Пожалуй, нет ни одного бизнес-процесса, в котором не были бы задействованы какие-то документы. Времена, когда честного купеческого слова было достаточно для совершения сделки, давно минули. Конечно, бизнесмены и сегодня доверяют многим своим партнерам, но налоговой инспекции и прочим контролирующим органам слова не нужны, им обязательно подавай документ. Да и партнеры встречаются разные, всем безоглядно доверять нельзя. Так что бизнесу приходится тщательно документировать каждое движение денег, товаров и материалов, выполнение работ и оказание услуг, все факты хозяйственной жизни, чтобы в случае чего отстоять свою правоту (или с достоинством признать ошибку).

Поэтому вопрос документационного обеспечения бизнес-процессов постоянно находится в зоне повышенного внимания руководства. Если смотреть по-крупному, то управление документами решает две задачи: повышение эффективности бизнес-процесса и минимизация рисков. Первое достигается за счет перевода документов в электронный вид и использования BPM, второе — благодаря надлежащей организации документирования всех операций и обеспечения сохранности документов.

Парадокс электронного документооборота

Тут надо сделать одно замечание. Несмотря на то, что слово «документооборот» в последние годы приобрело прямо-таки огромную популярность, уровень проникновения технологий управления документами в бизнес остается весьма низким. Ситуация сложилась несколько парадоксальная: специалисты по документообороту горячо обсуждают движение служебных записок, но практически игнорируют обработку потока финансовых документов и документов по взаимодействию с клиентами. А ведь, казалось бы, в первую очередь надо автоматизировать наиболее документоемкие процессы, чтобы получить максимальную отдачу от инвестиций.

Историческая подоплека этого вполне понятна. Первыми заказчиками систем электронного документооборота (СЭД) были канцелярии, которым не интересны всякие счета, акты, контракты, заявления на кредит, платежные поручения, заказ-наряды, табели, накладные, счета-фактуры, справки 2-НДФЛ, больничные листы, страховки, квитанции, билеты, посадочные талоны, чеки из гостиниц и т.д. и т. п. Все эти потоки шли мимо СЭД, напрямую в линейные подразделения — в бухгалтерию, в службу работы с клиентами, в производственные и сервисные отделы, то есть к тем, кто с этими документами непосредственно работает.

Но, как известно, природа не терпит пустоты. И весь этот многоликий документооборот все равно должен был быть автоматизирован, иначе бизнес замер бы. В отсутствие единых подходов и методик по работе с транзакционными документами автоматизация их обработки выполнялась в рамках соответствующих прикладных систем — ERP, CRM, АБС и прочих бизнес-приложений. Хорошо ли, плохо ли, но дело делалось.

При этом многие важные моменты из тех, что давно отработаны в управлении документооборотом, оставались за кадром. Например, управление сроками хранения и уничтожения документов, полнотекстовый поиск, согласование, коллективная работа с документами и многое другое, что для любой СЭД является вполне обычным делом.

Когда документ тормозит бизнес-процесс...

Если кто помнит, то на заре эпохи мобильной связи чтобы оплатить счет за свой телефон, нужно было непременно приехать в офис оператора и отстоять очередь. Счета же приходили каждый месяц по почте. Представляете, что было бы, если бы операторы сохранили этот бизнес-процесс при нынешнем количестве абонентов? Полный коллапс.

Но ведь формально по закону все это правильно: есть договор, должны выставляться счета на оплату оказанных услуг, необходимы приходные документы на деньги. Только при десятках миллионов абонентов такая схема не работает, ибо издержки на документооборот могут съесть всю прибыль.

В этой ситуации надо избавляться от всех лишних документов. Даже перевод их в электронный вид может не решить проблему окончательно. Невозможно? Вряд ли. Ведь мобильные операторы справились с этим. А МГТС все шлет и шлет нам бумажные счета, очевидно теряя на этом большие деньги.

Сколько стоит документ

Иногда складывается впечатление, что до сих пор для бизнеса документ не стоит ни копейки — так можно подумать, глядя, с какой легкостью сотрудник банка распечатывает многостраничную выписку по счету клиента, которая тут же идет в корзину. Или на бесчисленные внутренние копии — для бухгалтера, в дело, для директора, для кладовщика и прочих участников процесса. Каждому хочется иметь свою бумажку. А между тем, по оценкам Gartner, в целом для большинства организаций себестоимость документов составляет от 5 до 15% оборота. Это существенный ресурс для сокращения издержек!

Безусловно, совсем избавиться от бумаги в ближайшие годы не получится. Дело даже не в законах. Просто людям во многих случаях все еще удобнее работать с бумажными документами. Но справедливо и обратное: удобнее часто оказывается электронный документ. И хорошо бы научиться отличать одно от другого.

Конечно, не надо думать, что электронный документ ничего не стоит. Но если говорить о бухгалтерской первичке, то экономия при переходе к электронным документам составляет примерно 40 руб. на каждый комплект. А в целом по России в год готовится 13 млрд. таких комплектов. Потенциал экономии — 520 млрд. руб. ежегодно! Такие цифры приводит Максимилиан Мусселиус, исполнительный директор экспертного совета «Электронные документы — эффективная экономика» (см. http://0paper.ru/zeropaper/pervich_files/27-06_EDSE_Musselius.pdf).

Ритейл — рекордсмен по документообороту

Пожалуй, среди всех отраслей ритейл является рекордсменом по документообороту, отрасль буквально задыхается под гнетом обязательных документов. Здесь каждая отгрузка товара сопровождается пакетом бумаг, которые потом еще надо хранить. Иногда в магазины приходится отправлять целые грузовики с документами вместо продуктов.

Ситуация усугубляется тем, что в цепочки поставок вовлечено множество участников, и это все разные компании — импортеры, производители, дистрибьюторы, перевозчики, склады, магазины... В отличие от телекома и банков, где сами услуги оказываются в электронной форме и поэтому проще поддаются автоматизации, в ритейле мы имеем дело с физическим товаром, с огромным количеством независимых участников и с крайне неквалифицированным персоналом.

Поэтому в ритейле можно получить наибольшую отдачу от внедрения электронного документооборота, если преодолеть все организационные трудности. Не случайно именно в этой отрасли введение в обиход электронных счетов-фактур было встречено с огромным энтузиазмом.

Электронные счета-фактуры: почему столько разговоров?

Еще немного истории. Идея проводить транзакции полностью в электронном виде родилась еще в 60-х годах, когда IBM и American Airlines создали первую автоматизированную систему резервирования авиабилетов. И задолго до появления даже самого термина «электронный документооборот» была разработана серия стандартов EDI (Electroniс Data Interchange) для обеспечения электронной коммерции.

Но это там, у них. В СССР и потом в России электронной коммерции не было. Все хозяйственные операции фиксировались только на бумаге. И хотя новый российский Гражданский кодекс допускал существование в электронном виде договоров и актов, счет-фактура все равно должна была быть на бумаге. А если хоть один документ из обязательного комплекта бумажный, то и всю транзакцию в электронном виде провести нельзя. Наконец, в мае 2012 года вступил в силу приказ ФНС № ММВ-7-6/138, утверждающий формат электронных документов, что необходимо для обмена юридически значимыми электронными счетами-фактурами (ЭСФ) и рядом других документов в электронном виде. Таким образом, последняя формальная препона на пути электронного документооборота исчезла.

Новое поле деятельности для разработчиков

Надо сказать, что разработчики систем документооборота уже давно стояли в низком старте, ожидая этого решения ФНС. Разговоры о введении элект­ронных счетов-фактур велись несколько лет, и у них было время подготовиться.

Здесь можно выделить несколько технологических задач. Во-первых, сами ЭСФ надо как-то создать, т.е. подготовить документ и заверить его электронной подписью. Скорее всего это должно происходить в ERP-системе компании, например, SAP.

Потом этот счет-фактуру надо как-то передать контрагенту, чтобы у того не возникло сомнений в его юридической значимости, и еще нужно быть уверенным, что контрагент получил ЭСФ и принял к учету. (А то иметь нам проблем при встречной камеральной проверке.)

Обычная электронная почта для этой цели не подходит, ибо доставка сообщений в ней в общем-то не гарантируется. Для обмена юридически значимыми электронными документами необходимо использовать специальный сервис, который предоставляют уполномоченные операторы электронного документооборота (ЭДО), такие как «Такском», «Диадок» (СКБ «Контур») и др. Кстати, кроме гарантии доставки документов оператор ЭДО выступает как третья доверенная сторона, что полезно в случае споров. Кроме того, оператор может оказывать и дополнительные услуги. Например, «Диадок» предлагает пока неограниченное по времени хранение электронных документов клиентов на своих серверах. Еще один очень важный момент. Конечно, учетные документы можно сгенерировать внутри вашей ERP. Но решения о проведении каких-либо сделок принимаются менеджерами, которые чаще всего в ERP не работают. Здесь нужны обычные процедуры согласования и утверждения документов, которые реализуются, как правило, средствами ECM/BPM, или, говоря по-русски, СЭД. Поэтому вопрос об интеграции ERP с ECM становится более чем актуальным — ведь вам нужно автоматизировать весь бизнес-процесс, а не просто научиться перекидывать электронные счета-фактуры контрагентам, не так ли?

Первыми такое полностью интегрированное решение по обеспечению юридически значимого межкорпоративного документооборота совместно представили компании SAP, Open Text, TerraLink и «Диадок» в мае 2012 года, буквально через несколько дней после выхода упомянутого приказа ФНС об электронных счетах-фактурах.

Проблемы, которые остались

Пожалуй, ключевой проблемой является обеспечение роуминга электронных документов между различными уполномоченными операторами ЭДО. В его отсутствие электронный документооборот остается красивой идеей, поскольку невозможно заранее знать, к какому из операторов подключен ваш контрагент.

Надо признать, что сами операторы ЭДО были не готовы договариваться о взаимодействии, так как этот бизнес начинался с обеспечения сдачи налоговой отчетности в электронном виде, а они все были конкурентами, да и остаются ими. Но не вызывает сомнения, что им придется договориться о роуминге, ведь этого требуют их клиенты.

Другая проблема заключается в огромном многообразии ERP и ECM/СЭД. (А количество их попарных сочетаний еще больше.) Со стандартизацией на этом поприще дела обстоят пока неважно. Стандарт CMIS (Content Management Interoperability Services), на который многие надеялись, так и не стал широко использоваться, может быть, его следующая версия будет более успешной. Пока это поле игры для интеграторов, и каждый проект рассматривается как уникальный. Да, при таком подходе можно полнее учесть нужды конкретного заказчика, но ресурсы даже всех интеграторов вместе взятых все равно ограничены, и бизнесу слишком долго придется ждать, чтобы все участ­ники цепочки поставок подтянулись до общего уровня автоматизации.