Хотя с телевидением все прекрасно знакомы, его внутренняя жизнь и производственные процессы для большинства людей остаются за кадром. Как и любая другая сфера, медиа-бизнес сегодня невозможен без автоматизации управленческой, финансовой и производственной деятельности.

«В телевизионной компании приходится в оперативном режиме работать с огромными объемами информации, которая поступает из различных источников, — рассказывает Ольга Усанова, руководитель проекта внедрения Oracle, начальник управления информационного обеспечения НТВ. — Это финансовые сведения, рейтинги эфиров, библиотека по правам на демонстрацию фильмов и программ и т. д. Соответственно для того, чтобы видеть общую картину, необходимо решить задачу интеграции больших массивов данных различных типов. Более того, чтобы эффективно управлять работой компании, понимать, куда мы движемся, и выбирать перспективные направления, менеджеры НТВ должны получать информацию в режиме “здесь и сейчас”. Например, как наши доходы связаны с сеткой вещания и рейтингами».

Естественно, в НТВ и ранее использовались различные информационные продукты, которые позволяли автоматизировать отдельные аспекты управления финансами и производством. В частности, для автоматизации учетных функций в течение нескольких лет применялась система Scala, причем серьезно кастомизированная её версия. Однако по мере роста телекомпании это решение стало отставать от потребностей НТВ. Так, важную для компании задачу учета по стандартам GAAP и МФСО приходилось решать с большим количеством ручных операций и поправок. Ручная работа — это, конечно, неудобно, но преодолимо, однако проблема была значительно шире. Например, отдельно существовали базы данных прав на фильмы и программы. Сопоставление одной базы с другой постоянно выявляло разительные несовпадения, и устранение их каждый отчетный период также выполнялось вручную и выливалось в долгую и мучительную эпопею. Таким образом, использование прежних программных продуктов стало просто неэффективным. Развитие бизнеса поставило вопрос о создании централизованного решения для всей компании. «Было абсолютно ясно, — объясняет Ольга Усанова, — что без единой систематизированной базы данных и мощного инструментария их анализа мы просто не сможем дальше развиваться».

При выборе новой корпоративной системы в НТВ детально проанализировали линейку ERP-решений, представленных на рынке. «Судьба Microsoft Axapta (сейчас Microsoft Dynamics AX. — Прим. ред.) в ближайшие годы, очевидно, изменится, и после 2010-го появится некий новый продукт, — комментирует выбор Ольга Усанова. — Нам не хотелось вскакивать в последний вагон уходящего поезда». В итоге НТВ остановилось на Oracle E-Business Suite, поскольку эта система не только позволяет эффективно автоматизировать задачи управления, но и максимально гибко настраивается с учетом специфики бизнеса заказчика. Дополнительным аргументом в пользу Oracle E-Business Suite стал и тот факт, что эта система используется во многих зарубежных международных медийных компаниях, что «...со временем станет фактором повышения нашей инвестиционной привлекательности», — подчеркнула Ольга Усанова.

При выборе партнера-интегратора для внедрения Oracle E-Business Suite в НТВ была важна его гибкость, то есть умение настроить систему с учетом специфики работы телевизионной компании. Но при этом чем «толще» сама компания, тем меньше она обычно демонстрирует гибкости. И НТВ выбрало компанию TopS BI, которая имеет успешный опыт внедрения этой системы в различных отраслях.

Особенности проекта

Сроки проекта оказались значительно жестче, чем ожидалось вначале. «Мы подписали контракт 20 апреля 2005 года, а запуск в промышленную эксплуатацию был запланирован уже на 1 января 2006-го», — рассказывает Ольга Усанова. Кроме естественного желания начать новый финансовый год с новой системой, дополнительным фактором являлось также изменение российского налогового законодательства в части НДС. Вести параллельно работы по внесению изменений в старую систему и настройке новой — нецелесообразно. К тому же специалисты TopS BI акцентировали внимание на том, что если запуск проекта будет перенесен на более поздний период, то большую часть настроек придется делать повторно, поскольку на канале за это время произойдет немало организационных изменений. А между тем после запуска системы в промышленную эксплуатацию соответствующие изменения в настройках вносятся уже в рабочем режиме. Поэтому был выбран второй путь: все силы бросить на внедрение Oracle E-Business Suite. Разработку новых форм отчетности по НДС взяла на себя всё та же TopS BI.

На первом этапе были внедрены блок «Финансы и логистика» (главная книга, дебиторы, кредиторы, запасы, управление основными средствами и нематериальными активами, управление денежными средствами и закупками), а также модуль «Планирование и бюджетирование». Одной из особенностей медийного бизнеса является то, что основную часть активов составляют лицензионные права на программы и фильмы, которые приобретает НТВ. Соответственно на базе стандартного функционала модуля закупок была реализована задача построения единой базы договоров на приобретение различного типа активов, а также полного спектра услуг по производству ТВ-продуктов. В то же время загрузка информации по доходам организована преимущественно из внешних источников, так как доходами занимается выделенная компания-агент.

Запуск решения в промышленную эксплуатацию состоялся 10 января 2006 года. «Представить наши новогодние “праздники” могут только те, кто прошел этот славный путь, — с улыбкой вспоминает Ольга Усанова. — Для тех же, кто не имеет подобного опыта, замечу: после запуска системы жизнь начинается по-новой».

Первыми пользователями стали специалисты финансовой дирекции и бухгалтерия. За ними в компании так и закрепилось почетное звание «пионеров Oracle E-Business Suite». «Надо отдать должное нашему партнеру по внедрению, — говорит Ольга Усанова. — Эти жесткие сроки они выдержали с нами плечом к плечу. Сотрудники TopS BI являются не только экспертами по Oracle E-Business Suite, но и имеют опыт разработки различных бизнес-моделей». Сроки продиктовали и изменение стандартной методологии Oracle AIM: минимум времени на описание бизнес-процессов, максимум — на тестирование и необходимые доработки.

Другая особенность состояла в том, что подход к автоматизации работы компании в ходе проекта менялся кардинально. Изначально идея была такая: есть группа исполнителей по договорам на услуги и на контент, есть финансисты, которые на основании договорной информации ведут резервирование средств в системе и отслеживают бюджет, формируют пакеты платежей, и есть бухгалтерия, которая вносит фактические необходимые для учета данные по документам. На этом уровне первоначально и хотели остановиться, подключив к новой системе только бухгалтерию и финансистов. Все остальные должны были стать только поставщиками информации, а бухгалтеры и финансисты — вносить данные и обрабатывать их. Но затем стало понятно, что так работать будет невозможно. «Ведь задания к системе должны идти от конечных пользователей, и руководители других, в том числе и творческих дирекций (те, кто выпускает реальную продукцию — телепрограммы) должны быть среди них. Если пользователь сам в систему ничего не вносит, он и не будет от нее ничего получать», — поясняет Ольга Усанова.

Проблемы общие и специфические

Внедрение ERP-системы автоматически подразумевает создание единых справочников корпоративной информации. Бывают редкие исключения, когда на предприятии уже существуют унифицированные справочники, однако в НТВ ситуация была более распространенной: в ходе проекта пришлось стандартизировать разнородные справочные системы. Ольга Усанова поясняет: «На каждую программу или фильм, на которые закуплены права, у нас есть виды: каким образом их использовать в сетке вещания, как бюджетировать, как отражать расходы по приобретению в разных системах учета, какими должны быть их рейтинги и на какой потенциальный доход мы можем рассчитывать, как будем этот доход получать и распределять по сериям, повторам и т. п. То есть в любом бизнес-процессе вся информация, включая кодификацию справочников, является единой для всех пользователей информационной системы. Между тем различные участники процесса использовали свою кодировку, наименования и проч. Когда мы начали выстраивать единые, сквозные бизнес-процессы, оказалось, что встречается и дублирование функций. Всю эту цепочку пришлось выстраивать и попутно упрощать процессы, убирая какие-то операции, в частности исключая двойные вводы информации, а где-то наоборот — формализовать и подключать разработанные методики. Поэтому нельзя сказать, что шел только проект внедрения системы. Параллельно в ходе проекта провели и ряд организационных изменений».

Еще одной типичной задачей является проблема конвертации данных из прежних систем в новую: «В Oracle E-Business Suite, конечно, есть стандартный интерфейс обмена данными с системой Scala. Но поскольку в старой системе мы хранили информацию так, как было удобно, перенос данных не был тривиальной задачей».

После запуска системы в промышленную эксплуатацию встала новая проблема: не хватало людей для обучения конечных пользователей, так что они учились непосредственно в процессе работы.

Не обошлось и без доработок. Их потребовалось много, а приоритетность определялась в ходе бурных споров и поисков нелегких компромиссов. Все изменения вносили специалисты TopS BI, а тестирование осуществляло НТВ, для чего было задействовано четыре (!) дополнительных окружения одновременно.

Но кроме этих в общем-то распространённых проблем были и действительно уникальные. Как поясняет Ольга Усанова, специфика медийной компании проявляется также в порядке учета прав на контент и его амортизации. Варианты договоров с правообладателями могут быть самых разных типов. Важно и то, что в различных учетах метод расчета амортизации может опираться на совершенно разнородные факты: единожды после эфира, в зависимости от числа показов или от числа купленных прав на показы и самих показов и так далее. При этом сложные графики оплаты по договору подразумевают тесную связь с договорной базой. «Когда в итоге нам удалось все эти требования учесть и настроить, мы сочли, что здесь Oracle E-Business Suite показала свою гибкость во всей красе», — считает Ольга Усанова.

Команда и ее руководитель

К началу проекта в НТВ почти не было сотрудников, знакомых с Oracle E-Business Suite. Однако постепенно в штат компании были приняты специалисты по этому продукту. Они выступают как эксперты — тестируют доработки, сделанные партнером по внедрению, помогают пользователям НТВ осваивать систему, а впоследствии будут ее полностью поддерживать. Отдел небольшой — всего шесть человек, причем на переходном этапе они одновременно поддерживают и старую систему Scala. Основной ИТ-отдел НТВ обеспечивал техническую поддержку и работоспособность серверов, организовывал закупку и установку, отладку оборудования. В общей сложности вместе с внешними консультантами в проекте постоянно работали 15—20 человек, на пиках — до тридцати. В успешном внедрении ERP-системы Ольга Усанова особо подчеркивает роль топ-менеджмента НТВ: в команду входят руководители дирекций, а первый заместитель генерального директора компании курирует проект.

Особый интерес представляет личность руководителя проекта внедрения — Ольги Усановой. Обычно эту должность занимает человек, вышедший из ИТ-сферы. «Я пришла в команду проекта как функциональный эксперт и архитектор из PriсewaterhouseCoopers, компании, много лет сотрудничающей с НТВ в области аудита, — рассказывает Ольга Усанова. — Опыт работы в консалтинге помогал мне легче понимать требования как функциональных специалистов НТВ, так и партнеров по внедрению. Первоначально речь не шла о том, что придется отслеживать все виды работ. Тем не менее сыграла свою роль школа PriсewaterhouseCoopers: для меня как руководителя проекта важно было добиться правильного построения бизнес-процессов и четкого взаимодействия всех проектных ресурсов».

Опыт руководства таким проектом был для Ольги Усановой первым, и тем важнее ее оценка: эта работа любопытна как разнообразием поставленных задач, так и эффектом от их решения. «Был настоящий праздник, когда система удивила наших пользователей: оказывается, в ней можно получить и то, и то, и это... Что же касается лично меня, то чем сложнее задача, тем она интереснее. В общем, приходя на работу, не знаешь, когда уйдешь», — смеется она.

По мнению Ольги Усановой, в успехе важная роль принадлежит партнерам из TopS BI: «Опыт ведения подобных проектов у них значительный, и многие наши проблемы они уже проходили не по одному разу, — говорит она. — Так было с первоначальными требованиями пользователей: «Все равно хотим Excel», или: «Сделайте все вчера», или: «Хотим, чтобы все было как раньше». Тут они мне подсказывали, какие задачи можно реализовать стандартным функционалом, а где правильнее менять процесс целиком, осуществляя организационные изменения».

Итоги

Пока закончен первый этап внедрения. Параллельное существование прежней системы и Oracle E-Business Suite продлится еще некоторое время. Руководство компании убедилось, что от ERP действительно можно получить зримый эффект. Практика подтвердила, что используя систему и аккумулируя информацию в одном источнике, можно эффективнее управлять работой многочисленных дирекций. Чтобы этого добиться, решено расширить масштаб проекта и начать второй этап. Были приобретены новые модули: управление персоналом, управление договорами, контроль сбалансированных показателей, формирование комплексных отчетов. Работа по их внедрению началась с кадрового учёта — задача очень актуальная, поскольку до сих пор полноценной автоматизации этой области в компании не было. А ведь в НТВ только штатных сотрудников больше полутора тысяч, не говоря уже о сотнях привлекаемых.

«Сейчас в проекте активно участвует дирекция по персоналу, у которой есть своя сложившаяся методология кадрового учета, — говорит Ольга Усанова. — Они формируют требования к процессам, а мы затем реализуем их в системе. В дальнейшем планируется внедрение системы ключевых показателей и поддерживающего ее модуля Oracle E-Business Suite, хотя здесь потребуется существенная проработка методологии внедрения ввиду специфики нашей компании. В этом нам поможет уже приобретенный опыт».