Построение ИС производственного предприятия

Елена Плаксина
Начальник отдела автоматизации аудиторско-консалтинговой компании «Холд-Инвест-Аудит», руководитель проектов внедрения информационных систем.
С ней можно связаться по e-mail: plax@hi-audit.ru

Многие руководители и топ-менеджеры российских предприятий пытаются подобрать такой программный продукт, который бы позволил им с наименьшими трудозатратами перейти от учета хозяйственной деятельности к управлению предприятием. Все продукты для построения системы управления производственным предприятием, представленные в настоящий момент на рынке, имеют свои особенности, свою бизнес-логику. В статье мы бы хотели выделить основные моменты, на которые следует обратить внимание при построении информационной системы управления производственным предприятием.

Концептуальный принцип, на котором должна строиться информационная система управления предприятием, — это разделение оперативного и бухгалтерского учета по разным подсистемам. Дело в том, что бухгалтерский и управленческий учет ведутся для разных целей и обладают принципиально разными свойствами, хотя и могут основываться на одних исходных данных.

Главные различия:

• Оперативность учета — бухгалтерский учет ведется, как правило, с задержкой на 5—20 дней, в то время как для принятия управленческих решений часто надо обладать информацией в режиме реального времени.
• Глубина учета — для управленческого учета характерна более глубокая детализация, чем для целей бухгалтерского учета. В качестве примера можно привести контроль материальных потоков. Для управленческих целей зачастую необходимо отслеживать полный маршрут движения ТМЦ, вплоть до наличия их на отдельных производственных участках. Для бухгалтерского учета такая детализация будет совершенно излишней.

Большинство современных программных продуктов позволяют раздельно вести оперативный и бухгалтерский учет, но реализуется это по-разному. Наиболее удобен способ, при котором подсистемы оперативного управления (включающего оперативный учет и планирование) и фискального учета не только разделены логически, но оперируют разными объектами учета и документами.

В таблице 1 приведены объекты учета с точки зрения подсистем оперативного и бухгалтерского учета. Разделение подсистем на уровне объектов учета и документов позволяет упростить документооборот, сделать отдельные документы более понятными и удобными в работе, избежать противоречий при настройке системы прав, увеличить производительность системы. Кроме того, должна быть возможность настроить связь между объектами учета обеих подсистем таким образом, чтобы каждому объекту бухгалтерской подсистемы было поставлено в соответствие несколько объектов оперативной подсистемы. Эта связь может быть использована в дальнейшем при автоматическом формировании документов бухгалтерского учета на основании оперативных документов.

Таблица 1. Объекты учета для разных подсистем

Нормативная подсистема

Одним из ключевых моментов любого программного продукта, предназначенного для автоматизации деятельности производственных предприятий, является возможность гибкой настройки и описания номенклатуры (как сырья и материалов, так и готовой продукции), а также задание состава изделия, как с точки зрения материальных, так и прочих ресурсов. Для реализации этого система должна предусматривать специальные возможности. Одна из таких возможностей — механизм использования дополнительных характеристик номенклатуры. В качестве дополнительных характеристик могут быть указаны любые свойства материала или продукции (срок годности, цвет, серия, плотность, размер и т. д.). В этом случае весь учет по местам хранения материалов будет вестись в разрезе дополнительных характеристик. Таким образом, уменьшается количество номенклатурных позиций, а информация о наличии и движении ТМЦ в разрезе указанных свойств будет всегда доступна.

Состав изделия описывается с помощью механизма спецификаций. Каждая спецификация включает в себя:

• материальный состав (материалы и полуфабрикаты) изделия;
• побочную продукцию и возвратные отходы;
• технологические операции (оборудование, человеческие и прочие ресурсы)
• прочие затраты.

Информационная система должна позволять к каждой номенклатурной позиции открыть произвольное число спецификаций. Каждая спецификация описывает один передел или узел. Полный состав изделия получается из иерархии спецификаций. На основании спецификаций при планировании могут быть рассчитаны и проконтролированы потребности в материальных и прочих ресурсах, произведена оценка плановой себестоимости изделия. Кроме планирования, спецификации могут также быть использованы для списания израсходованных материальных ресурсов по нормативам, а также позволят проанализировать, насколько фактический расход материалов отклоняется от нормативного.

Подсистема оперативного управления

С документами оперативного учета работают сотрудники служб сбыта, планово-экономических и планово-диспетчерских отделов, складские работники, начальники производства и цехов. Поскольку работа с системой, а особенно работа, связанная с вводом новой информации, не является основной деятельностью для перечисленных выше сотрудников, она должна быть максимально простой и занимать как можно меньше времени.

Подсистема оперативного управления должна позволять:

• отслеживать и контролировать материальные потоки на складах и в производстве;
• планировать выпуск товарной продукции и формировать производственные планы;
• рассчитывать потребность в материальных и прочих ресурсах, необходимых для выполнения планов;
• следить за состоянием производства, контролировать выполнение производственных заказов и выпуск продукции.

Как правило, при организации оперативного учета необходимо вести его в разрезе мест хранения, номенклатуры (с учетом дополнительных характеристик) и производственных заказов. Для более сложных случаев в качестве объекта учета можно использовать сочетание заказа и номенклатуры, которое позволяет организовать детальный контроль состояния исполнения заказов.

В некоторых случаях целесообразно использовать сочетание заказа и номенклатуры в качестве объекта производственного учета. Во-первых, это удобно, если в рамках одного производственного заказа изготавливается несколько видов конечной продукции. Описывая в качестве объекта учета сочетание заказа и продукции, можно вести дополнительный контроль движения материальных потоков в разрезе частей заказа. Во-вторых, комбинированные объекты производственного учета могут быть использованы для контроля прохождения изготавливаемого изделия по узлам, что особенно удобно для сложного сборочного производства с разветвленным технологическим маршрутом. При этом сотрудники ПДО или начальники производства смогут контролировать выполнение плана не только по выпущенной продукции, но и по ТМЦ, находящимся в производстве, отслеживать формирование комплектов для передачи на сборку, а также резервировать ТМЦ в местах хранения под объекты производственного учета.

Рассмотрим документооборот, отражающий движение материальных потоков. Проще всего построить его на трех основных электронных документах:

• приходный ордер, отражающий факт прихода ТМЦ в место хранения;
• расходный ордер, отражающий факт отпуска ТМЦ из места хранения;
• производственный отчет, позволяющий связать выпущенную продукцию и полуфабрикаты с израсходованными материалами.

Для уточнения причины отпуска или получения ТМЦ целесообразно использовать настраиваемый справочник складских операций, в зависимости от которого вводится справочная информация о корреспонденте — получателе или источнике ТМЦ. Перемещение ТМЦ по местам хранения в модуле оперативного склада и производства оформляется отдельными документами: приходными и расходными ордерами, оформляемыми в соответствующих подразделениях. Это связано с тем, что на предприятиях среднего масштаба сама процедура перемещения ТМЦ может занимать довольно много времени. Кроме того, ордерная система позволяет разграничить ответственность материально ответственных лиц, настроить права доступа и просмотра состояния складов, упростить документы, повысить оперативность и достоверность информации. Для исключения двойного ввода информации приходные и расходные ордера могут вводиться на основании друг друга. В отдельных случаях допускается использование автодвижений и формирование прихода в корреспондирующее подразделение одновременно с расходом. Механизм автодвижений используется, как правило, для производственных участков, где не могут быть установлены автоматизированные рабочие места.

Важная особенность оперативного документооборота — возможность независимого отражения выпуска готовой продукции и учета израсходованных на ее изготовление материалов или полуфабрикатов. Это позволяет использовать производственный отчет для разных типов производств без дополнительных настроек.

Так, например, для сборочного производства в документе «Производственный отчет» могут одновременно отражаться и выпущенная продукция, и состав изделия. При этом документ является, по сути, сдаточной накладной. Для поточного производства в режиме реального времени может отражаться только факт выпуска продукции, а в конце периода — информация об израсходованных материалах, полученная на основании инвентаризации производства. В последнем случае производственный отчет будет иметь смысл акта о списании материалов.

На рисунке 1 рассмотрен простейший пример документооборота от момента поступления материалов на склад до момента отгрузки изготовленной продукции покупателям. Из рисунка видно, что все движения материалов и продукции оформляются последовательностью приходных и расходных ордеров. Для оприходования материалов на производственном участке не используется отдельный документ, движения выполняются автоматически при отпуске материалов в производство. Производственный отчет позволяет зарегистрировать факт выпуска продукции и расхода потребленных материалов.

Отдельно отметим, что перечисленные выше документы должны позволять перемещать материальные потоки не только по подразделениям оперативной подсистемы, но и по объектам производственного учета. Изменение объекта производственного учета, для целей которого перемещаются материальные ценности, либо происходит одновременно с движением по местам хранения, либо выполняется отдельной операцией. Для более строгой организации документооборота могут также использоваться дополнительные документы: «Заявка на отпуск ТМЦ со склада» и «Изменение объекта производственного учета». В этом случае более четко могут быть проконтролированы причины движения ТМЦ.

Подсистема планирования

Остановимся более детально на подсистеме планирования и алгоритмах, которые должны быть заложены в системе. Можно выделить два вида планирования: планирование товарной продукции и производственное планирование. Планирование товарной продукции — это среднесрочное планирование выпуска готовой продукции или планирование продаж. Товарные планы могут создаваться исходя из информации о продажах, планах или объемах производства продукции прошлых периодов, а также на основании заявок на выпуск продукции. Товарные планы формируются на предопределенный период — от года до месяца, с возможностью автоматической детализации планов (например, на основании годового плана могут быть автоматически составлены полугодовые, квартальные или месячные планы). Кроме того, система должна позволять контролировать сходимость вложенных планов и производить план-факт анализ на основании информации о произведенной продукции.

Производственное планирование — это планирование производственных заданий, более детальное, чем товарное планирование. Оно позволяет планировать производство с учетом характеристик и спецификаций выпускаемой продукции. Производственные планы могут быть сводными — в этом случае они отражают выпуск готовой продукции, и цеховыми, которые позволяют планировать выпуск отдельных узлов и полуфабрикатов, необходимых для изготовления готовой продукции, в разрезе подразделений. Производственные планы составляются на произвольные периоды. В зависимости от типа производства производственное планирование может использоваться при формировании производственных запусков, производственных программ или заказов. Производственные планы могут быть составлены на основании заявок покупателей или заказов, а также товарных планов. Кроме того, цеховые планы можно формировать на основании сводных производственных планов. Бизнес-логика процесса планирования показана на рисунке 2.

Система должна предусматривать возможности не только планирования, но и вторичного планирования, или корректировки планов. Для расширения возможностей планирования можно использовать настраиваемый справочник операций планирования. В качестве таких операций в зависимости от специфики деятельности и механизма планирования, принятого на предприятии, могут быть, например, описаны:

• первичное планирование;
• корректировка планов;
• уточненное планирование.

При проведении план-факт анализа должна быть возможность сравнивать фактический выпуск продукции как со всеми планами, так и с планами, отобранными по выборочным операциям.

Формирование данных фискальной подсистемы

Несмотря на относительную независимость подсистем оперативного и бухгалтерского учета, в большинстве случаев они основываются на одних и тех же первичных операциях. Для уменьшения трудозатрат на ввод информации и исключения двойного ввода в программе должна быть предусмотрена возможность ввода бухгалтерских документов на основании оперативных. Документы формируются специальными процедурами и позволяют свернуть оперативные документы, основываясь на описанных связях объектов учета. При формировании документов оперативные документы будут попадать в бухгалтерский учет только в том случае, когда в процессе операций изменяются объекты бухгалтерского учета — подразделения или объекты производственных затрат. Можно привести простейший пример, когда с точки зрения оперативного учета подразделения детализированы с точностью до производственных участков и цеховой кладовой при них, а в бухгалтерской подсистеме все эти подразделения являются единым цехом. В этом случае перемещения ТМЦ между участками, а также между участками и цеховой кладовой не попадут в бухгалтерский учет. В бухгалтерском учете будут отражены только агрегированные данные о приходе ТМЦ на подотчет цеху и об отпуске ТМЦ из цеховой кладовой (рис. 3).

Таким образом, труд бухгалтерских служб существенно упростится, если использовать механизм автоматического формирования бухгалтерских данных на основании оперативных.