Компания «Мир детства» известна тем, что с определенного времени все свои ИТ-проекты она производит собственными силами. О том, как это делается и какие результаты приносит, мы и беседовали с руководителем отдела информационных систем компании Иваном Кузнецовым и начальником ИТ-отдела Андреем Герасимовым.

Intelligent Enterprise. Когда в компании появилось производственное подразделение? С чем это связано?

Иван Кузнецов: Мы действительно начинали как чисто торговая компания. Но уже очень давно основную массу реализуемого товара составляла продукция собственных торговых марок, производимых на своих производственных мощностях. Другой вопрос, что до 2011 года наше производство располагалось за рубежом. В 2011 году появилась компания «МД Пром», у которой есть производство в России, в подмосковном Королеве. Пока перечень продукции включает ряд товаров малышового ассортимента: бутылочки, соски, прорезыватели. Перенос производства из-за рубежа в Россию дал повышение доверия клиентов и способствовал оптимизации управления.

Как развивалась автоматизация вашей деятельности?

Иван Кузнецов: В нашей компании с 2002 года работает ERP-система. Мы одними из первых в России внедрили Axapta, тогда еще от компании NavisionDamgaard. Позже ее купила Microsoft, а сам продукт со временем был переименован в Microsoft Dynamics AX. При этом фискальный учет мы ведем в 1С. Продукт Microsoft медленнее обновляется, и это доставляет неудобства.

До кризиса 2008–2009 годов мы, как и подавляющее большинство компаний, вели работы по своим проектам с привлечением внешних консультантов. Но на острой фазе кризиса, когда встал вопрос экономии финансовых ресурсов, мы решили обойтись собственными силами. Для этого однако пришлось поменять команду. Хотя, надо сказать, кризис нашу компанию затронул не очень сильно. Но в начальной фазе руководство компании не может знать, как экономические неурядицы повлияют на бизнес. Этим данный период и опасен. Но при этом надо уже начинать что-то оптимизировать, не дожидаясь, когда ситуация достигнет дна.

Тогда у нас было два варианта. Или идти на масштабное сокращение ИТ-службы, оставив только абсолютный минимум, или отказаться от услуг интеграторов и консалтинговых компаний, и реализовывать проекты своими силами. Мы выбрали второй вариант. За него активно выступал наш финансовый директор. Как раз тогда серьезно падал рубль, а услуги интеграторов и консалтинговых компаний всегда номинировались в долларах или евро. Цены снижались, но рубль тогда падал быстрее. А для того, чтобы реализовывать проекты своими силами, нам пришлось дополнительно привлечь лишь четырех человек.

Как раз к 2008 году наша ERP-система изрядно устарела. Мы стояли перед выбором: обновлять версию Axapta или попытаться перейти на другую систему. Мы рассматривали в качестве варианта или решение на базе продуктов 1С, или SAP. Но все же решили обновить Axapta.

Начали мы с автоматизации казначейства. Задача оптимизации движения денежных средств встала в кризис со всей остротой. На прежней версии ERP-системы этот модуль автоматизирован не был. Все запросы писались на бумаге, а потом сотрудники их согласовывали, бегая по кабинетам. Когда мы реализовали эти процессы в ERP-системе, то поначалу ряда болезненных моментов избежать не удалось. Но со временем они устранялись, при этом все стало нагляднее и проще. Видно, у кого на согласовании находится та или иная заявка. К тому же сэкономили массу времени за счет упрощения взаимодействия с банками.

Затем постепенно поменяли остальные компоненты системы, контур за контуром. Сначала модули управленческого учета, далее – товарный контур, и все остальные: финансовый, включая моменты, связанные с интеграцией с 1С, в которой реализован фискальный учет, логистический. Были запущены и такие контуры, которых раньше не было, например, планирование по клиентам и управление доставкой. И в самом начале 2012 года вся система в полном объеме была запущена в промышленную эксплуатацию.

Потом пошли более мелкие, но, тем не менее, значимые проекты, как, например, модуль управления складом. В настоящее время мы ведем работы по внедрению систем взаимоотношениями с клиентами, управления электронным документооборотом и МСФО. Также завершен пилотный проект по автоматизации работы торговых представителей.

Проект по внедрению системы электронного документооборота был инициирован нашим руководством, причем довольно спонтанно. Мы выбирали из множества систем разного уровня, от «легких» до «тяжелых». У нас не было опыта работы с СЭД, и мы обратились к целому ряду поставщиков, включая 1С, Cognitive, Евфрат, EMC. В итоге была выбрана система «1С:Документооборот». Она устраивала по цене, к тому же у нас есть специалисты по платформе 1С, и в итоге мы остановились на нем. Мы запустили несколько процессов в пилотном режиме, и оказалось, что продукт очень хорошо соответствует задачам, которые стояли перед компанией. Дальше количество процессов, которые мы автоматизировали, увеличивалось. Этот проект очень хорошо был принят как руководством, так и сотрудниками. Мы запустили нашу СЭД уже год назад. Но все равно пока еще остаются те, которые обрабатываются традиционным образом. Но и до них со временем очередь дойдет.

А как оптимизировалось использование вычислительных мощностей?

Иван Кузнецов: Раньше мы строго следовали правилу «одна задача – один сервер». Причем сервер физический. Естественно, эффективность использования мощностей в таких условиях часто оставляла желать лучшего. Применение виртуализации позволило снять эту проблему.

Сейчас мы прорабатываем возможность перенос ряда сервисов в облака. Так, наш проект по МСФО налагает повышенные требования к базе данных, где будут консолидироваться данные из всех структур нашего холдинга. И мы обсуждаем возможность использовать для хранения этих данных облака. Хотя пока остается очень много вопросов и серьезных рисков.

Многое зависит и от того, чьи решения будут использоваться. У 1С и ее партнеров, например, существуют неплохо отработанные облачные решения, причем по вполне доступным ценам. Если брать продукт другого вендора, то ситуация осложняется. У Microsoft, например, высокие цены. Возможна также аренда виртуального сервера с возможностью получения дополнительных ресурсов в моменты пиковых нагрузок.

Также, как мне кажется, есть серьезные перспективы у облачных сервисов для работы с документами и электронной почты. У нас не очень серьезные требования, и возможности даже не самого функционального сервиса как «Документы Google» нас вполне устраивают. Но тут требуются тщательные экономические расчеты.

Некоторые сервисы у нас уже работают в частном облаке. Это, в частности, складская система. Причем она обрабатывает большие объемы данных. Возможные проблемы, связанные с задержками, мы решали использованием более скоростных каналов связи. Да, не везде Интернет работает хорошо, но в регионах нашего присутствия все в порядке. Плюс ко всему, мы активно применяем технологию «тонкого клиента». Тем более, что, помимо оптимизации трафика, мы решаем проблему снижения затрат на обслуживание клиентских рабочих мест. Это оборудование практически не выходит из строя, и при этом служит существенно дольше, чем обычные ПК.

И в целом облака – это тренд. И те, кто будут слишком долго думать, рискуют проиграть.

Как часто надо менять оборудование? Каким поставщикам лучше отдавать предпочтение?

Андрей Герасимов: Приведу пример из жизни. Мы недавно поменяли УАТС. Просто потому, что прежняя не могла обеспечить поддержку IP-телефонии по протоколу SIP. Это косвенно связано с проектом по автоматизации работы торговых представителей, над которым мы работаем. Использование IP-телефонии позволит нам существенно сэкономить на услугах связи, ведь торговые представители разбросаны по всей стране. Пришлось менять оборудование, хотя прежнее было еще вполне работоспособно*.

Что касается серверов, то использование виртуализации существенно продлило жизнь оборудованию. Раньше мы заменяли серверы существенно чаще, поскольку росли требования к оборудованию у информационных систем, которые мы использовали.

Что касается выбора поставщиков, то мы не выбираем самое дешевое предложение на рынке**. У нас есть определенный пул вендоров, с которыми мы работаем. И ИТ-оборудования это все касается в полной мере.

Тут есть два крайних полюса. Один из них состоит в том, чтобы оборудование эксплуатировать до крайней степени физического износа, другой – в снятии с эксплуатации сразу же после окончания базового срока гарантии от вендора. Разумнее использовать что-то среднее, что мы и делаем.

Мы еще четыре года назад выработали некоторую стратегию развития наших систем. В ней большое место занимает виртуализация. Мы провели ревизию наших серверных систем и произвели серьезное обновление. Не так давно мы утилизировали больше десяти кубометров устаревших серверов. Обновленное же оборудование нас устраивает по производительности и находится на сервисном контракте вендора. И в ближайшие три года такое положение дел сохранится.

Использование виртуализации повышает требования к средствам хранения. Так что от использования локальных дисков серверов нужно уходить. Мы уже довольно давно используем СХД от HP. Они нас устраивают по надежности, объему и производительности.

Проблему составляет высвобождение ресурсов хранения от устаревших данных. Мы ее решили организационными мерами. Нами разработана процедура, позволяющая выявлять устаревшие файлы, к которым давно не обращались, и перемещать их на емкости архивного хранения. К слову, от использования ленточных накопителей мы отказались. Использование дисковых массивов существенно сокращает время восстановления.

Что касается сетевого оборудования, то для поддержания ядра сети лучше использовать новое оборудование, которое неплохо еще и дублировать. Мы так и делаем. Так что мы используем старые коммутаторы с пожизненной гарантией только для пользовательского уровня. Но их состояние надо постоянно мониторить и иметь холодный резерв. Хотя в нашей практике еще не было случаев, чтобы такие устройства выходили из строя целиком. Обычно «выгорает» лишь несколько портов, и двух-трех таких инцидентов достаточно, чтобы заменить весь коммутатор целиком.

Что касается клиентских ПК, то тут критерием замены является несоответствие определенному набору требований, которые периодически пересматриваются. Это связано со сменой поколений ПО, с которым работают наши пользователи. Но в последнее время мы все более активно внедряем «тонкие клиенты». Это требует большей централизации ИТ-инфраструктуры и полностью соответствует нашей стратегии..

Экспериментировали ли вы с новыми технологиями по организации рабочего мест конечных пользователей?

Андрей Герасимов: Мы сделали пилотный проект по внедрению VDI, но его результаты нас не слишком устраивали. Прежде всего, из-за высокой стоимости лицензий. При этом выгод, связанных с упрощением администрирования рабочих мест мы не ощутили. Плюс ко всему, нам оказалось проще стандартизировать каждого пользователя, у нас нет чего-то, что плохо работает в терминальном сервере. А ERP-система функционирует в терминальной сессии даже лучше. Такую инфраструктуру проще поддерживать, ей проще управлять. Особый вопрос – электроэнергия. К середине года мы планируем заняться оптимизацией энергопотребления. И тут придется считать. Но в любом случае использование «тонких клиентов» и виртуализации даст заметный выигрыш.

В последнее время широко обсуждаемой темой является корпоративная мобильность. Применяются ли у вас такие решения?

Иван Кузнецов: Мы компания оптовая, и работаем напрямую с дистрибьюторами и крупными сетями. Но среди покупателей есть и мелкооптовые, и небольшие розничные продавцы. Мы с ними напрямую не работаем, но взаимодействие с ними необходимо. До них надо доводить информацию о новинках и проводить аудит торговых точек. Для этого и нужны торговые представители, которые распределены по всей стране. Их у нас около ста. Их задача состоит в том, чтобы посетить в среднем 15 точек в день, расположенных по заранее утвержденному маршруту. По мере необходимости эти торговые представители оформляют заказы на новый товар, которые передаются дистрибьюторам.

Раньше торговый представитель записывал информацию о заказах в бумажный блокнот, и уже потом формировал заявку на компьютере. Также торговые представители носили с собой наборы бумажных каталогов продукции. Значительные сложности были с информацией о ценах или статусе заказов. С нашей стороны серьезной проблемой было то, что мы не могли отследить маршрут торгового представителя. А они очень часто ограничивались только звонками в ту или иную точку, лично ее не посещая. В итоге перед нами стояла задача, с одной стороны, обеспечить торгового представителя электронным каталогом, оперативной информацией (о ценах, статусе заказов и т.д.), средствами формирования заказов, позволяющими исключить многократный ввод. С другой – дать нам возможность контролировать маршруты движения торговых представителей и оценивать обоснованность их расходов, которые мы должны им возмещать.

Мы еще в 2010 году пытались использовать карманные компьютеры (КПК). Планшеты тогда уже были, в частности, iPad, да и первые устройства на Android тоже вышли на рынок. Но нужное нам ПО для обеих этих платформ в то время не существовало. Но и КПК тогда уже вымирали. Они оказались не слишком удобными для работы вследствие малого размера экранов. Тогдашние резистивные экраны требовали использования специального пера-стилуса, которые пользователи постоянно теряли. Итог был закономерно отрицательным. Дальше пилота дело не пошло.

Но в сентябре прошлого года руководство решило вновь начать работы по данному проекту. И уже в феврале 2014 года мы запустили пилотную часть в московском регионе. И уже сейчас мы получаем рабочие данные от торговых представителей.

Мы очень тщательно выбирали ПО. Систем автоматизации торговых представителей на нашем рынке довольно много, и у каждой есть свои сильные и слабые стороны. В итоге выбор был сужен до трех систем: «Чикаго», «ST Мобильная торговля» и «Агент Плюс». Из них была выбрана «Агент Плюс». Она нас в наибольшей степени устраивала по функционалу с одной стороны и стоимости – с другой. Также у нее гибкая система лицензирования. И, наконец, она открыта для разработки. В качестве клиентской системы мы используем 7-дюймовые планшеты Samsung на платформе Android. Очень востребованной оказалась возможность голосового ввода, в том числе и на русском языке. Это заметно ускорило поиск нужной продукции по каталогам. К тому же основная часть задач по вводу приходится на числовую, а именно товарные артикулы, и это оказалось для многих удобнее, чем с клавиатуры.

Также выражают заинтересованность в использовании мобильных решений мерчендайзеры. Да и для всех категорий «полевых» работников нужно максимум задач переносить на мобильные устройства. Вот тут без сочетания с использованием облачных сервисов сложно что-то сделать, по крайней мере, в разумные сроки. А сейчас организовать связь (телефония SIP, обмен короткими сообщениями, электронная почта) и работу с офисными документами можно практически «из коробки». Все эти задачи может решить облако Google.

Экономика ИТ проектов. За счет чего достигается возврат инвестиций? Как можно его ускорить?

Иван Кузнецов: Любой ИТ-проект должен приносить плюсы. Другое дело, что, возможно, не всегда их легко свести к деньгам. Возьмем к примеру внедрение СЭД. Тут плюс очевиден: снижение трудозатрат на процесс согласования документов или поиск необходимой информации. И то, и другое легко определяется, и умножением высвобождаемого времени на заработную плату сотрудника получаем выигрыш в денежной форме. В нашем проекте, к слову, затраты времени на некоторые процессы снизились до 80%. Плюс экономия на ресурсах. Та же экономия бумаги тоже вполне поддается расчетам.

* Основной причиной являлся рост рисков поломки оборудования (оборудование более не поддерживается вендором) и необходимость снижения стоимости поддержки (она у нас выведена на аутсорсинг).

** Мы выбираем оборудование, удовлетворяющее нашим требованиям. Вопрос цены рассматривается комплексно, включая стоимость обслуживания и планируемое время эксплуатации.

Опережая конкурентов

Владимир Егоров, руководитель отдела продвижения ERP-решений Microsoft в России

История и подходы, рассмотренные в статье, откровенно вдохновляют и в целом созвучны многочисленным примерам других наших заказчиков. ERP-система, обоснованно являясь ядром информационной системы предприятия, расширяется и дополняется необходимыми решениями и компонентами в той степени и теми темпами, как это необходимо конкретному бизнесу.

В силу целого ряда причин это могут быть и системы подготовки регламентной отчетности, и системы автоматизации технологических процессов, и системы документооборота.

Данная статья отлично иллюстрирует и тот факт, что российские предприятия зачастую опережают в своем технологическом развитии конкурентов, используя самые последние технологии.

Радостно отметить, что «Мир детства» уже использует виртуализацию и частное облако для эффективного управления аппаратным обеспечением.

Мы в компании Microsoft нацелены на то, чтобы обеспечить наших заказчиков самыми современными технологиями, но при этом дать им возможность самим выбирать эти технологии, а также темпы перехода на них.

К примеру, бизнесу на разных этапах развития может понадобиться или облачное, или автономное развертывание ERP- или CRM-систем. И тут Microsoft предоставляет заказчикам уникальную гибкость, реализуя эквивалентные функциональные воз­можности своих продуктов в разной инфраструктуре.