Сам факт того, что создание автоматизированной системы управления материальнотехническим обеспечением является одним из наиболее эффективных способов уменьшения затрат, не нуждается в какихлибо комментариях. Особенно если речь идет о крупной компании с множеством филиалов, каковой и является «Иркутскэнерго».
О компании
Иркутское акционерное общество энергетики и электрификации создано 1 июля 1992 года. Энергетическая база «Иркутскэнерго» включает в себя три гидроэлектростанции, девять теплоэлектростанций, электрические сети (в том числе системообразующие сети напряжением 500 кВ), тепловые сети. Компания находится на третьем месте среди российских предприятий по производству электроэнергии и на втором — по производству тепловой энергии.
Часто автоматизация системы материальнотехнического снабжения ограничивается использованием приложений Microsoft Office, иногда — самописных систем, в то время как многие бизнеспроцессы и вовсе остаются не автоматизированными. До 2004 года так было и в «Иркутскэнерго». Основным инструментом, как отмечает директор по снабжению компании Владимир Шарабурак, служил табличный процессор Microsoft Excel. Часть процессов была автоматизирована с помощью разнородных самописных средств (см. табл. 1). Естественно, это вызывало большие неудобства. Прежде всего отсутствовала единая система обработки и передачи данных, что существенно усложняло и замедляло работу в целом.
Подготовительные работы
В результате в 2003 году в «Иркутскэнерго» было решено модернизировать систему материальнотехнического обеспечения, и тогда же начались подготовительные работы. За два года были описаны все бизнеспроцессы, связанные с обеспечением предприятия материалами и оборудованием, выявлено и устранено большинство проблем в бизнеспроцессах, сформированы и внедрены стандарты в области обеспечения, разработана концепция совершенствования процессов на основании анализа лучших практик. К началу 2005го дирекция по снабжению под руководством Владимира Шарабурака уже имела четкое представление о том, что требуется от информационной системы.
Чтобы 21 филиал и 18 дочерних зависимых организаций «Иркутскэнерго» всегда были обеспечены оборудованием и материалами, дирекция по снабжению была выделена в отдельное юридическое лицо — торговый дом «Иркутскэнерготрейд». С этой же целью был объявлен коммерческий конкурс на создание автоматизированной системы управления материальнотехническим обеспечением (АСУ МТО). Новая система должна была отвечать таким требованиям:
- единое информационное пространство, обеспечивающее полноту управления процессом;
- прозрачность выполнения работ на всех этапах;
- возможность точного измерения фактических показателей деятельности;
- оперативный мониторинг выполнения работ;
- возможность накопления и последующего использования информации, необходимой для более эффективной (например, взвешенный выбор предложений поставщиков) и результативной (сокращение объемов складских запасов) деятельности;
- сокращение времени на непроизводительные работы — такие, как ручное формирование отчетов, телефонные разговоры с филиалами по поводу исполнения заявок и т. п.
Владимир Шарабурак особо подчеркнул следующее: «Решения о начале работ по проекту АСУ МТО и о создании торгового дома были приняты в одно и то же время — в конце 2004 года. Поэтому система сразу проектировалась с учетом того, что создаётся торговый дом и соответствующим образом изменяются некоторые процессы». Таким образом, перспектива изменения бизнеспроцессов при выделении части подразделений в самостоятельную структуру при реализации проекта была заложена изначально.
Тендер на внедрение информационной системы выиграла московская компания AXELOT, предложившая решение на платформе «1С:Предприятие» 8.0. «На выбор платформы повлияло то, что у нас уже работали системы на базе “1С” и были необходимые специалисты, — комментирует Владимир Шарабурак. — Кроме того, ситуация, когда часть бизнеспроцессов уходит в отдельное подразделение, требует максимально гибкого инструмента с минимальными сроками внедрения».
Внедрение
Работы по проекту начались в январе 2005 года. Уже в июле система была введена в опытную эксплуатацию, а к 2006му эксплуатировалась в полноценном режиме (табл. 2). В «Иркутскэнерго» отказались от использования прежних систем, а данные оттуда были импортированы. Необходимо отметить, что процесс импорта данных, по оценке Владимира Шарабурака, оказался довольно трудоемким: «Основными источниками импортируемых данных были системы “АРМ инженера снабжения” — это информация об остатках ТМЦ на складах, “АРМ Заявки” — уже сформированные заявки за четвёртый квартал 2005 года и “База данных поставщиков” — справочник контрагентов, прайслисты, договора и их спецификации. Задача импорта существенно упростилась благодаря наличию единого номенклатурного справочника ТМЦ. Были разработаны загрузчики из разных систем с функциями проверки корректности исходных данных и автоматического исправления. Загрузка производилась дважды — сначала предварительная и затем, после приведения в соответствие исходных данных и модификации загрузчиков, финальная. Второй этап потребовал немалых трудозатрат, так как в системе значительно ужесточились требования к корректности данных».
Еще одной весьма непростой задачей стало обучение сотрудников. «Пользователи проходили обучение с отрывом от производства, — говорит Владимир Шарабурак. — Кроме того, в первые дни работы в системе проводились консультации на рабочих местах. Были разработаны разные учебные программы (для кладовщика, экономиста снабжения торгового дома, мастера цеха и т. д.). Срок обучения группы составлял дватри дня. Кроме того, обучающие курсы прошли ИТспециалисты, которые в последующем самостоятельно учили сотрудников, принятых на работу. По итогам проекта было обучено порядка 350 пользователей в группах по десятьодиннадцать человек».
Итоги и перспективы
Поставленные в связи с проектом задачи были успешно выполнены. АСУ МТО охватывает все направления материальнотехнического обеспечения и все подразделения «Иркутскэнерго». В рамках её внедрения под патронатом начальника управления по информационным технологиям Виктора Селищева было принято и реализовано решение о взаимодействии АСУ МТО с собственной системой бухгалтерского учета ОАО «Иркутскэнерго».
Результат внедрения новой системы Владимир Шарабурак оценил следующим образом: «Первостепенной задачей было получить экономический эффект, что стало возможно благодаря АСУ МТО как инструменту, позволяющему собирать и анализировать актуальные предложения поставщиков для снижения закупочных цен и расчета потребностей в ТМЦ с целью оптимизации складских запасов по компании “Иркутскэнерго” в целом».
Решение АСУ МТО продолжает совершенствоваться. Так, в сентябре 2005 года начались работы над внедрением смежной АСУ «Топливо», которые были завершены в апреле 2006го. На текущий год намечено внедрение модулей «Учет движения ТМЦ в цеховых кладовых», «Транспортная логистика» и «Складская логистика».