Вряд ли кто-то станет утверждать, что тема ситуационных комнат революционна и нова. Центр управления полетами (репортажи из зала ЦУПа не раз заполняли эфиры мировых телекомпаний) или диспетчерский зал Министерства путей сообщения смело можно причислить к списку действующих ситуационных комнат. Но сегодня современные технологии востребованы не только корпоративным сектором; они становятся все более популярным инструментом и в органах государственной власти.

Несмотря на то, что чиновничий аппарат стремительно растет, одновременно с ним возрастают нагрузка и объем документооборота, приходящийся на руководителей государственных департаментов. В общественно-политической прессе не раз мелькали цифры, что председателю Правительства РФ Михаилу Касьянову приходится подписывать до восьмидесяти документов в день. Крупные руководители министерского уровня подписывают до 40 документов ежедневно. Кроме того, колоссальных размеров достигают очереди на прием, даже по предварительной записи не всегда возможно пробиться на прием к высочайшим титулованным особам.

В условиях столь катастрофической нехватки времени важно не допустить ошибки, которая может разрастись в большую стратегическую оплошность. В данном случае возможности ситуационной комнаты позволяют повысить эффективность работы, сокращая затраты времени на принятие ответственных решений.

Кроме того, технические ресурсы ситуационной комнаты помогают более глубоко разобраться в проблеме. Представительная группа сотрудников (25—35 человек) в течение 2—3 дней по определенным методикам способна провести стратегическое совещание. Например, президент США одновременно пользуется услугами до 150 внешних аналитических центров. Для ИТ-специалистов это означает возможность подняться над информационно-справочными задачами и приступить к решению задач более высокого порядка.

Но это скорее теория, а на практике к ресурсам ситуационной комнаты чаще обращаются, когда коллектив или руководитель попадает в затруднительное положение. Например, что-то надо сделать, но или времени не хватает, или ресурсов, или люди чего-то не понимают, или исходной информации недостаточно либо, напротив, слишком много. Конечно, затруднительные положения обычно можно разрешить, собрав всех сотрудников и выяснив вопрос без всякого обращения к ресурсам ситуационных технологий. Рано или поздно проблема будет решена или сама собой отпадет. Но все чаще руководителю требуется сократить время решения проблемы.

Важно не столько разработать какую-либо программу с помощью ситуационной комнаты — это как раз несложно. Сложнее объяснить ее всем, состыковав мнения лиц, влияющих на принятие окончательного решения. Не так давно в одном из субъектов Российской Федерации была разработана программа развития молодежной политики в регионе на трехлетний период. Но губернатор эту программу долго не подписывал, хотя признавал, что программа очень хорошая. Объяснял он это тем, что и предыдущая программа была хорошая, однако преступность выросла, наркомания выросла, уровень духовной деградации тоже вырос. А на новую программу необходимо еще больше денег, которые придется отнять у других инициатив, и, может быть, не стоит проводить 200 мероприятий, а достаточно 50. Государственная политика — это расстановка приоритетов, все должны согласованно понимать важность тех или иных позиций, а сделать это крайне непросто: ведь на расстановку приоритетов влияют сотни факторов, которые бывает нелегко сложить в единую картину. А если еще учесть, что 30 человек, влияющих на принятие программы, имеют каждый свои интересы… И времени совсем нет. В этом случае без ситуационной комнаты просто не обойтись.

Нетиповые задачи

Современный ситуационный центр — это комплекс взаимосвязанных моделей разнообразнейших процессов, позволяющий прогнозировать последствия тех или иных решений. Поэтому вопросы организации и работы ситуационных центров вызывают большой интерес у специалистов самых разнообразных областей. Тем не менее создать типовой проект построения ситуационного центра невозможно. Под каждую задачу необходимо выстраивать свое оригинальное решение, конфигурация ситуационной комнаты должна соответствовать той области, где она работает (например, это может быть зал заседания Научного совета).

Типовых рекомендаций для ситуационной комнаты можно дать две. В ней должно быть определенное средство коллективного отображения информации, место сосредоточения коллективного внимания, подобное школьной доске, к которой все привыкли с первого класса. Вторая черта — комфортные условия для работы нескольких человек.

Это отнюдь не так просто, как кажется. Сейчас нам представляется вполне естественным, что разные люди по-разному воспринимают информацию. Кто-то не любит смотреть картинки, а предпочитает воспринимать информацию на слух. Для кого-то удобней бумажные носители, а для кого-то — монитор персонального компьютера. Кто-то любит таблицы, а кто-то — наглядность графиков. Но как бы красноречиво докладчик ни высказывал свою точку зрения по обсуждаемому вопросу, всегда есть опасение, что библейская истина «слово произнесенное есть ложь» окажется актуальной. До тех пор, пока выработанная концепция или точка зрения не будет изложена в наглядном текстово-графическом виде, откорректирована и приведена к общему пониманию проблемы, всегда останется опасение, что каждый из членов принимающей решение комиссии понимает общую тему как-то по-своему. Поэтому в ситуационных комнатах представлены самые различные современные источники информации: голос, видео и прочие средства.

Как правило, стратегическое совещание в ситуационной комнате ведет либо руководитель, либо внешний консультант. При этом под стратегией органа власти (министерства, департамента, управления и т. д.) можно понимать согласие его сотрудников относительно целей, к которым надо стремиться, и путей, которых надо придерживаться для достижения целей. Цели и пути формируются в контексте нормативно установленных для органа власти задач и функций. Стратегия может быть представлена, например, в виде основных положений концепции целевой программы, плана стратегических мероприятий.

В процессе проведения стратегического совещания перед ведущим может стоять следующая задача: обеспечить формулирование коллективом дерева целей для разрешения проблемной ситуации, определение перечня внешних и внутренних факторов, влияющих на ситуацию, постановку проблем и задач, препятствующих достижению целей, разработку основных направлений и мероприятий. И, главное, необходимо обеспечить консенсус по вопросам приоритетов сформулированных целей, факторов, проблем и т. д.

Проблемы распространения

Не секрет, что далеко не все руководители свободно обращаются с компьютерами. Довериться современным информационным средствам для них весьма не просто. По мнению ИТ-специалистов, это зачастую становится существенным сдерживающим фактором для использования средств ситуационной комнаты. Впрочем, как говорит Александр Райков, действительный государственный советник РФ, д. т. н., профессор Российской академии госслужбы при Президенте РФ, член Аналитического совета Центра экономической конъюнктуры при Правительстве РФ, «…можно долго винить руководителей, что они неграмотны в области ИТ, но каждый грамотен в своей области. И руководителю, который работает по 18 часов, физически недостает времени изучать методы и модели визуализации ситуационных комнат. А продавцы решений начинают с ним говорить на совершенно не понятном ему языке. Поэтому это проблема скорее продавца».

Непросто обстоят дела и с оценкой эффективности использования ситуационных комнат. Дело в том, что ни в одном законодательном документе, включая Конституцию РФ, не прописано, что органы государственной власти должны повышать эффективность своей деятельности. Поэтому применение ситуационных комнат следует расценивать исключительно как затратное, где вопросы окупаемости или возврата инвестиций даже не ставятся в повестку дня.

Кроме того, есть заблуждение, что возможности ситуационной комнаты настолько безграничны, что способны решить за руководителя проблему. Отнюдь нет — они всего лишь помогают сократить время на реализацию функций принятия решений и разрешения проблемных ситуаций. Практика показывает, что не все модели, которые свойственны обсуждению в ситуационной комнате, не вся информатизация заменяет руководителя. Очень часто наиболее ответственные решения принимаются вопреки предложенным методикам или вариантам решений. Не надо далеко ходить за примерами, когда руководству приходится принимать непопулярные решения вопреки прописным истинам из учебников. При этом опытный руководитель склонен больше доверяться своему опыту, интуиции и некой скрытой информации, которую не всегда можно предать огласке.

Положительный эффект

Несмотря на эти проблемы, опыт проведения стратегических совещаний в различных субъектах федерации показывает, что результаты совещания и сам процесс его проведения помогают навести порядок в планировании работ, организационном и функциональном структурировании, повышении мотивации сотрудников, совершенствовании контроля, внедрении принципов менеджмента качества. Проведение в ситуационных комнатах стратегических совещаний и коллективное формирование стратегии действий органа власти улучшает имидж руководителя, помогает быстро снимать конфликты, формировать атмосферу лидерства и доверия в коллективе, повышает результативность и согласованность ведения работ в коллективах. Например, разработка комплексной государственной программы занимает около девяти месяцев. По оценкам экспертов, с помощью ресурсов ситуационной комнаты решение этой задачи потребовало бы в пять раз меньше времени.

На сегодняшний день уже в десятках регионов России в органах государственной власти используют технологию ситуационной комнаты. Постепенно это становится целой культурой принятия решений. Но к данному процессу следует подходить более эволюционно. Опыт показывает, что если обычное совещание структурировать и перевести на технологии ситуационной комнаты, то буквально через два-три совещания приходит понимание достоинств новых технологий.