Проекты «со стажем»всегда привлекают внимание: за пару лет решение либо полностью умрет, либо станет обычным инструментом, без которого на предприятии уже не представляют себе повседневной работы. Внедрение DocsVision в компании «Паркет-Холл» (розничная и оптовая продажа деревянных напольных покрытий; центральный офис в Москве и девять региональных торговых представительств) — к счастью, пример второго типа.

Работы по внедрению СЭД в компании начались в 2006 году. Были автоматизированы задачи канцелярии на базе стандартного функционала DocsVision, создана многоуровневая структура хранилища электронных документов, решены проблемы управления договорной деятельностью и внутренним документооборотом, реализована функциональность формирования аналитических отчетов для топ-менеджмента по времени согласования документов и по контролю исполнения поручений. В середине 2006 года в компанию пришел новый ИТ-директор — Валерий Носов. Одной из первых и основных его задач стала разработка ИТ‑стратегии в соответствии с целями бизнеса, и в список первоочередных проектов на следующие три года был включен электронный документооброт. Хотя топ-менеджмент и не относил СЭД к числу самых насущных, на немедленном внедрении такой системы настаивал генеральный директор, уже имевший опыт использования подобных средств. «Честно могу сказать, — говорит Валерий Носов, — если по многим другим проектам приходилось “продавать идею”, то для автоматизации документооборота этого не требовалось, желание первого лица навести порядок было очевидным».

Внутренним заказчиком стал отдел документационного обеспечения, который исполнял и функции канцелярии, и многое сверх того — практически всё, что связано с шаблонами и оборотом документов. Поэтому многие процессы были формализованы и отлажены ещё до внедрения СЭД, сотрудники были приучены к определенной дисциплине, и само внедрение прошло довольно мягко, с минимальным сопротивлением персонала.

Инструмент автоматизации выбирали из множества продуктов. «Готового решения нам не показала ни одна компания, а смотрели мы много вариантов», — подчеркнул Валерий Носов. Искусство продавцов, приемлемое соотношение функциональности и цены и удачно прошедший небольшой «пилот» склонили «Паркет-Холл» к выбору DocsVision. Немаловажную роль при этом сыграло то, что предпродажные консультации провел очень опытный топ-менеджер, способный предложить решение на ходу. «Он нас слышит! Это так редко бывает с подрядчиками, что даже не зная, кого пришлют на внедрение, радуешься, что хотя бы один человек в этой компании способен осознать, чего мы хотим, готов с нами разговаривать… — вспоминает Валерий Носов. — Потом, даже когда в ходе проекта возникали сложные ситуации, я прибегал к административному ресурсу, выходил сразу на того, кто приезжал к нам продавать, или на руководителей того же ранга, и это помогало».

Надо сказать, что контракт был составлен на фиксированную оплату, никакие дополнительные ресурсы «Паркет-Холл» не оплачивал, поэтому все архитектурные ошибки, а они случались, подрядчик исправлял за свой счет. Из трех классических проектных показателей — сроков, денег и функциональности — специалисты «Паркет-Холла» в этом проекте сочли возможным поступиться сроками, правда, и функциональности при этом прибавилось. «Многие спорные места технического задания подрядчик трактовал в нашу пользу», — признает Валерий Носов. Вряд ли возможно, конечно, чтобы со стороны исполнителя это происходило добровольно и радостно. Как пояснил ИТ-директор «Паркет-Холла»: «Нам удалось хорошо настроить коммуникационный канал». Конечно, это удавалось не всегда, но Валерий Носов проектом доволен и считает, что они получили больше, чем первоначально заказывали.

К настоящему времени вся внутрифирменная деятельность реализована в системе документооборота: служебные записки, внутренние регламенты, приказы проходят согласование только через СЭД. «Я не помню, чтобы за последние полтора года какие‑то документы генеральный директор утверждал без DocsVision, кроме, наверное, самых секретных», — замечает Валерий Носов. Предварительная подготовка и обсуждение также проводятся в системе, кроме особо сложных случаев, где требуется личное обсуждение, совещание. Оперативность работы с документами учитывается в системе мотивации: три дня — это максимум на согласование документа. В противном случае грозит депремирование. «Бывает и так: наступает третий день, люди знают, что они сейчас “попадут на деньги”, и просто заворачивают документ по формальным признакам, — рассказывает Валерий Носов. — Но такие вещи не носят массового характера, а кроме того, в системе же всё видно: как ты за три минуты дал формальную отписку. А поскольку это всё публично, подобные “проколы” выглядят очень некрасиво и постепенно исчезают из практики».

Как это часто случается, в ходе проекта потребовалось развить функциональность, которой в тиражном варианте DocsVision нет. «Мы затребовали довольно много доработок, в том числе по нашей спецификации был разработан модуль контроля поручений руководства», — вспоминает Валерий Носов. Казалось бы, ну что тут уникального: конт­роль поручений — задача типовая, и функциональность контроля исполнения в DocsVision есть. Но в «Паркет-Холле» под этим понимают не только мониторинг обработки документов, ознакомления с ними и тому подобных процедур. Когда проводится совещание, обычно по его итогам составляется некий документ, протокол, где может быть 10—15 пунктов поручений разным сотрудникам. Разослать его всем через СЭД просто, но контролировать все эти пункты, за которые ответственны разные люди, автоматически довольно сложно, обычно этим занимается ассистент генерального директора или какой‑либо иной выделенный сотрудник. «Поэтому возникла мысль о том, что каждый пункт протокола должен являться отдельным поручением, — поясняет Валерий Носов. — Следующий шаг: поручения могут быть вообще без документа. Так у нас и развился модуль, связанный с протоколами и от­дельными поручениями, которые не основаны на документах. Тут же организована отчетность по выполненным поручениям, тем более что в половине случаев результатом их выполнения является новый документ. Таким образом получается замкнутый контур: протокол совещания распадается на ряд поручений, а в итоге возникает поток отчетных документов».

Однако ограничения в проекте конечно же были. Так, сотрудники подписывают документы электронным образом, но это не классическая электронная подпись — она лишь фиксирует факт: я это видел и согласен. Хотя в компании развернуты ERP‑система и BI‑средства, программной интеграции с СЭД не сделано. Валерий Носов первоочередной необходимости в ней не видит: пока сотрудникам можно открыть несколько приложений и уточнить данные самостоятельно. Возможно, это задача на будущее.

Проект был разбит на несколько этапов, и целью первого было «обкатать» решение в центре с тем, чтобы со временем развернуть его и в регионах, подготовить систему к «клонированию». Это вполне удалось, причем «малой кровью»: в региональных отделениях были обучены только ключевые пользователи; развертывание и настройка, а также администрирование проводятся удаленно. Сейчас в системе одновременно работают около ста пользователей (всего их примерно 280).

Когда интегратор пишет в пресс-релизе: «Внедрение обеспечило существенное сокращение сроков согласования и доставки корреспонденции на рабочие места исполнителей, разработку четких регламентов для канцелярии и бизнеса в целом, контроль исполнительской дисциплины, значительно повысилась открытость информации и упростились процессы подготовки отчетности», — всегда очень хочется уточнить, а насколько сроки сократились? Если что‑то упростилось, то в какой степени? В качестве примера Валерий Носов приводит свои собственные проблемы. «Когда я пришел в “Паркет-Холл”, в работе было немало ИТ-проектов. Это довольно много договоров, и все они должны были быть согласованы внутри компании со многими подразделениями. Я занимался этим лично, путешествуя по кабинетам. Не менее недели уходило на оформление одного договора при самом оптимистичном раскладе и максимуме усилий с моей стороны, и то мне говорили: “Валера, это нереально, так быстро”. Теперь все согласования ведутся параллельно, а не последовательно и занимают от трёх до шести рабочих дней, не требуют моего личного ресурса, и я не должен каждому объяснять, что такое коммутаторы Cisco и зачем они нам. Достаточно один раз написать это в пояснениях к договору».