Немногие предприятия розничной торговли так плотно работают с таможней и имеют дело с таким количеством валют, как торговые операторы аэропортов. Это накладывает специфический отпечаток на всю их деятельность и, как следствие, на построение поддерживающих ее автоматизированных систем.

Компания «Ленрианта» существует с 1989 года и является совместным предприятием санкт-петербургского аэропорта Пулково и ирландской фирмы Aer Rianta International, международного оператора беспошлинной торговли со штаб-квартирой в Шенноне. Это одно из первых отечественных СП — оно было создано еще в СССР и названо по городу Ленинграду. «Ленрианта» занимается розничной торговлей — пошлинной и беспошлинной — на территории аэропорта, где поддерживает восемь магазинов и баров, а также на борту самолетов. Она полностью обеспечивает весь цикл прохождения товаров в различных режимах импорта и экспорта, работает с акцизными товарами, со всеми основными валютами. В штате предприятия насчитывается более двухсот сотрудников.

Задача

До начала проекта в «Ленрианте» использовалась система управления товарным движением, разработанная английской компанией на платформе Unix. Обновления этой системы внедрялись с 1995 по 1998 год, а в 2001-м ее поставщик был куплен другой компанией (тоже английской), и новый владелец прекратил поддержку проекта. С развитием бизнеса и накоплением изменений в законодательстве — в первую очередь таможенном — функциональность системы все хуже соответствовала бизнес-процессам предприятия. Недостающие возможности реализовывались своими силами, и в итоге система «обросла» массой дополнительных модулей, которые по сути запутали информационные потоки. Данные оказались разрознены, их подчас сложно было консолидировать, а значит, использовать для принятия управленческих решений.

Выходом из сложившейся ситуации могло стать внедрение новой системы, которая «выпрямила» бы пути движения информации. И так как имевшийся уровень автоматизации компанию на тот момент удовлетворял, непосредственная задача заключалась в том, чтобы просто повторить его, но на новой платформе и с возможностью дальнейшего развития. В качестве такой платформы руководители «Ленрианты» выбрали Microsoft Dynamics NAV, а в качестве партнера по ее внедрению — компанию IBS.

В подготовке предприятия к автоматизации управления специалисты IBS выделяют две составляющие — стандартизацию отношений между отделами и реструктуризацию бизнес-процессов. Вторая задача в данном случае фактически отсутствовала — бизнес-процессы «Ленрианты» уже были выстроены, причем сформировались достаточно давно. Безусловно, с изменениями в законодательстве эти процессы тоже менялись (и продолжают меняться) — именно поэтому и понадобился проект, — но по сути они сегодня уже являются устоявшимися. А вот четкий регламент, регулирующий взаимоотношения между отделами, отсутствовал и был создан в ходе проекта.

Платформа и партнер

Зарубежный партнер «Ленрианты» — Aer Rianta International — использует Microsoft Dynamics NAV в нескольких своих беспошлинных магазинах, которыми владеет на правах долевого участия или управляет по контракту. В качестве примеров можно назвать duty free в аэропортах Бахрейна, где продукт внедрялся еще как Navision Attain версии 2, и Омана. Что же касается России, то здесь внедрение Microsoft Dynamics NAV недавно прошло в аэропорту Домодедово, где оператор совместно с российской компанией «Арт-Альянс» развернул сеть магазинов беспошлинной торговли под международным брендом Runway. Система устанавливалась с нуля и была запущена вместе с бизнесом, проект осуществила компания IBS.

Ознакомившись с опытом родственных предприятий, специалисты «Ленрианты» остановились на платформе Microsoft Dynamics NAV, а в 2005 году окончательно определились с партнером: IBS. «Мы рассмотрели решения в Бахрейне и Домодедове, — рассказывает заместитель технического директора компании Александр Кузьмин, — а после этого выбрали поставщика. Западные акционеры ничего нам не навязывали и даже не рекомендовали, но, конечно, обратили наше внимание на проект IBS в Домодедове, реализованный за полгода до нашего».

В проекте для домодедовской сети Runway специалисты IBS применили собственное специализированное вертикальное решение для розничной торговли IBS Retail, базирующееся, в свою очередь, на решении LS Retail исландской компании Landsteinar Strengur (оно же использовано и в Бахрейне). Объем необходимых доработок для «Ленрианты» оказался сравнительно небольшим — для автоматизации закупок, работы коммерческого отдела, ведения товарной базы и многого другого вполне подошла функциональность, внедренная в домодедовских магазинах Runway. Но все же требовалось учесть определенную специфику, связанную с таможенной обработкой товаров: у «Ленрианты», в отличие от Runway, нет складов временного хранения — магазины и склады территориально не разделены, и организована так называемая постоянная зона таможенного контроля. Еще одной особенностью проекта было то, что он выполнялся в компании с более чем десятилетней историей и для успешной работы новой системы эту историю в ней требовалось определенным образом отобразить.

Проект

О правильной организации взаимодействия партнеров в рамках проекта написано немало, и известно, что это обязательное условие успеха. «Надо уделять как можно больше внимания детальному разбору бизнес-процессов, — уверен Александр Кузьмин. — Чем более открытым будет заказчик по отношению к поставщику решения, чем меньше останется между ними точек непонимания, тем безболезненнее и легче пройдет внедрение». Что касается данного проекта, то представители «Ленрианты» и IBS без особого труда нашли общий язык в том, что относилось к счетам и бухгалтерии: эти области — сильная сторона интегратора да и самой платформы, изначально «заточенной» под финансы. С процессами, касавшимися взаимодействия с таможней, дело обстояло несколько хуже, несмотря на то что у IBS был опыт реализации очень похожего проекта в домодедовском аэропорту (вспомним, что именно таможенная обработка товара у двух заказчиков организована не вполне одинаково). Некоторые подробности организации бизнес-процессов известны только тем, кто непосредственно в них погружен, и им далеко не всегда удается донести свое знание до представителя компании-внедренца. Но в конечном итоге взаимопонимание (пусть и не с первой попытки) было достигнуто, система спроектирована и запущена в тестовую эксплуатацию.

«Ленрианта» закупила 22 лицензии Microsoft Dynamics NAV, на базе которых были реализованы автоматические рабочие места семи различных функциональных типов — отдел закупок, логистика, таможенное декларирование, склад-магазин, контрольно-ревизионный отдел, бухгалтерия и системный отдел. По результатам их тестовой эксплуатации разработчики проекта подготовили ролевые инструкции, определяющие задачи каждого пользователя в бизнес-процессе.

Переучить пользователей, привыкших к Unix-программе, на интерфейс приложения для Windows было непростой задачей. Специалисты IBS раздали сотрудникам компании ролевые инструкции и для наиболее активных из них провели практическое занятие по новой системе. Те, в свою очередь, передали необходимые знания коллегам, имеющим дело с относительно простыми инструкциями (и, как следствие, несложным интерфейсом рабочего места), — складским работникам, менеджерам магазинов и т. п. (Так как рейсы прибывают и отправляются круглосуточно, магазины и склады работают в три смены; соответственно начальники смен обучали рядовых сотрудников.) Интерфейс рабочих мест предполагается еще совершенствовать. «Надо будет внимательнее прислушаться к мнению пользователей, — считает Александр Кузьмин, — они часто высказывают ценные идеи».

Проект охватил в основном бизнес-процессы и почти не затронул процессы более низкого уровня — технологические. Они остались без изменений, с тем только отличием, что система Microsoft Dynamics NAV стала исполнять по отношению к ним роль диспетчера, связывающего их с остальным комплексом. Это относится к подсистемам front office, которые обслуживают непосредственно взаимодействие с покупателем (в магазинах и самолетах — «Ленрианта» поддерживает сервис SkyShop), к подсистеме печати ценников и этикеток и некоторым другим. В дальнейшем (возможно, уже в конце этого года) «Ленрианта» планирует заменить используемое сейчас в магазинах ПО front office соответствующим модулем Microsoft Dynamics NAV — это позволит управлять продажами непосредственно на уровне кассовых терминалов. С другой стороны, подсистему SkyShop в обозримом будущем заменять не предполагается. Хотя этот модуль создан давно и представляет собой программу для DOS, его однопользовательский характер никому не мешает, а если в нем потребуется отразить какие-то изменения бизнес-процесса, это всегда можно сделать, поскольку у «Ленрианты» в данном случае имеются права на разработку. «Если система справляется с задачей и люди к ней привыкли, нет смысла от нее отказываться», — уверен Александр Кузьмин.

Не охваченными ERP-решением Microsoft остались и некоторые специализированные подсистемы бизнеса — те, чьи задачи слабо связаны с деятельностью других отделов. Так, для ведения российской бухгалтерии «Ленрианта» продолжает использовать отечественную программу «Монолит». Соответствующая система полностью актуальна, в частности, учитывает все текущие требования таможенного законодательства, а отчетность для западного партнера готовится на базе NAV. Другой пример — изолированная система, анализирующая журнал кассовой программы, — давняя разработка программистов из аэропорта Шереметьево для магазинов беспошлинной торговли «Аэроферст». Она работает на сервере SPARC под управлением ОС Solaris, нетребовательна с точки зрения поддержки и предоставляет достаточно ценную информацию. Понятно, что привязать ее к Microsoft Dynamics NAV невозможно, но в этом нет и никакой необходимости.

Результаты

Новая ERP-система позволила «Ленрианте» отказаться от множества мелких подсистем и консолидировать информационные потоки — таким образом, главная цель внедрения достигнута.

Показателен пример с заказом покупки: благодаря Microsoft Dynamics NAV это теперь единый документ, в котором содержится вся необходимая информация для различных ведомств и процессов: собственно заказ, идентификация товара, сведения о его таможенной очистке, оприходовании и т. д. В зависимости от своего статуса заказ становится «виден» в том или ином отделе, причем с соответствующей точки зрения: скажем, для целей таможенного декларирования доступны данные о стране происхождения, времени и месте регистрации, для сертификации — номер и тип сертификата, описание строки, для закупки — цены и т. д.

С внедрением NAV повысился уровень достоверности представляемой информации. В качестве примера можно привести анализ прибыли за счет курсовых разниц — существенной части дохода любого предприятия, занимающегося внешнеэкономической деятельностью. Ранее этот показатель можно было определить, только вычитая сумму продаж, полученную в одной программе, из выручки, полученной в другой, без возможности предоставления информации в разрезе валют или центров стоимости. Новая система, где информация консолидирована, позволяет одновременно увидеть себестоимость, сумму продаж, курсовую разницу и выручку, определить, как изменение курса той или иной валюты в магазинах повлияет на итоговую прибыль предприятия.

Важным «побочным эффектом» от реализации проекта стало появление четких ролевых инструкций, определяющих зону ответственности каждого сотрудника и регламентирующих взаимоотношения между отделами — в первую очередь декларантами и закупщиками.

Как возможное направление дальнейшего развития системы рассматривается автоматизация взаимоотношений с контрагентами. Она потребует перехода на единые стандарты электронных документов (EDI) для взаимодействия с поставщиками, а также с распределительным центром и транзитными складами, которыми управляет Aer Rianta International. Единый электронный документооборот поможет значительно сократить время обработки заказов и дать закупщикам новые средства и возможности для расширения ассортимента, привлечения новых покупателей и т. д.

Существенно, что поставщик системы планирует поддерживать ее как минимум до 2013 года и вряд ли пропадет с рынка. «Хочется надеяться, что в дальнейшем Microsoft поможет нам избежать проблем, подобных тем, которые были у нас до внедрения», — отметил Александр Кузьмин.