Особенности данного проекта были обусловлены методикой ведения документооборота в мэрии города: вся входящая и исходящая корреспонденция на бумажных носителях проходит через службу «экспедиции», которая организует предварительную обработку и сканирование документов, осуществляет маршрутизацию корреспонденции в зависимости от типа документа (входящий или исходящий документ, обращения граждан, правительственные документы, поручения Губернатора, договоры). Согласно технологии работы службы экспедиции, ответственный сотрудник осуществляет предварительную обработку и сканирование поступающих документов и заполнение «карточки приема». После перевода входящего документа в электронный вид его образ вместе с «карточкой приема» передается на исполнение одному из регистраторов, являющихся исполнителями по тем или иным видам документов и отвечающих за формирование регистрационных карточек документов и их дальнейшую обработку. Исходящие документы также проходят через службу экспедиции, где их образы переводятся в электронный вид и регистрируются в системе.
Деятельность службы экспедиции мэрии, работа с входящей и исходящей корреспонденцией а также с обращениями граждан, контроль исполнения поручений, предварительная обработка и сканирование входящей и исходящей корреспонденции на бумажных носителях был автоматизирован платформе типового решения «ЛЕТОГРАФ.Основа». Работы по внедрению осуществляли специалисты компании ЛЕТОГРАФ.
Важным требованием к системе электронного документооборота мэрии стала необходимость организации работы с поручениями «первых лиц» (мэра и заместителей мэра). Специально для руководителей высокого ранга в системе ЛЕТОГРАФ была настроена специальная форма «Резолюции первых лиц» с уменьшенным количеством полей. Благодаря этому первые лица организации получили возможность давать поручения по документам, не тратя время на заполнение карточек с большим количеством полей (в поле просмотра доступны только номер документа, его электронный образ, краткое содержание и история поручения по документу, а также ссылка на полную регистрационную информацию). Дальнейшую обработку поручений выполняют регистраторы.
