Зимой – ERP, летом – мороженое

Мария Суханова

В апреле на Белгородском хладокомбинате состоится запуск системы управления на базе Microsoft Dynamics NAV. Работы по ее внедрению были спланированы так, чтобы завершить их к лету, когда начнется сезонный спрос на мороженое.

Внедрение системы управления ресурсами предприятия хорошо вписывается в избранный Белгородским хладокомбинатом курс на максимальную стандартизацию деятельности, что позволяет добиться прозрачности и, как следствие, высокой капитализации бизнеса. В 2003 году комбинат был сертифицирован по стандарту качества ISO:9001 и с тех пор ежегодно проходит соответствующий аудит. При этом одна из настоятельных рекомендаций аудиторов как раз и заключается в наличии комплексной автоматизации деятельности.

Десять тысяч рецептур

До начала проекта на комбинате имелась автоматизированная система управления, разработанная временно приглашенными программистами на базе некогда популярной платформы Borland Delphi и InterBase. Она охватывала ряд подразделений предприятия, включая бухгалтерию, склад, отдел продаж, и позволяла строить набор специализированных отчетов. Однако производственная деятельность автоматизирована не была: все процессы планирования, организации и подготовки отчетности были организованы на бумажных носителях или в Microsoft Excel, что делало их трудоемкими и трудноконтролируемыми.

В общем-то производство в целом и тогда со своими задачами справлялось. Однако автоматизация обещала ряд очевидных и существенных улучшений, связанных прежде всего с повышением оперативности управления. Так, для всех выпускаемых продуктов система управления должна была обеспечить расчет фактической себестоимости, что позволило бы понять, какие из них выгодно продавать по нынешней цене, на какие следует скорректировать цену в ту или иную сторону, для каких — модифицировать рецептуру, а какие, может быть, и просто снять с производства. При ручном варианте исполнения этих работ отследить и учесть все изменения очень сложно и дорого: на комбинате более десятка производственных линий, номенклатура продукции включает свыше ста позиций, при производстве используется три тысячи с лишним наименований сырья и материалов, а количество рецептур превышает десять тысяч.

Выбор решения и подготовка

В первую очередь Белгородскому хладокомбинату требовалась система автоматизации производства. Продукт, отвечающий специфике предприятия, — «Управление компанией с рецептурным производством» — предложила фирма «Кредо Консалтинг». Это вертикальное решение на платформе тогда еще Microsoft Navision было разработано в 2003 году для завода Sun Chemical MPI («Московские печатные краски»). C тех пор оно уже внедрено на нескольких предприятиях химической промышленности и, по словам представителей «Кредо Консалтинга», подходит для любого производства, где применяются аналогичные бизнес-процессы, — не только химического, но и, например, фармацевтического или пищевого. Тем не менее для хладокомбината его пришлось несколько доработать, так как и количество, и сложность рецептур здесь выше, чем на химических производствах; правда, объем этих доработок был сравнительно невелик.

Но прежде специалисты «Кредо Консалтинга» выполнили экспресс-диагностику предприятия, проанализировав его стратегию, организационную структуру, персонал и корпоративную культуру, бизнес-процессы, установленные информационные системы и ИТ-инфраструктуру. Экспресс-диагностика позволила выявить проблемные области и предложить пути их решения. «Нужно было понять, как работает бизнес, выделить лучшее в его организации, чтобы взять это лучшее с собой в будущее, определить проблемные области и подумать, как с ними справиться», — поясняет руководитель аналитической группы управления по консультированию «Кредо Консалтинга» Андрей Зарипов.

Проведенный анализ показал целесообразность внедрения интегрированной системы управления на платформе Microsoft Dynamics NAV, и руководство компании приняло окончательное решение.

Ход проекта

В июле 2005 года Белгородский хладокомбинат закупил лицензии на 40 рабочих мест в системе Microsoft Dynamics NAV, и был дан старт проекта по ее внедрению. Чтобы не отвлекать персонал в «горячее» время, проект решено было реализовывать постепенно. Понятно, что любая смена управления представляет сложность для персонала и для предприятия в целом, а поскольку производство мороженого носит сезонный характер, график внедрения требовалось спланировать так, чтобы до начала следующего лета полностью отладить установленные модули и приступить к работе с ними. «В течение осени, зимы и ранней весны мы можем позволить себе отвлечь персонал, — говорит Роман Повеквечных, заместитель генерального директора комбината по финансам и ИТ. — И пока риск оправдывается: внедрение идет по плану».

Первый этап проекта по внедрению системы — анализ — заключался в детальном описании существующих бизнес-процессов, а также инфраструктуры информационных систем. Требовалось определить, насколько инфраструктура готова к внедрению, какие необходимы серверы, сеть и т. п., но основным предметом исследования стали сами процессы, документы, формы и отчеты; нужно было составить представление о том, как они работают сейчас и как это будет происходить после внедрения. На этом же этапе формулировались функциональные требования высокого уровня к будущей системе для оценки ресурсов, стоимости и сроков проекта.

Некоторые процессы, включавшие значительный объем ручной работы, подверглись реорганизации. Примерами могут служить упомянутый расчет фактической себестоимости продукта или процесс планирования, где в результате автоматизации оказались не нужны старые регламенты и операции, определявшие порядок взаимодействия четырех сотрудников (каждый из которых отвечал за свой участок планирования — сырье и материалы; производственную программу; продажи; закупки).

Работа в рамках первого этапа завершилась в сентябре. Следующим этапом был дизайн — «перекладывание» процессов в систему. Его результатом стала целевая модель бизнеса и информационных систем с подробным описанием бизнес-процессов, требований к отчетам и документам, источников данных, функциональных возможностей системы и т. д. Зимние месяцы и март были отданы разработке и настройке системы, в течение апреля ее планировалось запустить в тестовую эксплуатацию.

Параллельно с внедрением велось обучение ключевых пользователей решения, отвечающих за его настройку со стороны заказчика. После ввода в экспериментальную эксплуатацию инструктаж — уже на работающей системе — получат и остальные пользователи, которым намного проще будет ее освоить: достаточно овладеть пятью-шестью функциями. Что же касается владельцев бизнес-процессов, то хотя они начали раньше, им предстоит еще некоторое время совершенствовать свои знания. «Минимальный уровень достигается примерно за полгода, а затем нужен еще год практики с работающей системой, — считает Роман Повеквечных. — Только после этого руководители смогут полноценно отвечать за свои участки в системе и совершать корректные настройки по мере необходимости». Пока же за помощью в настройках они обращаются к консультантам, что для подобных проектов совершенно нормально.
***
Помимо производства проект включал автоматизацию бухгалтерского учета, закупок и продаж, складских операций. Таким образом, прежняя система автоматизации не интегрируется с новой, а постепенно ею вытесняется. Стоимость проекта (без учета затрат на модернизацию инфраструктуры) составила около 150 тыс. евро. Что касается развития системы, то планы Белгородского хладокомбината на ближайшее будущее включают полную автоматизацию управления складом с применением радиочастотной идентификации (RFID), управления персоналом и, возможно, взаимоотношений с клиентами.