Сейчас, когда многие проекты по «экстенсивному» развитию ИТ приостановлены, у ИТ‑служб есть время заняться оптимизацией эксплуатируемых бизнес-приложений. Эволюция ИТ‑систем на многих отечественных предприятиях идет очень сложным и нередко неформализованным путем. Управление изменениями в бизнес-процессах и ИТ‑системах, их поддерживающих, происходит самым загадочным образом. Сейчас как раз самое время наводить порядок в работающих системах.

В ОАО «Салаватнефтеоргсинтез» этим занялись задолго до кризиса, подошли к делу обстоятельно, начав с редокументирования давно работающей системы SAP ERP. Может быть, недалек тот день, когда подобные действия приобретут массовый характер, но пока проект является инновационным. О проекте нам рассказал директор по внедрению информационных систем «Салаватнефтеоргсинтеза» Вячеслав Сергеев, выступление которого на форуме ARIS Process Day ‘2008 вызвало большой интерес участников.

Intelligent Enterprise: Редокументирование ERP‑системы как отдельный проект — весьма нетривиальный ход. Расскажите о причинах, побудивших вас начать такой проект.

Вячеслав Сергеев: Начало внедрения системы SAP ERP в ОАО «Салаватнефтеоргсинтез» датируется 1998 годом. В настоящее время задействованы двадцать два модуля, система объединяет более тысячи двухсот пользователей. Их поддержкой и внедрением новой функциональности занимается проектный офис в составе тридцати шести человек. Кстати, соотношение числа ИТ‑специалистов службы поддержки SAP и пользователей системы сравнительно невелико — другим предприятиям нефтегазовой отрасли, как правило, требуется больше людей для поддержки аналогичного количества рабочих мест.

За прошедшие десять лет коллектив проектного офиса практически полностью сменился, к тому же внедрение системы было очень плохо документировано в SAP Solution Manager. Процесс внедрения носил фрагментарный характер, и в последнее время было стойкое ощущение беспорядка в системе: мало кто понимал, что она представляет собой в действительности. Поэтому нужно было выяснить, какие транзакции и отчеты, когда, как и кем используются. Ведь избавившись от лишних элементов системы, можно существенно сократить затраты на её обслуживание и сопровождение и заняться внедрением новых, «актуальных» функций. Кроме того, было подозрение, что у нас непропорционально высок процент собственного кода. Ну и необходимо было выяснить, какую долю занимают используемые транзакции в полном списке бизнес-процессов, предлагаемых системой SAP, с прицелом на то, чтобы больший акцент сделать на использовании стандартных бизнес-процессов. Ответы на обозначенные вопросы можно было получить с помощью редокументирования SAP ERP. Для выполнения проекта мы выбрали компанию IDS Scheer, которая смогла предложить адекватную стоимость.

Поскольку большого опыта ведения подобных проектов на отечественных предприятиях ни у кого нет, вероятно, вам пришлось столкнуться с трудностями?..

Когда в конце мая 2008‑го был дан старт проекта по редокументированию SAP, одновременно начался запланированный ранее проект перехода на новую версию ERP‑системы. Причем ни один из этих проектов переносить по времени было нецелесообразно, так как апгрейд подразумевал организацию дополнительной работы большого количества пользователей системы, что возможно только в определенные «окна» в году.

В конце августа мы успешно завершили её обновление, выдержав увеличенную нагрузку и уложившись в три месяца. Проект по редокументированию длился чуть дольше — до октября 2008 года (в соотвествии с планами), поскольку включал в себя не просто отражение используемых транзакций в ARIS-модели и SAP Solution Manager. Консультанты должны были также дать сплошное описание двух бизнес-процессов — «Отгрузка готовой продукции» и «Расчет заработной платы». Однако само по себе редокументирование показало только те фрагменты SAP ERP, которые мы используем в своих бизнес-процессах, но не дало данных относительно использования других систем, например Microsoft Excel. И для того чтобы построить полную карту процессов, пришлось опросить всех участников выбранных бизнес-процессов и разобраться во всех вариантах исполнения. Все эти варианты нужно было проанализировать и задокументировать «как есть».

В ходе проекта использовался программный инструмент, который подключается к системе и собирает статистику использования. Были собраны и проанализированы данные по использованию SAP ERP за период с января по май 2008 года. Консультанты создали карту соответствия наших бизнес-процессов референтной модели процессов SAP.

И к каким результатам это привело?

Данные, которые мы получили в результате анализа и документирования, полностью подтвердили наши опасения: оказалось, что более половины собственных транзакций и около 85% разработанных ранее отчетов не используются, и почти треть их были использованы менее десяти раз за анализируемый период. Причем 38% транзакций и отчетов использовались только одним работником.

Опираясь на результаты проекта, мы приняли стратегическое решение о повышении использования стандартной функциональности SAP ERP и планомерном снижении доли собственных разработок. Да, когда‑то в них была необходимость, но сейчас те из них, что не используются, фактически превратились в «мусор». Особого вреда в этом нет, но это балласт, от которого пора избавиться.

Второе — мы получили рабочую документацию на ERP‑систему и снизили зависимость от квалификации персонала, обслуживающего ее.

Наконец, на основании полученной информации есть возможность усовершенствовать бизнес-процессы. Результаты редокументирования ERP‑системы мы использовали в проекте по оптимизации процесса отгрузки готовой продукции, который выполняли уже своими силами. До недавнего времени информация об отгрузке поступала с запозданием до нескольких дней. Сейчас мы добились того, что по части продукции эти данные поступают непосредственно после отгрузки. Я надеюсь, что в ближайшее время нам удастся полно и плодотворно использовать полученные в результате редокументирования сведения для оптимизации бизнес-процессов компании и повышения ее операционной эффективности.