Компания «Паркет-Холл» уже более 15 лет является лидером на отечественном рынке паркета и паркетных услуг. В последнее время она активно развивает свой бизнес в регионах. Не так давно компания закончила внедрение системы Cognos в Москве и теперь планирует распространить её на все регионы своего присутствия. Инициатором внедрения инструмента бюджетирования и бизнес-аналитики является директор по информационным технологиям «Паркет-Холла» Валерий Носов.

Intelligent Enterprise: С какими проблемами в области анализа данных вы сталкивались?

Валерий Носов: Конечно, до внедрения Cognos в компании была очень непростая ситуация в области бизнес-анализа и бюджетирования. Например, сбор данных для консолидации бюджета представлял собой кропотливую работу. Составлялось более сотни таблиц Microsoft Excel, данные из них агрегировались, затем составлялся отчет. Беда была в том, что постоянно возникали проблемы с «последней версией» бюджета. Скажем, запустили макрос для агрегирования или нет? А подписали ли при этом физической подписью бюджет? А вот эта версия — действительно последняя, с правками после последнего совещания? Административно контролировать процесс было крайне сложно. Соответственно мы получали несколько разных версий бюджета, и было непонятно, какая из них правильная, на какую ориентироваться в дальнейшей работе. Это был процесс годового бюджетирования, а далее начинались ежемесячные корректировки, переносы оплат и так далее, а значит, и сложности в контроле исполнения годового бюджета.

Для составления управленческой отчётности у нас в компании использовались отечественная OLAP-система и традиционный Microsoft Excel. И с производительностью OLAP-системы возникали проблемы, а при ручном сборе сложных отчетов в Microsoft Excel конечно же были ошибки.

Для оперативного учёта мы использовали самописную систему, которая «закрывала» наши основные бизнес-процессы. Но сами понимаете, что самописная система — это по сути велосипед, изобретенный несколькими аналитиками компании. Так что любой вопрос развития упирался в наличие сотрудников нужной квалификации, чтобы придумать очередное колесо для велосипеда, а затем в долгое программирование и поиск специалистов по разработке на экзотическом продукте. Ярким недостатком нашей системы было то, что она не позволяла в автоматическом режиме собрать баланс компании по счетам главной книги. На помощь приходили бухгалтеры и Microsoft Excel. Это тянуло за собой ошибки и неоднозначность трактовки хозяйственных операций.

И вот в 2006 году с моим приходом в «Паркет-Холл» была разработана стратегия развития ИТ в компании, включающая целую серию проектов. Прежде всего — внедрение системы оперативного учёта Microsoft Dynamics AX, системы бизнес-анализа Cognos BI, системы бюджетирования и финансового планирования Cognos Planning и другого программного обеспечения. Все задачи в области аналитики должны были лечь на эти системы.

Почему вы выбрали именно продукт Cognos?

С этой системой я был знаком по предыдущей работе, знал, что она предоставляет пользователям богатые возможности для анализа. С одной стороны, это стандартный набор операций, типичных для многомерного анализа: детализация, ранжирование, сортировка — всё с использованием самых разных признаков и функций. С другой стороны — система Cognos позволяет разрабатывать различные аналитические отчеты силами собственных бизнес-подразделений, не привлекая сотрудников ИТ-подразделения. То есть в ней имеется необходимый набор инструментов для того, чтобы сделать нужный отчет и проанализировать данные в различных разрезах.

Мы с самого начала стремились уйти от создания управленческих отчетов силами наших программистов. Каждый раз заказывать разработку отчёта в ИТ-подразделении, а потом месяц ждать результата мы не могли, потому что анализировать нужно быстро — ведь бизнес меняется стремительно. Через месяц ситуация может измениться так, что уже требуется анализ по совершенно другим разрезам и абсолютно новая разработка оказывается фактически устаревшей. А сейчас мы имеем возможность составлять самые разные отчеты, добавляя ту или иную аналитику — это нормальный рабочий процесс. Набор как стандартной, так и нестандартной аналитики у нас востребован сотрудниками финансовых служб компании, аналитиками из отдела маркетинга.

Система Cognos BI обладает очень широким функционалом и позволяет делать анализ по нескольким разрезам. При необходимости можно провести годовую, квартальную или месячную отчетность, можно сравнивать данные разных временных периодов. Напри­мер, результаты одного месяца — с результатами другого, сравнивать данные по годам, а также со специально настроенными временными периодами, если в компании год — это не календарное время, а условные тринадцать месяцев. Поскольку Cognos BI может брать данные из неограниченного количества источников, то в ней, например, можно решить и такую задачу: данные системы учета посетителей, установленной в магазинах, сопоставить с объемом продаж этих же магазинов, хотя вовсе не обязательно каждый посетитель у нас что-то покупает. Первый источник данных — система подсчёта посетителей, второй — система Microsoft Dynamics AX, а в результате — корреляция объёма продаж с количеством посещений в разрезе магазинов в Cognos BI. Отличная возможность оценить эффективность рекламы и работы магазина!

С какими проблемами вы столкнулись во время реализации проекта? Многие специалисты утверждают, что первые результаты в подобного рода проектах надо получать не далее чем через полгода.

Надо признать, что проект внедрения Cognos BI шел относительно долго и тяжело, потому что по ходу дела приходилось неоднократно пересматривать первоначальные требования. Так, если в начале проекта мы закладывали три уровня иерархии, то на выходе их было уже девять. То есть изначально мы для ана­лиза планировали опускаться на уровень региона и группы товара, а сейчас опускаемся до уровня бизнес-единицы, менеджера и товара. Получа­лось, что первоначальные требования к мо­менту их реализации в проекте становились уже неактуальными. Нам постоянно хотелось расширить возможности анализа, и мы их расширяли.

Очень тяжело зафиксировать свое видение бизнеса на период внедрения информационной системы, потому что бизнес быстро меняется. Подходы к анализу всего спектра данных меняются постоянно — аналитики часто выдают нестандартные запросы для сравнения данных. Во многих методологиях внедрения информационных систем есть последний этап — так называемое «непрерывное усовершенствование». Получается, что собственно проект внедрения заканчивается до этого этапа

Какие у вас планы по развитию системы? Как и ERP-систему, вы собираетесь тиражировать Cognos BI в регионы?

На сегодняшний момент все бизнес-приложения находятся здесь, в Москве, в центральной серверной, к которой все регионы подключены удаленно и имеют возможность работать с приложениями по каналам связи. Отчеты, сделанные аналитиками бизнес-подразделений, мы публикуем на центральном портале — региональные пользователи смогут в дальнейшем на их основе делать свою аналитику. Cognos Planning с конца 2007 года уже используется во всей компании, включая регионы. Все процессы бюджетирования на 2008 год проведены в этой системе. Ежемесячно в Cognos Planning производятся уточнения месячных бюджетов в рамках годовых бюджетов.

В регионах мы планируем в течение года внедрить связку из двух систем — Microsoft Dynamics AX и Cognos BI. Новосибирск мы выбрали пилотной зоной, так как это фактически целый регион, включающий несколько городов. В сентябре этого года туда уехала первая команда внедренцев, а запуск в промышленную эксплуатацию запланирован на 10 января 2009 года. А дальше в течение квартала мы хотим запустить эти две системы в остальных регионах.

Когда закончим внедрение Microsoft Dynamics AX и Cognos BI в Новосибир­ске, будем проводить семинары в остальных городах, демонстрировать возможности этих систем и помогать приводить бизнес-процессы к единой схеме. На это требуется время — чтобы региональные компании не потеряли своего клиента, но убедили принять новую для него схему взаимодействия, заложенную в новых системах.

Что касается системы Cognos BI, то пока мы обдумываем, как лучше двигаться в регионы. Там пользователи, как говорится, набили руку в работе со старой системой, привыкли к виду получаемой локальной отчетности. Поэтому при переходе на новую систему отчётности могут появиться сложности. Мы склоняемся к тому, чтобы до перехода на Microsoft Dynamics AX регионы на Cognos BI не переводить. Это связано с тем, что принципы работы Dynamics AX и предыдущей учетной системы сильно разнятся, сращивание Cognos BI с предыдущей системой не может пройти безболезненно и займёт массу времени. Чем больший разрыв в бизнес-процессах и технологиях, тем тяжелее осуществить переход.

Нюанс еще и в том, что в компании имеются сложности с формализацией бизнес-процессов. Внедряемые системы — будь то ERP- или BI-система — не только автоматизируют ручной труд, но позволяют структурировать и анализировать данные с тем, чтобы делать управление более оперативным и правильным. А для этого необходимо четко описать бизнес-процессы. То, что они одинаковы во всех регионах, мы сто­процентно утверждать не можем. Когда начинаешь выяснять детали, оказывается, например, что один региональный офис имеет важного клиента, которого раз в год обслуживает по особой, «хитрой» схеме. Офис в другом регионе тоже имеет важного клиента, которого он тоже обслуживает по своей особой, нестандартной схеме. А компании в целом необходимо, чтобы всем клиентам оказывали сервис по одинаковой схеме и равно высокого уровня. Сервис — это услуга, которую мы обещаем клиенту и должны сделать обязательно так, как обещаем. Поэтому мы стремимся к формализации, и к концу этого года моя команда подготовит стандартизированное описание бизнес-процессов центральной и региональных отделений «Паркет-Холла».