Переход от лоскутной автоматизации к единой централизованной информационной системе требует предварительного создания ИТ-инфраструктуры, принятия организационных мер и преодоления сложившихся в компании привычек. В этой статье мы расскажем о том, как этот процесс прошел в многопрофильном сельскохозяйственном холдинге «Вамин-Татарстан», и о специфике управления финансовыми потоками этого предприятия.

Предпосылки и тендер

Как рассказал нам начальник ИТ-отдела компании Игорь Сурков, до недавних пор хозяйственная деятельность «Вамин-Татарстана» поддерживалась несколькими разнородными информационными системами, а во многих случаях менеджеры и вовсе обходились без них. Если в области учетных систем информационное покрытие всё-таки сущест­вовало, то управленческие задачи в основном решались при помощи электронных таблиц. Динамика развития холдинга, увеличение объемов производства привели к тому, что со временем существовавшие там программные продукты перестали удовлетворять требованиям оперативного получения и полноты информации о деятельности десятков филиалов и подразделений «Вамина».

«Процесс формирования и планирования платежей стал весьма сложным, трудоемким и непрозрачным, — вспоминает заместитель генерального директора «Вамин-Татарстана» по экономике и финансам Рамиль Камалов. — Финансовые руководители предприятий должны были скоординировать работу многих подразделений и сотрудников, от которых они получали информацию. При этом структурные единицы холдинга расположены далеко друг от друга. В таких условиях принятие управленческого решения зачастую основывается на опыте и интуиции финансового руководителя, а задача обосновать это решение и оптимизировать процесс движения денежных средств казалось невыполнимой».

Таким образом, в 2007 году было принято решение создать единую интегрированную систему управления. Организатором тендера стал банк «Зенит», представители которого принимали активное участие в выборе как самой системы, так и поставщика услуг по внедрению КИС. В тендере участвовали восемь компаний, которые представили свои решения для пищевой отрасли на базе широко известных комплексных систем. По итогам нескольких конкурсных этапов была выбрана система управления класса ERP II — Microsoft Dynamics AX, а внедрять её пригласили компанию ICL-КПО ВС.

Основные проблемы

Первоочередная задача состояла в том, чтобы построить централизованный контроль денежных потоков в филиалах и дочерних компаниях холдинга. Тому есть ряд причин, основная из которых — постоянный дефицит живых денег, связанный со спецификой деятельности предприятия. Выраженная сезонность сельскохозяйственного производства означает, что привлекать заемные средства приходится всегда. Необходимо привлекать сторонние кредиты и перераспределять их между компаниями группы. В крупных филиалах «Вамина» проводится до двухсот платежей в день, и без специализированного инструмента управлять такими объемами затруднительно. До появления новой системы задача, по сути, сводилась к тому, чтобы решить, какое предприятие к какому банку должно обращаться за ссудой. Кроме большого объема финансовой информации здесь есть еще одна особенность: многие филиалы и дочерние предприятия группы «Вамин» технологически взаимосвязаны. Например, один молочный комбинат может в зимний период являться сырьевой базой для другого такого же комбината, а агрофирма — для зернообрабатывающего завода, который в свою очередь поставляет этой агрофирме корма. При таких взаимоотношениях между филиалами холдинга передаётся весьма значительный объем данных.

Как говорит Игорь Сурков, многопрофильность подразумевает специфику участников, различие в финансовом учете и огромное многообразие показателей хозяйственно-производственной деятельности. Помимо основных направлений деятельности «Вамина», объединенных в управления (молочные, хлебоприемные предприятия и агропромышленный комплекс), есть ещё и ряд непрофильных, например, рыбное и вспомогательные хозяйства. Кроме того, часть своей продукции «Вамин» продает через сеть собственных розничных магазинов, и к разнообразию участников холдинга добавляется управление торговлей. Несколько десятков предприятий разбросано по всей территории Татарстана. В ходе проекта приходилось учитывать проблемы с коммуникациями. До недавних пор координация работы проводилась методом телефонного обзвона. Выясняя потребность филиалов в денежных средствах, люди совершали по нескольку десятков звонков, чтобы составить целостную картину. Основным средством общения был телефон, а инструментом представления управленческой информации — факс. Периодически некоторую учетную информацию и отчетность филиалы представляли в электронном виде на флэшках и дискетах, что, разумеется, не давало нужной оперативности.

Отдельной задачей по централизованному управлению и контролю денежных потоков стало отслеживание кредитных договоров — имеющихся средств для погашения кредитов и своевременной уплаты процентов по ним. Проблема заключалась в том, что информация о кредитных договорах была распределена по филиалам. Центральный офис, конечно, располагал сведениями в этой области, но далеко не в полном объеме, поскольку филиалы заключали договора с банками самостоятельно. Они открывали свои собственные расчетные счета в различных банках, т. е. формально им была предоставлена полная свобода в привлечении кредитов. Более того, опасаясь перераспределения и изъятия денежных средств, дочерние компании по возможности искажали передаваемую в центральный офис информацию, а быстрого и надежного способа проверить ее у руководства холдинга не было. В дочерних компаниях используются различные учетные системы — главным образом «1С» различных версий и релизов. Нужно учитывать и то, что многие филиалы расположены в сельской местности, где существует проблема с кадрами и их квалификацией. Низка компьютерная грамотность. А помимо всех перечисленных проблем необходимость внедрения инструмента финансового управления обуславливалась еще и давлением крупных инвесторов, кредиторов, которым требуется определенная прозрачность финансовых потоков.

Что сделано

Сейчас для оперативной передачи финансовой информации во всех филиалах создана корпоративная сеть передачи данных (КСПД). Все они объединены в локальную вычислительную сеть холдинга и работают в едином информационном пространстве. Налажена связь по электронной почте. Это техническая основа решения, но кроме построения КСПД и внедрения автоматизированной системы управления денежными потоками потребовались и организационные изменения: были разработаны сами процессы финансового контроля. Определенные наработки существовали, но не было целостной картины. В основу этих организационных изменений легли довольно простые методики бюджетирования. Формируется бюджет движения денежных средств по всем филиалам, и затем на его основании создаются понедельные платежные графики. Обеспечена функциональность для регистрации фактических платежей, исполнения бюджета, движения денежных средств в едином информационном пространстве: в одной базе данных и в режиме реального времени. В результате появилась полная информация для исполнения планов и анализа данных в разрезе филиалов и статей бюджета.

В иерархической схеме участников бюджетного процесса ключевым звеном является заместитель генерального директора по экономике и финансам. Он получает всю информацию и может принимать обоснованные решения о перераспределении денежных средств и необходимости в дополнительных кредитах. Служба заместителя генерального директора по экономике и финансам — отдел централизованного управления платежами — относится к головному офису «Вамина», а филиалы, в свою очередь, планируют деятельность и финансовые потоки с помощью расчета движения денежных средств. Они должны самостоятельно управлять кассовыми разрывами (временными недостатками средств), учитывая вероятные авральные ситуации.

Принимая во внимание не очень высокую компьютерную грамотность на уровне управления филиалами, специалисты компании-интегратора постарались для сбора и подготовки поступающей в систему информации использовать элект­ронные таблицы Microsoft Excel. Они знакомы практически всем сотрудникам, с ними умеют работать и экономисты, и бухгалтеры. Ответственные работники в филиалах планируют бюджет движения денежных средств, заносят его в файл утвержденного формата, который по электронной почте тотчас пересылается в планово-экономический отдел центрального офиса «Вамина», где закачивается в систему Microsoft Dynamics AX. Там его рассмотрят, проведут предварительное согласование и, может быть, скорректируют. На заседании бюджетного комитета план филиала защищается, одобряется, и уже утвержденный бюджет движения денежных средств автоматически рассылается филиалам и используется для дальнейшего планирования.

Аналогичная схема применяется к графику платежей. Он формируется с недельным периодом на основании информации о сделках и бюджете движения денежных средств с учетом определенных защищенных статей бюджета, по которым допустим перерасход. Точно так же в файле утвержденного формата график платежей пересылается по электронной почте в «Вамин», где он закачивается в систему Microsoft Dynamics AX. Дальше в нем возможны корректировки, связанные с перераспределением денег. Дополнительно включена процедура согласования с отделом экономической безопасности, проверяющим правомочность связанных с указанными платежами сделок. После всего этого откорректированный утвержденный график платежей также рассылается по филиалам, принимается как руководство к действию и на его основании контролируются фактические проводимые платежи.

Кроме планирования в едином информационном пространстве холдинга контролируется и исполнение бюджета. После создания КСПД и установки клиентских рабочих мест в филиалах бухгалтеры могут регистрировать платежи и поступления непосредственно в Microsoft Dynamics AX, что позволило предоставить филиалам оперативный доступ к финансовой информации и включить в процесс процедуру согласования с центральным офисом, в том числе с отделом экономической безопасности. Стало возможным вести учет платежей в разрезе каждого подведомственного предприятия, прогнозировать потребность в денежных средствах для погашения кредитов и уплаты ссудных процентов по кредитным договорам, отслеживать кредитные истории и контролировать, как денежные средства используются на предприятиях холдинга. Предотвращать кассовые разрывы, устанавливать приоритеты выплат в соответствии со стратегией и тактикой холдинга, обеспечивать документное сопровождение движения денежных средств, систематизировать, хранить и накапливать данные для статистического анализа и формирования нормативов компании. Уже на этапе опытной эксплуатации была проведена работа по предотвращению повторного ввода данных.

Интеграция и дополнительная функциональность

После согласования с соответствующими службами цент­рального офиса пользователь может тут же передать информацию о платеже в систему клиент — банк. Банк проводит платеж и представляет выписку в электронном виде, которая закачивается в Microsoft Dynamics AX для того, чтобы сотрудники «Вамина» могли убедиться, что соответствующими банковскими выписками подтверждаются все зарегистрированные платежи. Ведется журнал платежей, на основании которого информация о них попадает в учетные системы филиалов. Схема получения денег выглядит примерно так же. Выписка регистрируется в системе, и после этого информация о ней автоматически передается в систему филиалов, например в «1С». Такая форма движения денежных средств позволяет работать с несколькими вариантами бюджета и графиков платежей. Формируются отчеты для руководства. При наличии соответствующих прав доступа возможно проведение процедуры согласования. Для этого предусмотрена электронная рассылка запросов об одобрении ответственным сотрудникам.

Базовая функциональность Microsoft Dynamics AX была расширена с помощью модуля «Управление денежными средствами», что позволило повысить эффективность работы в рамках одной компании с неограниченным количеством подведомственных предприятий холдинга. Кроме того, была проведена доработка реестра договоров, так что сейчас система позволяет заводить кредитные договора и прогнозировать движение денежных средств с учетом погашения процентов по кредитам. Для этого добавлены дополнительные параметры — проценты и график выплаты по ним. Графики погашения основной части долга и процентов по кредитам система выстраивает автоматически. Причём если раньше прогноз движения денежных средств строился целиком по всем контрагентам и в отчетах можно было увидеть лишь общие суммы долга, то сейчас подобные графики можно выстраивать по каждому контрагенту в отдельности.

«Начиная этот проект, мы были уверены, что решение получится уникальным и нетиражируемым, но оказалось, что схожие задачи есть и у других предприятий, — говорит Игорь Сурков. — И теперь я думаю, что опыт “Вамин-Татарстана” будет востребован и другими компаниями. Главная особенность нашего проекта состоит в том, что была учтена специфика многопрофильных предприятий, использующих большие объемы заемных средств, где финансовым руководителям требуются гибкость в принятии управленческих решений и широкие возможности по анализу данных».

Что дальше

В рамках проведённого в «Вамин-Татарстане» проекта по созданию интегрированной системы управления компанией в будущем планируется покрытие интегрированной информационной системой таких функций, как управление сбытом, снабжением, внутренней логистикой, производством, а также управленческий и бухгалтерский учет. Одной из задач проекта станет интеграция Microsoft Dynamics AX с учетными системами филиалов с применением BizTalk Server.

О компании

«Вамин-Татарстан» — крупнейшее в Татарстане вертикально-интегрированное сельскохозяйственное объединение, в состав которого входит более сорока двух молочных, хлебоприемных и зерноперерабатывающих предприятий. Филиалы и дочерние компании многопрофильного холдинга расположены по всей территории республики.