Большинство ИТ-проектов максимум внимания привлекают в момент заключения договора о внедрении. Если по окончании работ выпускается пресс-релиз — уже хорошо, значит, хотя бы до промышленной эксплуатации система доведена. Но случаи, когда и спустя годы заказчик готов рассказывать о своем ИТ-решении, совсем уж не часты и являются безусловным свидетельством того, что всё работает… Поэтому пример фармацевтической компании «Рифарм», достаточно давно внедрившей решение SAP All-in-One (партнерское решение на базе системы SAP), можно счесть весьма любопытным.

Основной причиной выбора новой системы для управления бизнес-процессами в компании «Рифарм» стало динамичное развитие бизнеса. В 2004 году руководство «Рифарма» пришло к выводу, что существовавшая на тот момент информационная система перестала соответствовать потребностям быстрорастущего бизнеса. Она не могла обеспечить ни тщательный анализ информации по компании в целом, ни структурный по каждому филиалу в отдельности. Особые сложности возникали с учетом затрат в филиалах, что снижало эффективность планирования деятельности.

Проанализировав опыт успешных проектов в своём регионе, специалисты «Рифарма» остановили выбор на решении SAP All-in-One. Проект стартовал в апреле 2004 года и занял всего семь месяцев. Организован он был по стандартной схеме: сначала обследование и анализ существующей ситуации, после чего в мае началось проектирование системы, а в июле — работы по ее настройке. С января 2005 года ERP-система находится в промышленной эксплуатации, и в ней работает шестьдесят человек.

Эффективные инвестиции

Сейчас, спустя два года, генеральный директор холдинга «Рифарм» Игорь Романов в своём решении не разочаровался и по-прежнему считает, что деньги на ERP-систему были потрачены не зря. «Благодаря внедрению SAP All-in-One мы получили возможность автоматизировать системы документооборота, бухгалтерского учета, контроллинга, сбыта, закупок, управления складами и качеством и при этом значительно расширить сеть своих филиалов», — сказал он. Огромное значение имеет то, что ERP позволяет непосредственно контролировать процессы, в том числе прохождение документов. «Ведь в “1С” у нас всё было упрощено донельзя, и контроль часто велся лишь по телефону», — комментирует Игорь Романов.

Отвечать на вопрос об экономической эффективности внедрения Игорь Романов за эти годы уже устал. Раз за разом он повторяет, что даже не пытался вычислить ROI, просто не нашёл достоверных методик вычисления в своих практических условиях. Пару лет назад он считал, что вопрос внедрения современной системы управления равнозначен вопросу выживания фирмы. Теперь эффект от проекта он сравнивает с эффектом от использования электронной почты и Интернета в бизнесе. «Можете ли вы, — риторически спрашивает он, — оценить непосредственно в деньгах пользу, которую вам дают эти средства коммуникации по сравнению с традиционными? Вот и я не могу».

Единая информационная система

В те два года, что минули с момента введения системы в промышленную эксплуатацию, её развитие не останавливалось и шло в трех основных направлениях. Во-первых — создание распределенной информационной системы. Все филиалы «Рифарма» (офисы и склады) теперь постоянно работают в SAP All-in-One. Получены значительные преимущества с точки зрения контроля и оптимизации логистики, и очень важно, что вся информация доступна менеджменту в режиме онлайн. «С помощью SAP All-in-One мы решили давнюю проблему с контролем затрат в филиалах, а это в свою очередь позволило нам эффективно планировать деятельность компании, своевременно принимая правильные бизнес-решения», — пояснил Игорь Романов.

Качество связи нареканий не вызывает, резервные каналы найдены и подключены. «Для работы системы достаточно невысокой скорости передачи, но нужна очень надежная связь, — говорит Игорь Романов. — А качество коммуникаций выросло на порядок с того времени, когда мы начинали внедрение». Он прекрасно отдает себе отчет в вероятности прямых убытков в случае остановки отгрузки со складов, но надежность по­строенной системы и те выгоды, которые получила компания в результате масштабирования ERP-системы, по его словам, перевешивают возможные риски.

Примечательно, что «Рифарм», как и другие участники рынка фармацевтических препаратов, постоянно и активно использует связи с контрагентами на уровне ИТ-систем — как с поставщиками и производителями товаров, так и с розничными сетями. «Все заказы делаются в электронном виде, наши покупатели до отгрузки им товара имеют электронные накладные, которые позволяют заранее контролировать исполнение заказа и автоматизировать ввод данных в систему, — рассказывает Игорь Романов. — Более того, если приходится работать с поставщиками-смежниками (детское питание, зубная паста и другие продукты, которые продаются в аптеках), мы с удивлением видим, что у них нет таких средств коммуникации».

Оптимизация бизнес-процессов

Второе магистральное направление — оптимизация бизнес-процессов. Игорь Романов рассказывает, что он и его менеджеры каждый раз, находя разночтения настроек системы и своей практики, тщательно взвешивали, что будет лучше, эффективнее — оставить процессы «как есть» и менять настройки или же менять процессы в соответствии с тем, как сделано в системе. «Когда есть процессы SAP All-in-One, есть с чем сравнивать, — говорит Игорь Романов. — В результате от многих самописных приложений мы отказались в пользу стандарта, описанного в ERP-системе». Но не быстро и не просто шел этот процесс. Сначала нужно было разобраться в логике ERP-системы, выяснить, почему какая-то функция сделана так, а не иначе, что это может дать. И потом, когда логика стала ясна, «Рифарм» принимал процессы в том виде, как они описаны в SAP All-in-One.

Развитие функционала

Третье направление развития — это наращивание функционала. Заметим, что развитие функционала информационной системы пошло не так, как предполагалось первоначально. В 2005 году планировалось внедрить модуль CRM, однако делать это не стали и в обозримой перспективе не планируют: видимо, ощутимой бизнес-потребности в этом средстве в «Рифарме» пока нет. Гораздо важней оказались средства бизнес-аналитики.

В 2007 году был запущен проект по внедрению модуля SAP BW и средств OLAP-анализа. Игорь Романов считает, что аналитические средства постоянно необходимы его менеджерам, и надеется, что много времени эта работа не займет. «SAP All-in-One предназначен для моделирования и контроля процессов, а не для генерации отчетов, — замечает он. — И не удивительно, что подготовка некоторых из них тормозит всю систему, резко падает ее производительность. Чтобы избежать этого, нам и нужен модуль BW. К его необходимости мы пришли после того, как решили все насущные проблемы. Технических сложностей уже нет, нам нужно только перевести те отчеты, которыми мы уже пользуемся, на инструменты SAP». Произошло и некоторое развитие средств автоматизации склада — к стандартной функциональности за это время был дописан ряд функций, отражающих специфику компании.

Планы

Задач у специалистов «Рифарма» еще много. Не завершена оптимизация процессов, ждёт своей очереди такой важный шаг, как более тесное использование ERP-системы для контроля качества работ. Стоит задача оптимизировать транспорт­ную логистику. У Игоря Романова есть еще много задумок, но тут уже начинают сказываться ограничения внешней среды. «Мне никто не говорит, что что-то невозможно сделать в этой системе, говорят лишь, сколько времени займет та или иная работа, и это приятно», — рассказывает Игорь Романов. Поддерживают систему собственные сотрудники, трое ключевых пользователей образовали по сути центр компетенции. И темпы развития системы сейчас сдерживаются только возможностями ИТ-отдела.

О компании

«Рифарм» — один из лидеров рынка дистибуции фармацевтических препаратов уральского региона. Филиальная сеть в Перми, Иркутске, Уфе и Москве, представительства в Екатеринбурге и Оренбурге, десять аптечных пунктов и три крупные аптеки. Более шестисот сотрудников.