В наcтоящее время нередкой является ситуация, когда та или иная компания сталкивается с проблемами хранения, обработки и анализа корпоративной информации. Связано это с возросшими объемами информации и использованием нескольких не интегрированных между собой информационных систем, что, в свою очередь, постепенно приводит к сложностям в подготовке различного рода консолидированной отчетности и практически исключает возможности анализа накопленной информации.

Особенно проблема хранения, обработки и анализа корпоративной информации актуальна для компаний с территориально распределенной структурой. Фундаментом для ее решения является создание хранилища данных и использование на его базе средств "бизнес-аналитики". Именно такое решения было реализовано в компании "Юнилевер СНГ" при содействии специалистов KPMG и BI Partner.

"Юнилевер" является российским представительством транснациональной компании Unilever. Сфера деятельности компании - производство и продажа продуктов питания, моющих средств и средств гигиены. Если говорить о структуре компании, то это два центральных офиса (в России и Украине), четыре завода (два в Санкт-Петербурге, по одному в Москве и Туле) и десять региональных дистрибьюторских центров (от Хабаровска до Киева).

Проблемы

Корпоративная информационная система компании, обеспечивающая операционную деятельность всех подразделений "Юнилевер", поддерживается с помощью нескольких инсталляций системы SunSystems. Система SunSystems состоит из двух подсистем SunBusiness и SunAccount: первая отвечает за операции с товарами (три модуля: обработка продаж, обработка закупок и складской учет), вторая - за финансовые и бухгалтерские операции. В компании "Юнилевер" были две инсталляции SunAccount (для России и Украины), и шесть инсталляций SunBusiness (для четырех производств и двух центральных офисов в России и Украине).

К 2001 году, такая информационная система уже перестала удовлетворять требованиям компании. Серьезные трудности создавал процесс подготовки консолидированной отчетности по всем заводам. Не было возможности проведения временного анализа, так как система не позволяла хранить информацию за все годы в одной базе, в связи с чем данные за каждый год хранились в разных базах данных (период 2001-2004 гг охватывается 32 базами данных, часть из которых - реляционные, часть - в плоских файлах). Также не устраивала производительность системы SunSystems, которая была перегружена большим количеством внутренних отчетов. Все эти проблемы создали предпосылки для перехода к новой системе отчетности и анализа информации на основе хранилищ данных и инструментов бизнес-аналитики.

Проект в три стадии

Для решения этих проблем в 2001 году специалисты компании "Юнилевер" запустили самостоятельный проект по подсистеме SunBusiness, который состоял в следующем: информация, хранящаяся в ней в виде файлов, была перенесена в базу данных Oracle, а сверху была построена система аналитической отчетности на базе Business Objects. Отделение транзакционной системы от репортинговой ускорило процесс выполнения запросов, а применение средств бизнес-аналитики дало пользователям существенно больше возможностей по разработке новых отчетов и анализу информации.

Однако проблемы, связанные с созданием консолидированной отчетности по всем заводам и с анализом информации, по-прежнему оставались, так как подобное решение означало лишь изменение места хранения данных. Как отмечает руководитель проекта по стороны BI Partner, Сергей Косоурихин, хранилище данных ассоциируется не просто с консолидацией данных в одном месте. "Работа по его созданию включает в себя реализацию технологий в области подготовки исходных данных, иными словами, совершенствованию структуры хранимой информации. И такая работа в ходе первого этапа проекта как раз и не была проведена", - считает он. Ко всему прочему возникали сложности с сопровождением имеющегося решения: для каждой базы необходим был свой словарь Business Objects плюс необходимость дублирования структур данных.

Вторая часть проекта, проводимого специалистами компании Юнилевер, заключалась в создании хранилища данных для финансовой части информационной системы (для подсистемы SunAccount). "Эта часть проекта показалась нам более сложной, так как, во-первых, у нас две системы отчетности, западная и российская, во-вторых, не хватало опыта реализации проектов в области хранилищ данных. По этим причинам мы решили обратиться к компаниям KPMG и BI Partner," - говорит Татьяна Батаева, менеджер по развитию и внедрению информационно-управленческих систем компании "Юнилевер".

Компания KPMG провела обследование SunAccount, выделила все основные объекты, нужные пользователю отчеты, а BI Partner совместно с ИТ-департаментом заказчика выполнила техническую реализацию хранилища данных. В течение всего проекта компания KPMG осуществляла его управление, решала задачи бизнес-консалтинга и осуществляла координацию отношений с компанией BI Partner, выполнявшей задачи технологического консалтинга и реализации системы.

После эксплуатации хранилища в течение некоторого времени проявились преимущества данного решения. Во-первых, появилась возможность выдавать один отчет по нескольким базам, то есть произошла консолидация отчетности по заводам в России. Во вторых, благодаря технологиям, привнесенными специалистами BI Partner, все изменения в справочниках сохраняются, что дает возможность проведения анализа истории изменений данных. Решение проблемы медленно меняющихся размерностей - очень важная функция хранилища: без этого во многих случаях невозможно получение корректной информации. В системе SunSystems история изменений не ведется, поэтому нельзя было отследить, к примеру, оборот, обеспечиваемый менеджером в разрезе дистрибьюторов. По словам Татьяны Батаевой, "сознавая преимущество решения, которое предложили нам специалисты BI Partner для финансовых данных, мы решили перейти к единому хранилищу данных".

Последняя стадия проекта заключалась в объединении данных российского отделения компании с данными украинского отделения компании "Юнилевер" на уровне хранилища данных. По словам Татьяны Батаевой, "в украинском отделении компании "Юнилевер" система SunSystems совершенно другая, так как она развивалась независимо от системы в российском отделении. На Украине другая платформа, другая версия системы, другие настройки и другие кодировки продукции. Несмотря на это было принято решение не менять систему, так как, во-первых, это достаточно накладно, во-вторых, люди уже привыкли к используемому ПО, и, в-третьих, все и так нормально работало. Мы решили делать консолидацию на уровне хранилища, т.е. объединить две совершенно разные системы в единое хранилище", - говорит Татьяна Батаева.

В ходе проекта выявились также другие задачи, связанные с существованием дополнительных источников информации. Помимо корпоративной информационной системы, которая является главным источником информации (примерно 80%), в компании "Юнилевер" существует еще 14 источников. "Нашей задачей было ликвидировать огромное количество Excel-файлов, разбросанных по всей компании, и объединить всю информацию", - отмечает Татьяна Батаева. В итоге хранилище данных стало единым источником формирования всех отчетов. "Можно сказать, что хранилище стало выполнять функцию интегрированной системы", - говорит Татьяна Батаева. (Процесс создания единого хранилища данных представлен на рис.).

Если говорить о технологических аспектах создания хранилища данных, то здесь можно выделить несколько шагов. Поскольку в системе SunSystems информация хранится в структурированных Cobol-файлах, то вначале необходима выгрузка информации из этой системы в текстовые файлы. Эта задача целиком легла на ИТ-департамент "Юнилевер". Далее текстовые файлы загружают в оперативный склад на СУБД Oracle, откуда они процедурами загрузки переносятся в хранилище. К особенностям хранилища относится также возможность загрузки выборочных таблиц. Как и реализованный механизм определения данных, изменившихся с момента последней загрузки, это существенно позволило сократить время обновления хранилища.

Результаты

Главными результатами проекта стали возможность создания консолидированной отчетности по России и Украине, интеграция управленческого учета и анализа для различных видов деятельности подразделений компании, стандартизация набора корпоративной отчетности и уменьшение затрат ИТ на сопровождение информационно-аналитической системы (например вся предметная область описана в 2 словарях бизнес-терминов Business Objects).

Благодаря созданию единого хранилища данных и использованию средств бизнес-аналитики стало возможным получение актуальных отчетов на определенный момент времени. В настоящий момент на основе хранилища данных формируются отчеты, позволяющие решать задачи финансового департамента, казначейства, отделов закупок, продаж, развития продаж и логистики. Как отмечает Сергей Косоурихин, "ценность системы заключается не только в том, что ускоряется обработка данных и очищается информация, но и в том, что с ним может работать обычный пользователь, не знакомый с SQL-программированием и не вникающий в структуры данных".

Стоит отметить, что расширился круг задач, решаемых на основе анализа информации из хранилища. Например, наличие истории цен на готовую продукцию позволило проводить сравнительный анализ изменений цен в различных регионах и изучать влияние маркетинговых акций, связанных с ценообразованием, на объемы продаж. Благодаря ведению истории состояния заказов появилась возможность выявить тех дистрибьюторов и те товары, для которых объем заказов резко отличается от объема фактических продаж, и выстроить в их отношении соответствующую политику. Загрузка информации о непосредственных продажах дистрибьюторов в хранилище данных позволила проводить анализ равномерности заказов дистрибьюторов и фактических отгрузок им товаров в течение года. По результатам такого анализа специалисты отдела развития продаж смогли разработать комплекс мер, направленных на стимулирование равномерности процессов продаж и отгрузки товара, что позволило сократить затраты по его транспортировке и хранению товаров.

Естественно, что те преимущества, которые появились за счет создания хранилища данных, оказывают влияние на бизнес-процессы компании. Например, до создания хранилища при закрытии очередного периода существовала процедура поиска ошибок, возникающих при загрузке данных, на которую тратилось три-четыре дня перед закрытием. Появление хранилища позволило избежать этой процедуры, так как загрузка данных стала осуществляться гораздо быстрее. Это, в свою очередь, дало возможность ежедневно находить и исправлять ошибки, возникающие при загрузке. Соответственно уменьшилась нагрузка на сотрудников и увеличилась достоверность данных.

Фактические данные о проекте

На сегодняшний день объем данных хранилища составляет 25 Гб. Число пользователей — около трехсот человек. Максимальное количество строк в таблице фактов – 11 млн. Количество аналитик учета — 240. Время ежедневной загрузки – 4.5 часа, из которых 3 часа занимает выгрузка данных.