В функции Федерального агентства по управлению особыми экономическими зонами (ОЭЗ) входит отбор заявок на создание ОЭЗ, ведение банка данных отведенных под них земельных участков и объектов недвижимости, находящихся на их территории. Фактически первым объектом автоматизации агентства стал документооборот.

Работа с документами — один из основных бизнес-процессов Федерального агентства по управлению особыми экономическими зонами. Мониторинг реализации соглашений о создании ОЭЗ, регистрация юридических лиц и индивидуальных предпринимателей в качестве резидентов особой экономической зоны, контроль исполнения резидентами соглашений о ведении промышленно-производственной или технико-внедренческой деятельности — вот лишь небольшая часть сопровождаемых документами функций этого ведомства.

В целом организацию делопроизводства можно охарактеризовать как «централизованно‑децентрализованная». Централизованно группа работников общего отдела Управления делами, в ведении которых находится дело­производство всего центрального аппарата агентства, производит прием и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции, а также регистрацию приказов и распоряжений. Внутренний документооборот ведется по децентрализованной схеме. Это касается документов, порождаемых и исполняемых внутри тематических и структурных подразделений ведомства.

Выбор платформы

Понятно, что ведомству, столь интенсивно работающему с документами, автоматизация этих процессов жизненно необходима. Тендер на исполнение проекта по созданию системы электронного документооборота (СЭД) выиграла компания «АйТи». Проект стартовал в конце 2007 года.

Специалисты «АйТи» проанализировали ситуацию с документооборотом, которая к тому моменту сложилась в агентстве: следовало автоматизировать одиннадцать процедур, составляющих процесс делопроизводства. В частности, такие, как формирование поручений и контроль их исполнения, поиск документов, их создание, согласование и подписание, обработка обращений граждан, электронный обмен в едином контуре документооборота с территориальными управлениями и подведомственными организациями.

Для внедрения специалисты «АйТи» предложили собственную разработку — систему «БОСС-Референт» на платформе IBM Lotus Domino/Notes. По мнению заместителя руководителя Федерального агентства по управлению особыми экономическими зонами Андрея Петрушина, эта платформа хороша тем, что она документориентирована — то есть предназначена не просто для хранения данных, но для хранения документов. Кроме того, СЭД на базе IBM Lotus обладает необходимыми возможностями для построения территориально-распределенного документооборота, что соответствует структуре агентства, имеющего тринадцать территориальных управлений в разных городах страны. В отличие от реляционных СУБД программное обеспечение IBM Lotus Domino/Notes становится корпоративной информационной средой, которая помимо работы с документами предоставляет пользователям такие сервисы, как электронная почта, адресные книги, календарное планирование.

«Имеет значение и то, что при наличии каналов связи на системном уровне обеспечивается репликация данных и документов, — отметил Андрей Петрушин. — Условно говоря, в центральном аппарате мы можем вести телефонный справочник, который с заданной нами периодичностью будет актуализировать копии аналогичных по структуре справочников у других подчиненных нам структур. То же делается со всеми базами данных». Таким образом, информация, необходимая для централизованного управления системой, может синхронизироваться и актуализироваться в рамках одного дня — как это принято для справочников‑классификаторов. Такой частоты обновлений достаточно для ритма рабочих процессов, принятых в агентстве.

Реализация проекта

В связи с внедрением системы «БОСС-Референт» перестраивать деловые процессы в агентстве не понадобилось. Была проведена необходимая её адаптация под бизнес-процессы агентства. Сейчас СЭД базируется на операциях в соответствии с инструкцией по делопроизводству ведомства. «Она абсолютно дружественна и повторяет те рабочие процессы, которые привычны для всех участников документооборота, даже если они раньше работали с бумажными оригиналами», — прокомментировал Андрей Петрушин.

Структура системы продиктована распределением задач между подразделениями агентства и коллективами исполнителей в виде самостоятельных рабочих мест, скомпонованных по функциональному принципу. Учтены особенности делопроизводства ведомства с точки зрения организационной структуры центрального аппарата агентства: руководитель — заместители — управления.

В состав системы вошли программные компоненты, позволяющие автоматизировать следующие основные производственные процессы: регистрация входящей и исходящей документации (БД «Канцелярия»); рассылка документов; обработка обращений граждан и контроль исполнения принятых по ним решений (БД «Обращения граждан); контроль исполнения поручений, данных руководством агентства по поступающим документам (БД «Поручения», БД «Канцелярия руководителя»); регистрация, хранение приказов, распоряжений, поручений руководства и т. д. (БД «Организационно-распорядительные документы»); процессы согласования проектов документов и передачи их на утверждение и последующую регистрацию, работа с документами с грифом «Для служебного пользования» и функция поиска документов. В ходе проекта были оптимизированы процессы регистрации документов и их перевода из бумажного формата в электронный вид. «У нас не такой большой документооборот, как в других органах государственной власти, поэтому все основные документы, накопленные за истекшие годы с момента создания агентства, мы перевели в электронный вид и храним в базе данных, — говорит Андрей Петрушин. — А все вновь входящие документы в соответствии с нашими регламентами мы сразу сканируем и переводим в электронную форму. Исходящие храним в виде файлов с приложениями в привычных форматах Word или Excel». Чтобы проделать такую работу, систему «БОСС-Референт» интегрировали с программными средствами ABBYY. При сканировании образы документов автоматически прикрепляются к регистрационным карточкам СЭД.

В начале 2008 года система «БОСС-Референт» была успешно внедрена в подведомственной агентству организации — ОАО «Особые экономические зоны». В последующем обеспечена возможность информационного взаимодействия не только пользователей двух организаций, но и баз данных «Канцелярия» этих ведомств по пересылке зарегистрированных документов.

Эффект автоматизации

«Прежде всего его чувствуют наши сотрудники, — отметил Андрей Петрушин, — теперь им нет необходимости хранить огромные массивы документов, упорядочивать, устраивать свою собственную систему поиска. Поисковые функции реализованы по всему массиву документов, для каждого из них заведена электронная контрольная карточка с основными реквизитами: исполнитель, тема поручения, необходимые ссылки. Ведется тезаурус ключевых слов, фраз, помогающих определить, чему посвящен тот или иной документ».

Конечно, при внедрении системы приходится менять менталитет и привычки сотрудников. Причем не только тех, что занимаются делопроизводством, но и тех, кто непосредственно участвует в исполнении документов, — руководящего состава, поскольку работа в основном организуется по безбумажной технологии. Некоторые сотрудники пока не могут работать с экраном, но агентство стремится постепенно снижать количество бумажных документов и в ближайшие два года достичь практически полного перехода на безбумажный документооборот. «Главное, чтобы не возникало непонимание у сотрудников, которые этой системой пользуются. Ведь система прежде всего строится для людей», — подчеркнул Андрей Петрушин.

Еще одно преимущество, которое даёт автоматизация, — оптимально выстроенный документооборот. По словам представителей агентства это в свою очередь способствует правильной организации системы управления, призванной обеспечивать высококачественное, квалифицированное, своевременное и полноценное исполнение тех поручений, которые можно направлять руководителям в вышестоящие органы.

Планы по развитию системы

«К настоящему моменту мы располагаем системой, которая может быть растиражирована в территориальные управления агентства для создания единого информационного пространства электронного документооборота», — рассказал Андрей Петрушин. До конца этого года систему планируется распространить на четыре территориальных подразделения — два управления в промышленно-производственных зонах и две технико-внедренческие зоны в Дубне и Томске. Агентство оснащает их вычислительной техникой и средствами групповой обработки данных, в том числе и системой электронного документооборота как для организации внутреннего делопроизводства, так и для взаимодействия с центральным аппаратом ведомства.

Предполагается использовать единую систему для всей организации с учетом двухуровневой организационной структуры и территориального распределения подразделений. Это позволит иметь СЭД с иерархической отраслевой структурой, которая подразумевает комплекс систем электронного документооборота, объединенных для решения задач документационного обеспечения управления и основанных на отношениях подчинения. В связи с этим она приобретает статус отраслевой системы.

В настоящий момент проводятся работы по модернизации программного обеспечения СЭД и ее адаптации для функ­ционирования на платформе Lotus версии 8, а также по подготовке инфраструктуры к развертыванию серверов СЭД и настройке рабочих мест в территориальных управлениях. В 2009 году система будет распространена на оставшиеся девять территориальных подразделений.

Намечается и расширение функционала, что является естественной фазой развития системы после ее сдачи в промышленную эксплуатацию. В планах — разработка полностью автоматизированного интерфейса с СЭД Министерства экономического развития РФ, чтобы исключить человеческий фактор, из‑за которого нередки ошибки, неточности и задержки сроков.

Кроме этого агентство планирует завершить внедрение инфраструктуры, необходимой для реализации электронно-цифровой подписи, чтобы по возможности исключить хождение бумажных документов с обычной подписью уполномоченного лица.