЛинк». Если в компании работает около 300 сотрудников и учитываются все ПК, мебель и т. п., то необходимо два-три терминала (в основном это зависит от количества сотрудников, которые будут заниматься инвентаризацией, — как правило, 1—2 человека на 150 сотрудников).
Инвентаризация с помощью терминалов сбора данных становится заметно проще: на предмет учета (мебель, компьютеры, оргтехнику, книги и т. п.) наклеивается специальная этикетка со штриховым кодом, который тут же сканируется терминалом сбора данных, далее с клавиатуры терминала заполняются поля записи, в том числе и поле, содержащее старый учетный номер.
Почему были выбраны терминалы Symbol? «Мы начинали с терминалов Denso, — рассказывает директор по маркетингу компании “Пилот” Андрей Хаустов. — Один из первых интересных проектов был связан с учетом серийных номеров устройств в компании НТВ+. И до сих пор, уже шесть лет, НТВ+ работает с этим оборудованием. Однако операционная система на них достаточно примитивная, и несколько задач на таком терминале выполнять нельзя. У них ограничен объем памяти, маленький экран. Большая база данных на терминале храниться не могла, и для сложных решений, где требовалась работа с базой данных, они уже не годились.
А работа с базой данных на терминале может потребоваться. В некоторых проектах перед нами ставилась задача учитывать оборудование по комнатам. Удобно, когда сотрудник загружает в терминал базу, содержащую номера комнат и находящиеся там объекты учета. Во время проведения инвентаризации он в любой момент может получить сличительную таблицу, из которой узнает, что и где должно находиться и где оно находится сейчас. В результате работа административно-хозяйственного отдела становится более интенсивной.
Следующим этапом нашей работы было сотрудничество с Psion. На тот момент, а это 1997—1998 годы, промышленная серия WorkAbout была одной из лучших на рынке. Но у этих терминалов была проблема с расширением памяти. Флэш-карты для расширения памяти хотя и существовали, но были очень дороги, требовались суммы, соизмеримые со стоимостью самого терминала. Впоследствии эта платформа практически не развивалась, ограничиваясь мелкими улучшениями.
Поэтому с 1999 года мы работаем с терминалами Symbol. Уже первая серия на операционной системе PalmOS была серьезным шагом вперед по сравнению с двумя предыдущими терминалами. Фактически до сих пор PalmOS — самая распространенная платформа для терминалов нижней ценовой категории с экраном TouchScreen, существует много средств для разработки приложений, и возможна нормальная работа с базой данных (хотя и нет индексных баз данных, что ограничивает работу с большими массивами). Многие заказчики пытаются решить проблему с помощью КПК, плохо понимая разницу между промышленными терминалами и КПК. Да, КПК дешевле, но к нему нужен сканер штрих-кодов, который необходимо подключить, например, через CF-слот, иначе цифры придется набирать вручную. Но если КПК со сканером упадет, то в первую очередь сломается КПК, а если и не сломается, то обязательно будет поврежден сканер, так как он находится в разъеме. Плюс к тому перепады температур, к которому КПК не «приучен». Срок жизни таких устройств — максимум год.
Нам иногда приходится отказываться от проектов, если заказчик по каким-то причинам не хочет использовать промышленные терминалы. Мы считаем, что сотрудник должен работать, а не заниматься перевозкой устройства в случае неисправности. Кроме того, например, платформа Palm не имеет индексированной базы данных, и работать с большими массивами на терминале очень затруднительно. Поэтому сейчас идет постепенный переход на более совершенные платформы, например, Pocket PC, для решения промышленных задач с помощью терминалов».
Собранные данные передаются в базу данных с помощью коммутационного устройства, подключенного к компьютеру. По словам специалистов компании «Пилот», пакетный режим обмена с помощью коммуникационных устройств достаточно популярен. Хотя сложившееся представление, что это дешевле, чем онлайновый доступ к терминалу через беспроводную сеть, зачастую неверно. В некоторых случаях стоимость коммуникационного устройства соизмерима со стоимостью терминала, и чем меньше устройств использует заказчик, тем дороже оказывается коммуникационная часть в расчете на единицу используемой техники. Хотя, как правило, пакетные терминалы дешевле, чем радиочастотные.
Вторая задача, которую решают коммутационные устройства, — зарядка аккумуляторов. Существуют коммуникационные устройства, оснащенные зарядным устройством, либо отдельные зарядные устройства, и заказчик делает выбор, исходя из целесообразности.
Вообще говоря, конкретный набор оборудования для проведения инвентаризации, как и в любом серьезном проекте, определяется после обследования бизнес-процессов и уточнения постановки задачи. Возможно, например, купить один терминал, на котором отрабатывается технология инвентаризации. Потом, когда идет массовая маркировка средств учета этикетками, всегда можно докупить оборудование или взять его в аренду на этот период. По словам специалистов компании «Пилот», как правило, на это — в зависимости от объекта, количества терминалов и, конечно, от организованности заказчика, — уходит от нескольких дней до недели. Впоследствии компания может обойтись одним-двумя терминалами.
Результаты
Использование терминалов сбора данных позволило провести инвентаризацию в офисе консалтинговой компании всего за четыре дня с привлечением 24 сотрудников фирмы, тогда как раньше для этого приходилось привлекать сторонние организации, и на все работы уходила как минимум неделя. Компания избавилась от многих ошибок, связанных с ручным вводом информации (по статистике каждое 200-е нажатие на клавиатуру ошибочно). Существенно упростилась процедура сдачи материальных ценностей в случае увольнения сотрудника.
Кроме того, система позволила придать учету новое качество. Дело в том, что возможность учета серийных номеров в «бумажной» системе затруднена, так как это очень длинные номера. В новой системе появилась возможность сканирования серийных номеров и проверки соответствия их учетным. И если вдруг учетный номер оторван (хотя специальные этикетки при отрыве всегда оставляют след), всегда можно по серийному номеру определить, за кем это оборудование числится. Если найдена «бесхозная» техника, то можно восстановить ее историю, а в случае конфликтной ситуации найти «слабое звено», чтобы впоследствии избегать таких ситуаций. Появляется возможность усложнять процедуры учета, учитывать выбывшее из строя оборудование или оборудование, которое полностью амортизировано. Повышается ответственность людей, которые работают на выездах: если что-то сломалось, то видно, кто последний и где его использовал. Дополнительно повышается ответственность персонала, когда сотрудники видят, что учитывается все, вплоть до серийных номеров клавиатур.
По словам специалистов компании «Пилот», решение в консалтинговой компании окупилось после первой же инвентаризации. И это без учета убытков предприятия от бесконтрольного использования основных средств. При этом срок службы одного терминала, по опыту специалистов «Пилот», составляет от трех до пяти лет, за три года терминал устаревает морально, а за пять — физически (хотя немало компаний используют их и по семь лет). Терминалы, как и любую технику, перестают выпускать, заменяют на новые модели, но запчасти для промышленных терминалов, в отличие от обычных КПК, еще можно купить в течение пяти лет после прекращения выпуска. Если использовать терминалы после прекращения их выпуска, то прежде всего возрастают затраты на ремонт и обслуживание, причем иногда более целесообразно рассмотреть вариант покупки нового терминала, чем поддерживать старый.
СтоимостьЕсли ориентироваться на самое дешевое устройство, которое не обладает пылевлагозащищенностью, но имеет встроенный сканер штрих-кодов, то стоимость проекта составит около 600—700 долл. на одно рабочее место. Если ориентироваться на более надежные решения, то получается 1200—1500 долл., что соизмеримо со стоимостью компьютера западной марки. Кроме того, как правило, используется один принтер для этикеток, который обойдется еще примерно в 500 долл. |
